| Organisatie | Eindhoven |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Nota investeringen en vaste activa 2020 |
| Citeertitel | Nota investeringen en vaste activa 2020 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | volkshuisvesting en woningbouw |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 149 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-12-2020 | huisvesting | 08-12-2020 |
Deze nota behandelt onderwerpen die betrekking hebben op investeringen en vaste activa ( het activeren, waarderen en afschrijven van activa) en is vastgesteld door het college van B&W. Deze nota is een nadere uitwerking van het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) en van de financiële verordening 2020 van de gemeente Eindhoven en geeft richting aan de opstelling van begroting, jaarrekening en het uitwerken van investeringsvraagstukken.
Gemeenten hebben zich te houden aan landelijke wet- en regelgeving. Het wettelijk kader voor de gemeente is de gemeentewet en het BBV. Hieronder worden de hoofdpunten genoemd van de gemeentewet en het BBV, die te maken hebben met de kaders inzake investeringen en vaste activa
In de Gemeentewet is opgenomen in artikel 212 dat de regels voor waardering en afschrijving van activa opgenomen moeten worden in de (financiële) verordening: “De raad stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Deze verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan”.
1.2.2 Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)
Het BBV gaat enerzijds in op de balanspresentatie van de soorten activa, anderzijds behandelt het BBV de regels omtrent het activeren, waarderen en afschrijven van balansposten.
Het BBV behandelt de balanspresentatie van de vaste activa in paragraaf 4.5.3 (artikelen 33 tot en met 36 en artikelen 51 en 52). Het activeren, waarderen en afschrijven komt aan de orde in BBV hoofdstuk 5 artikelen 59 tot en met 65. In bijlage 1 zijn de relevante artikelen uit het BBV bijgevoegd.
Het BBV maakt onderscheid in investeringen in economisch nut zoals gebouwen, investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (zoals riolen) en investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut zoals wegen. Economisch nut investeringen en sinds 2017 ook maatschappelijk nut investeringen moeten worden geactiveerd, wat leidt tot kapitaallasten (afschrijvings- en rentelasten) in de begroting.
1.3 Interne kaders: de financiële verordening
De raad stelt de financiële verordening van de gemeente Eindhoven vast. Deze verordening gaat in op het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. De financiële verordening bevat ook regels voor waardering en afschrijving van vaste activa (artikel 10).
In de financiële verordening is reeds een aantal keuzes vanuit het BBV gemaakt ten aanzien van de omgang met het activeren en afschrijven van vaste activa. Deze keuzes zijn door de Raad vastgesteld en zullen derhalve in deze nota onverkort worden doorgevoerd en uitgewerkt.
De nota investeringen en vaste activa 2020 is een nadere uitwerking van de financiële verordening 2020. Alle verwijzingen in de nota naar de financiële verordening hebben betrekking op de financiële verordening 2020, vastgesteld op 3 november 2020.
In hoofdstuk twee vindt u alle kaders investeringen en vaste activa in één oogopslag. In de hoofdstukken erna worden de kaders per onderwerp uitgelicht. Investeringen vindt u terug in hoofdstuk 3. Hierin worden de balansindeling en de bevoegdheden toegelicht. Hoofdstuk 4 gaat in op activeren en waarderen. Vragen die we beantwoorden zijn: tegen welke prijs activeren we en wat is de waarde op de balans? In het laatste hoofdstuk komen de kaders rondom afschrijving aan de orde.
Voor een eenduidige toepassing van de kaders is in bijlage 1 een begrippenlijst opgenomen. In bijlage 2 staan de belangrijkste artikelen uit het BBV en in de laatste bijlage kunt u de meest actuele afschrijvingstabel, conform de financiële verordening 2020, vinden.
In dit hoofdstuk zijn alle relevante kaders in relatie tot investeringen en vaste activa in één overzicht opgenomen. Hoofdstuk 3 en 4 geven een nadere toelichting op onderstaande kaders.
Investeringen, kredieten en activa (zie hoofdstuk 3)
Balansindeling van vaste activa
In de balans wordt onderscheid gemaakt tussen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa
Immateriële vaste activa zijn:
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio;
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
Bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Investeringen met een economisch nut;
Investeringen met een economisch nut, waarvan ter dekking van de kosten een heffing kan worden gegeven;
Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Leningen en overige uitzettingen aan derden.
Bevoegdheden bij investeringskredieten
Het aangaan van investeringskredieten:
De raad is bevoegd tot het vaststellen van de nieuwe investeringskredieten middels raadsvoorstel
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting per raadsprogramma de investeringskredieten en geeft daarbij aan van welke kredieten de raad op een later tijdstip een apart nader uitgewerkt voorstel wil ontvangen alvorens het krediet definitief wordt geautoriseerd.
De raad verleent het college mandaat om binnen het raamkrediet voor projectvoorbereidingskosten concrete projectvoorbereidingskredieten te autoriseren.
Het wijzigen van kredieten (bijvoorbeeld bij overschrijdingen):
De raad is bevoegd tot het wijzigen van de begroting in geval van overschrijding van het investeringskrediet
Indien het college voorziet dat een geautoriseerd investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het investeringskrediet inclusief begrotingswijziging of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
Voor niet voorziene noodzakelijke investeringen in de loop van het begrotingsjaar, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet en een voorstel voor vaststelling van de bijbehorende begrotingswijziging aan de raad voor.
De raad verleent het college mandaat om niet voorziene investeringskredieten te autoriseren of geautoriseerde kredieten te wijzigen indien:
er geen sprake is van nieuw beleid;
het onderwerp niet politiek gevoelig is / er is geen politieke impact;
er geen wijziging in de doelstellingen van een programma optreedt;
de verhoging van het bruto krediet of het nieuwe niet voorziene krediet kleiner is dan €1.000.000,-.
De raad verleent aan het college mandaat om de begrotingswijziging zoals bedoeld in B en C vast te stellen indien het vaststellen van de begrotingswijziging volgens artikel 5 lid 4 van de financiële verordening een bevoegdheid is van het college en dekking aanwezig is voor de kapitaallasten binnen hetzelfde programma.
