| Organisatie | Gulpen-Wittem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid Gemeente Gulpen-Wittem 2021-2024 |
| Citeertitel | Inkoopbeleid Gemeente Gulpen-Wittem 2021-2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-05-2023 | paragraaf 3.3 | 30-03-2023 | G.23.00085 | ||
| 16-11-2022 | 05-05-2023 | nieuwe regeling | 21-04-2022 | E.21.00942 |
Aanbesteden omvat het daadwerkelijk benaderen van de markt; het opstellen van de inkoopdocumenten, het daadwerkelijk selecteren van leveranciers en de uiteindelijke contractering.
Een overzicht van de geplande inkooptrajecten voor het komende kalenderjaar.
Contractbeheer is het operationeel beheer van contracten en onderliggende budgetten, waarmee actuele informatie op het gebied van financiële verplichtingen en contractdocumenten op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar en up to date is, ter ondersteuning van het contractmanagementproces.
Het systeem voor het faciliteren van het administratieve proces, waarbij overeenkomsten fysiek en digitaal beheerd worden, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.
Het proces waarbij, op basis van de verkregen input, getekende overeenkomsten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt proactief en periodiek bewaakt of alle partijen volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald.
Opdrachten voor het verrichten van diensten onder bezwarende titel. Dat wil zeggen dat de opdrachtnemer en opdrachtgever over en weer een prestatie leveren (respectievelijk de feitelijke prestatie en de betaling). Diensten zijn alle prestaties die niet onder leveringen of werken vallen. De inhuur van derden dient te worden beschouwd als ‘dienst’. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
Het uit controle-overwegingen aanbrengen van een splitsing in taken en bevoegdheden die samenhangen met administratief handelen, over verschillende daartoe aangewezen functionarissen.
Klanttevredenheid geeft aan in hoeverre een klant in positieve zin te spreken is over de dienstverlening van gemeente Gulpen-Wittem.
De Kraljic matrix karakteriseert inkoopgroepen aan de hand van financiële impact en leveringsrisico. Inkoopgroepen worden ingedeeld in vier kwadranten, waarbij per kwadrant een andere inkoopstrategie gehanteerd wordt.
(Rechts)handelingen van gemeente Gulpen-Wittem gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Methoden van inkopen zoals de Beste Prijs Kwaliteitverhouding (BPKV), laagste prijs (LP), Total Costs of Ownership (TCO) en Best Value Procurement (BVP).
Proces met hoofdstappen ten behoeve van inkopen. De specifieke kenmerken van een inkoop zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.
Inkoopspeerpunten op tactisch niveau voor het komende jaar, ten behoeve van het behalen van de inkoopdoelen en het afdekken van de risico’s.
Alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers met als doel continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.
Opdrachten voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een of meerdere producten onder bezwarende titel. Producten worden gedefinieerd als alle roerende zaken, waar de opdrachtgever eigendom (of in het geval van huur of lease het gebruiksrecht over een bepaalde periode) van verwerft. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Tastbare zaken die in menselijke behoeften kunnen voorzien.
Social Return On Investment (SROI)
SROI is het maken van afspraken met een opdrachtnemer over het leveren van een maatschappelijke bijdrage als onderdeel van werken, diensten of leveringen. Deze sociale/maatschappelijke bijdrage bestaat uit het inzetten van een bepaald aantal of percentage personen uit (potentieel) kwetsbare groepen bij het vervullen van de opdracht. Het doel van SROI is om zoveel mogelijk mensen die zonder re-integratiesteun niet of moeilijk aan het werk komen, aan werk of werkervaring te helpen. Het kan hierbij gaan om arbeids-, stage-, of leerwerkplekken.
De jaarlijkse spend analyse is een kwantitatief onderzoek waarbij de werken, diensten en leveringen die door gemeente Gulpen-Wittem zijn ingekocht helder in kaart worden gebracht. De analyse geeft inzicht in de meest actuele cijfers inzake het totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkoopgroep, aantallen leveranciers, inkoopvolume per leverancier en aantal facturen. De output van een spend analyse dient als input voor het jaarlijks inkoopplan/aanbestedingskalender en draagt bij aan inkoopbesparing en inkoopprofessionalisering.
