| Organisatie | Halderberge |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek Evenementen in Halderberge |
| Citeertitel | Handboek Evenementen in Halderberge |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 4:81, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2020 | nieuwe regeling | 12-11-2020 |
Regelgeving en beleid evenementen
De gemeente Halderberge wil zich profileren als een groene toeristische gemeente waar het goed vertoeven is. Hierbij spelen evenementen een belangrijke rol. In de Algemene plaatselijke verordening van de gemeente Halderberge (hierna: Apv) is bepaald dat er voor evenementen een melding of een vergunning nodig is. Ook geeft de Apv onder andere de indieningtermijn, de behandeltermijn en de weigeringsgronden aan. Het evenementenbeleid biedt daarnaast kaders voor het toestaan van evenementen, zoals de soort evenementen, het aantal evenementen en de locaties van de evenementen die in de gemeente Halderberge plaats kunnen vinden.
Ter aanvulling op de Apv en het evenementenbeleid is transparantie in informatie over regelgeving, de te volgen procedures en de facilitaire dienstverlening van belang. Het doel van het Handboek Evenementen Halderberge (hierna: handboek) is om dit inzichtelijk te maken.
Het handboek wordt regelmatig geactualiseerd naar aanleiding van gewijzigde wet- en regelgeving, wijzigingen in werkwijzen, etc. Op de voorzijde en onder elke bladzijde staat de laatste versie vermeld.
In het handboek komen de volgende afkortingen voor:
In de Apv is aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor een melding:
Geen vergunning is vereist voor een evenement, indien:
Evenementen waarvoor een melding volstaat, vormen nagenoeg geen belasting voor de omgeving. Hierbij hoort een beperkte geluidproductie door uitsluitend achtergrondmuziek ten gehore te brengen. Hiervoor geldt een andere, lagere norm dan voor de vergunningsplichtige evenementen, die een grotere belasting voor de omgeving vormen. Organisatoren van meldingsplichtige evenementen worden gestimuleerd om hun evenementen zodanig plaats te laten vinden dat er geen wegen afgesloten hoeven te worden.
Voor het indienen van een melding dient hetzelfde webformulier gebruikt te worden als voor een vergunningsaanvraag. Men logt in met DigiD of E-herkenning. Daarna komen er enkele algemene vragen die zowel voor een vergunningsplichtig als meldingsplichtig evenement van toepassing zijn. Na de algemene vragen komen er enkele vragen om vast te stellen of het evenement vergunnings- danwel meldingsplichtig is. Afhankelijk van de keuze die hier gemaakt wordt komen er vervolgvragen (dit geldt voor de vergunnigsplichtige evenementen) of wordt de melding ingeleverd (meldingsplichtig evenement).
De organisatie ontvangt een ontvangstbevestiging van de melding. De activiteiten kunnen doorgaan behalve wanneer er bijzondere gebeurtenissen, omstandigheden, ontwikkelingen en/of (weg)werkzaamheden zijn. Hier zal dan in contact worden getreden met de organisatie van het evenement. Het kan ook zijn dat er aanvullende voorwaarden worden voorgelegd, dit gebeurd echter in uitzonderlijke gevallen. Daarnaast kan de burgemeester besluiten het evenement te verbieden, als dit in het kader van de openbare orde, de openbare veiligheid, de zedelijkheid, de volksgezondheid of het milieu noodzakelijk is. Indien van toepassing, worden er tijdelijke verkeersmaatregelen getroffen.
De aanvraag voor een vergunning voor een A-evenement moet minimaal acht weken voor het plaatsvinden van het evenement en voor een vergunning voor een B of C -evenement moet minimaal veertien weken voor het plaatsvinden van het evenement ingediend worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het digitale aanvraagformulier, dat te benaderen is via de website van de gemeente Halderberge. Hier dient men in te loggen middels DigiD of E-herkenning. De aanvraag moet volledig ingevuld zijn en voorzien zijn van eventuele calamiteitenplannen en plattegronden. Is de aanvraag korter dan ach of veertien weken van tevoren ingediend, dan is het mogelijk dat een aanvraag, vanwege een tijdgebrek om advies in te winnen en een gedegen afweging te maken, niet in behandeling wordt genomen.
Na ontvangst van de aanvraag ontvangt de aanvrager binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging. Voor eventuele belanghebbenden wordt gepubliceerd dat de aanvraag is ingediend. Dit gebeurt via de Halderbergse Bode. Binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag wordt beoordeeld of de aanvraag volledig is ingediend. Als de aanvraag niet volledig is ingevuld en/of wanneer bepaalde gegevens, plattegronden, verklaringen en dergelijke ontbreken, kan de aanvraag nog niet in behandeling worden genomen. In dat geval wordt de aanvrager schriftelijk verzocht om de ontbrekende gegevens alsnog aan te leveren binnen een gestelde termijn (deze termijn is afhankelijk van de aard van de ontbrekende gegevens en het evenement). Als de ontbrekende gegevens niet (volledig) binnen de gestelde termijn worden aangeleverd, kan de aanvraag buiten behandeling worden gesteld.
Evenementen worden ter advisering voorgelegd aan de politie, brandweer, GHOR (en eventueel de OMWB) en gemeentelijke afdelingen. Om een inschatting te kunnen maken van de risico’s, wordt voor ieder evenement de ‘behandelscan evenementen Brabant’ (zie bijlage 1) ingevuld. Deze behandelscan is ontwikkeld door de Veiligheidsregio en heeft als doel om de risico’s per evenement vast te stellen en er een behandelaanpak aan te koppelen. De invulling hiervan geeft de nodige informatie om de risico’s goed in te schatten en een afweging te maken welke documenten erbij de aanvraag horen. Naar aanleiding van deze behandelscan kan het zijn dat de risico’s van het evenement dusdanig zijn, dat het wenselijk is om hierover integraal naar te kijken samen met de organisatie. Zo komt er een goed beeld over het evenement en de behandelaanpak, kan er een afweging worden gemaakt aan de hand van de weigeringsgronden en is er een duidelijk beeld welke nadere voorschriften er kunnen worden gesteld in de vergunning. Voor bepaalde evenementen kan gewerkt worden met standaardvoorschriften van de verschillende diensten. Als uit de advisering blijkt dat er bepaalde belemmeringen zijn, wordt er zo snel mogelijk contact opgenomen met de organisatie om te bekijken welke mogelijkheden er zijn.
De Apv geeft de weigeringsgronden aan waarop een vergunning kan worden geweigerd. Bij elke aanvraag wordt getoetst of deze weigeringsgronden zich voordoen. Er vindt een gedegen afweging plaats tussen enerzijds de weigeringsgronden en anderzijds het belang van het plaatsvinden van het evenement.
De beslistermijn is acht weken na de datum van ontvangst van de aanvraag. De Apv biedt de mogelijkheid om deze termijn met maximaal acht weken te verlengen. Bij een onvolledige aanvraag wordt de beslistermijn opgeschort. Uiteraard wordt ernaar gestreefd om de aanvraag zo snel mogelijk en binnen de eerste acht weken af te handelen. Hierbij wordt rekening gehouden met de datum van het evenement.
Het besluit om een evenementenvergunning te verlenen, wordt bekendgemaakt aan de aanvrager door toezending van het besluit. Het besluit, en eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen, wordt gepubliceerd in de Halderbergse Bode.