Indien gedurende de uitvoering van een project extra werkzaamheden worden uitgevoerd en de kosten hiervan volledig gedekt worden uit een bijdrage van derden, én de werkzaamheden passen binnen de scope van het project en de scope van het oorspronkelijke krediet, én de autorisatie van het krediet op basis van onderdeel D een bevoegdheid van B&W is, mag de kredietwijziging tot €100.000,- door de budgethouder van het krediet worden vastgesteld.
Het opnemen van investeringen in de begrotings- en jaarstukken:
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. Van investeringen kleiner dan € 1 miljoen wordt het totaalbedrag weergegeven (financiële verordening artikel 4.2)
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Van investeringen kleiner dan € 1 miljoen wordt het totaalbedrag weergegeven.
Activeren, waarderen en afschrijven (zie hoofdstuk 4)
Investeringen in vaste activa worden geactiveerd, met uitzondering van Kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde (artikel 59 lid 2 van het BBV);
Voor de volgende kosten gelden specifieke kaders:
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden vastgesteld als de kosten van fase 0 en 1 van de projecten. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling investeringen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ (mits voldoende saldo);
Voorbereidingskosten worden gemaakt als een investering in uitvoering gaat (fase 2 en 3). Deze worden geactiveerd als onderdeel van de vervaardigingsprijs onder de materiele vaste activa. Indien een investering niet doorgaat wordt de boekwaarde van de voorbereidingskosten ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ gebracht (mits voldoende saldo);
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor grondexploitaties worden maximaal 5 jaar geactiveerd; voor actief grondbeleid betreffende balanspost onder immaterieel vast actief, voor faciliterend grondbeleid onder ‘nog te verhalen/nog te verrekenen’. Binnen die periode vindt bij vaststelling van een (grond)exploitatie herrubricering van deze kosten plaats naar de betreffende balanspost: voor grondexploitaties naar ‘onderhanden werken’ en voor faciliterend grondbeleid naar ‘verrekenbare/verhaalbare kosten’ of ‘vooruitontvangen’. Bij het niet realiseren van de (grond)exploitatie worden de kosten uiterlijk na 5 jaar afgeboekt ten laste van een structureel budget binnen het taakveld 8.2. Als deze niet voldoende ruimte biedt, wordt het resterende bedrag afgeboekt ten laste van het jaarrekeningresultaat.
Kosten van activa in eigendom van derden worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
Er is sprake van een investeringen door een derde;
De investering draagt bij aan de publieke taak;
De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en
De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering;
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de exploitatie.
1. Investeringen in materiële vaste activa worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de volgende criteria:
De verkrijgingsprijs/vervaardigingsprijs is € 10.000 of hoger;
Een gebruiksduur van 3 jaar of langer.
2. Een investering bestaande uit meerdere soorten activa met verschillende levensduren wordt gesplitst in de verschillende onderdelen. Dit noemen we de componentenregeling. Een onderdeel (component) heeft een minimale verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 10.000.
3. Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingprijs of vervaardigingsprijs.
Zowel het bruto investeringsbedrag als de bijdragen van derden worden in beeld gebracht
Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op het investeringsbedrag voordat de jaarlijkse kapitaallasten worden bepaald. Interne dekking, zoals dekking uit reserves, mogen niet in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag.
Kapitaalverstrekkingen worden geactiveerd tegen historische aanschafprijs. Indien de marktwaarde lager is dan de historische aanschafprijs, dan worden de kapitaalverstrekkingen gewaardeerd tegen lagere marktwaarde;
Geldleningen worden gewaardeerd tegen de contractueel afgesproken waarde.
5. Negatieve boekwaarden zijn niet toegestaan. Indien een bijdrage van derde naar rato eerder wordt ontvangen dan de gemaakte kosten, dan dient het meerdere van de bijdrage van derde als vooruit ontvangen post te worden opgenomen in de balans.
6. De BTW op activa wordt niet geactiveerd indien deze compensabel is volgens de wet op het BTW compensatiefonds of verrekenbaar is via aangifte.
7. Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode, tenzij hiervan gemotiveerd wordt afgeweken middels raadsbesluit.
8. Er wordt afgeschreven totdat de restwaarde nihil is.
9. Afschrijvingen vinden plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
10. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
11. De eerste afschrijving start het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt of verworven wordt.
12. De wijze van afschrijven is niet voor alle soorten vaste activa gelijk:
Op kosten voor onderzoek en ontwikkeling bij grondexploitaties wordt niet afgeschreven. Wel wordt rente berekend die ten laste van exploitatie wordt gebracht.
De onder de materiele activa geactiveerde voorbereidingskosten (in fase 2 en 3) worden afgeschreven volgens de levensduur van het betreffende actief in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening.
Op activa in eigendom van derden wordt afgeschreven volgens de levensduur in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening. Indien de levensduur van de activa die door de betreffende derde wordt gehanteerd korter is, dan wordt de levensduur van derde gehanteerd.
Op materiële vaste activa wordt afgeschreven volgens de levensduur in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening . De levensduur is niet afhankelijk van locatie, met uitzondering van het gebied binnen de binnenring en winkelcentrum Woensel.
Op kapitaalverstrekkingen wordt niet afgeschreven;
Op leningen en overige verstrekkingen aan derden wordt niet afgeschreven; wel wordt de balanswaarde verminderd met aflossingen.
Bij eerdere vervanging dan einde levensduur (buiten gebruik stellen van een bestaand actief) dient de boekwaarde te worden afgewaardeerd tot 0. Voor de afwaardering is incidentele dekking nodig.
Het college is bevoegd tot het actualiseren van begrote kapitaallasten als gevolg van het wijzigen van planningen (het krediet wijzigt niet)
3. Investeringen, kredieten en activa
3.1 Balansindeling van vaste activa
In de balans wordt onderscheid gemaakt tussen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa
Immateriële vaste activa zijn:
- Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van (dis)agio;
- Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;
- Bijdragen aan activa in eigendom van derden.
- Investeringen met een economisch nut;
- Investeringen met een economisch nut, waarvan ter dekking van de kosten een heffing kan worden gegeven;
- Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Leningen en overige uitzettingen aan derden.
In artikel 33 tot en met 36 en artikel 51 en 52 behandelt het BBV de indeling van de balans. In de balans dient onderscheid gemaakt te worden tussen immateriële vaste activa, materiële vaste activa en financiële vaste activa.
