Beleidsregel briefadres

De basisregistratie personen (BRP) is dé basisregistratie voor persoonsgegevens voor alle instanties met een publiekrechtelijke taak en is van essentieel belang voor het functioneren van de overheid. De essentie van de BRP en het bijhouden daarvan is dat de overheid haar burgers kent en weet te bereiken. Dit betekent dat een inwoner altijd ingeschreven moet zijn in de BRP op een woonadres of op een briefadres.

Afnemers en gebruikers van de BRP-gegevens zijn voor hun bedrijfsvoering in belangrijke mate afhankelijk van de persoonsgebonden adresgegevens in de BRP. Het is van groot belang dat de adresgegevens in de BRP actueel en van hoge kwaliteit zijn en om die redenen zoveel mogelijk overeenkomen met het verblijf- of woonadres van betrokkene.

Een hoge kwaliteit van de adresgegevens van ingezetenen in de BRP is ook van belang voor de gemeente zelf. Denk bijvoorbeeld aan het bieden van voorzieningen afgestemd op de woonsituatie, handhaving bij brandveiligheid, een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte en het tegengaan van woonfraude.

Vanuit de samenleving en de politiek is er blijvende aandacht voor de aanpak van woonfraude. Inschrijving op een verkeerd adres in de BRP kan fraude mogelijk maken. Dit kan fraude zijn met uitkeringen en toeslagen of fraude door onvindbaar te zijn om geen belastingen en/of schulden (terug) te betalen en opsporing te ontwijken. Dat kost de overheid veel geld en het ondermijnt de maatschappelijke moraal.

Daarnaast zijn er kwetsbare groepen die hulp nodig hebben. Denk hierbij aan mensen die kampen met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen en verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving op een briefadres is daarom voor deze groep noodzakelijk.

Gemeenten zijn verplicht om ambtshalve een briefadres in de BRP te registreren. Wanneer iemand niet beschikt over een woonadres en er is geen verwachting dat hij zelf een briefadresaangifte zal doen, vanwege uiteenlopende redenen, dan kan de gemeente besluiten om voor die burger een briefadres te registreren. Zie verder artikel 2.23 Wet BRP.

Gemeentelijk briefadres: Veilingstraat 2, 5912 AG Venlo.

De beleidsregel “Briefadres gemeente Venlo 2022” heeft tot doel:

• •

  stellen en formaliseren van aanvullende regels en nader uitvoeringsbeleid voor de behandeling van de aangifte van briefadressen. Dit om de kwaliteit van de BRP te verbeteren;

• •

  kwetsbare groepen zonder woonadres te registreren met een briefadres;

• •

  burgers zo goed mogelijk te informeren over rechten en plichten die verbonden zijn aan een briefadres;

• •

  duidelijkheid te scheppen bij de toepassing van de regels;

• •

  oneigenlijk gebruik van een briefadres tegen te gaan.

.

Onder een alleenstaande ouder wordt verstaan:

• •

  een ongehuwd ouder, zonder geregistreerd partnerschap,

• •

  een ouder wiens huwelijk of geregistreerd partnerschap is ontbonden of beëindigd,

• •

  een gehuwd ouder, die niet samenwoont met de echtgenoot (of echtgenote), of

• •

  een ouder met een geregistreerd partnerschap, die niet samenwoont met deze partner.

Personen die niet beschikken over een woonadres en gebruik maken van de maatschappelijke opvang (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij de opvanginstelling. Personen die niet beschikken over een woonadres, maar geen gebruik maken van de maatschappelijke opvang (mensen met een zwervend bestaan), zijn verplicht elders een briefadres te kiezen.

Onder een ‘korte overbrugging’ wordt in beginsel een periode van zes maanden verstaan. Hierbij valt te denken aan twee echtgenoten die gaan scheiden, maar op één adres wonen. Wanneer de één op het huidige adres blijft wonen, heeft de ander (tijdelijk) geen vast woonadres. Deze laatste persoon kan ingeschreven worden op een briefadres voor zes maanden. Een ander voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning (in Nederland of in het buitenland) heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar.

Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’, zijn bijvoorbeeld binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen, kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen en internationale vrachtwagenchauffeurs. Personen die tot deze categorie behoren komen in aanmerking voor een briefadres, als zij geen woonadres hebben.

Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode diegene naar het buitenland gaat. Iemand kan een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan acht maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die voor een periode van meer dan acht maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland. Op grond van de aangifte wordt de bijhouding van zijn persoonslijst een verantwoordelijkheid van de minister van BZK en ‘verhuist’ de PL naar de RNI vanwege emigratie. In dat geval kan geen briefadres gekozen worden.