Een goede en duidelijke communicatie over elke editie van het evenement is belangrijk. De organisator van het evenement informeert bewoners en bedrijven, welke wonen of gevestigd zijn in de (zij)straten grenzend aan het evenemententerrein, minimaal een week van tevoren over eventuele consequenties en mogelijke hinder die men kunnen ondervinden door het evenement. Aan deze bewoners en bedrijven wordt bekend gemaakt waar men terecht kan met klachten en vragen tijdens de op- en afbouw van het evenement en tijdens het evenement. Van de organisatie wordt verwacht dat adequaat wordt omgegaan met klachten en vragen. In bijlage 2 is een voorbeeld van een bewonersbrief opgenomen. Na afloop van het evenement is het van belang om klachten en opmerkingen met elkaar (de organisatie en de gemeente) te bespreken en samen op zoek te gaan naar oplossingen voor de volgende editie.
Belanghebbenden, zoals omwonenden en de organisatie van het evenement, kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken na het verzenden van het besluit aan de aanvrager bezwaar maken. Het indienen van een bezwaarschrift heeft echter geen schorsende werking. Als er een spoedeisend belang is, het evenement vindt bijvoorbeeld op zeer korte termijn plaats, dan kan de voorzieningenrechter verzocht worden om een voorlopige voorziening te treffen en de werking van de vergunning of ontheffing op te schorten. Voor verdere informatie over de bezwaar- en beroepsmogelijkheden wordt verwezen naar de website van de Rijksoverheid.
3. Voorschriften en aandachtspunten
In principe worden de tijden zoals in de aanvraag zijn opgenomen, aangehouden. Hieraan is een uiterste eindtijd gebonden, ter bescherming van het woon- en leefklimaat. Voor vrijdag en zaterdag en de dagen voorafgaand aan een erkende feestdag geldt een eindtijd van 01.00 uur. Voor de overige dagen geldt een eindtijd van 23.00 uur. Er is wel een uitloop mogelijk voor de drankverstrekking van 30 minuten.
In beginsel wordt er een geluidbelasting van 70 dB(A) en 85 dB(C) op de gevel van woningen van derden en andere gevoelige gebouwen gehanteerd. Dit geldt voor vergunningsplichtige evenementen.
Evenementen waarvoor een melding volstaat, vormen nagenoeg geen belasting voor de omgeving. Hierbij hoort een beperkte geluidproductie door uitsluitend achtergrondmuziek ten gehore te brengen. Hiervoor geldt een andere, lagere norm dan voor de vergunningsplichtige evenementen, die een grotere belasting voor de omgeving vormen. In beginsel wordt er een geluidbelasting van maximaal 70 dB(A) en 85dB(C) op de gevel van woningen van derden en andere gevoelige gebouwen gehanteerd voor meldingsplichtige evenementen.
3.3. Openbare orde en veiligheid
In het draaiboek staan zaken vermeld als het programma, horeca, communicatie, reiniging van het evenemententerrein, bescherming van groenvoorzieningen etc.. In het veiligheidsplan/calamiteitenplan staat beschreven welke maatregelen de organisator heeft genomen voor het voorkomen en afhandelen van kleine (voorzienbare) incidenten om de openbare orde, veiligheid en gezondheid tijdens het evenement te waarborgen. Tevens is dient hier vermeld te worden hoe de communicatie verloopt bij een incident en wie welke rol heeft. Door voor grote evenementen een draaiboek, veiligheidsplan en/of een verkeersplan verplicht te stellen, wordt geborgd dat de organisatie nadenkt over de veiligheid en daar in de organisatie rekening mee houdt. Daarnaast vormen deze documenten een goede basis voor een overleg met de gemeente en haar adviseurs.
Bij grotere incidenten, waarbij de inzet van de hulpverleningsdiensten noodzakelijk is, zijn de procedures van de hulpverleningsdiensten van toepassing. Voor het verkeersplan wordt verwezen naar paragraaf 3.3.4.
Het bewaken van de orde en veiligheid op en rondom het evenemententerrein valt primair onder de verantwoordelijkheid van de organisatie van het evenement. De organisatie zorgt zelf voor voldoende toezicht tijdens het evenement, maar ook voor aanvang en na afloop van het evenement. Afhankelijk van de aard van het evenement kunnen hiervoor vrijwilligers, gecertificeerde beveiligingsmedewerkers en/of gecertificeerde verkeersregelaars worden ingezet. De beveiligingsmedewerkers moeten werkzaam zijn bij een beveiligingsbedrijf dat opereert met een ministeriele vergunning. De politie heeft hierin een adviserende rol en kan bepaalde voorschriften hierover voorschrijven. Voor het aantal in te zetten vrijwilligers en/of beveiligingsmedewerkers wordt de norm van 1 vrijwilliger/beveiligingsmedewerker per 250 gelijktijdig aanwezige bezoekers gehanteerd. Op advies van de politie en/of de brandweer kan van deze norm worden afgeweken. De vergunninghouder, of een ander aangewezen leidinggevende, moet op het evenemententerrein aanwezig zijn en fungeert als contactpersoon voor de hulpdiensten, de OMWB en de gemeente.
Sinds 1 januari 2018 gelden in Nederland overal dezelfde regels voor de brandveiligheid op evenementen. Deze zijn wettelijk vastgelegd in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (Besluit BGBOP). In bijlage 2 treft u een brochure ‘Brandveiligheid op evenementen: regel het goed!’ aan. In deze brochure wordt een duidelijk beeld geschetst van wat de BGBOP inhoudt en wanneer dit voor u van toepassing is.
Evenementen in bestaande bouwwerken
Bestaande bouwwerken kunnen in het kader van het vaste gebruik meldings- of vergunningsplichtig zijn. Als er geen meldings- of vergunningsplicht geldt, of wanneer de voorgenomen activiteiten niet zijn meegenomen in de gebruiksmelding of gebruiksvergunning, moet de activiteit afzonderlijk worden getoetst door de brandweer. Hiervoor moet een melding ingediend of een vergunning aangevraagd worden via www.omgevingsloket.nl. Bij het digitaal aanvragen van een evenementenvergunning wordt u er ook op gewezen als dit voor u van toepassing is.
Bereikbaarheid hulpverleningsvoertuigen
De bereikbaarheid wordt door zowel de politie, de GHOR als de brandweer beoordeeld. Aangezien de brandweer over het grootste voertuig van de hulpverleningsdiensten beschikt zal er vanuit hen extra kritisch naar gekeken worden. Er wordt gekeken of de bereikbaarheid van het evenemententerrein en of door het evenement de bereikbaarheid van andere delen van de gemeente niet in gevaar komt. De bereikbaarheid wordt op de volgende drie gebieden beoordeeld:
Er geldt altijd dat er een vrije doorgang beschikbaar is van minimaal 3.5 meter breed en minimaal 4.2 meter hoog voor de hulpverleningsvoertuigen. In deze vrije doorgang mogen zich geen (losse) goederen bevinden. Eventuele wegafzettingen moeten onmiddellijk en eenvoudig verwijderd kunnen worden. Uiteraard moeten de toe- en (nood)uitgangen van omliggende gebouwen en bluswatervoorzieningen vrij blijven en onbelemmerd te gebruiken zijn door de hulpverleningsdiensten. Toegangen tot aangrenzende percelen mogen niet worden geblokkeerd.