In artikel 34, 35 en 36 staat per vast actief benoemd wat afzondelijk opgenomen moet worden in de balans. Onder de materiële vaste activa dient volgens artikel 35 apart verantwoord te worden:
Investeringen met een economisch nut
Investeringen met een economisch nut, waarvoor ter dekking van de kosten een heffing kan worden gegeven.
Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.
Bovengenoemd onderscheid wordt gemaakt omdat activa van gemeenten deels een ander karakter hebben dan de activa van het bedrijfsleven. Een deel van de activa van gemeente heeft een economische waarde omdat gemeenten prijzen en tarieven voor diensten kunnen vragen. Dit geldt voor investeringen in riolen en afvalstoffen. Daarnaast kunnen activa een economische waarde hebben omdat ze verkocht kunnen worden. Echter een groot deel van de activa van gemeenten levert geen middelen in bedrijfseconomische zin op en/of er is geen markt voor. Deze activa leveren gedurende meerdere jaren wel een bijdrage aan het maatschappelijk nut.
In artikel 35 BBV staat dat bij materiële vaste activa moet worden aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Dit heeft met name betrekking op grond, maar kan ook gaan om zakelijke rechten bij gebouwen (opstallen).
In de toelichting op de balans dient volgens artikel 51 en 52 aangegeven te worden volgens welke methode (bijvoorbeeld lineair, annuïtair) de afschrijving wordt berekend en welke categorieën van materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen moet worden. Tevens dient in de toelichting op de balans een sluitend verloop overzicht opgenomen te worden waaruit blijkt:
Boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;
Investeringen of desinvesteringen;
Bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;
Afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;
Boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar.
Van een herrubricering is sprake indien immateriële vaste activa overgeheveld zijn naar materiele vaste activa, of wanneer een actief niet correct verantwoord is in de staat van activa en er een overheveling plaats moet vinden tussen activasoorten.
Voor een opsomming van de artikelen uit het BBV wordt verwezen naar bijlage 2.
3.2 Bevoegdheden bij investeringskredieten
Het aangaan van investeringskredieten:
De raad is bevoegd tot het vaststellen van de nieuwe investeringskredieten middels raadsvoorstel
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting per raadsprogramma de investeringskredieten en geeft daarbij aan van welke kredieten de raad op een later tijdstip een apart nader uitgewerkt voorstel wil ontvangen alvorens het krediet definitief wordt geautoriseerd.
De raad verleent het college mandaat om binnen het raamkrediet voor projectvoorbereidingskosten concrete projectvoorbereidingskredieten te autoriseren.
In de financiële verordening, artikel 5.5, staat dat de raad de investeringskredieten autoriseert met het vaststellen van de begroting per raadsprogramma.
Nieuwe voorstellen tot investeringen worden via een separaat raadsvoorstel inclusief dekking voor kapitaallasten voorgelegd aan de raad.
De in de begroting opgenomen investeringskredieten zijn in te delen in:
- vervangingsinvesteringen van bestaande activa
- reeds genomen besluiten voor nieuwe investeringen
Investeringsvoorstellen bevatten naast het investeringskrediet ook informatie over de onderliggende activa, de levensduur en dekking voor de kapitaallasten.
Aan grote investeringen gaat meestal een voorbereidingsperiode vooraf. Het voorbereidingskrediet wordt aan de raad voorgelegd. Het college heeft mandaat om voorbereidingskrediet te autoriseren indien er een raamkrediet aanwezig is.
Het wijzigen van kredieten (bijvoorbeeld bij overschrijdingen):
A De raad is bevoegd tot het wijzigen van de begroting in geval van overschrijding van het investeringskrediet
B. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het investeringskrediet inclusief begrotingswijziging of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
C. Voor niet voorziene noodzakelijke investeringen in de loop van het begrotingsjaar, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet en een voorstel voor vaststelling van de bijbehorende begrotingswijziging aan de raad voor.
D. De raad verleent het college mandaat om niet voorziene investeringskredieten te autoriseren of geautoriseerde kredieten te wijzigen indien:
er geen sprake is van nieuw beleid;
het onderwerp niet politiek gevoelig is / er is geen politieke impact;
er geen wijziging in de doelstellingen van een programma optreedt;
de verhoging van het bruto krediet of het nieuwe niet voorziene krediet kleiner is dan €1.000.000,-.
E. De raad verleent aan het college mandaat om de begrotingswijziging zoals bedoeld in B en C vast te stellen indien het vaststellen van de begrotingswijziging volgens artikel 5 lid 4 van de financiële verordening een bevoegdheid is van het college en dekking aanwezig is voor de kapitaallasten binnen hetzelfde programma.
Indien gedurende de uitvoering van een project extra werkzaamheden worden uitgevoerd en de kosten hiervan volledig gedekt worden uit een bijdrage van derden, én de werkzaamheden passen binnen de scope van het project en de scope van het oorspronkelijke krediet, én de autorisatie van het krediet op basis van onderdeel D een bevoegdheid van B&W is, mag de kredietwijziging tot €100.000,- door de budgethouder van het krediet worden vastgesteld.
Een overschrijding van een krediet heeft tot gevolg dat een aanvullend krediet moet worden aangevraagd, inclusief dekking voor de hogere jaarlijkse kapitaallasten.
De raad is bevoegd om het aanvullende / gewijzigd krediet vast te stellen.
In gevallen waarbij het krediet voldoet aan de onder D. genoemde mag het college het gewijzigde krediet vaststellen. Voorwaarde is dat voor het aanvullend / gewijzigde krediet dekking beschikbaar is voor de kapitaallasten. Dekking mag afkomstig zijn van andere kostensoorten dan de kapitaallasten binnen het raadsprogramma, mits bestemd voor hetzelfde doel.
Een krediet(wijziging) wordt altijd vastgesteld door de raad dan wel door B&W. Hierop is één uitzondering voor uitvoering van extra werkzaamheden tot €100.000 binnen een lopend project waarbij de kosten hiervan volledig gedekt worden uit een bijdrage van derden (subsidie), én de werkzaamheden passen binnen de scope van het project. In dat geval mag de kredietwijziging door de budgethouder worden vastgesteld. Om het bestaande krediet te kunnen wijzigen heeft de medewerker activa-administratie een schriftelijke besluit van de budgethouder inclusief onderbouwing nodig. Dit document wordt vastgelegd door de medewerker activa-administratie.
