De gemeenteraad van de gemeente Woerden
Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 25 juni 2018;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet,
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
besluit:
- 1.
De Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Woerden, vastgesteld op 25 september 2012, in te trekken;
- 2.
vast te stellen de “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Woerden 2018, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissies, die klankbordgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt”(elk hierna: de commissie);
Artikel 1 Taak
De commissie heeft tot taak:
a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te
bereiden, of
b. een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die op basis van de verkiezingsuitslag vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad.
- 2.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangendvoorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris kan bij vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde takenals plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
Artikel 4 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van hetaantal leden dit noodzakelijk acht.
- 2.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet vanelke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaatsheeft;
- c.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaatsheeft.
- 3.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal ledenaanwezig is.
Artikel 5 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept-aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 6 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b. een concept-aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 7 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 8 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
- 3.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
- 4.
De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
- 1.
De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
- 3.
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
- 4.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
- 5.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
- 6.
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
- 1.
De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid is van overeenkomstige toepassing.
- 3.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 4.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
- 5.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
- 6.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
- 7.
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Artikel 11 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
- 1.
Een commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
- 2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 3.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 4.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
- 5.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester gelegenheid te reageren op het concept.
- 6.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
- 7.
Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
- 8.
De commissie wordt ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Woerden 2018".
Artikel 14 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.