De brandweer toetst of objecten geen uitrukroutes, brandkranen en dergelijke blokkeren en of ze ver genoeg staan van bouwwerken en andere objecten.
Calamiteiten en extreme weersomstandigheden
De organisatie moet de weervoorspellingen nauwkeurig in de gaten houden. Bij een weeralarm (code oranje en code rood) neemt de organisatie contact op met de gemeente over de te treffen (veiligheids)maatregelen voor het evenement. De burgemeester beslist uiteindelijk, in overleg met de hulpverleningsdiensten, over de te nemen maatregelen en het al dan niet afgelasten van een evenement wanneer er zich een calamiteit voordoet of in geval van extreme weersomstandigheden.
Bij de inrichting van het evenemententerrein en/of het gebruik van een tent moeten voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen aanwezig zijn. De brandweer adviseert hierover. Het aanwezige personeel en de vrijwilligers moeten voorafgaand aan het evenement duidelijke instructies krijgen over de vluchtroutes.
3.3.3 Tijdelijke elektriciteitsvoorzieningen
Enkele evenementenlocaties in de gemeente Halderberge beschikken over voorzieningen voor elektra. Als er geen voorzieningen aanwezig zijn of wanneer de voorzieningen niet toereikend zijn, kan er gebruik worden gemaakt van aggregaten. Dit moeten deugdelijke, elektrisch veilige, geluidsarme en lekvrije apparaten zijn, waarbij de uitstoot van uitlaatgassen tot een minimum beperkt is. Ter voorkoming van bodemverontreiniging moeten er lekbakken onder de aggregaten geplaatst worden.
Van belang is dat de veiligheid op dit gebied gewaarborgd is voor organisaties en bezoekers. De gebruiker mag er vanuit gaan dat de aangeboden elektriciteitsvoorzieningen, bij juist gebruik, in orde en veilig zijn. De gemeente kan echter geen verantwoordelijkheid nemen voor de aanleg en het gebruik van de elektriciteitsvoorzieningen van/door de organisatie/gebruiker. Dit houdt in dat de verantwoordelijkheid van de gemeente tot en met het leveringspunt gaat (contactdoos in de kast). De organisatie/gebruiker heeft vervolgens de verantwoordelijkheid vanaf de stekker die in de wandcontactdoos in de kast wordt geplaatst. De door de organisatie geplaatste voorzieningen en de aanleg van de elektra door de organisatie moeten voldoen aan de wettelijke eisen, dat door de organisatie moet kunnen worden aangetoond.
3.3.4 Tijdelijke verkeersmaatregelen, verkeersregelaars, verkeersplan en openbaar vervoer
Tijdelijke verkeersmaatregelen
Bij evenementen kan het noodzakelijk of gewenst zijn om uit het oogpunt van de veiligheid een weg of een gedeelte van een weg tijdelijk af te sluiten. Voor het tijdelijk afsluiten van wegen en het instellen van een parkeerverbod moet de wegbeheerder toestemming geven, in veel gevallen is dit de gemeente. Bij het digitaal aanvragen van een evenement kunt u vermelden welke straten er volgens u afgesloten dienen te worden om een veilig evenement te organiseren. Ook eventuele andere verkeersmaatregelen (o.a. parkeerverboden) kunt u vermelden bij de digitale aanvraag. De volgende belangen worden afgewogen bij de beslissing of de gevraagde tijdelijke verkeersmaatregelen getroffen kunnen worden:
Het plaatsen van de juiste bebording vindt plaats door de wegbeheerder. De organisatie moet omwonenden tijdig van tevoren inlichten over de wegafzettingen en de eventuele parkeerverboden. Als vanwege het evenement het openbaar vervoer tijdelijk omgeleid moet worden kan dit worden vermeld in de digitale aanvraagproces. De gemeente zal contact op nemen met het vervoersbedrijf om hierover afspraken te maken. Tijdelijke verkeersmaatregelen worden in tijd zo kort mogelijk gehouden om doorstroming van het verkeer en de belasting voor ondernemers en omwonenden van zo kort mogelijke duur te laten zijn.
Voor een goede en veilige verkeersafwikkeling kan als voorschrift worden gesteld dat er verkeersregelaars worden ingezet. Evenementenverkeersregelaars moeten een instructie via internet (e-learning) volgen en daarna een toets afleggen. Dit gaat via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl van de SVNL. Daarna worden ze aangesteld door de burgemeester. Evenementenverkeersregelaars worden voor bepaalde tijd (een jaar) aangesteld. Deze aanstelling is geldig voor de gemeente Halderberge en de gemeenten waar zij een mandaat mee hebben (Bergen op Zoom, Roosendaal, Moerdijk, Rucphen, Tholen, Steenbergen en Woensdrecht). Parkeerregelaars die uitsluitend het parkeren op een terrein regelen (de taken zijn dus beperkt tot het aanwijzen van een vrije parkeerplek), hoeven geen verkeersregelaars te zijn. Zodra de parkeerregelaars verkeerstekens geven, moeten zij gecertificeerd zijn en aangesteld zijn door de burgemeester als verkeersregelaars. Meer informatie is terug te vinden op www.verkeersregelaarsexamen.nl (kennisbank).
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de inzet van verkeersregelaars en/of wanneer er tijdelijke verkeersmaatregelen vereist zijn, is een verkeersplan nodig. Dit geldt alleen voor vergunningsplichtige evenementen die als B of C evenement zijn gekwalificeerd (uitkomst van de behandelscan). In het verkeersplan wordt het volgende opgenomen:
De organisator moet voor voldoende parkeergelegenheden voor (motor)voertuigen, fietsen en bromfietsen zorgen. Als er naar verwachting geen voldoende openbare parkeergelegenheden (in de nabijheid van het evenemententerrein) aanwezig zijn, moet de organisatie elders voor voldoende parkeervoorzieningen zorgen. Bij de aanvraag moet aangetoond worden dat er voldoende parkeergelegenheden beschikbaar zijn voor het aantal te verwachten voertuigen en op welke wijze de organisatie hierin voorziet, eventueel aan de hand van een verkeersplan (zie 3.3.4). Er mag niet zonder meer vanuit worden gegaan dat alle nabij gelegen openbare parkeerplaatsen ten tijde van het evenement ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. Uit ervaring blijkt dat dit voornamelijk bij de B-C evenementen van toepassing is.
Als er tijdens een evenement vuurwerk wordt afgestoken, moet dat in de aanvraag worden vermeld. Het is enkel toegestaan om vuurwerk af te steken door een daarin gespecialiseerd bedrijf. Daarnaast dient met toestemming te hebben van de provincie Noord-Brabant.
3.3.7 Evenementen op of nabij water
Er is toestemming nodig van het waterschap voor evenementen die op of nabij het water plaatsvinden. Hiervoor dient de organisatie in een vroeg stadium contact over op te nemen met het Waterschap Brabantse Delta.
Het kan voorkomen dat het noodzakelijk wordt geacht om speciale maatregelen te treffen voor de veiligheid van bezoekers/deelnemers, zoals deugdelijke afscheidingen en/of de aanwezigheid van duikers of een reddingbrigade. Meer informatie is te raadplegen op de site http://www.ghormwb.nl.