Als een inwoner gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en bij vertrek bestaat de redelijke verwachting dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. Dit kan bijvoorbeeld een briefadres zijn. Het is de burger wel toegestaan om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen in deze situatie. Een verplichting daartoe bestaat niet.

Deze kwetsbare groep kampt soms met de gevolgen van een verslaving, psychiatrische aandoeningen en verstandelijke beperkingen. Daardoor komen deze mensen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige medische basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Zonder zorgverzekering krijgen deze personen niet de zorg die zij nodig hebben. Dat vergroot de kans op bijvoorbeeld ernstige lichamelijke en/of psychiatrische aandoeningen. Zonder inschrijving in de BRP komen zij in de praktijk ook niet in aanmerking voor een plek op de wachtlijst voor een woning, waardoor zij gedwongen dakloos blijven. Een inschrijving op een briefadres is daarom voor deze groep noodzakelijk.

Waar nodig wordt het briefadres ambtshalve toegekend op een adres van een gemeentelijke instelling.

Met een langdurig vermist persoon wordt bedoeld een persoon, die:

• 1.

  tegen redelijke verwachting in, afwezig is uit zijn of haar gebruikelijke en/of veilig geachte omgeving,

• 2.

  waarvan de verblijfplaats van de persoon onbekend is, en

• 3.

  het in diens belang is dat de verblijfplaats wordt vastgesteld.

Gemeenten kunnen te maken krijgen met de melding dat een persoon is vermist. In het Protocol voor Ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing is vermeld dat in overleg de vermiste persoon kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.

In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 18 oktober 2016 (kenmerk 2016-0000656211) is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier wordt het feitelijke woonadres van betrokkenen adequaat beschermd tegen ongewenste kennisneming door onbevoegden.

Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, kan in afwijking van artikel 2.38, lid 1 en artikel 2.39, lid 1 van de Wet BRP in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Op grond van artikel 2.40, lid 3 Wet BRP zijn dit instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen een briefadres gekozen kan worden. Het college is eveneens bevoegd, op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP, instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.

Een briefadres kan, in aanvulling op wat de wet regelt en in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Het is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar voor het laatst een woonadres werd gehouden. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om bij voorkeur een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit is onder andere van belang voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt.

Bij de aangifte dient een schriftelijke verklaring van instemming te worden gevoegd van degene bij wie het briefadres wordt gehouden op grond van artikel 2.45 lid 2 van de wet BRP. In de schriftelijke verklaring van aangifte dienen de redenen van het briefadres en de te verwachten duur te worden opgenomen. De aanvrager dient tevens een (kopie van een) geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht van zichzelf als van degene bij wie het briefadres wordt gehouden te overleggen. Er kan om bankafschriften worden gevraagd, of andere bewijsstukken ter onderbouwing van het door de aanvrager gestelde.

Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte altijd de verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. De verwachting is, dat deze verklaring veelal bij de afdeling burgerzaken terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.

Maximaal twee briefadressen betekent maximaal aan twee gezinshuishoudens of twee alleenstaanden of één gezinshuishouden en één alleenstaande.

Het blijft mogelijk en is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten. In dat geval kan uitgeweken worden naar de hardheidsclausule van artikel 8.

Als de gemeente zelf of een instelling voor maatschappelijke opvang als briefadresgever optreedt, is de beperking die lid 6 vermeldt, niet van toepassing.

Artikel 4 Volledige aangifte

Ontbreken bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan is de aangifte onvolledig. De aanvrager wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na verzending van de aangifte het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. De aanvrager kan in reactie daarop verzoeken om de om de termijn waarbinnen de aangifte aangevuld moet worden eenmalig te verlengen met veertien dagen.

Wanneer de aanvrager niet binnen veertien dagen zijn aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt de aangifte briefadres buiten behandeling gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.

Artikel 5 Weigeringsgronden

Het betreft hier een niet-limitatieve opsomming van weigeringsgronden voor de aangifte briefadres.

In de gevallen dat een briefadres wordt toegekend vanwege veiligheidsreden vastgesteld door de burgemeester (artikel 2, lid 4) of omdat de briefadreshouder behoort tot een kwetsbare groep (artikel 2, lid 1 onder f), zal de gemeente zelf altijd de afweging maken tot al dan niet toekennen van een briefadres.

Het is toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is in niet strijd met artikel 2.38 Wet BRP.

Artikel 5 sub a

Op grond van artikel 2.38 van de Wet BRP kan alleen een persoon die rechtmatig verblijf in Nederland heeft aangifte van verblijf en adres doen. Indien er sprake is van een verhuizing als bedoeld in artikel 2.39 van de Wet BRP, dan is het rechtmatig in Nederland verblijven geen voorwaarde voor het toekennen van een briefadres.

Zie de artikelen 21 en 22 van het Besluit BRP.

