Het college van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast.
Artikel 1: Algemene bepalingen
- 1.
1.De directie is, afgezien van de wettelijk toegekende bevoegdheden aan de gemeentesecretaris, het hoogste ambtelijke orgaan in de gemeentelijke organisatie, binnen de kaders die door het college van burgemeester en wethouders zijn vastgesteld.
- 2.
2.De term secretaris wordt gebruikt als het in het bijzonder gaat om de functionaris "gemeentesecretaris /algemeen directeur" in relatie tot het college van burgemeester & wethouders, zoals beschreven in de artikelen 100 tot en met 106 Gemeentewet.
- 3.
De gemeentesecretaris is tevens algemeen directeur en hoofd van de gemeentelijke organisatie. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de in artikel 3 genoemde verantwoordelijkheden.
Artikel 2: Samenstelling en werkwijze directie
- 1.
De directie wordt gevormd door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de directeuren. De directie is een collegiaal functionerend orgaan.
- 2.
Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd tot het aanwijzen, schorsen en ontslaan van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
- 3.
De algemeen directeur is bevoegd tot het aanwijzen, schorsen en ontslaan van de directeuren.
- 4.
Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur bevordert de gehele directie de samenhang van het beleid, het beheer en het integraal werken.
- 5.
De directie besluit zoveel mogelijk op basis van unanimiteit. Bij het ontbreken van unanimiteit beslist de algemeen directeur.
- 6.
De algemeen directeur is voorzitter van de directie.
- 7.
De algemeen directeur is opdrachtnemer van het college. Hij kan opdrachten verdelen naar de directeuren en de adviseurs van de directie.
- 8.
De algemeen directeur wordt bij zijn afwezigheid vervangen door een directeur die als 1e loco-secretaris is aangewezen door het college.
- 9.
Het college wijst een 2e en 3e loco-secretaris uit het midden van de directie aan, om tijdelijk te voorzien in een situatie waarin één of meerdere directeuren afwezig zijn.
- 10.
De directeuren vervangen elkaar onderling. De directie kan nadere regels stellen voor de vervanging van de directeuren.
- 11.
De concerncontroller neemt als adviseur deel aan de vergaderingen van de directie.
Artikel 3: Verantwoordelijkheden directie
- 1.
De directie is als afgeleide van de verantwoordelijkheden van de algemeen directeur, met behoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders, verantwoordelijk voor:
- a.
de gemeentebrede ontwikkeling én het functioneren van de ambtelijke organisatie;
- b.
de gemeentebrede strategische beleidsontwikkeling;
- c.
- d.
de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op het gebied van bedrijfsvoering;
- e.
de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking;
- f.
goed werkgeverschap en een goede werksfeer in de gehele organisatie.
Artikel 4: Bevoegdheden directie
De directie heeft als afgeleide van de bevoegdheden van de algemeen directeur, met behoud van zijn eindverantwoordelijkheid en met inachtneming van de bestuurlijke bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders, alsmede die van OR en LO, de volgende bevoegdheden:
- a.
besluit over de toedeling van taken aan organisatorische eenheden;
- b.
besluit over de interne processen in de organisatie en de daarin toegepaste systemen (o.a. ICT, administratie), procedures en werkwijzen;
- c.
besluit over plannen op het gebied van de ontwikkeling van de organisatie met organisatiebrede consequenties;
- d.
besluit over de toepassing van organisatiebrede visies en kaders op het gebied van de bedrijfsvoering (o.a. ICT, HRM, AO/IC);
- e.
besluit over producten in het kader van de P&C-cyclus ten behoeve van bespreking met het college van burgemeester en wethouders;
- f.
besluit over de strategische doelen en de strategische visie van de organisatie;
- g.
besluit over de missie en visie van de organisatie;
- h.
besluit over het vaststellen, verdelen en wijzigen van de opgaven voor de directeuren van de domeinen;
- i.
besluit over het vaststellen en wijzigen van de teamopdrachten in overleg met de managers;
- j.
besluit over de besteding van het loonkostenbudget, vastgesteld door raad en college;
- k.
besluit over het vrijgeven van vacatures in geval van budgetoverschrijdingen;
Artikel 5: Directiesecretaris
- 1.