Het opnemen van investeringen in de begrotings- en jaarstukken:
A. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. Van investeringen kleiner dan € 1 miljoen wordt het totaalbedrag weergegeven (financiële verordening artikel 4.2)
B. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de
In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Van investeringen kleiner dan € 1 miljoen wordt het totaalbedrag weergegeven.
In de begroting en jaarrekening van de gemeente Eindhoven nemen we overzichten op die inzicht geven in de mutaties van investeringen en activa. De vermelde kredieten en investeringsplanningen betreffen de vastgestelde (geautoriseerde) kredieten en planningen. Onderbouwing van de bedragen is gelegen in de vastgestelde voorstellen (raad en B&W) en de vastgestelde bedragen uit eerdere begrotingen en jaarrekeningen.
Omdat het om veel kredieten gaat, worden de kleinere bedragen (kleiner dan € 1 miljoen) samengevoegd. Deze zijn wel terug te vinden in de activa-administratie.
Naast de investeringen per activum, worden ook de investeringen per raadsprogramma toegelicht in de begroting en jaarrekening, evenals de uitnutting van het krediet in het boekjaar (jaarrekening).
In de toelichting op de balans wordt aangegeven welke bedrag aan investeringen maatschappelijk nut niet is geactiveerd (investeringen vóór 2017) en welk bedrag wel is geactiveerd (investeringen vanaf 2017). Het gaat bij deze toelichting alleen om de investeringen die door de stelselwijziging onder 2 stelsels vallen (niet activeren en wel activeren). De toelichting bevat dan ook alleen het totaalbedrag van de investeringen in maatschappelijk nut die reeds aanwezig waren ten tijde van de stelselomslag (1 januari 2017).
4. Activeren, waarderen en afschrijven
4.1 Activeren van investeringen
Investeringen in vaste activa worden geactiveerd, met uitzondering van:
Kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde (artikel 59 lid 2 van het BBV);
Voor de volgende kosten gelden specifieke kaders:
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden vastgesteld als de kosten van fase 0 en 1 van de projecten. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling investeringen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ (mits voldoende saldo);
Voorbereidingskosten worden gemaakt als een investering in uitvoering gaat (fase 2 en 3). Deze worden geactiveerd als onderdeel van de vervaardigingsprijs onder de materiele vaste activa. Indien een investering niet doorgaat wordt de boekwaarde van de voorbereidingskosten ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ gebracht (mits voldoende saldo);
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor grondexploitaties worden maximaal 5 jaar geactiveerd; voor actief grondbeleid betreffende balanspost onder immaterieel vast actief, voor faciliterend grondbeleid onder ‘nog te verhalen/nog te verrekenen’. Binnen die periode vindt bij vaststelling van een (grond)exploitatie herrubricering van deze kosten plaats naar de betreffende balanspost: voor grondexploitaties naar ‘onderhanden werken’ en voor faciliterend grondbeleid naar ‘verrekenbare/verhaalbare kosten’ of ‘vooruitontvangen’. Bij het niet realiseren van de (grond)exploitatie worden de kosten uiterlijk na 5 jaar afgeboekt ten laste van een structureel budget binnen het taakveld 8.2. Als deze niet voldoende ruimte biedt, wordt het resterende bedrag afgeboekt ten laste van het jaarrekeningresultaat.
Kosten van activa in eigendom van derden worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
Er is sprake van een investeringen door een derde;
De investering draagt bij aan de publieke taak;
De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en
De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de exploitatie.
Immateriële vaste activa kennen geen fysieke gedaante. Het BBV onderkent in artikel 34, drie soorten: kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief; bijdragen aan activa in eigendom van derden, en kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. Hieronder wordt toegelicht op welke keuzes de gemeente Eindhoven maakt ten aanzien van deze drie soorten immateriële vaste activa.
Kosten voor Onderzoek en ontwikkeling voor economisch en maatschappelijk nut investeringen
Bij de gemeente Eindhoven is een project ingedeeld in 6 fasen: 0. Initiatieffase; 1. Definitiefase; 2. Ontwerpfase; 3. Voorbereidingsfase; 4. Realisatiefase en 5. Nazorgfase. Hieraan koppelen we het onderscheid tussen kosten voor onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten:
Kosten van onderzoek en ontwikkeling zijn kosten die gemaakt worden voordat een investering in uitvoering gaat (fase 0 en 1). Bijvoorbeeld onderzoekskosten voor een visie. Deze kosten worden afgeboekt ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ op voorwaarde dat deze voldoende saldo heeft.
Voorbereidingskosten worden gemaakt als een investering in uitvoering gaat (fase 2 en 3). Bijvoorbeeld een bestek.
Het onderscheid tussen kosten voor onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten is belangrijk vanwege het wel of niet mogen activeren van de kosten.
Het BBV schrijft in artikel 60 dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa onder de volgende voorwaarden:
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen, en;
de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat, en;
het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren, en;
de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Bovengenoemde voorwaarden zijn soms lastig in te vullen, aangezien deze kosten in een vroege fase van een project worden gemaakt. Daarom heeft de raad besloten bij de vaststelling van de financiële verordening 2020 en de begroting 2021 om de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (fase 0 en 1) niet te activeren onder de immateriële vaste activa, maar op te nemen als last in de begroting (exploitatiepost). Deze worden gedekt door middel van een onttrekking uit de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’.
De voorbereidingskosten worden gemaakt in fase 2 en 3. In artikel 63 van het BBV wordt voorgeschreven dat voorbereidingskosten geactiveerd worden onder de materiële vaste activa, aangezien deze kosten toe te rekenen zijn aan de vervaardiging van het actief. Indien een investering, waarvoor al voorbereidingskosten geactiveerd zijn, niet doorgaat, worden deze kosten eveneens afgeboekt ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ op voorwaarde dat deze voldoende saldo heeft.
Besluiten tot onttrekkingen uit de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’. worden genomen door het college van B&W.
