Budgethoudersregeling gemeente IJsselstein 2022

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2 Hoofdbudgethouders

De hoofdbudgethouders zijn samen verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering. Dit betreft het geheel van de budgetten, inclusief investeringen, in de begroting. De griffier is hoofdbudgethouder van de griffiebudgetten. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hoofdbudgethouder van de overige budgetten. De hoofdbudgethouders wijzen de budgetten toe aan budgethouders. Bij afwezigheid worden de hoofdbudgethouders vervangen volgens de geldende vervangingsregeling.

Artikel 3 Budgethouder

• 1.

  De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en kostenbeheersing met het toegewezen budget.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het geheel van de rechtstreeks toegewezen budgetten en investeringen in de begroting.

• 3.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van in de begroting geraamde en toegewezen inkomsten.

• 4.

  a. Bij afwezigheid wordt de (hoofd)budgethouder vervangen volgens de geldende vervangingsregeling.

• b. Indien de vervangingsregeling niet van toepassing is dan wijst de budgethouder de vervangende budgethouder aan.

Artikel 4 Budgetbeheerder

• 1.

  De budgetbeheerder is belast met de uitvoering en besteding van de aan een specifieke taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt de budgetbeheerder verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen budget .

• 2.

  De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3.

  De budgetbeheerder controleert de geleverde prestatie en codeert de facturen in het financieel systeem.

Artikel 5 Bevoegdheden

• 1.

  De hoofdbudgethouders, de budgethouders en budgetbeheerders zijn namens het college, met inachtneming van het geldende mandaatbesluit, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven;

• 2.

  De budgethouders kunnen voor de uitvoering van hun bevoegdheid, met inachtneming van deze regeling, een budgetbeheerder aanwijzen. Dit verandert de verantwoordelijkheden van de budgethouder niet;

• 3.

  De budgethouders en budgetbeheerders zijn bevoegd om uitgaven te doen ten laste van hun toegewezen budgetten en investeringen. Hierbij moet voldaan worden aan alle geldende wet- en regelgeving, waaronder deze regeling. Daarnaast moeten de uitgaven in overeenstemming zijn met het doel en de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Ook zijn budgethouders en budgetbeheerders bevoegd om inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.

Artikel 6 Aangaan van verplichtingen en betalingen

• 1.

  Verplichtingen tot het doen van uitgaven mogen door de budgethouder/-beheerder alleen worden aangegaan nadat de budgethouder/-beheerder heeft vastgesteld dat:

  • a.

    er toereikend mandaat bestaat op grond van het geldende mandaatbesluit

  • b.

    het desbetreffend budget toereikend is om die uitgave(n) te doen, dan wel dat binnen het betreffende taakveld voldoende toereikend budget beschikbaar is.

• 2.

  Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en administratieve organisatie gevolgd.

• 3.

  De budgethouders en budgetbeheerders die volgens deze regeling en het geldende mandaatbesluit een verplichting mogen aangaan leggen de verplichting als de opdrachtwaarde hoger is dan € 5.000 (en niet zijnde een subsidie¹) altijd vast door het registreren daarvan in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaat.

• 4.

  De budgetbeheerder laat verplichtingen groter dan € 5.000 mede accorderen door de budgethouder.

• 5.

  De hoofdbudgethouders, budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

   

  Functie	Bevoegd tot maximaal
  Hoofdbudgethouder	Bedragen hoger dan € 500.000
  Budgethouder	Tot € 500.000
  Budgetbeheerder	Tot € 30.000

• 6.

  Als een toereikend budget ontbreekt, dan is het aangaan van een verplichting niet mogelijk totdat het budget op voldoende niveau is gebracht.

• 7.

  De budgethouders en budgetbeheerders zijn verantwoordelijk voor het juist en tijdig aanbieden van de te betalen facturen en de te innen vorderingen aan de financiële administratie. Hiervoor gelden nadere interne richtlijnen.

Artikel 7 Verschuiving van budgetten

• 1.

  Voor verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven tussen programma’s en/of tussen de algemene dekkingsmiddelen en een programma is een raadsbesluit nodig.

• 2.

  Voor verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven tussen taakvelden binnen hetzelfde programma is een collegebesluit nodig. Het college stelt hiervoor, op voorstel van de hoofdbudgethouder, een technische begrotingswijziging vast. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden opdrachten gerealiseerd worden. De budgethouder is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

• 3.

  Verschuivingen van inkomsten en/of uitgaven binnen een taakveld mogen door de budgethouder gedaan worden. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten gerealiseerd worden.

Artikel 8 Financiële administratieve organisatie en informatieverstrekking

• 1.

  De budgethouders zorgen voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

• 2.

  De budgethouders verstrekken aan Financiën alle gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn bij de financiële administratie, de Planning & Control-cyclus, de bewaking van budgetten en investeringen en de verslaglegging.

• 3.

  De budgethouders en budgetbeheerders verstrekken alle door kwaliteitsmedewerker AO/IC gevraagde gegevens en onderliggende documenten die nodig zijn voor de (verbijzonderde) interne controle.

Artikel 9 Budgetten diverse disciplines

Een hoofdbudgethouder kan soorten uitgaven aanwijzen die centraal worden verwerkt en centraal worden doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de budgethouders. Dit betreft onder andere reserve en voorzieningen mutaties, salarissen, belastingaanslagen, verzekeringen, rente en afschrijvingen. De teamleider Interne Ondersteuning is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor hun totale budget, inclusief deze posten.

Artikel 10 Spoedeisende uitgaven in geval van een calamiteit

• 1.

  In geval van calamiteiten is het een (hoofd)budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 2.

  Als van de bepaling in lid 1 gebruik wordt gemaakt informeert de hoofdbudgethouder het college binnen 72 uur schriftelijk of per e-mail over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen daarvan.

• 3.

  Als voor deze spoedeisende uitgaven geen budget beschikbaar is, dan zorgt de (hoofd)budgethouder zo spoedig mogelijk dat deze uitgaven worden verantwoord in het eerstvolgende Planning & Control-cyclus product. Hierbij wordt voorgesteld op welke wijze de betreffende uitgaven gedekt kunnen worden.

• 4.

  De uitgaven en ureninzet die betrekking hebben op de calamiteit worden door de betreffende (hoofd)budgethouder bijgehouden en vastgelegd.

Artikel 11 Afwijkingen budgetten

• 1.

  Meevallers in budgetten vloeien terug naar de algemene middelen.

• 2.

  De budgethouders zijn bevoegd om de onderuitputting van budgetten te gebruiken om tegenvallers binnen hetzelfde taakveld te compenseren.

• 3.

  De budgethouders zijn verplicht om tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter binnen hetzelfde taakveld te compenseren.

• 4.

  De compensatie genoemd in lid 3 mag niet leiden tot een beleidsaanpassing. De afwijkingen in budgetten en inkomsten maken onderdeel uit van de in artikel 12 genoemde rapportages.

• 5.

  Het is de budgethouders niet toegestaan meevallers van investeringen zonder toestemming van het college te gebruiken als dekking voor financiële tegenvallers.

Artikel 12 Rapportages en verantwoording

• 1.

  De budgethouders dragen er zorg voor dat Financiën tijdig over alle benodigde gegevens en toelichtingen beschikt ten behoeve van het opstellen van de begroting, rapportages en de jaarrekening conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

• 2.

  Periodiek leggen de budgethouders aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, in overeenstemming met de daartoe door de betreffende hoofdbudgethouder gegeven aanwijzingen.

Artikel 13 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dag van bekendmaking daarvan.

• 2.

  De Budgethoudersregeling IJsselstein 2019 wordt ingetrokken.