Artikel 5 sub c

Er kan geen briefadres gekozen worden als de aanvrager een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP. Hieronder valt ook het adres, a. indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten; of b. het adres waar, bij het ontbreken van een adres als bedoeld onder a, betrokkene naar redelijke verwachting gedurende drie maanden ten minste twee derden van de tijd zal overnachten. In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, moet gekozen worden voor een briefadres.

Op grond van artikel 1.1, onder o, van de Wet BRP, wordt onder woonadres tevens verstaan het adres van een woning die zich in een voertuig of vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij naar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten. Dit betekent dat ook personen die in een voertuig, vaartuig of recreatieverblijf, zoals een chalet, stacaravan, huisje op volkstuinen of zomerhuisje verblijven over een woonadres kunnen beschikken. Of de bewoning al dan niet legaal is, is voor het vaststellen van het feitelijk woonadres niet relevant. Uitzondering wordt gemaakt voor zogenaamde verwarde personen (vraag collega uit sociaal domein om advies!) en voor personen waarbij naar het oordeel van de burgemeester het om veiligheidsredenen niet wenselijk om betrokkene op zijn woonadres in te schrijven.

Het permanent bewonen van een recreatiewoning wordt ook aangemerkt als woonadres en is dus geen reden om een briefadres toe te kennen. Er wordt niet voldaan aan artikel 5 onder c van deze beleidsregel.

Artikel 5 sub d

Er dient aangifte van vertrek uit Nederland gedaan te worden als de persoon langer buiten Nederland verblijft dan een periode van acht maanden van een jaar. In dat geval kan niet gekozen worden voor een briefadres. Hierop is één uitzondering in het geval de persoon beroepshalve op een schip vaart. Zie hiervoor de toelichting bij artikel 2, lid 1, sub e.

Als het adres waarop een briefadres wordt gevraagd in onderzoek staat, kan dat betekenen dat onduidelijk is of de briefadresgever er zelf wel woont.

Artikel 5 sub f

Met de hierin vermelde weigeringsgrond wordt bedoeld dat een briefadres alleen verleend kan worden op een woonadres waar nog geen of slechts één briefadres is geregistreerd. Hierbij geldt een briefadres verleend aan een gezinshuishouden als één briefadres. Dit betekent dat er maximaal of twee alleenstaanden of twee gezinshuishoudens of één alleenstaande en één gezinshuishouden een briefadres kunnen hebben op één adres. Zie ook de toelichting bij artikel 3, lid 6 en artikel 8.

Artikel 6 Termijn briefadres

Om het tijdelijke karakter van een korte overbrugging tussen twee woonadressen te bevestigen is besloten om een briefadres voor een periode van maximaal zes maanden te verlenen met de mogelijkheid tot telkens een verlenging met maximaal drie maanden. Verlenging is mogelijk zolang de situatie waarvoor het briefadres is toegestaan, voortduurt.

Deze periode van drie maanden is bewust gekozen om op deze manier in ieder geval na drie maanden een contactmoment te hebben met de burger, om zo er op toe te zien dat hij/zij niet op het briefadres blijft staan ingeschreven terwijl hij inmiddels een woonadres heeft.

Voor dak- en thuislozen ligt het voor de hand om een afwijkende termijn te kiezen. Zolang de briefadreshouder een zwervend bestaan leidt kan een briefadres gehouden worden. Het recht op het briefadres kan voor deze categorie bijvoorbeeld elk jaar getoetst worden.

Als van tevoren al bekend is dat iemand een bepaalde periode (maximaal acht maanden) in het buitenland zal verblijven en geen woonadres heeft, dan kan een briefadres worden verleend voor maximaal deze periode.

Een andere uitzondering heeft te maken met de feitelijke onmogelijkheid van de burger om een woonadres te hebben. Hierbij valt te denken aan binnenvaartschippers. Zolang deze schippers varen kunnen zij kiezen voor een briefadres.

Als de briefadreshouder een verzoek doet om na de overeengekomen termijn ingeschreven te blijven op zijn briefadres, dan wordt opnieuw beoordeeld of hij aan de voorwaarden die zijn gesteld in deze beleidsregel voldoet.

De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de eerder bepaalde of afgesproken termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling en die de wet stelt.

Artikel 8 Hardheidsclausule

In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld in het geval van de eenmalige verlenging zoals vastgelegd in artikel 6 van de regeling. Individuele omstandigheden kunnen ertoe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt overeengekomen.

Een ander voorbeeld van een gerechtvaardigde afwijking is een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor veel gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.

Conform artikel 4:84 Awb wordt gehandeld overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij kwetsbare of bedreigde personen in de opvang conform de circulaire BRP en briefadres (kenmerk 2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.