Onderzoek en ontwikkeling grondexploitaties
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling bij grondexploitaties blijven maximaal 5 jaar geactiveerd staan. Voor actief grondbeleid onder immaterieel vast actief, voor faciliterend grondbeleid onder nog te verhalen/nog te verrekenen. Binnen die periode vindt bij vaststelling van een (grond)exploitatie herrubricering van deze kosten plaats re naar de betreffende balanspost: de kosten voor grondexploitaties gaan naar ‘onderhanden werken’ en de kosten voor faciliterend grondbeleid gaan van ‘nog te verhalen/nog te verrekenen’ naar ‘verrekenbare/verhaalbare kosten’ of ‘vooruitontvangen’. De balanspositie einde jaar bepaald voor facilitair welke van de twee het wordt. Bij het niet realiseren van de (grond)exploitatie worden de kosten uiterlijk na 5 jaar afgeboekt ten laste van een structureel budget binnen het taakveld 8.2. Als deze niet voldoende ruimte biedt, wordt het resterende bedrag afgeboekt ten laste van het jaarresultaat.
Activa in eigendom van derden (immateriële vaste activa)
Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden opgenomen onder de immateriële vaste activa. Daaronder worden gronden en terreinen, bedrijfsgebouwen en machines, apparaten en installaties die geen eigendom zijn van de gemeente Eindhoven opgenomen.
Immateriële vaste activa mogen alleen worden geactiveerd indien ze voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 61 van het BBV:
Er is sprake van een investering door een derde;
De investering draagt bij aan de publieke taak;
De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en
De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de provincie c.q. gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met die investering.
De grootste groep van immateriële vaste activa betreft onderwijshuisvesting. De eerste drie voorwaarden worden geregeld bij de (ver)bouw van een school. Doordat de gemeente het economisch claimrecht heeft, valt het volledige eigendom terug naar de gemeente zodra het gebruik als schoolgebouw is stopgezet. Daarmee is voldaan aan de vierde voorwaarde van artikel 61.
Kosten verbonden aan sluiten geldleningen
De gemeente Eindhoven heeft in de financiële verordening in artikel 10 lid 1a de keuze gemaakt om de kosten voor het afsluiten van geldleningen niet te activeren onder de immateriële vaste activa, maar ten laste van de exploitatie te brengen.
Investeringen in materiële vaste activa worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de volgende criteria:
De verkrijgingsprijs/vervaardigingsprijs is € 10.000 of hoger;
Een gebruiksduur van 3 jaar of langer.
Onderscheid economisch nut en maatschappelijk nut volgens BBV
In het BBV wordt in artikel 35 onderscheid gemaakt in investeringen met economisch nut, investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (zoals riolen) en investeringen met maatschappelijk nut.
Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. Een investering heeft een economisch nut indien zij verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van middelen. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen, machines, installaties, vervoermiddelen etc.
Onder een investering in openbare ruimte met maatschappelijk nut vallen investeringen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt, te weten:
Openbare ruimte (wegen, pleinen, bruggen, fietspaden, verhardingen van paden, openbare verlichting);
Groen (parken en plantsoenen);
Water (vijvers en sloten, beschoeiing);
Verkeersvoorzieningen (verkeersregelinstallaties (VRI’s), drempels, rotondes);
Openbare ruimte bij wijkvernieuwing.
Vanaf 1 januari 2017 moeten alle investeringen in openbare ruimte met maatschappelijk nut geactiveerd worden conform BBV. De gemeente Eindhoven heeft er voor gekozen om alle nieuwe investeringen met ingang van 1 januari 2016 te activeren. Vanaf 1 januari 2017 zijn ook alle restantbudgetten van de lopende investeringen geactiveerd.
In de projectadministratie worden alle activiteiten opgenomen die projectmatig worden uitgevoerd. Dit zijn investeringsactiviteiten, maar ook onderhoudsactiviteiten.
Het onderscheid tussen een investering en onderhoud is niet altijd eenvoudig te maken.
We gebruiken de volgende leidraad om te bepalen of een project valt onder een investering of onderhoud:
Investeringen in economisch nut en grondexploitaties activeren we altijd;
We activeren maatschappelijk nut als het buiten leidt tot iets tastbaars, en het geen regulier onderhoud betreft (onderhoud is niet levensduur verlengend);
We activeren alleen als de investering minimaal € 10.000 is of de levensduur 3 jaar of langer.
Naast investeringen en onderhoud zijn er ook projecten die uitsluitend uit uren bestaan (bijv. programmamanagement Brainport Park). Deze worden niet geactiveerd.
Criteria voor activeren volgens de financiële verordening
In de financiële verordening is opgenomen dat activa met een verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs van € 10.000 of meer worden geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
Activa met een levensduur van drie jaar of langer worden geactiveerd. In de bijlage is de vastgestelde afschrijvingstabel (conform de financiële verordening) opgenomen waarin de levensduur van de verschillende soorten activa zijn opgesomd. Indien een activum valt onder één van de genoemde categorieën, dan wordt het activum geactiveerd.\
Een investering bestaande uit meerdere soorten activa met verschillende levensduren wordt gesplitst in de verschillende onderdelen. Dit noemen we de componentenregeling. Een onderdeel (component) heeft een minimale verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 10.000.
Een investering kan bestaan uit meerdere soorten activa met verschillende levensduren, die afzonderlijk kunnen worden vervangen. De investering wordt dan gesplitst in verschillende onderdelen, zoals wegen, verlichting en groen met verschillende levensduren. Eén onderdeel (component) heeft een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minimaal € 10.000. Geadviseerd wordt maximaal 5 componenten te onderscheiden.
Componentenbenadering bij investeringen economisch nut:
De componentenbenadering bij investeringen economisch nut wordt met name toegepast bij investeringen in gebouwen. Het gebouw zelf heeft een levensduur van 50 jaar, maar de technische installaties en mogelijk de inrichting hebben een andere levensduur. Technische installaties worden in 25 jaar afgeschreven.
Bij het vaststellen van het krediet is onderscheid gemaakt tussen de componenten gebouw (en grond), en technische installaties. In enkele gevallen ook met inrichting.
Over het algemeen zijn deze componenten ondergebracht in hetzelfde taakveld.
Verdeling van investeringen over verschillende activa bij investeringen maatschappelijk nut:
Investeringen in maatschappelijk nut worden integraal uitgevoerd. Als voorbeeld nemen we een reconstructie van een weg. Bij de reconstructie wordt de weg vervangen, het riool vervangen, groen aangelegd en verlichting aangepast. De integrale investering bevat dan 4 componenten: de weg, het riool, het groen en de verlichting. Deze componenten kennen een eigen levensduur en worden verantwoord op verschillende taakvelden.