De directie wordt ondersteund door een directiesecretaris.
- 2.
De directiesecretaris werkt onder directe aansturing van de algemeen directeur ten behoeve van de directie.
- 3.
De directiesecretaris bereidt de vergaderingen voor van de directie, maakt in overleg met de algemeen directeur de agenda, verzorgt de verslagen, bewaakt relevante termijnen en draagt zorg voor archivering.
Artikel 6: Vergadering directie
- 1.
De directie vergadert in principe eenmaal per week. Deze vergadering kan worden aangehaald als ‘directieoverleg’.
- 2.
Het directieoverleg kan digitaal plaatsvinden. Tenzij de aard van het digitaal vergaderen zich daar tegen verzet, zijn in dat geval de bepalingen van dit artikel en artikel 7 van overeenkomstige toepassing.
- 3.
De vergaderingen van de directie worden voorgezeten door de algemeen directeur, bij zijn afwezigheid door de 1e loco-secretaris. Er kan geen vergadering worden belegd bij afwezigheid van zowel de algemeen directeur als de 1e loco-secretaris.
- 4.
De directiesecretaris is belast met het secretariaat van de directie. Hij bereidt de vergaderingen op basis van de punten die worden aangedragen voor.
- 5.
De algemeen directeur stelt de agenda vast.
- 6.
De agenda en de te behandelen stukken worden minimaal twee werkdagen voorafgaand aan het directieoverleg aan de leden van de directie verstrekt.
- 7.
Naast de vergaderingen genoemd in artikel 6.1 is elk directielid te allen tijde bevoegd een directievergadering bijeen te roepen indien hij dit wenselijk of noodzakelijk acht.
- 8.
De directie kan anderen uitnodigen voor het directieoverleg.
Artikel 7: Besluitvorming directie
- 1.
Voor adviezen en voorstellen ter besluitvorming in de directie wordt gebruik gemaakt van het ‘geleideformulier’. Hierop dienen helder en bondig de gevraagde besluiten van de directie te worden verwoord.
- 2.
Besluiten van de directie worden schriftelijk vastgelegd door de directiesecretaris in een door de directie vast te stellen verslag, die deze zo snel mogelijk terugkoppelt aan de indiener.
- 3.
De verantwoordelijk directeur licht - indien nodig - het besluit en de totstandkoming ervan toe voor de organisatie.
- 4.
De besluiten van de directie zijn in principe openbaar, tenzij bijzondere omstandigheden vragen om vertrouwelijke besluitvorming.
Artikel 8: Verantwoording directeur
De directeur rapporteert aan de directie over de toegewezen opgaven, taken en programma’s. Deze rapportage vindt plaats via de reguliere planning en controlcyclus. De directie kan bepalen dat voor bepaalde opgaven, taken of programma’s dit frequenter zal plaatsvinden.
Artikel 9: Aansturing directeuren
- 1.
De aansturing van de afzonderlijke directeuren door de gemeentesecretaris betreft het toetsen op de voortgang en het monitoren van afspraken over de toegewezen opgaven, taken en programma’s vastgelegd in (kaderstellende) afspraken.
- 2.
De algemeen directeur heeft periodiek bilateraal overleg met de directeuren over de aan hem toegedeelde opgaven, taken en programma’s. Van dit overleg wordt een actiepuntenlijst bijgehouden.
Artikel 10: Ondernemingsraad
- 1.
Zoals in het Organisatiebesluit beschreven overlegt de gemeentesecretaris/algemeen directeur als bestuurder met de Ondernemingsraad in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.
- 2.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur overlegt de directeur aangewezen als loco-secretaris als bestuurder met de Ondernemingsraad.
Artikel 11: Bijzondere bepalingen
- 1.
Wanneer de bepalingen uit het Directiestatuut in strijd zijn met het Organisatiebesluit, is het Organisatiebesluit leidend.
- 2.
In situaties waarin het Directiestatuut niet voorziet, beslist de algemeen directeur, gehoord hebbende de andere directieleden.
Artikel 12: Slotbepalingen
- 1.
Dit Directiestatuut treedt in werking met ingang van 1 november 2021.
- 2.
Dit besluit kan worden aangehaald als “Directiestatuut gemeente Stichtse Vecht”.