Opdrachten van civieltechnische, bouwkundige of installatietechnische aard aan objecten die ertoe bestemd zijn een economische of technische functie te vervullen. (zie ook artikel 1.1. aanbestedingswet)
In het voorliggend inkoopbeleid van de gemeente Gulpen-Wittem wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant maakt gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders weer te geven waarbinnen inkoop bij gemeente Gulpen-Wittem plaatsvindt.
Het inkoopbeleid geldt voor de periode van 2021 t/m 2024. Na deze periode wordt het inkoopbeleid geëvalueerd en waar nodig herijkt.
Dit inkoopbeleid is niet vrijblijvend en dient altijd gevolgd te worden door de medewerkers van gemeente Gulpen-Wittem. Ook ingehuurde externe medewerkers dienen zich in de uitvoering van werkzaamheden in opdracht van gemeente Gulpen-Wittem te conformeren aan het inkoopbeleid. Indien in dit document over medewerkers wordt gesproken, worden hiermee dus ook extern ingehuurde medewerkers en stagiaires bedoeld. Ook is dit beleid van toepassing voor ‘verbonden’ partijen als zij subsidie van de gemeente ontvangen.
In hoofdstuk 2 worden de missie, visie en de inkoopdoelen van gemeente Gulpen-Wittem toegelicht. In hoofdstuk 3 wordt vervolgens nader ingegaan op de inkooporganisatie waarbij het inkoopproces, de diverse rollen bij inkoop, inkooptrajecten, regie- en ketensamenwerking en tot slot innovatie en kennismanagement worden besproken. In hoofdstuk 4 worden de juridische kaders, ethische kaders en klanttevredenheid behandeld. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 stilgestaan bij de wijze van inkoopcontrol waarbij functiescheiding, risicoanalyse en beheersing, kwantitatieve en kwalitatieve analyse en tot slot contractbeheer en –management worden toegelicht.
2. ORGANISATIE EN INKOOPDOELEN
De gemeente Gulpen-Wittem benut haar centrale ligging in het groene grensoverschrijdende hart van het euregionale stedelijk netwerk om de kwalitatief hoogwaardige combinatie van natuur- en cultuurlandschappelijk, sociaalmaatschappelijk en cultuurhistorisch basiskapitaal in haar unieke samenhang verder door te ontwikkelen ten behoeve van haar inwoners, ondernemers en bezoekers. De gemeente maakt consistente keuzes, uitgaande van het ‘ja, mits’- en duurzaamheidprincipe, en werkt als daadkrachtige en stimulerende regisseur op kern-, gemeentelijk en regionaal niveau nauw samen met haar publieke en private partners.
De gemeente Gulpen-Wittem is er voor haar inwoners en kenmerkt zich door een open en transparante cultuur. De gemeente denkt niet voor, maar werkt door middel van co-creatie samen met haar inwoners. De gemeente is dichtbij, betrokken en staat letterlijk midden in de samenleving. De gemeente Gulpen-Wittem is niet alleen het mooiste stukje Nederland maar is ook een vernieuwende en externe gerichte organisatie!
De in- en externe ontwikkelingen maken duidelijk dat wij ons moeten blijven ontwikkelen naar een ‘adaptieve’ organisatie die zich (bestuurlijk en organisatorisch) snel, intelligent en flexibel weet aan te passen aan voortdurend wijzigende opgaven en omstandigheden.
Gemeente Gulpen-Wittem wil met dit inkoopbeleid de volgende doelen realiseren:
Inkoopdoel 1: “Gemeenschapsgelden worden op een controleerbare (meetbaar) en verantwoorde (doelmatig en proportioneel) wijze aangewend en besteed.”
Inkoopdoel 2: ”Wij zijn een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever.”
Inkoopdoel 3: “’Wij kiezen voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). De Gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De Gemeente wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.’
Inkoopdoel 4: “Wij leveren een continue positieve bijdrage aan het gehele (beheersbaar) prestatieniveau van de gemeente.”
Inkoopdoel 5: “De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.”
