| Organisatie | Castricum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode Publicatie 2022 |
| Citeertitel | Gedragscode publicatie 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de gedragscode publicatie Castricum 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 22-11-2022 | nieuwe regeling | 10-11-2022 |
De raad van de gemeente Castricum
Gehoord het advies van de commissie d.d. 10 november 2022;
Gelet op het bepaalde in artikel 149 van de Gemeentewet;
Gelet op het bepaalde in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
Gelet op het bepaalde in de Wet open overheid (WOO);
vast te stellen de hierna volgende:
Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum
Artikel 1. Definitie ‘publicatie’
Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum, de website van de gemeente Castricum en de sociale media van de gemeenteraad van Castricum.
Artikel 2. Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat hun gepubliceerde persoonsgegevens worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen.
a.Persoonsgegevens van politiek ambtsdragers
Ten aanzien van politiek ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politiek ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum wordt van de politiek ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, emailadres, nevenfuncties en eventuele gemelde geschenken en reizen. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie publiceren, zoals adres en telefoonnummer.
b.Persoonsgegevens van ambtenaren
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Castricum of een andere (overheids)organisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar worden gemaakt op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum, eventueel met vermelding van het team / domein waar zij werkzaam zijn.
c.Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op het raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Aanvullend worden brieven van het college aan de raad gepubliceerd op de webpagina van de gemeente Castricum en worden brieven die zien op de behandeling van een voorstel geanonimiseerd toegevoegd aan de vergaderstukken voor desbetreffende vergadering in het raadsinformatiesysteem.
d.Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier opgetekend. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld. Indien een inspreker een tekst inlevert (op papier of digitaal), wordt dit beschouwd als ingekomen stuk als bedoeld onder 3c met dien verstande dat de naam van de inspreker zichtbaar blijft.
e.Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen en achterliggende stukken, voor zover deze op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Het college ziet hierop toe.
Aan de raad gerichte uitnodigingen worden in de regel als zodanig niet op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum openbaar gemaakt.
Indien incidenteel wordt overgegaan tot de publicatie van activiteiten voor de raad, wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Castricum in zijn openbare vergadering van 10 november 2022
Mevrouw R. Slootweg Msc
griffier
De heer drs. A. Mans
voorzitter
Artikel 1. Definitie ‘publicatie’
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 3a Persoonsgegevens van politiek ambtsdragers
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera. Conform het bepaalde in de gedragscode integriteit worden ook nevenfuncties vermeld en eventuele ontvangen geschenken / deelname aan excursies, evenementen en buitenlandse reizen voor rekening van anderen dan de gemeente.
De gedragslijn zoals beschreven onder 3a is van overeenkomstige toepassing waar het de informatie over raadsleden, commissieleden en collegeleden op de website van de gemeente Castricum betreft.
Artikel 3b Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De
openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam van de steller en eventueel het team
/ domein waar zij werkzaam zijn. In verband met de goede bereikbaarheid zijn de contactgegevens van de griffie wel terug te vinden op de website van de gemeente Castricum.
Artikel 3c Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van inwoners en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook regelmatig voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking zou betekenen dat via het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Castricum alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd.
Uitgangspunt van de Woo is een actieve informatieplicht van overheden t.b.v. het goed kunnen volgen van besluitvormingsprocessen. Vanuit dat oogpunt worden de brieven die het college aan de raad stuurt gepubliceerd op de website van de gemeente Castricum. Deze brieven bevatten vaak in bepaalde mate informatie die voorsorteert op behandeling in de commissie en raad of geven de stand van zaken van langer lopende dossiers weer. Op deze manier zijn belangrijke ontwikkelingen binnen gemeentelijke dossiers door een ieder goed te volgen. Daarnaast worden brieven van inwoners of belanghebbenden die zien op onderwerpen die op de raadsagenda staan, geanonimiseerd bij de openbare stukken gevoegd. Briefschrijvers worden daarover geïnformeerd.
Artikel 3d Persoonsgegevens van personen die tijdens Raadspleinen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen
Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de griffie expliciet op gewezen.
Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Via artikel 3c wordt de mogelijkheid geboden om op schrift de boodschap over te brengen, waarbij de persoonsgegevens van de afzender worden geanonimiseerd.
Insprekers leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in
– al of niet digitaal – voor publicatie. De inspreektekst wordt beschouwd als ingekomen stukken en volgt de gedragslijn zoals beschreven onder 3c. Deze brieven worden toegevoegd op de lijst ingekomen stukken en toegevoegd aan de vergaderstukken over desbetreffend onderwerp. De brieven worden in dit geval geanonimiseerd m.u.v. de naam van de inspreker.
Artikel 3e Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.
Artikel 3f Uitnodigingen voor de raad
Uitnodigingen voor de raad worden in de regel niet gepubliceerd. Indien dit in incidentele gevallen wel gebeurt, bijvoorbeeld met verkiezingsdebatten rondom de gemeenteraadsverkiezingen, geldt de volgende lijn:
In uitnodigingen voor de raad kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.