Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
gesprek: het rondetafelgesprek;
- b.
voorzitter: de voorzitter van het gesprek;
- c.
rondetafelgesprek-griffier; de griffier, raadsadviseur of medewerker griffie;
- d.
fractievertegenwoordiger: raads- en/of commissielid die namens de fracties optreedt in een rondetafelgesprek;
- e.
het college: het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 2 Doel van het rondetafelgesprek
- 1.
Doel van het gesprek is het verzamelen van alle informatie over een onderwerp, zodat de raad daarover een gewogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen.
- 2.
Daartoe is er ruimte voor inwoners, maatschappelijke organisaties/instellingen en bedrijven om hun meningen en ideeën te geven over het op de agenda vermelde onderwerp.
- 3.
In het gesprek is geen ruimte voor debat noch voor het verwoorden van standpunten.
- 4.
In het gesprek is geen gelegenheid om leden van het college politiek ter verantwoording te roepen.
Artikel 3 Agenda rondetafelgesprek
- 1.
De agendacommissie stelt de agenda voor het gesprek vast.
- 2.
De agendacommissie stelt de agenda inclusief de te behandelen stukken tien dagen vóór het gesprek digitaal beschikbaar. Alle relevante stukken liggen vanaf dat moment in het gemeentehuis ter inzage. De agenda wordt via een lokaal verschijnend wekelijks huis-aan-huis blad en via de website openbaar bekend gemaakt.
- 3.
Elk rondtafelgesprek telt in de regel slechts één inhoudelijk agendapunt, veelal een concept-raadsvoorstel.
- 4.
Het rondetafelgesprek is openbaar.
- 5.
De griffier draagt zorg voor de uitnodigingen voor het rondetafelgesprek
Artikel 4 Deelnemers aan het gesprek
- 1.
Aan het gesprek kunnen deelnemen de in de raad vertegenwoordigde fracties, een vertegenwoordiging van het college, belanghebbende burgers, instellingen/organisaties en bedrijven en deskundigen.
- 2.
Belanghebbenden kunnen zich tot aanvang van het gesprek bij de rondetafelgesprek-griffier melden.
- 3.
Iedere raadsfractie is vertegenwoordigd door één raadslid of commissielid.
- 4.
Het college kan zich laten bijstaan door ambtelijk deskundigen.
- 5.
De deelnemers aan het gesprek spreken vanaf een vooraf aangewezen zitplaats.
Artikel 5 Fractievertegenwoordigers
- 1.
Iedere fractie kan raads- en/of commissieleden aanwijzen die als fractievertegenwoordiger namens de fractie kunnen deelnemen aan de gesprekken.
Artikel 6 De procedure van een rondetafelgesprek
- 1.
Het college heeft de gelegenheid in het gesprek een beknopte toelichting op de aan de orde zijnde stukken te geven en eventueel (desgevraagd door de voorzitter) antwoorden te geven op technische vragen.
- 2.
Belanghebbenden en deskundigen hebben de gelegenheid in het gesprek relevante informatie, ideeën en meningen naar voren te brengen.
- 3.
De fractievertegenwoordigers hebben de gelegenheid beknopt aan de andere deelnemers een (nadere) toelichting te vragen op ingebrachte stukken of de in het gesprek naar voren gebrachte zaken.
- 4.
De agenda van de vergadering wordt in principe in anderhalf uur afgehandeld.
- 5.
Fractievertegenwoordigers formuleren bij meerderheid een aanbeveling aan de raad inzake de agendering, welke kan inhouden dat het onderwerp rijp is voor behandeling in de raadscommissie en vervolgens in de raadsvergadering, dan wel dat het voorstel, naar aanleiding van de inbreng van belanghebbenden, eerst ter nadere advisering in handen van het college wordt gesteld.
Artikel 7 De voorzitter
- 1.
Alle leden van de raad kunnen optreden als voorzitter van een rondetafelgesprek.
- 2.
De voorzitter is belast met het leiden van het gesprek, het handhaven van de orde en het doen naleven van deze verordening.
- 3.
De voorzitter nodigt belanghebbenden, deskundigen en het college uit aan tafel.
- 4.
De voorzitter verleent het woord aan de deelnemers van het gesprek.
- 5.
De voorzitter sluit het gesprek met het verwoorden van de conclusie, zoals vastgesteld conform artikel 6, lid 5.
- 6.
De voorzitter van een rondetafelgesprek treedt niet op als fractievertegenwoordiger in dat gesprek. Een fractie kan, in het geval dat een voorzitter lid is van die fractie, een andere raads- en/of commissielid aanwijzen als fractievertegenwoordiger in het rondetafelgesprek.
Artikel 8 De rondetafelgesprek-griffier
- 1.
In ieder gesprek is een rondetafelgesprek-griffier aanwezig, die, indien hij die functie niet zelf uitoefent, functioneert onder de zorg van de griffier.
- 2.
De rondetafelgesprek-griffier kan aan het gesprek deelnemen indien daartoe uitgenodigd door de voorzitter.
- 3.
Bij verhindering of afwezigheid van de rondetafelgesprek-griffier draagt de griffier zorg voor vervanging.
Artikel 9 Verslag
- 1.
De rondetafelgesprek-griffier draagt zorg voor een beknopt verslag van het gesprek.
- 2.
Het verslag bevat tenminste:
- a.
de namen van de voorzitter, de rondetafelgesprek-griffier en alle deelnemers aan het gesprek;
- b.
een vermelding van alle nieuwe informatie die naar voren is gebracht;
- c.
de nog openstaande vragen en de toezeggingen van het college;
- d.
de conclusie van het gesprek conform artikel 6, lid 5 van deze verordening.
Artikel 10 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als de "Verordening Rondetafelgesprekken Westerwolde".
Artikel 11 Inwerkingtreding en geldigheidsduur
Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.