Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders

Artikel 1. Aantal en plaats der vergaderingen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders vergadert in de regel eenmaal per week en voorts zo dikwijls de voorzitter of wethouder dit nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen. De oproep wordt zo mogelijk 24 uur van tevoren aan de collegeleden aangeboden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

• 4.

  Een lid dat een vergadering niet kan bijwonen, wordt de gelegenheid geboden om via digitale communicatiemiddelen deel te nemen aan de beraadslagingen en besluitvorming.

Artikel 2. Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

• 2.

  Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77 van de Gemeentewet vervangt.

Artikel 3. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 4. Voorstellen

• 1.

  De leden worden in de regel in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de voorstellen voordat deze in een vergadering aan de orde worden gesteld.

• 2.

  Voorstellen, die niet aan de leden ter inzage zijn gegeven, worden niet behandeld, wanneer een lid tegen behandeling bezwaar heeft, tenzij er sprake is van een fatale wettelijke termijn.

Artikel 5. Akkoordstukken

• 1.

  Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een akkoordstuk, zijnde een voorstel waarbij door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop door alle collegeleden, buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief besluit wordt beschouwd.

Artikel 6. Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die elektronisch aan de leden wordt gezonden op de aan de dag van de vergadering voorafgaande vrijdag.

• 2.

  De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

• 3.

  Op de agenda staat een overzicht van de besluiten die zijn genomen op grond van het bepaalde in artikel 5.

Artikel 7. Stemmingen

• 1.

  Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan.

• 2.

  Wanneer geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 3.

  Ieder lid dat zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt.

Artikel 8. Schriftelijke stemmingen

• 1.

  Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en ongetekende briefjes gestemd, indien een van de leden een schriftelijke stemming verlangt.

• 2.

  Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn.

• 3.

  De voorzitter leest de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan een van de wethouders ter inzage geeft.

• 4.

  De secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming.

• 5.

  Niet of niet behoorlijk ingevulde briefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing gelaten. Ingeval van twijfel over de inhoud van een briefje beslist de vergadering.

Artikel 9. Stemmingen vervolg

• 1.

  Indien bij de eerste vrije stemming geen volstrekte meerderheid wordt verkregen, heeft een tweede vrije stemming plaats.

• 2.

  Wordt ook daarbij geen volstrekte meerderheid verkregen, dan heeft herstemming plaats tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gehaald.

• 3.

  Indien door gelijkheid van stemmen meer dan twee personen voor herstemming in aanmerking komen, beslist het lot, wie van degenen, die een gelijk aantal stemmen hebben behaald, tot het tweetal, waarover de herstemming zal plaats hebben, zal of zullen behoren.

Artikel 10. Mandaatverlening

• 1.

  Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd ter zake een besluit te nemen, nadat ze de overige collegeleden voor zover mogelijk hebben geconsulteerd.

• 2.

  In de eerstvolgende vergadering van het college na de vastgestelde vakantieperiode wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 11. Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de genomen beslissingen worden vastgelegd in een elektronisch systeem;

  • b.

    een elektronische vertrouwelijke besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle genomen beslissingen zijn vermeld alsmede relevante uitspraken van college/collegeleden bij de overige agendapunten en rondvraag;

  • c.

    een elektronische niet-openbare besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle genomen beslissingen zijn vermeld alsmede relevante uitspraken van college/collegeleden bij de overige agendapunten;

  • d.

    een elektronische openbare besluitenlijst wordt aangelegd waarin alle openbare genomen beslissingen zijn vermeld;

  • e.

    op de in sub b. en. c. bedoelde lijsten de namen van de aanwezige leden worden vermeld.

• 2.

  De lijst bedoeld onder het eerste lid onder b. wordt in de volgende vergadering aan het college ter vaststelling voorgelegd.

   

• 3.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de openbare beslissingen in de regel een week na de vergadering openbaar worden gemaakt op de gemeentelijke website tenzij daar andere afspraken over gemaakt zijn.

   

• 4.

  Voorstellen of andere stukken voor de agenda, waarop is aangegeven dat ze niet-openbaar zijn, en de vertrouwelijke besluitenlijst worden als geheim in de zin van artikel 55 Gemeentewet aangemerkt, totdat het college de geheimhouding opheft.

   

• 5.

  Indien het college geheimhouding heeft opgelegd op stukken voor de gemeenteraad, wordt op de betreffende stukken de aanduiding GEHEIM geplaatst.

Artikel 12. Portefeuilleverdeling

• 1.

  Het college bepaalt ten aanzien van ieder van de leden welke zaken het lid in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd.

• 2.

  Bij verhindering van een van de wethouders worden diens werkzaamheden, zo nodig, door een of meer van de overige wethouders verricht op de wijze zoals het college dit bepaalt.

• 3.

  Bij veranderde omstandigheden kan de verdeling van de werkzaamheden worden gewijzigd.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.