Naast de hoofddoelstelling zijn er nog een aantal subdoelen:
De inkoopdoelen dragen bij aan een goede bedrijfsvoering van gemeente Gulpen-Wittem. Om dit te bereiken is het niet alleen nodig te kijken naar de vooraf omschreven en achteraf te bewaken kwaliteit van een product, dienst of werk. Ook de keuze voor de wijze van contracteren en de wijze van selectie van leveranciers dient qua proces op een eenduidige wijze te verlopen om transparantie en kwaliteit te waarborgen. De wijze waarop gemeente Gulpen-Wittem dit heeft verankerd, is samengevat in onderstaand inkoopproces. Dit schema is illustratief voor het inkoopproces, met hierbij de belangrijkste hoofdstappen weergegeven. De specifieke kenmerken van een inkoop en aanbesteding zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.
Gemeente Gulpen-Wittem werkt met een centraal georganiseerde vorm van inkoop. Het inkoopbeleid en aanverwant inkoophandboek worden, na vaststelling door het College Burgemeester & Wethouders (B&W) op centraal niveau door inkoop beheert. Ook de daadwerkelijke uitvoering van zowel inkoop- als contractmanagement zal centraal worden uitgevoerd door inkoop.
Binnen inkoop zijn diverse rollen te onderkennen. In het RASCI-model zijn rollen toegekend aan de diverse stappen van het inkoopproces. Ook hier geldt dat de specifieke kenmerken van een inkoop en aanbesteding bepalend zijn voor de diepgang en invulling van elke rol in het inkoopproces.
*De betrokkenen heeft geen dubbele rol, maar één van de twee rollen.
Wanneer de eigen organisatie niet in een vraag kan voorzien (identificatie van de inkoopbehoefte), wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Indien er reeds een (raam)overeenkomst aanwezig is, of wanneer afgeweken kan worden van het inkoopbeleid (zie paragraaf 4.1), kan direct overgegaan worden tot het plaatsen van een bestelling en hoeven de hierna gedefinieerde inkoopprocedures niet gevolgd te worden.
Om te kunnen bepalen welke inkoopprocedure moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde te worden vastgesteld:
Bij het afsluiten van een contract voor leveringen en diensten geldt de raming voor de gehele contractperiode, inclusief verlengingsopties. Let hierbij op het volgende:
Indien er sprake is van een regelmatige inkoop (repeterende opdrachten die voorkomen):
van levering of diensten waarvan de behoefte met zekerheid jaarlijks terugkomt, echter vanwege ontwikkelingen in de markt (bijvoorbeeld op kwalitatief of prijstechnisch vlak), is het wenselijk om een contract af te sluiten voor een kortere duur dan 48 maanden: hierbij geldt als berekeningsgrondslag 48 maanden (vermenigvuldigd met een maandelijkse raming);
Binnen de gemeente Gulpen-Wittem is de mandaatregeling beschreven, hierin staat aangeven welke bevoegdheden c.q. mandaat de budgetbeheerder en budgethouder heeft. Dit houdt in dat aangegeven staat wie welke documenten ondertekent en wie welke facturen goedkeurt.
Voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure is het beslismoment bij het College neergelegd, dit is verder uitgewerkt in het inkoophandboek. Onderstaande inkoopprocedures zijn van toepassing binnen gemeente Gulpen-Wittem:
* Niet zijnde ‘sociale en andere specifieke diensten’ zoals gedefinieerd in bijlage XIV van de Europese Richtlijn 2014/24.
** Indien meer dan vijf leveranciers worden uitgenodigd, is hieraan voorafgaand een bindend advies van de procesbegeleider ( inkoop) verplicht.
Sociale en andere specifieke diensten***
*** Het betreft hier onder andere diensten voor (opgenomen in bijlage XIV van Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU): onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke diensten, bepaalde juridische diensten, horeca diensten, diensten op het gebied van cultuur.
**** Indien meer dan vijf leveranciers worden uitgenodigd, is hieraan voorafgaand een bindend advies van de procesbegeleider (Medewerker inkoop en aanbesteding) verplicht.
De Europese Commissie stelt elke twee jaar bij verordening nieuwe Europese drempelwaarden vast. Zodra de Europese drempelbedragen door de Europese Commissie worden aangepast, zijn deze vigerend voor de daarop volgende periode.