De GHOR Midden- en West-Brabant adviseert over medische voorzieningen en hygiënische maatregelen bij evenementen. De GHOR hanteert standaardvoorschriften bij evenementen met weinig of geen gezondheidsrisico’s. Deze standaardvoorschriften hebben betrekking op de bereikbaarheid, medische voorzieningen/geneeskundige inzet (o.a. EHBO) en technische hygiënezorg (o.a. sanitaire voorzieningen, voedselveiligheid en drinkwatervoorzieningen). Indien de standaard-voorschriften van toepassing zijn op uw evenement, worden deze apart bijgevoegd. Bij een verhoogd risico, wordt er advies op maat gegeven. Dit advies wordt als voorwaard verwerkt in de evenementenvergunning. Nadere voorschriften en richtlijnen zijn op te vragen bij het evenementenloket of te raadplegen op de site http://www.ghormwb.nl.
De NVWA ziet toe op naleving van de Warenwet. Zij kunnen een boete opleggen wanneer geconstateerd wordt dat er niet aan de Warenwet wordt voldaan. De NVWA kan organisatoren adviseren over het verstrekken van levensmiddelen. Organisatoren kunnen hiervoor contact opnemen via info@nvwa.nl of via de gratis informatie- en klachtenlijn 0800-0488.
Bij alle evenementen is het aanwezig hebben van een EHBO-trommel verplicht. Afhankelijk van de grootte en het soort evenement is de inzet van gecertificeerde EHBO’ers vereist. Deze EHBO’ers moeten herkenbaar en bereikbaar zijn en op de hoogte gesteld kunnen worden wanneer er vraag naar hulpverlening is (via portofoons en/of gsm). De EHBO’ers mogen tegelijkertijd geen andere functie uitoefenen, zoals die van verkeersregelaar of beveiligingsmedewerker. Afhankelijk van het evenement kan, in overleg met de GHOR, de inrichting van een EHBO-post, een standby-ambulance en/of andere aanvullende maatregelen vereist zijn. Dit zien we voornamelijk gebeuren bij de risicovollere evenementen waarbij ook een grote bezoekersstroom wordt verwacht.
De organisatie moet voldoende toiletvoorzieningen regelen. Dit kan in de vorm van bestaande voorzieningen van bijvoorbeeld omliggende horecagelegenheden, maar ook zijn plaszuilen, chemische toiletten en/of toiletwagens mogelijk. Hiervoor worden de volgende normen gebruikt:
3.4.3 Tijdelijke drinkwatervoorzieningen
Enkele evenementenlocaties in de gemeente Halderberge beschikken over (drink)watervoorzieningen. Als er geen voorzieningen aanwezig zijn of wanneer de voorzieningen niet toereikend zijn, kunnen er tijdelijke drinkwatervoorzieningen geplaatst worden door de organisatie. De door de organisatie geplaatste voorzieningen moeten voldoen aan de wettelijke eisen, dat door de organisatie moet kunnen worden aangetoond.
Als er tijdelijke drinkwatervoorzieningen zijn geregeld, moet aan een aantal vereisten worden voldaan om Legionellabesmetting te voorkomen (voldoende doorspoelen, voorkomen lang stilstaand water, voorkomen verneveling van water, etc). Meer informatie is te raadplegen op de site http://www.ghormwb.nl.
Het is uitsluitend toegestaan de drinkwatervoorziening rechtstreeks aan te sluiten op een brandblusvoorziening, mits er wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
Er is vooraf overleg gepleegd met het waterleidingbedrijf. Zij kunnen inschatten wat eventueel de risico’s zijn, hoe lang de leiding is vanaf de brandkraan naar het leidingwaternet en hoe lang het water hierin heeft stilgestaan. Eventuele kosten die vanuit het waterleidingbedrijf in rekening worden gebracht, zijn voor rekening van de organisatie van het evenement.
De organisatie is tijdens zijn evenement verantwoordelijk voor het welzijn van de dieren. Meer informatie is te raadplegen op de site http://www.ghormwb.nl. De GHOR heeft een speciaal infoblad ‘aanwezigheid van dieren bij evenementen’ die beschikbaar is via hun website. Hier staan tips benoemd en maatregelen die je als organisator kan uitvoeren.
In de voorschriften van de vergunning is aangegeven dat het evenemententerrein schoon moet worden opgeleverd. Dit betekent dat de organisatie moet voorkomen dat er zwerfvuil ontstaat en/of dat wordt opgeruimd door de organisatie. Ook achtergebleven goederen van (rommel)markten en dergelijke moet door de organisatie worden opgeruimd. Onder aggregaten worden lekbakken geplaatst om bodemverontreiniging te voorkomen. De gemeente kan een voor- en naschouw van het evenemententerrein uitvoeren, bij voorkeur in het bijzijn van de organisatie. Is de gemeente genoodzaakt om schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren als gevolg van het evenement, dan kunnen de kosten worden doorberekend aan de vergunninghouder. Dit is ongeacht of er een voor- en na-schouw heeft plaats gevonden.
In de voorschriften van de vergunning is aangegeven dat het evenemententerrein schadevrij moet worden opgeleverd. De gemeente kan een voor- en naschouw van het evenemententerrein uitvoeren, bij voorkeur in het bijzijn van de organisatie. Is de gemeente genoodzaakt om het terrein te herstellen als gevolg van het evenement, dan kunnen de kosten worden verhaalt op de vergunninghouder. Dit is ongeacht of er een voor- en na-schouw heeft plaats gevonden. Dit is ongeacht of het er een voor- en na-schouw heeft plaats gevonden. Het is daarom als organisator van belang om zorg te dragen voor maatregelen op het terrein om schade aan o.a. de bodem of het groen te voorkomen. Het kan noodzakelijk zijn om stevige rijplaten neer te leggen. Dit geldt ook voor looproutes waar grote aantallen bezoekers worden verwacht en dit kan leiden tot schade.
Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank tijdens een evenement vanuit een tappunt dat geplaatst is op het evenemententerrein of op het terras, is een ontheffing op grond van de Drank- en Horecawet vereist. Middels het digitaal aanvragen van een evenement heeft de organisatie de mogelijkheid om dit aan te geven. De ontheffing kan verleend worden voor bijzondere gelegenheden (evenementen) voor een aaneengesloten periode van maximaal twaalf dagen. De leidinggevenden die aanwezig moeten zijn, zien toe op een goede verstrekking van alcohol en moeten:
Jongeren onder de 18 jaar zijn strafbaar wanneer zij in de openbare ruimte alcohol bij zich hebben. Als organisator is het belangrijk om na te denken over de maatregelen die genomen kunnen worden om het alcoholgebruik onder jongeren te beperken. De GGD geeft diverse gadgets beschikbaar om uit te delen bij de diverse evenementen. Meer informatie over dit onderwerp en een toolkit is beschikbaar op de website www.NIX18voorprofs.nl. Bij evenementen die zich richting op jongeren (bijvoorbeeld de Sinterklaas intocht) wordt er in beginsel geen ontheffing afgegeven voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank.
