Regeling Toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	WerkSaam Westfriesland
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Regeling Toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland
Citeertitel	Regeling Toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland
Vastgesteld door	dagelijks bestuur
Onderwerp	maatschappelijke zorg en welzijn
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

N.v.t.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2023			wijziging	10-11-2022 bgr-2023-10

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling Toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland

In het Tactisch Informatieveiligheidsbeleid, in het hoofdstuk over Beëindiging of wijziging van het dienstverband, is als doelstelling beschreven; “Zorgen dat medewerkers, ingehuurd personeel en externe gebruikers ordelijk de organisatie verlaten of hun dienstverband wijzigen, waarbij risico’s voor de informatieveiligheid zoveel mogelijk worden voorkomen.”

Het uitgangspunt bij WerkSaam is dat leidinggevende en medewerker voorafgaand aan het vertrek of bij langdurige afwezigheid samen afspraken maken over waar relevante informatie is opgeslagen. Als het toch nodig is dat WerkSaam als werkgever toegang krijgt tot het account van de (ex)medewerker, zijn in deze regeling de afspraken hierover opgenomen.

__________________________________________________

Het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland;

gezien de instemming van de ondernemingsraad van WerkSaam Westfriesland van 18 oktober 2022;

gelet op artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling WerkSaam Westfriesland.

b e s l u i t :

•
de ’Regeling toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland’ vast te stellen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.
Gerechtvaardigd belang.
Een gerechtvaardigd belang is een grondslag op grond van artikel 6 van de AVG, waarmee de toegang tot het account van een medewerker is toegestaan. Het gerechtvaardigd (bedrijfs-) belang weegt zwaarder dan het privacybelang van de (oud)medewerker. Voorwaarde om van deze grondslag gebruik te maken is dat er geen andere manieren mogelijk zijn, die minder ingrijpend zijn voor de privacy van de (oud)medewerker.
b.
Toetsingscommissie.
Deze commissie stelt vast of sprake is van een gerechtvaardigd belang, en bestaat uit een MT-lid, een OR-lid en de Functionaris Gegevensbeheer (FG).

Artikel 2. Doelgroep

Deze regeling is van toepassing op alle (ex-)medewerkers van WerkSaam Westfriesland.

Artikel 3. Privacy van de medewerker

De AVG schrijft voor dat er een grondslag moet zijn als de werkgever zich toegang tot het account van de (ex-) medewerker verschaft. In dit geval zijn er 2 mogelijkheden:

a.
De (ex-)medewerker verleent schriftelijk toestemming voor toegang tot zijn mailbox en/of account. Toestemming is een grondslag, dus in dat geval is de toegang toegestaan.
b.
Als de medewerker géén toestemming geeft, dan stelt de toetsingscommissie vast of sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Artikel 4. Om welke informatie gaat het?

1.
Als sprake is van een grondslag als bedoeld in artikel 3, dan vraagt de betreffende leidinggevende via TopDesk toegang aan tot het account van de (ex-)medewerker.
2.
Nadat DeSom toegang heeft verleend tot het account van de (ex-)medewerker, verschaft de werkgever zich enkel toegang tot de zakelijke documenten en niet tot privé documenten.
3.
De werkgever stimuleert de medewerkers om door het gebruik van Microsoft Teams documenten op de teamsite op te slaan, zodat iedereen uit het team toegang heeft tot deze documenten.
4.
De werkgever adviseert de medewerkers om privé-documenten zodanig op de persoonlijke Onedrive op te slaan, dat hieruit duidelijk blijkt dat het privé-documenten betreft.

Artikel 5. Hardheidsclausule

De directeur beslist in gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet.

Artikel 6. Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2023.
2.
Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Toegang tot account gebruiker WerkSaam Westfriesland.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van WerkSaam Westfriesland van 10 november 2022.

De voorzitter,

S.C.F. Botman-Visser

De directeur,

M.J. Dölle