Gemeente Gulpen-Wittem leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door gemeente Gulpen-Wittem restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor dit inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Gemeente Gulpen-Wittem streeft er naar om uniforme documenten en voorwaarden te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt bij dat ondernemers weten waar zij aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Gemeente Gulpen-Wittem past bij de betreffende inkoop in principe een of meerdere van onderstaande documenten toe:
Bij iedere inkoop worden in beginsel de Inkoopvoorwaarden Gemeente Gulpen-Wittem van toepassing verklaard en wordt er, al dan niet door gemeente Gulpen-Wittem, een overeenkomst opgesteld. De algemene verkoopvoorwaarden van leveranciers worden door gemeente Gulpen-Wittem uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene inkoopvoorwaarden redelijk en beter toepasbaar zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Dit dient vooraf getoetst te worden door inkoop en in specifieke gevallen juridische zaken. Ook branche specifieke inkoopvoorwaarden moeten expliciet van toepassing worden verklaard in de overeenkomst, waarbij andere verkoopvoorwaarden uitdrukkelijk van de hand worden gewezen.
Gemeente Gulpen-Wittem hanteert voor haar inkopen gestandaardiseerde algemene inkoopvoorwaarden:
Indien een set voorwaarden vervangen wordt door een nieuwe versie, zal gemeente Gulpen-Wittem de nieuwste versie hanteren.
Gemeente Gulpen-Wittem streeft de volgende algemene beginselen na bij al haar inkopen:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Gemeente Gulpen-Wittem past proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG harmoniseert de regels die in de Europese Unie gelden voor de verwerking van persoonsgegevens. De AVG schrijft onder meer voor dat de uitvoering van de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een verwerkersovereenkomst. Voor overeenkomsten waarop de ARBIT en de ARVODI van toepassing zijn is daarvoor een model verwerkersovereenkomst beschikbaar.
Afwijkingsbevoegdheid/ afwijken inkoopbeleid
Van het inkoopbeleid kan alleen worden afgeweken als daar gegronde redenen voor zijn. Voor een afwijking van het inkoopbeleid, alsmede het toepassing van andere inkoopprocedures, dient de betreffende ambtenaar (/budgetbeheerder- en of budgethouder) uit het individuele team een deugdelijk gemotiveerd afwijkingsvoorstel voor te leggen aan inkoop. Het voorstel wordt voorzien van een advies van inkoop en ter besluitvorming voorgelegd aan het College van B&W.
Social Return on Investment (SROI)
Inkoop van de gemeente Gulpen-Wittem stemt aanbestedingen met een aanneemsom hoger dan €100.000,- af met de afdeling Projectmanagement (Social Return) van de gemeente Maastricht. Hierin wordt bepaald of SROI toepasbaar is voor de betreffende aanbesteding. Indien deze toepasbaar is, zal SROI worden meegenomen als uitvoeringseis:
De gemeente Gulpen-Wittem heeft als organisatie een voorbeeldrol om bij inkoop rekening te houden met de factor duurzaamheid (Coalitieakkoord 2020-2022). De gemeente kiest daarom voor Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Maatschappelijk Verantwoord Inkopen betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Hiermee kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd.
De gemeente Gulpen-Wittem stimuleert om sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Leveringen en Diensten.
De gemeente Gulpen-Wittem heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente Gulpen-Wittem invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid en innovatie door ondernemers stimuleren. De gemeente Gulpen-Wittem vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De gemeente Gulpen-Wittem hanteert de volgende thema’s in het kader van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen die als richtlijn kunnen worden meegenomen bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Diensten en Leveringen:
De gemeente Gulpen-Wittem onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin afspraken zijn gemaakt om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. Als onderdeel om deze doelstelling te halen wilt de gemeente Gulpen-Wittem stappen maken in de bedrijfsvoering om CO2 te reduceren (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast willen we ook onze ondernemers aangesporen tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen willen we hiermee verder terugdringen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De gemeente Gulpen-Wittem streeft ernaar daar waar mogelijk, haalbaar en betaalbaar biobased producten in te kopen.
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te minimaliseren. In de offerteaanvraag kan de gemeente Gulpen-Wittem de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
De budgetbeheerder stemt aanbestedingen met een aanneemsom hoger dan € 25.000,- af met inkoop en/of de duurzaamheidscoördinator.