Voor het houden van een loterij is een vergunning van de gemeente vereist. De prijzen van één loterij mogen niet meer zijn dan € 4.500,00. Is dit wel het geval, dan moet er een vergunning aangevraagd worden bij het Ministerie van Justitie. De aanvraag kan digitaal worden ingediend via https://www.halderberge.nl/meer-vergunningen. Dit kan middels het inloggen met een DigiD of E-herkenning.
Voor het houden van een openbare inzameling van geld en/of goederen is een vergunning van de gemeente nodig. De aanvraag kan digitaal worden ingediend via https://www.halderberge.nl/collecteren.
In de Zondagswet staat dat er geen openbare vermakelijkheden plaats mogen vinden op zondag voor 13.00 uur. De burgemeester mag hiervan ontheffing verlenen. Als een evenement op zondag voor 13.00 uur plaatsvindt, wordt dit bij de afhandeling van de aanvraag/melding meegenomen. Dit hoeft niet afzonderlijk aangevraagd te worden.
Daarnaast is het op grond van de Zondagswet verboden zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken, dat op een afstand van meer dan 200 meter van het punt van verwekking hoorbaar is. Voor de periode op zondag na 13.00 uur kan de burgemeester ontheffing verlenen van dit verbod. Dit wordt bij de afhandeling van de aanvraag/melding meegenomen en hoeft dus niet afzonderlijk aangevraagd te worden.
Voor het organiseren van een evenement op een locatie waar volgens het bestemmingsplan geen evenementen plaats mogen vinden, kan een afwijking van het bestemmingsplan vereist zijn. Dit organisatie kan hiervoor een ontheffing aanvragen via www.omgevingsloket.nl. Er zal dan gekeken worden of er mogelijk afgeweken kan worden en er zal een afweging gemaakt moeten worden of het ruimtelijk wel gewenst is.
De vergunninghouder/organisatie van een evenement is verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. Eventuele schade aan derden of de gemeente dient door de organisatie vergoed te worden. De vergunninghouder/organisatie van een evenement is aansprakelijk voor alle schade die ontstaat als gevolg van het evenement (inclusief op- en afbouw). Om de aansprakelijkheid af te dekken met een verzekering betreft de verantwoordelijkheid van de organisatie van het evenement. Bij grotere evenementen kan het wenselijk zijn om de risico’s af te dekken met een evenementenverzekering.
De gemeente Halderberge heeft een vrijwilligersverzekering afgesloten, namelijk de VNG Vrijwilligerspolis. Deze verzekering bestaat uit een Basispakket en een BasisPluspakket. De gemeente benadrukt hiermee het maatschappelijk belang van vrijwilligerswerk. De verzekering is voor iedere vrijwilliger die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend (bepaalde groepen zijn hiervan uitgesloten). Opzeggen van de aansprakelijkheidsverzekering is overigens niet verstandig, omdat een vereniging/stichting ook het risico loopt aangesproken te worden voor gebeurtenissen die niet direct het gevolg zijn van of verband hebben met vrijwilligerswerk. Voor meer informatie kunt u terecht op https://www.halderberge.nl/vrijwilligerswerk.
3.13 Onvoorziene omstandigheden
Er kunnen zich altijd omstandigheden voor doen die niet te voorzien waren. Dit kan betekenen dat een proces rondom een evenement net iets anders loopt dan gebruikelijk is. Indien dit het geval is, zal dat hier verder worden beschreven.
Sinds maart 2020 is het virus COVID-19 in ons midden. Dit virus zorgt ervoor dat evenementen niet op basis van de gebruikelijke voorwaarden georganiseerd kunnen worden. Daarnaast dienen ze naast de standaard documenten nu ook een COVID-19-plan te overleggen, waarbij de organisatoren aan moeten geven hoe zij zorgen dat de bezoekers en deelnemers zich houden aan de voorwaarden die opgenomen zijn in de noodverordening van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. In dit plan moet minimaal opgenomen worden:
De gemeente Halderberge heeft zelf geen afvalcontainers beschikbaar voor evenementen. Saver kan wel afvalcontainers faciliteren, hier zitten echter wel kosten aan verbonden. Voor meer informatie hierover kan contact op worden genomen met Saver, afdeling Verkoop, tel. (0165) 59 77 89 of via mail verkoop@saver.nl. Voor meer informatie hierover zie https://www.saver.nl/nl/evenementen/
Enkele evenementenlocaties in de gemeente Halderberge beschikken over water- en/of elektriciteitsvoorzieningen. Team Realisatie kan informatie verstrekken over de locaties en mogelijkheden ten aanzien van deze voorzieningen. Als er geen water- en/of elektriciteitsvoorzieningen aanwezig zijn, kan de organisatie daarin zelf voorzien. Er kunnen tijdelijke deugdelijke drinkwatervoorzieningen en/of aggregaten geplaatst worden door de organisatie. Deze voorzieningen en de aanleg moeten voldoen aan de wettelijke eisen, wat aangetoond moet kunnen worden.
Voor de tijdelijke verkeersmaatregelen, zoals wegafsluitingen en parkeerverboden, draagt de gemeente Halderberge als wegbeheerder zorg voor de levering van de juiste bebording op de juiste locatie. De organisatie wordt geacht zelf de borden te plaatsen ten tijden van het evenementen in overleg met de gemeente.
Uitgangspunt bij evenementen is dat er zoveel mogelijk rekening gehouden dient te worden met de bestaande voorzieningen (bijvoorbeeld lichtmasten, bankjes etc). Het kan echter noodzakelijk zijn dat er toch bepaalde voorzieningen tijdelijk verplaatst moeten worden. Als het mogelijk is om bepaalde voorzieningen tijdelijk te verplaatsen, kunnen daar kosten voor in rekening worden gebracht. Dit kan vooraf afgestemd met de voorman van de buitendienst (team Realisatie).
Tijdens de opbouw van het evenement kan er een controle plaatsvinden van bijvoorbeeld de tenten, tribunes en de inrichting van het evenemententerrein in het kader van de veiligheid (bijvoorbeeld brandveiligheid, constructief, bouwkundig, elektrisch, water, installatietechnisch, etc). Door tijdens de opbouw te controleren op naleving van de voorschriften kunnen afwijkingen van de vergunning vooraf en tijdig worden geconstateerd. Door dit tijdig vast te stellen heeft de organisatie nog de mogelijkheid om zorg te dragen dat zaken in overeenstemming met de vergunning worden gebracht.
Als voorafgaand aan het evenement geconstateerd wordt dat er zodanige afwijkingen zijn ten opzichte van de verleende vergunning waardoor een nieuwe belangenafweging plaats moet vinden (bijvoorbeeld in verband met de openbare orde en veiligheid, gevolgen voor de woon- en leefomgeving, etc), kan het verplicht worden gesteld eerst nadere maatregelen te treffen. Een uiterste mogelijkheid is om handhavend op te treden. Dit geldt ook voor wanneer een evenement plaatsvindt zonder melding of vergunning.
De gemeente kan tijdens het evenement (laten) controleren of de voorschriften in de vergunning worden nageleefd. Als de vergunninghouder zich niet aan de voorschriften houdt, wordt al dan niet in samenspraak met andere disciplines, in overleg getreden met de organisator en wordt getracht om de situatie te laten herstellen en in overeenstemming te laten brengen met de vergunning. De organisatie is immers verantwoordelijk voor wat op het evenemententerrein gebeurd en een correcte naleving van de voorschriften in de vergunning.