Voor de uitvoering wordt een aannemer ingeschakeld, die alle componenten meeneemt. De verdeling van de kosten over de verschillende componenten vindt plaats aan de hand van een procentuele verdeling van de werkbegroting. Deze benadering is van toepassing, omdat een exacte prijs voor de vervaardiging van de verschillende componenten niet mogelijk is.
Bij een afwijking tot en met de voorbereidingsfase (t/m fase 3) van meer dan 10% op een component, dan wel een verhoging of verlaging van een component met minimaal €250.000 dan wel een toevoeging/eliminatie van een nieuw component aan het project, wordt de verdeelsleutel zo goed mogelijk aangepast. Eenmaal in de uitvoeringsfase (fase 4) wordt de verdeling niet meer aangepast (uitzonderingen daar gelaten).
4.2 Waarderen van vaste activa
Materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingprijs of vervaardigingsprijs.
Zowel het bruto investeringsbedrag als de bijdragen van derden worden in beeld gebracht
Bijdragen van derden worden in mindering gebracht op het investeringsbedrag voordat de jaarlijkse kapitaallasten worden bepaald. Interne dekking, zoals dekking uit reserves, mogen niet in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag.
Waardering gebeurt op basis van de verkrijgingsprijs (historische aanschafprijs) of vervaardigingsprijs conform artikel 63 van het BBV. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs bestaat uit de kosten van grond- en hulpstoffen en de overige kosten die direct aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.
In de vervaardigingsprijs kan aanvullend een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend (bouwrente). Het BBV staat dit toe mits dit in de financiële verordening van de gemeente als zodanig is geregeld. De zogenaamde ‘kan-bepaling’ (van artikel 63 lid 3 BBV) is in de financiële verordening (artikel 12 lid 3) van de gemeente Eindhoven omgezet in een feitelijke bepaling:
Overhead kosten worden toegerekend aan groot onderhoudsprojecten, die ten laste van een voorziening worden gebracht, grondexploitaties, facilitaire exploitaties en investeringen. Het is dus niet toegestaan om overhead toe te rekenen aan activiteiten in de exploitatie maar ook niet aan onderhoudsprojecten die worden gedekt uit de exploitatie. De overheadkosten worden toegerekend door middel van een opslag op directe productieve formatie-uren volgens de volgende berekeningswijze: relevante kosten overhead gedeeld door de directe formatie-uren inclusief inhuur van de productiesectoren (financiële verordening artikel 12, lid 3). Met ingang van de financiële verordening 2020 wordt voor de berekening van de overhead naast de directe vaste formatie-uren ook de inhuur wordt meegenomen.
Voor de begrotingstechnische doorbelasting van de overhead wordt voor een periode van 4 jaar (2021-2024) een vast aantal uur gehanteerd zodat er sprake is van een stabielere begroting (voorheen werd jaarlijks het aantal door te belasten uren bepaald). Als er in de realisatie sprake is van een afwijking van meer dan 10% dan zal dit aantal uren in de eerst volgende begroting worden bijgesteld.
In de realisatie wordt het berekende uurtarief, gebaseerd op de begroting, gehanteerd in de doorbelasting. Er vindt geen nacalculatie van het tarief plaats.
Voor in voortdurende erfpacht uitgegeven grond en voor gronden in eeuwigdurende erfpacht zonder afkoop geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht met afkoop worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
Er moet dus bij de eeuwigdurende erfpacht een onderscheid worden gemaakt tussen wel of niet afkoop van de toekomstige erfpachtbetalingen. Als de eeuwigdurende erfpacht een inkomstenbron blijft omdat deze niet is afgekocht, blijft deze “bron”- ondanks het feit dat het economisch eigendom is overgedragen – zijn economische waarde behouden. Bij afkoop van de eeuwigdurende erfpacht gaat deze economische bron wel verloren en is een afboeking naar een lage registratiewaarde noodzakelijk. Maar tegenover deze afboeking staat dan wel de verkregen afkoopsom. De afkoopsom wordt dan dus niet als een vooruit ontvangen bedrag aan de toekomstige jaren toegerekend, maar wordt als (verkoop)bate genomen. Voor eeuwigdurend in erfpacht uitgegeven gronden waarvoor canon wordt ontvangen is de verwerkingswijze gelijk aan die bij voortdurend in erfpacht uitgegeven gronden. Deze gronden worden derhalve geactiveerd onder de materiele vaste activa.
Bruto versus netto investering
De vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. Dit heet bruto activeren. Bijdragen van derden worden hierop in mindering gebracht conform artikel 10 lid 3 van de financiële verordening, indien ze in directe relatie staan met het actief (bijvoorbeeld een ontvangen subsidie). Bijdragen uit een voorziening worden ook in mindering gebracht op het investeringsbedrag.
Activering vindt altijd voor het volledige bedrag plaats en dan pas wordt de bijdrage van derden en voorzieningen hierop in mindering gebracht. Op deze wijze blijft in het activasysteem de aanschafwaarde van het actief altijd zichtbaar en behouden.
Reserves en andere interne dekking mogen niet in mindering worden gebracht op het investeringsbedrag.
Indien de bestemming van activa verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming opgenomen in de toelichting van de balans. Deze waarde kan in het licht van de verkoop relevant zijn. De waardering blijft echter de verkrijgingsprijs.
Kapitaalverstrekkingen worden geactiveerd tegen historische aanschafprijs. Indien de marktwaarde lager is dan de historische aanschafprijs, dan worden de kapitaalverstrekkingen gewaardeerd tegen lagere marktwaarde;
Geldleningen worden gewaardeerd tegen de contractueel afgesproken waarde.
In artikel 36 van het BBV staat welke financiële vaste activa afzonderlijk in balans opgenomen moeten worden. De financiële verordening van de gemeente Eindhoven volgt hierin het BBV.
Kapitaalverstrekkingen (deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen) staan op de balans tegen de historische aanschafwaarde gepresenteerd. Indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgingsprijs worden de kapitaalverstrekkingen gewaardeerd tegen deze lagere marktwaarde.