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van de gemeente Gulpen-Wittem bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
De gemeente Gulpen-Witten heeft het keurmerk van Cittaslow. Cittaslow betekent ‘langzame stad’ en is het internationaal keurmerk voor gemeenten die op het gebied van leefomgeving, landschap, streekproducten, gastvrijheid, milieu, infrastructuur, cultuurhistorie en behoud van identiteit goed scoren en maakt zich sterk om de kwaliteit van leven te verbeteren. Het koestert het authentieke en stimuleert de vooruitgang die wordt bereikt door innovatieve technieken. Cittaslow maakt mensen bewust en inspireert hen. Samen met de inwoners en bedrijven werkt de gemeente Gulpen-Wittem aan het op een duurzame wijze vergroten van de kwaliteit van de leefomgeving in de dorpen en de buitengebieden. Ambacht, traditie, respect voor natuur en innovatie zijn daarbij belangrijk.
De toekomstvisie van vitale dorpen is gericht op respectvolle ontwikkeling van de historische dorpen met het doel deze aantrekkelijker te maken om in te leven, te ondernemen en te recreëren. ‘Behoud door ontwikkeling’ is het thema; behoud van het goede; en tegelijkertijd meegaan met de tijd en deze waarden door-ontwikkelen.
De gemeente heeft een stimulerende, regisserende en faciliterende rol bij de uitvoering van de visie. Behoud door ontwikkeling en Cittaslow zijn nauw met elkaar verweven. Door een goede benutting van het keurmerk en uit te bouwen, in samenwerking met de inwoners en ondernemers van de gemeente Gulpen-Wittem, worden de dorpen steeds vitaler. In het kader van Cittaslow stelt de gemeente Gulpen-Wittem zich als doel om de lokale en regionale leveranciers meer kansen te bieden om mee te dingen in haar inkopen.
Inkoop van de gemeente Gulpen-Wittem stemt aanbestedingen met een aanneemsom hoger dan
€ 25.000,- af met de budgetbeheerder. Hierin wordt bepaald of Cittaslow van toepassing is voor de betreffende aanbesteding. Indien deze toepasbaar is, zal Cittaslow meegenomen worden als onderdeel van de aanbesteding (bijv. middels geschiktheidseisen, uitvoeringseis en/of gunningscriteria). De invulling van Cittaslow in de betreffende aanbesteding zal door inkoop geadviseerd worden.
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van de gemeente Gulpen-Wittem bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
Naast Cittaslow zal inkoop ook focus leggen op lokale bedrijven en regionale bedrijven. Lokale bedrijven zijn gevestigd in de gemeente Gulpen-Wittem; Regionale bedrijven zijn bedrijven die gevestigd zijn in die gemeenten waarvan de gemeentegrens ligt aan die van de gemeente van Gulpen-Wittem.
Let op: ook voor enkelvoudig onderhandse procedures dient de medewerker van de gemeente Gulpen-Wittem bovenstaande uitgangspunten te respecteren (ofwel na te leven).
De gemeente is een entiteit en treedt uniform naar buiten. Bestuurders en ambtenaren onderhouden een zakelijke relatie met de opdrachtnemer en dient altijd integer zijn. Alle inkopen worden op een objectieve, proportionele, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd, zoals beschreven in paragraaf 4.1.
Er bestaat geen algemene en eenduidige inkoopstrategie die geschikt is voor alle inkopen. De toe te passen inkoopstrategie is afhankelijk van de specifieke inkoopbehoefte en de marktsituatie.
Op basis van de jaarlijks uitgevoerde spendanalyse worden inkoopgroepen gedefinieerd. Vanuit deze analyse is er inzicht in de financiële impact per inkoopgroep. Naast de financiële impact wordt er bekeken hoeveel risico gemeente Gulpen-Wittem loopt met de levering en/of uitvoering van de inkoopgroepen.
Onderstaande Kraljic matrix wordt vervolgens gebruikt om inkoopgroepen te segmenteren, waarna een inkoopstrategie per inkoopgroep bepaald wordt. Op deze wijze wordt zowel de omvang als het risico betrokken in het bepalen van een geschikte inkoopstrategie.
Kwalitatieve sturing is van belang om te zorgen dat de inkopen transparant, eenduidig en uniform organisatie-breed worden uitgevoerd binnen gemeente Gulpen-Wittem.