Als niet wordt voldaan aan de vergunning, zal er in eerste instantie gekeken worden of de overtreding nog kan worden nageleefd. Indien dit niet mogelijk is wordt er gekeken of een alternatief voor handen is, zodat de veiligheid rondom het evenement gewaarborgd blijft. Als dat niet mogelijk is en de veiligheid komt in het gedrang, wordt handhavend opgetreden. Dit wordt wel gezien als laatste mogelijkheid. Dit geldt ook voor wanneer een evenement plaatsvindt zonder melding of vergunning.
Door aanwezigheid van de toezichthouders van de gemeente en zo nodig optreden van de politie wordt verstoring van de openbare orde zoveel mogelijk voorkomen. Bij alle evenementen wordt daarom bekeken, onder meer afhankelijk van de aard en grootte van het evenement en na afstemming met de politie, of er politiecapaciteit op maat ingezet moet worden. Daarnaast kan het zijn dat de politie adviseert om de inzet van beveiligingsmedewerkers toe te passen bij het evenement. Dit zal dan ook meegenomen worden in de voorwaarden van de vergunning. De burgemeester is daarnaast bevoegd om een (vergund) evenement stil te (laten) leggen zonder directe opgaaf van redenen (bijvoorbeeld in geval van een calamiteit waarbij GRIP (Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure) situaties ontstaan in de omgeving, wat niet direct met het stil te leggen evenement te maken heeft).
Geluid kan objectief worden gemeten in decibels (dB). Geluidhinder laat zich echter moeilijker meten. Want de mate waarin geluid als hinderlijk wordt ervaren, is subjectief en voor iedereen anders. Door het opnemen van voorschriften wordt geluidhinder voor de omgeving zoveel mogelijk voorkomen of beperkt.
Als omwonenden geluidhinder ervaren van een evenement, heeft het de voorkeur dat zij contact opnemen met de organisatie. Deze kan eventueel direct handelen.
De organisatie moet dan wel bekend zijn bij de omwonenden.
Bij grote evenementen, waarbij overlast wordt verwacht, wordt van de organisator verwacht dat hij een apart telefoonnummer beschikbaar stelt voor de klachten. Klachten die bij de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB) worden ingediend over evenementen, worden doorgezet naar de gemeente. De OMWB gaat hier standaard geen geluidmetingen doen.
Bij specifieke evenementen kunnen aangepaste geluidsnormen worden opgelegd. Hierbij kan de gemeente ook afstemmen met de OMWB dat zij geluidsmetingen uitvoeren. Dit zal enkel in bijzondere gevallen gebeuren.
Hierbij gaat het vooral om de controle van het evenemententerrein na afloop van het evenement. Deze controle is vooral van belang om na te gaan of het terrein netjes opgeleverd is en om vast te stellen of er geen schade aan het openbaar gebied en/of gemeente-eigendommen is toegebracht. Als de gemeente schoonmaak- en/of herstelwerkzaamheden moet uitvoeren, worden de kosten hiervan verhaald op de vergunninghouder.
Niet alle evenementen worden geëvalueerd. Dit is afhankelijk van de aard van het evenement, de risico’s en de bevindingen van de toezichthouders. In beginsel worden alle B en C evenementen geëvalueerd. In de meeste gevallen is dit een evaluatie met de organisatie en de betreffende adviseurs erbij. Hier wordt gekeken naar wat er goed gegaan is en wat er beter kan. Ook worden eventuele klachten hier besproken. Het doel van de evaluatie is om zaken te delen en te kijken naar eventuele verbeteringen voor de toekomst.
Afhankelijk van het verloop, klachten, procedure kan er ook een evaluatie plaats vinden met de organisatie van een A-evenement. De organisatie wordt hier dan voor uitgenodigd. Ook kan de organisatie op eigen verzoek worden uitgenodigd. Het kan zijn dat namelijk de organisatie zelf de behoefte heeft om te evalueren met de gemeente. Tijdens de evaluatie hebben de organisatoren ook de mogelijkheid om aan te geven welke verbeterpunten er mogelijk voor de gemeente zijn. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt en ook de verbeterpunten voor het komende jaar worden vastgelegd. Het verslag wordt gebruikt bij een eventuele volgende aanvraag voor het evenement.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de kosten die betrekking hebben op de behandeling en verlening van de vergunning (leges) en de kosten voor de facilitaire dienstverlening.
Voor het in behandeling nemen van aanvragen om een vergunning of een ontheffing worden leges in rekening gebracht. De hoogte van de leges is bepaald in de legestarieventabel behorende bij de legesverordening, welke jaarlijks wordt vastgesteld. Voor een evenement zijn doorgaans diverse vergunningen en/of ontheffingen vereist. Voor het in behandeling nemen van aanvragen van onder andere de volgende vergunningen en ontheffingen worden leges in rekening gebracht:
Voor het doen van een evenementenmelding worden geen leges in rekening gebracht. Voor overige vergunningen en/of ontheffingen die ten behoeve van meldingsplichtige evenementen verleend dienen te worden, worden wel leges in rekening gebracht (bijvoorbeeld een loterijvergunning, een ontheffing op grond van de Drank- en Horecawet).
In bepaalde gevallen is er een vrijstelling van de leges. Dit staat opgenomen in de legesverordening van de gemeente Halderberge.
In hoofdstuk 4 is nader ingegaan op de voorzieningen die mogelijk zijn binnen de gemeente Halderberge. In bepaalde gevallen zijn hier kosten aan verbonden. Indien hier kosten aan verbonden zijn, krijgt u dit aan vooraf te horen vanuit team Realisatie van de gemeente Halderberge.
In de voorschriften van de vergunning is aangegeven dat het evenemententerrein na afloop van het evenement schoon moet worden opgeleverd. Zwerfvuil moet voorkomen worden en/of worden opgeruimd door de organisatie. Ook achtergebleven goederen van (rommel)markten en dergelijke moeten door de organisatie worden opgeruimd. De gemeente kan voorafgaand en na afloop van een evenement een schouw uitvoeren op het evenemententerrein, bij voorkeur in het bijzijn van de organisatie. Ongeacht een voor- en een naschouw, kan de gemeente genoodzaakt zijn om in geval van schoonmaakwerkzaamheden door de gemeente als gevolg van het evenement, de schoonmaakkosten te verhalen op de vergunninghouder.
In de voorschriften van de vergunning is aangegeven dat het evenemententerrein schadevrij moet worden opgeleverd. De gemeente kan voorafgaand en na afloop van een evenement een schouw uitvoeren op het evenemententerrein, bij voorkeur in het bijzijn van de organisatie. Ongeacht een voor- en een naschouw, kan de gemeente genoodzaakt zijn om in geval van schade aan het evenemententerrein als gevolg van het evenement, de herstelkosten te verhalen op de vergunninghouder. Het kan ook zijn dat er afspraken gemaakt worden met de organisatie, waarbij de organisatie de mogelijkheid krijgt om de schade zelf te herstellen. Voor vernielingen aan het openbaar gebied buiten het evenemententerrein kan doorgaans de schade niet verhaald worden. Direct aanwijsbare schades worden uiteraard wel verhaald.
Bijlage 1: Brandveiligheid op evenementen
Brandveiligheidop evenementen:regel hetgoed!