De leningen en overige uitzettingen met een langlopend karakter staan vermeld op de balans tegen historische kostprijs minus de door derden contractueel overeengekomen gedane aflossingen. De verwachte toekomstige gebruiksduur is gelijk aan de looptijd van de lening. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van de lening verrekend (=balanswaarde).
Negatieve boekwaarden zijn niet toegestaan. Indien een bijdrage van derde naar rato eerder wordt ontvangen dan de gemaakte kosten, dan dient het meerdere van de bijdrage van derde als vooruit ontvangen post te worden opgenomen in de balans.
Negatieve boekwaarden zijn niet toegestaan. Indien een bijdrage van een derde eerder wordt ontvangen dan dat het actief in gebruik wordt genomen of wordt aangeschaft, zou er een negatieve boekwaarde kunnen ontstaan op de balans. Dit is niet geoorloofd.
De toegezegde bijdrage van een derde wordt naar rato van de gerealiseerde kosten in mindering gebracht op de investering in ontwikkeling. Indien er reeds meer ontvangen is, dient het meerdere verantwoord te worden als een vooruit ontvangen post onder de kortlopende schulden (realisatie beginsel). Andersom geldt ook dat indien naar rato van de gerealiseerde kosten minder bijdrage derde ontvangen is, dit bedrag dient te worden opgenomen als ‘nog te ontvangen’.
Bijvoorbeeld: Investering €1.000.000; toegezegde bijdrage derden €50.000; gerealiseerde kosten €750.000. Kosten zijn voor 75% gerealiseerd, dus 75% van €50.000 (=€37.500) wordt in mindering gebracht op boekwaarde actief. Indien € 40.000 daadwerkelijk is ontvangen wordt €2.500 als ‘vooruit ontvangen’ opgenomen op de balans. Als bijv. pas €30.000 is ontvangen, wordt €7.500 opgenomen als ‘nog te ontvangen’.
De BTW op activa wordt niet geactiveerd indien deze compensabel is volgens de wet op het BTW compensatiefonds of verrekenbaar is via aangifte.
De BTW op activa wordt niet geactiveerd indien deze compensabel is volgens de Wet op het BTW compensatiefonds of verrekenbaar is via aangifte. In dat geval wordt de BTW wordt immers niet als last beschouwd en mag geen onderdeel uitmaken van de waarde.
4.3 Afschrijven van vaste activa
Investeringen worden afgeschreven volgens de lineaire afschrijvingsmethode, tenzij hiervan gemotiveerd wordt afgeweken middels raadsbesluit.
In principe wordt lineair afgeschreven tenzij middels gemotiveerd raadsbesluit hiervan wordt afgeweken. Deze methode is het meest eenvoudig en eenduidig. De afschrijving blijft gedurende de gehele looptijd/gebruiksduur van het actief constant. De boekwaarde neemt dus lineair af. De rentelasten nemen gedurende de looptijd af omdat de rente als percentage van de boekwaarde wordt berekend. De omslagrente wordt berekend over de stand per 1 januari over alle vaste activa en de handelsportefeuille panden (voorraden) met uitzondering van verstrekte leningen aan derden (FVA).
Alleen voor zover het voorschriften betreffen vanuit specifieke Wet- en Regelgeving wordt annuïtair afgeschreven.
Er wordt afgeschreven totdat de restwaarde nihil is.
Afschrijvingen vinden plaats onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.
Artikel 64 van het BBV gaat in op de afschrijvingen. Daarin schrijft het BBV voor dat afschrijvingen onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar dienen te geschieden.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting van de balans uiteengezet evenals wat het betekent voor de financiële positie.
Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Op grond wordt niet afgeschreven, de gebruiksduur wordt op oneindig gesteld. Gronden behorende tot de grondexploitatie worden verantwoord onder de bouwgronden in exploitatie in de post voorraden en vallen niet onder de vaste activa. De niet in exploitatie genomen gronden, ‘warme gronden’ en de strategische verwervingen worden daarentegen wel verantwoord onder materiële vaste activa.
De eerste afschrijving start het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt of verworven wordt.
Vanuit de wet BBV is de algemene regel dat het moment van ingebruikname bepalend is voor het moment van activeren van de kosten.
We kiezen ervoor om te starten met afschrijven in het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt of verworven wordt. Een voorbeeld: een investering wordt in maart 2018 in gebruik genomen; de eerste afschrijving vindt plaats in 2019.
Bij vervangingsinvesteringen maatschappelijk nut en riolen (met afschrijving) vindt de eerste afschrijving plaats in het jaar volgend op het jaar waarin voor het eerst kosten worden gemaakt. Reden hiervoor is dat deze investeringen in gedeeltes worden opgeleverd. Bijvoorbeeld: wegvervanging gebeurt door kleine gedeeltes af te sluiten en weer open te stellen, voordat aan het volgende stuk weg wordt gewerkt. Aangezien rioolvervanging (waarover wordt afgeschreven) onderdeel uitmaakt van de openbare ruimte, geldt de richtlijn ook voor deze categorie.
Er wordt één keer in het jaar afgeschreven. Dit zorgt ervoor dat in het boekjaar al duidelijk is wat de gemeentelijke kapitaallasten zullen zijn.
Rente en afschrijving worden bepaald over de activastand per 1 januari en in één keer voor het hele jaar geboekt.
Indien gedurende het jaar investeringen plaatsvinden, maar het krediet nog niet is afgesloten (de investering is nog niet afgerond), dan wordt dit bedrag geactiveerd op de balans. Over deze investeringen in uitvoering wordt per 1 januari de omslagrente berekend en als last opgenomen in exploitatie. De afschrijving start pas in het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed is.
De wijze van afschrijven is niet voor alle soorten vaste activa gelijk:
Op kosten voor onderzoek en ontwikkeling bij grondexploitaties wordt niet afgeschreven. Wel wordt rente berekend die ten laste van exploitatie wordt gebracht.
De onder de materiele activa geactiveerde voorbereidingskosten (in fase 2 en 3) worden afgeschreven volgens de levensduur van het betreffende actief in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening.
Op activa in eigendom van derden wordt afgeschreven volgens de levensduur in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening. Indien de levensduur van de activa die door de betreffende derde wordt gehanteerd korter is, dan wordt de levensduur van derde gehanteerd.