De spend-analyse zal jaarlijks plaatsvinden. Met de gegevens uit de spend-analyse, zal door inkoop een inkoopplan worden opgesteld en eventueel herzien (in Q1), met hierin de inkoopspeerpunten op tactisch niveau. Een onderdeel van het inkoopplan is de aanbestedingskalender, met daarop de geplande inkooptrajecten.
Inkoop zal jaarlijks rapporteren over de voortgang van het inkoopplan. Teneinde een integraal en uniform inkoopproces te bewerkstelligen zijn er inkoopprocessen in het inkoophandboek van gemeente Gulpen-Wittem vastgelegd (operationeel). Naast de te volgen stappen bij inkopen zijn hier tevens de betrokken functionarissen en de te gebruiken modeldocumenten en tools benoemd.
5.4 Contractbeheer en – management
Het is voor gemeente Gulpen-Wittem van belang om contracten doorlopend te blijven managen en op leveranciersprestaties te sturen, om ervoor te zorgen dat contractuele afspraken en hiermee de kwaliteit geborgd blijven. Ontwikkelingen als groeiende afhankelijkheid van leveranciers, bijvoorbeeld door het hanteren van een regiefunctie, alsmede de focus op klanttevredenheid en optimale prijs/kwaliteit verhoudingen maken het dat het managen van contracten steeds belangrijker wordt
“Het administratieve proces waarbij contracten fysiek en digitaal beheerd worden, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is.”
Contractbeheer is de basis voor het kunnen uitvoeren van contract- en leveranciersmanagement, door contractbeheer worden contractuele afspraken en stuurinformatie inzichtelijk gemaakt. Contracten worden centraal en digitaal vastgelegd zijn, zijn eenvoudig vindbaar en verplichtingen zijn eenduidig en transparant vastgelegd in één administratief systeem.
Gemeente Gulpen-Wittem: Inkoop is verantwoordelijk voor het verwerken en registreren van afgesloten overeenkomsten en/of opdrachtbrieven in één administratief (centraal) systeem – geldend vanaf meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Let op: enkelvoudig onderhandse aanbestedingen dienen door de budgetbeheerder zelfstandig geregistreerd te worden.
Op basis van een zogenaamd ‘ingroeimodel’ zullen onderstaande taken en processen worden geborgd.
“Het proces waarbij, op basis van de verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd en beheerd. Er wordt proactief en periodiek bewaakt of alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen, zodat de beoogde doelstellingen worden behaald.”
Contractmanagement heeft als doel het maximaliseren van de kwaliteit en de leveranciersprestaties en het reduceren van risico’s en kosten, doordat aan de voorkant bij het offertetraject de gewenste kwaliteit en kritische prestatie indicatoren (KPI’s) worden vastgelegd en in de uitvoering hierop wordt gemonitord.
Gemeente Gulpen-Wittem: Inkoop is verantwoordelijk voor het managen van de kwaliteit en de leveranciersprestaties op basis van vooraf gestelde KPI’s. Inkoop zal de betrokken budgetbeheerder betrekken bij het contractmanagement om tijdig te kunnen monitoren – geldend vanaf meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Let op: enkelvoudig onderhandse aanbestedingen dienen door de budgetbeheerder zelfstandig gemanaged te worden.
“Alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers met als doel continu een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie.”
Als contracten inzichtelijk zijn gemaakt middels contractbeheer en er sturing plaatsvindt middels contractmanagement kan de relatie verder worden ontwikkeld door middel van leveranciersmanagement. Leveranciersmanagement heeft als doel het verder door ontwikkelen en verbeteren van de relatie met de leverancier vanuit een regie- en partnershiprelatie en zodat de leveranciersprestatie optimaal wordt afgestemd op de klantbehoefte.
Gemeente Gulpen-Wittem: Inkoop is verantwoordelijk voor de afstemming van de klantbehoefte met de leverancier voor optimale prestaties. Inkoop zal de betrokken budgetbeheerder betrekken bij het leveranciersmanagement om tijdig te kunnen monitoren – geldend vanaf meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Let op: enkelvoudig onderhandse aanbestedingen dienen door de budgetbeheerder zelfstandig gemanaged te worden.