Sinds 1 januari 2018 gelden in Nederland overal dezelfde regels voor de brandveiligheid op evenementen. Deze zijn wettelijk vastgelegd in het Besluit Brandveiligheid Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen. In deze brochure leggen we uit welke gevolgen deze nieuwe, landelijke regels hebben voor de organisator van een evenement.
Dan word je zelf geacht om te voldoen aan deze regels, die zijn opgenomen in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (Besluit BGBOP)
Nieuwe regels, waar hebben we het over?
Sinds 1 januari 2018 gelden in Nederland overal dezelfde regels voor de brandveiligheid op evenementen. Deze zijn wettelijk vastgelegd in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (Besluit BGBOP). In deze brochure leggen we uit welke gevolgen deze nieuwe, landelijke regels hebben voor jou, als organisator van een evenement.
Kortgezegd: voor een “ruimtelijk begrensde plaats” die tijdelijk in gebruik wordt genomen, bijvoorbeeld voor een evenement. Deze plaats kan bestaan uit een afgebakend gebied, een bouwsel of een samenstelling daarvan. We leggen eerst de belangrijkste begrippen van het Besluit uit.
Gebied: denk daarbij aan een plein, een veld of een parkeerplaats waar het evenement wordt gehouden. De afbakening hoeft niet te bestaan uit hekken of linten, maar moet wel voldoende duidelijk zijn voor aanwezigen. Je moet de afbakening van je gebied in jouw vergunningaanvraag duidelijk maken op de plattegrond. De vergunning zal dan naar deze plattegrond verwijzen. Jij bent verantwoordelijk voor het brandveilig gebruik van dat gebied tijdens het evenement.
Bouwsel: alle constructies die naar het evenement zijn gebracht om daar tijdelijk te functioneren. Denk dan aan marktkramen, food trucks, maar ook aan podia, tribunes, tijdelijke torens en overkappingen bij de horeca. Let op: ook een voertuig dat op een evenement wordt neergezet om daar bijvoorbeeld als snackwagen te functioneren, is op dat moment een bouwsel en moet aan de eisen van brandveiligheid voldoen.
Vaak bestaat een evenement uit een samenstelling van een gebied en diverse bouwsels, al dan niet met verblijfsruimtes. Een braderie met kramen en een podium bijvoorbeeld, of een festival met meerdere podia, food tenten, lockers, muntenverkooppunten en misschien een reuzenrad. Ook kermissen vallen onder deze regels.
Let op: bouwwerken zoals cafés en evenementenhallen vallen niet onder de nieuwe regels van het Besluit BGBOP; daarvoor golden namelijk al de regels van het Bouwbesluit. Het gaat in dit Besluit om tijdelijke bouwsels.
Wanneer ben je verantwoordelijk?
Als je een evenement organiseert ben je altijd verantwoordelijk voor het naleven van de wettelijke eisen uit het Besluit. Dit geldt dus ook voor een besloten feest of een publieksevenement dat zodanig klein is dat de gemeente geen evenementenvergunning vereist.
De buurtbarbecue en de trouwerij in de achtertuin moeten ook aan de nieuwe regels voldoen.
Als voor jouw evenement een gemeentelijke evenementenvergunning nodig is, kan de gemeente via die vergunning op grond van openbare orde, veiligheid, gezondheid en milieu eisen aan je evenement stellen. Bijvoorbeeld in verband met de gevaren van slecht weer, te grote drukte of verstoringen van de openbare orde. De regels voor brandveiligheid uit het Besluit blijven gelden. Die zal je dus al bij het indienen van je vergunningaanvraag moeten verwerken.
Geef brandveiligheid al vroeg aandacht
Het organiseren van een evenement begint waarschijnlijk met een briljant idee, of misschien met het voortzetten van een gezellige activiteit die al jaren plaatsvindt. Wanneer je gaat nadenken over de locatie, over het inrichten van die locatie en over de activiteiten die daar straks gaan plaatsvinden, moet je al direct rekening houden met de eisen op het gebied van brandveiligheid.
Hoeveel publiek verwacht je bijvoorbeeld? Waar wil je bakkramen neerzetten? Waar zal er met gasflessen worden gewerkt?
Door al vanaf het eerste idee de eisen uit het Besluit mee te nemen in het ontwerp van je evenement, weet je dat je straks aan tafel bij de gemeente goed beslagen ten ijs komt.
In veel gevallen zal er voor jouw evenement een evenementenvergunning nodig zijn. Kijk hiervoor op de gemeentelijke website. Met de inwerkingtreding van het Besluit BGBOP zijn meer gegevens wettelijk verplicht geworden bij een melding of een vergunningaanvraag. Het gemeentelijke aanvraagformulier vraagt naar alle wettelijke indieningsvereisten. Het is aan jou om daar ook aan te voldoen, anders loop je de kans dat jouw aanvraag niet in behandeling wordt genomen en het feest niet doorgaat. De belangrijkste indieningsvereisten zijn:
De wettelijke indieningsvereisten vind je in artikel 2.3 van het Besluit BGBOP.
Het kan zijn dat voor jouw activiteit geen evenementenvergunning is vereist, maar er wel een plicht is om een melding brandveilig gebruik te doen. Deze plicht geldt wanneer:
De gebruiksmelding doe je uiterlijk vier weken voor ingebruikname van de plaats bij de gemeente, via een formulier gebruiksmelding BGBOP. Ook deze melding kent de genoemde indieningsvereisten. De gebruiksmelding kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij besloten feesten waar een grote tent wordt geplaatst. Maar ook als je een klein vergunningsvrij evenement houdt waar activiteiten plaatsvinden waarvoor deze meldingsplicht geldt.
Het Besluit BGBOP geeft aan dat er een wettelijke verplichting is om een ontruimingsplan voor een evenement op te stellen, wanneer er één of meerdere verblijfsruimtes zijn voor 150 bezoekers of meer, voor een nachtverblijf aan 10 personen of meer en voor verzorging bieden aan kinderen jonger dan 12 jaar of gehandicapten. In het ontruimingsplan werk je ook uit hoe jouw inzet op ontruimen en het alarmeren en begeleiden van de hulpdiensten zal gaan lopen. De gemeente kan overigens ook een ontruimingsplan eisen bij evenementen waar deze wettelijke verplichting niet voor geldt. Zorg ervoor dat je het ontruimingsplan afstemt op de andere plannen die je maakt.
Na het indienen van jouw melding of vergunningaanvraag met de benodigde plannen, toetst de gemeente met hulp van de brandweer of jouw maatregelen voor brandveiligheid voldoen aan de wettelijke eisen uit het Besluit. De gemeente kan bij aanwezigheid van bijzondere risico’s of omstandigheden aanvullende eisen stellen aan bijvoorbeeld nooduitgangen, een vluchtweg of het veiligheidsplan. Denk bijvoorbeeld aan een evenement waar voorzienbaar veel mensen met een fysieke beperking aanwezig zijn of een evenement op een locatie met een zeer drassige ondergrond. De aanvullende eisen verwerk je in je plannen, zodat de gemeente hiermee akkoord kan gaan en een vergunning kan verlenen.
De gemeente houdt ook toezicht op de naleving van het Besluit en alle andere voorschriften die via een evenementenvergunning aan jouw evenement zijn gesteld.