Op materiële vaste activa wordt afgeschreven volgens de levensduur in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening . De levensduur is niet afhankelijk van locatie, met uitzondering van het gebied binnen de binnenring en winkelcentrum Woensel.
Op kapitaalverstrekkingen wordt niet afgeschreven;
Op leningen en overige verstrekkingen aan derden wordt niet afgeschreven; wel wordt de balanswaarde verminderd met aflossingen.
Op immateriële vaste activa die betrekking hebben op onderzoek en ontwikkeling voor grondexploitaties wordt niet afgeschreven. Wel wordt rente berekend die ten laste van de exploitatie wordt gebracht. Deze kosten worden binnen maximaal 5 jaar overgeboekt naar de grondexploitatie bij realisering van het actief.
Immateriële vaste activa die vallen onder de categorie activa in eigendom van derden worden gewaardeerd volgens verkrijgingsprijs c.q. vervaardigingsprijs en afgeschreven volgens de duur van de activa conform levensduur in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening. Indien de derde een kortere levensduur hanteert, dan dient de gemeente de kortere levensduur te hanteren. De gemeente kan dus wel een kortere levensduur hanteren dan de betreffende derde, maar geen langere levensduur. Bijvoorbeeld gebouwen in eigendom van derden hebben bij de gemeente een levensduur van 50 jaar. Indien bij een derde de levensduur 40 jaar is, dan dient de gemeente ook een levensduur van 40 jaar te hanteren. Is de levensduur bij een derde 60 jaar, dan mag de gemeente een levensduur van 50 jaar blijven hanteren.
De gemeente Eindhoven schrijft geactiveerde investeringen in principe lineair af volgens artikel 10 lid 4 van de financiële verordening. Bij het bepalen van de levensduur van een kapitaalgoed houden we geen rekening met de locatie van het kapitaalgoed met uitzondering van het gebied binnen de binnenring en winkelcentrum Woensel. Daar wordt wel rekening gehouden met de locatie omdat deze gebieden eerder aangepast worden vanwege veranderende behoeftes in de samenleving. Op grond wordt niet afgeschreven, de gebruiksduur wordt op oneindig gesteld.
De onder de materiele activa geactiveerde voorbereidingskosten (in fase 2 en 3 - zie kader 5) worden afgeschreven volgens de levensduur van het betreffende actief in de afschrijvingstabel, zoals opgenomen in de financiële verordening. De afschrijving start in het jaar volgend op het boekjaar waarin het kapitaalgoed gereed komt (kader 16). Indien een investering, waarvoor al voorbereidingskosten geactiveerd zijn, niet doorgaat, worden deze kosten afgeboekt ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ op voorwaarde dat deze voldoende saldo heeft.
Financiële vaste activa kennen geen afschrijvingen.
Bij financiële vaste activa wordt onderscheid gemaakt tussen kapitaalverstrekkingen en leningen en overige verstrekkingen aan derden. Over kapitaalverstrekkingen wordt niet afgeschreven. Leningen en overige uitzettingen aan derden worden verminderd met de aflossingen.
Bij eerdere vervanging dan einde levensduur (buiten gebruik stellen van een bestaand actief) dient de boekwaarde te worden afgewaardeerd tot 0. Voor de afwaardering is incidentele dekking nodig.
Als herinrichting plaatsvindt en het oude kapitaalgoed is niet volledig afgeschreven dan wordt de boekwaarde van het ‘oude’ kapitaalgoed vervroegd afgeschreven tot 0. Voor deze vervroegde afschrijving moet dekking gevonden worden binnen eigen programma, tenzij er specifieke besluitvorming over is.
Ook indien de waarde van een actief in enig jaar duurzaam vermindert, wordt deze waardevermindering ten laste van het resultaat van dat jaar verwerkt. Correcties op afschrijvingen hebben alleen gevolgen voor toekomstige jaren.
Indien een actief buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd tot 0.
De geboekte rente en afschrijving over de activastand per 1 januari blijven ongewijzigd voor het hele jaar bij afboeking/afwaardering gedurende het jaar. Dit geldt ook bij verkoop van een actief gedurende het jaar. De boekwaarde na afschrijving in het betreffende jaar is het ijkpunt voor de extra afboeking/afwaardering of verkoop.
Het college is bevoegd tot het actualiseren van begrote kapitaallasten als gevolg van het wijzigen van planningen (het krediet wijzigt niet).
De planning van investeringen over de jaarschijven wijzigt regelmatig. Oorzaken zijn onder andere vertragingen door procedures voor aanbesteding en vergunningen. Het wijzigen van planningen heeft geen gevolgen voor de hoogte van het krediet en kan door het college worden besloten. Planningswijzigingen en de actualisatie van de begrote kapitaallasten kunnen worden opgenomen in het maandelijks actualisatiedossier.
Door het vertragen of wegvallen van investeringen kan een voordeel op kapitaallasten ontstaan in een bepaald jaar. De rentecomponent kan niet ingezet worden als algemeen dekkingsmiddel of ter compensatie van taakstellingen, omdat tegenover deze wegvallende rentekosten bij de investerende sector ook wegvallende renteopbrengst bij concern (TV0.5 treasury) staat (met uitzondering van zogenaamde gesloten systemen zoals voor riolen, afval en onderwijshuisvesting).
Door het versnellen van de planning, ontstaat een nadeel op de kapitaallasten in de eerdere jaren van realisatie dan oorspronkelijk voorzien was. Zolang de totale exploitatiekosten (inclusief kapitaallasten) op het raadsprogramma binnen het begrote bedrag vallen, is er geen probleem als de uitvoering van investeringen naar voren schuift. Er zijn ook altijd investeringen, die naar achteren schuiven / later uitgevoerd worden. Pas als er op programmaniveau een overschrijding is, worden uitgaven onrechtmatig in het kader van de jaarrekeningcontrole en is een begrotingswijziging noodzakelijk. Dit geldt ook voor eventueel gerelateerde inkomsten (dekking). Overschrijdingen op kapitaallasten van een investering worden gemeld bij turap 1 en 2 evenals een eventuele compensatie binnen het programma. Eventueel zijn vrijvallende kapitaallasten van een ander programma inzetbaar. Dit vraagt een begrotingswijziging.