| Organisatie | Haarlem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Mandaatbesluit werkgeverschap rDeze regeling vervangt het Maad aan Werkgeverscommissie en Griffier, vastgesteld door de raad op 31 januari 2013.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-10-2022 | Nieuwe regeling | 13-10-2022 | 2022/916012 |
De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Haarlem, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft,
Gelet op de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht, het Burgerlijk Wetboek en het Besluit instelling en reglement Werkgeverscommissie Griffie;
In dit besluit en het bijbehorende mandatenoverzicht wordt verstaan onder:
gemandateerde: de functionaris, die van een bestuursorgaan de bevoegdheid heeft gekregen om in zijn naam besluiten te nemen, in dit besluit zijnde de griffier zoals bedoeld in artikel 170 van de Gemeentewet en bij zijn afwezigheid zijn plaatsvervanger zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet;
Artikel 5 Informatieverstrekking
De gemandateerde informeert het ter zake bevoegd bestuursorgaan desgewenst en indien nodig over de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten en de wijze waarop het mandaat overigens wordt uitgeoefend.
Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan de gemandateerde volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Vastgesteld door de raad op 13 oktober 2022,
De griffier,
de voorzitter,
Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 4 oktober 2022,
De secretaris,
de burgemeester,
Vastgesteld door de burgemeester op 4 oktober 2022,
De burgemeester,
Bijlage: Overzicht van mandaten ingevolge het Mandaatbesluit griffier gemeente Haarlem 2022
De volgende bevoegdheden zijn gemandateerd aan de griffier van de gemeente Haarlem, en bij zijn afwezigheid aan de plaatsvervangend griffier van de gemeente Haarlem
Bij mandaatverlening worden bevoegdheden met een uitvoerend karakter die een bestuursorgaan op grond van diverse wet- en regelgeving bezit, opgedragen aan functionarissen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie (of daarbuiten). In tegenstelling tot delegatie vindt bij mandaat geen verschuiving van de verantwoordelijkheid plaats. Bij mandaat blijft het bevoegde bestuursorgaan zelf juridisch verantwoordelijk voor het in mandaat genomen besluit.
Mandaat dient om het bestuursorgaan te ontlasten en om een snellere afdoening van zaken te bevorderen. Vanwege het grote aantal beslissingen is mandaat voor de bestuurspraktijk een onmisbaar instrument. In het algemeen kan gesteld worden dat de navolgende besluiten voor mandatering in aanmerking komen:
Voorop staat dat mandatering een kwestie van vertrouwen is. Het bestuursorgaan moet erop kunnen vertrouwen dat de ambtenaar een correct besluit namens hem doet uitgaan. De ambtenaar neemt eenzelfde besluit als het bestuursorgaan zou nemen en dient terug te koppelen naar het bestuursorgaan als er met een zaak iets “aan de hand” is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering, omdat het bestuur eindverantwoordelijk is en blijft voor de genomen beslissing.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 2 Mandaat, plaatsvervanging en ondermandaat
Mandaat is in de regel een opdracht aan een hiërarchisch ondergeschikte. Diens plaatsvervanger is tevens bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid, maar bestuursorganen moeten hiertoe wel uitdrukkelijk besluiten. In het Mandateringsbesluit is deze bepaling opgenomen in artikel 2, derde lid. In de mandatenlijsten staat in voorkomende gevallen vermeld wanneer wordt afgeweken van deze algemene bepaling.
Omdat mandaatverlening een vorm van opdracht is waarbij het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan verantwoordelijk blijft voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, is het van belang dat de gemandateerde functionaris zich bij het gebruik van het mandaat beweegt binnen de grenzen van de wet, overige hogere en/of gemeentelijke regelgeving en vastgesteld beleid. Ook is de gemandateerde gebonden aan bestaande richtlijnen en instructies. Met deze bepaling wordt nog eens nadrukkelijk onderstreept dat mandaat een uitvoerend karakter heeft en slechts kan resulteren in gebonden besluiten.
Wet- en regelgeving wijzigen doorlopend. Om te voorkomen dat bij welke wijziging in wetten of andere regelgeving het mandateringsbesluit niet langer geldt en er geen gebruik kan worden gemaakt van het verleende mandaat, is bepaald dat ingeval van wetswijzigingen het gewijzigd artikel geldt tot het moment van aanpassing van het mandaatbesluit. Hiermee wordt bereikt dat er steeds bevoegd in mandaat kan worden gehandeld en er voldoende gelegenheid is om het mandaatbesluit te actualiseren.
Mandaat is beslissen én ondertekenen. In het verleden werd dikwijls een onderscheid gemaakt tussen beslissingsmandaat en ondertekeningsmandaat. Bekeken in het licht van artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht is het echter niet juist om bij louter ondertekening namens een bestuursogaan te spreken van mandaat. Veeleer zou je hier moeten spreken van ambtelijke afdoening. Vertrekpunt is dat degene die een besluit neemt dit besluit ook ondertekent. Een bevoegdheid in mandaat uitoefenen houdt zowel beslissingsbevoegdheid als ondertekeningsbevoegdheid in.
(N.B. De enige uitzondering hierop is als men de besluitvorming op zichzelf bij het bevoegde bestuursorgaan wil laten, maar wil voorkomen dat een bestuursorgaan stapels brieven moeten tekenen. Dan kan het desbetreffende bestuursorgaan een algemene machtiging ter ondertekening aan bepaalde medewerkers geven. Een en ander conform het bepaalde in art. 10:11 Algemene wet bestuursrecht.)
Een gemandateerde bevoegdheid omvat ook de daarbij behorende voorbereiding en uitvoering, zoals het inwinnen van de nodige inlichtingen, het doen van mededelingen over bestaand beleid, correspondentie over de uitvoering van besluitvorming enz.
In het mandaatbesluit worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Of als er gebruik moeten worden gemaakt van de zogenoemde hardheidsclausule. Besluiten die afwijken van het beleid, moeten aan het bestuursorgaan zelf worden voorgelegd. Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen, heeft het bestuursorgaan op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen. Ook moet een besluit aan het bevoegd bestuursorgaan worden voorgelegd als er geen eensluidend ambtelijk advies is. Verder kunnen besluiten waarvoor geen financiële dekking aanwezig is, niet in mandaat worden afgedaan.
De verantwoordelijkheid en de beslissing om in de artikel 3 beschreven situaties niet van het gegeven mandaat gebruik te maken ligt bij de gemandateerde functionaris.
Artikel 4 Wijze van ondertekenen
Degene die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van de rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen. In artikel 4 van het mandaatbesluit staat beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend.
Artikel 5 Informatieverstrekking
Informatie over de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden wordt verstrekt op verzoek en waar nodig, maar kan ook structureel plaatsvinden, b.v. in de vorm van een periodieke rapportage.
Artikel 6 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
In artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht is bepaald dat alle bepalingen in deze wet die betrekking hebben op mandaat (artikel 10:1 tot en met 10:11) van overeenkomstige toepassing zijn indien een bestuursorgaan volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van feitelijke handelingen. Bij het toepassingsbereik van het mandaatbesluit is hierbij aangesloten. De achtergrond hiervan is dat het ongewenst zou zijn indien de regeling van mandaat, volmacht en machtiging verschillend zou zijn.