Een toezichthouder van de gemeente of de brandweer kan tijdens een schouw voor aanvang van het evenement controleren of jouw evenemententerrein voldoet, maar kan ook tijdens het evenement komen controleren of de evenemententerrein en het gebruik brandveilig zijn. Loopt hij tegen manco’s of overtredingen aan, dan zal doorgaans eerst worden gekeken of dit hersteld kan worden. Als dat niet mogelijk is, dan kan de gemeente overgaan tot handhaving.
Dat kan vervelende gevolgen hebben voor het evenement, bijvoorbeeld als een tent niet in gebruik mag worden genomen of als je de kosten moet vergoeden die de gemeente maakt om de situatie te herstellen.
Algemene eisen brandveiligheid
Sommige eisen uit het Besluit BGBOP gelden voor nagenoeg alle evenementen.
Eisen voor gebruik van een tent of bouwsel
Attracties & Brandcompartimenten
(Afbeelding is niet op schaal)
Doorstroomsnelheden doorgangen
(in aantal personen per meter per minuut)
Het Besluit BGBOP stelt een aantal eisen aan het vluchten uit een tent of ander bouwsel.
Een tent die voor publiek wordt gebruikt moet volgens normtijd als opgenomen in de NEN 8020- 41 kunnen worden ontvlucht. Hoe bereken je dit? Het Besluit BGBOP rekent met 45, 90, 110 en 135 personen per meter vluchtweg per minuut. De snelheid waarmee je mag rekenen hangt af van de inrichting. Die snelheid vermenigvuldig je met het aantal vrije meters doorgang.
De normtijd voor vluchten uit bijeenkomsttenten staat momenteel op 1 minuut. Voor andere bouwsels en voor vluchten buiten op een veld of plein geldt geen norm voor de vluchttijd. Hier zal je zelf moeten beredeneren of 1, 2, 4, 6 of bijvoorbeeld 8 minuten een acceptabele vluchttijd is. Neem bij het bepalen van de maximale vluchttijd ook andere risico’s dan brand mee in je overwegingen. De gemeente kan hier overigens ook een eis voor opleggen.
De aanwezigheid van minimaal twee gescheiden vluchtroutes is verplicht voor verblijfsruimtes en gebieden bestemd voor meer dan 225 personen, of als dit nodig is vanwege verminderde zelfredzaamheid of de brandveiligheid op de route zelf. Vluchtroutes mogen buiten de verblijfsruimte of het gebied niet op dezelfde route uitkomen.
Een vluchtroute kan bestaan uit één of meerdere doorgangen: denk aan de poortjes van een festivalterrein. Een doorgang in een vluchtroute moet minimaal 50 centimeter breed zijn. Volgens het Besluit moet minimaal één van de doorgangen op iedere vluchtroute 85 centimeter breed zijn, om gebruikt te kunnen worden door mindervaliden. Denk echter zelf ook goed na over hoe complex je je vluchtroutes maakt en neem daarin voorzienbaar menselijk gedrag mee.
Doorgangen op vluchtroutes uit een bijeenkomsttent moeten voldoen aan de eisen van de NEN 8020-41. Een doorgang in een vluchtroute mag alleen gesloten zijn als deze onmiddellijk kan worden geopend zonder sleutel. Er mogen ook geen goederen in de vluchtroute staan die het onmiddellijk openen belemmeren.
Hier geldt een aantal specifieke regels voor die je zelf in acht moet nemen, ook als je werkt met een externe cateraar. De evenementenvergunning of melding staat immers op jouw naam!
Ook attracties zijn bouwsels. Bij elkaar moeten attracties en andere bouwsels die daar direct in de buurt van staan dus ook binnen de maximale afmeting van 2000 vierkante meter voor een brandcompartiment van een plaats vallen. Staan ze minimaal 5 meter uit elkaar, dan begint er een nieuw brandcompartiment.
Basishulpverlening en inzet hulpdiensten
Neem je een plaats in gebruik waarvoor de verplichting geldt om een ontruimingsplan op te stellen, dan moet je ook zorgen voor basishulpverlening op die plaats.
Wanneer jouw evenement niet aan een wettelijke eis kan voldoen maar er wel een andere manier te bedenken is om de situatie even brandveilig te maken, dan kan je ervoor kiezen om een gelijkwaardige oplossing voor te stellen.
Gelijkwaardigheid kan zijn dat je een bouwkundige maatregel neemt, maar kan ook bestaan uit een extra inzet van personeel of brandblusmiddelen.
Overweeg je bepaalde maatregelen in het kader van gelijkwaardigheid? Beschrijf jouw aanpak van gelijkwaardigheid in de vergunningaanvraag of de melding brandveilig gebruik, zodat deze kan worden beoordeeld.
Neem je eigen verantwoordelijkheid
De eisen uit het Besluit zijn rechtstreeks van toepassing op jouw evenement. Verdiep je er dus in en bespreek met je collega-organisatoren en met je inhuurpartijen zoals de tentenleverancier en de podiumbouwer welke gevolgen de regels hebben voor jouw evenement.
Laat de gemeente zien dat je het Besluit kent en dat je aan de eisen voldoet. Dat geeft vertrouwen en zal een spoedig verloop van het vergunningenproces bevorderen.
Ga je aan de slag met activiteiten waarbij kennelijk brandgevaar kan ontstaan en vind je hierover nog niet voldoende terug in deze publicatie? Kijk dan verder in het Besluit of raadpleeg een expert. Werk je onder bijzondere omstandigheden of met bijzondere doelgroepen waardoor risico’s toenemen? Neem dan zelf de nodige extra maatregelen.
Uiteindelijk is een veilig evenement allereerst jouw eigen verantwoordelijkheid.
Deze brochure is niet bedoeld als vervanging van de wettekst. De wettekst kun u vinden op: http://wetten.overheid.nl/BWBR0040068/2018-01-01.
Bijlage 2: Voorbeeld bewonersbrief
Aan de bewoners die wonen nabij het “locatie evenement”
Betreft: evenement “naam evenement”
Op “datum” organiseert “naam van vergunninghouder” het evenement “naam” op “locatie”. U woont in de buurt van de locatie waar dit evenement plaatsvindt. In deze brief vertellen wij u hier meer over.
Wanneer vindt het evenement plaats.
Informatie over de op- en afbouw.
Informatie over een eventuele soundcheck.
Welke tijdelijke verkeersmaatregelen zijn er getroffen.
Informatie over consequenties t.a.v. de bereikbaarheid, parkeren, etc. (zowel tijdens de op- en afbouw als tijdens het evenement).
Voor het evenement is een evenementenvergunning verleend. Aan deze vergunning zijn voorschriften verbonden waar wij ons aan moeten houden. Deze voorschriften gaan onder andere over de openbare orde, (brand)veiligheid en maximale geluidnormen. Wij hebben diverse maatregelen getroffen om deze voorschriften na te leven en wij doen er alles aan om het evenement ordelijk te laten verlopen.
Ondanks de getroffen maatregelen, kunt u enige overlast ervaren. Wij hopen op uw begrip hiervoor. Heeft u tijdens de op- en afbouw en/of tijdens het evenement vragen of klachten? Bel dan gerust met “naam contactpersoon organisatie” via telefoonummer “telefoonnummer contactpersoon”.