Budgethoudersregeling Stichtse Vecht

Tekst van de regeling

Intitulé

Regeling budgethouders van de gemeente Stichtse Vecht 2021

Deze regeling vormt een nadere invulling van het Organisatiebesluit 2021, de Financiële verordening en het Algemeen Mandaatbesluit 2021 van de gemeente Stichtse Vecht.

Dit besluit kan worden aangehaald als Budgethoudersregeling gemeente Stichtse Vecht 2021.

Dit besluit zal vervangend zijn voor de Regeling budgethouders van 2019 en zal in werking treden met ingang van 1 november 2021.

BESLUITEN:

Vast te stellen de navolgende Budgethoudersregeling 2021 van de gemeente Stichtse Vecht.

Artikel 1 Definities

Begripsomschrijvingen

Wat verstaat deze regeling onder de volgende begrippen:

Budget: een door het college voor een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het doen

van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten.

Budgethouder: een functionaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van de toegewezen budgetten en investeringen.

Concernbudgethouder: de gemeentesecretaris/ algemeen directeur die uit hoofde van zijn

functie verantwoordelijk is voor de beheersing van alle budgetten en investeringen.

Directie: de gemeentesecretaris/ algemeen directeur en de directeuren gezamenlijk.

Doelmatigheid: de mate waarin de besteding van de budgetten bijdraagt aan het bereiken van de maatschappelijk effecten, zoals vastgelegd in de Programmabegroting.

Investering: een door de gemeenteraad en het college beschikbaar gesteld bedrag voor het doen

van een concrete uitgave met een meerjarig nut.

Budgetbeheerder/ prestatiehouder: een hiërarchisch ondergeschikte van de budgethouder die de budgethouder ondersteunt met de uitvoering van de aan zijn budget verbonden werkzaamheden.

Programma: een door de gemeenteraad vastgesteld samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten met de voor de realisatie beschikbaar gestelde lasten en baten.

Programmadirecteur: per programma heeft de directie een directeur aangewezen.

Rechtmatigheid: in het kader van het budgetbeheer is dit de mate waarin de besteding van de budgetten in overeenstemming is met de relevante wet- en regelgeving.

Taakveld: een in het BBV voorgeschreven verzameling uitgaven en inkomsten die op de in het begrotingsprogramma vastgestelde wijze cumuleren tot een programma.

Verplichting: het aangaan van een verplichting heeft in deze regeling twee betekenissen.

Verplichting in juridische zin: het aangaan van een bindende overeenkomst, bijvoorbeeld voor de aankoop van goederen, de levering van diensten of het toekennen van een subsidie.

Verplichting in financiële zin: het in de administratie vastleggen van een nog te ontvangen factuur of toegekende subsidie vooruitlopend op de financiële transactie.

Artikel 2 Concernbudgethouder

De concernbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de begrotings-uitvoering. Het betreft het geheel van de budgetten en de investeringen in de begroting, met uitzondering van de budgetten en investeringen van de griffie. De concernbudgethouder wijst de in de bijlage 1 genoemde budgetten toe aan budgethouders. Wijzigingen in deze toedeling, die niet al volgen uit een collegebesluit, worden eveneens door de concernbudgethouder vastgesteld. Bij afwezigheid wordt de concernbudgethouder vervangen volgens de geldende vervangingsregeling in het Organisatiebesluit.

Artikel 3 Programmadirecteur

De Programmadirecteur heeft met inachtneming van de gemeentebrede kaders een eigen en rechtstreekse verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het toegewezen programma, de bewaking van de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid bij de uitvoering van het programma. Bij afwezigheid worden de programmadirecteuren vervangen volgens de geldende vervangingsregeling van het Organisatiebesluit en het Directiestatuut.

Artikel 4 Budgethouder

• 1.

  De budgethouder is integraal verantwoordelijk voor het te bereiken resultaat in termen van effecten, prestaties en kostenbeheersing met het toegewezen budget;

• 2.

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het voor het geheel van de rechtstreeks toegewezen budgetten en investeringen in de begroting;

• 3.

  De budgethouder is eindverantwoordelijk voor de realisatie van in de begroting geraamde en toegewezen inkomsten;

• 4.

  Bij afwezigheid wordt de budgethouder vervangen overeenkomstig de geldende vervangingsregeling in het Organisatiebesluit.

• 5.

  Om stagnatie in de verwerking in het financiële systeem te voorkomen informeert de budgethouder het team Financiën en Control tijdig over de vervanging.

Artikel 5 Budgetbeheerder/ prestatiehouder

De budgetbeheerder/ prestatiehouder is aangewezen ter ondersteuning van de budgethouder bij het controleren van de geleverde prestatie en/of het coderen van facturen in het financieel systeem.

Budgetbeheerders/ prestatiehouders mogen geen verplichtingen aangaan. Dit is voorbehouden aan de budgethouder.

Artikel 6 Bevoegdheden

• 1.

  De concernbudgethouder en de budgethouders zijn namens het college, met inachtneming van het Algemeen Mandaatbesluit 2021, bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven;

• 2.

  De budgethouders kunnen voor de uitvoering van hun bevoegdheid, met inachtneming van deze regeling, een budgetbeheerder/ prestatiehouders aanwijzen. Dit verandert de verantwoordelijk-heden van de budgethouder niet;

• 3.

  De budgethouders zijn gerechtigd ten laste van het hun toegewezen budgetten en investeringen uitgaven te doen mits in overeenstemming met het doel en met inachtneming van de voorwaarden waartoe het budget beschikbaar is gesteld. Tevens zijn zij gerechtigd inkomsten ten gunste van de gemeente in ontvangst te nemen voor zover deze aan hun budget zijn toe te rekenen.

Artikel 7 Aangaan verplichtingen

• 1.

  Verplichtingen tot het doen van uitgaven mogen door de budgethouder slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat:

  • a.

    er toereikend mandaat bestaat op grond van het Algemeen Mandaatbesluit 2021;

  • b.

    het desbetreffend budget toereikend is om die uitgave(n) te doen, dan wel dat binnen het betreffende taakveld voldoende toereikend budget beschikbaar is;

• 2.

  Het aangaan van een verplichting kan enkel plaatsvinden indien de bevoegdheid daartoe is gemandateerd op grond van het Algemeen Mandaatbesluit 2021.

• 3.

  Bij het aangaan van verplichtingen worden de geldende regels met betrekking tot het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid en administratieve organisatie gevolgd;

• 4.

  De budgethouders die volgens deze regeling en het Algemeen Mandaatbesluit 2021 een verplichting mogen aangaan leggen de verplichting als de opdrachtwaarde hoger is dan € 10.000 (en niet zijnde een subsidie) vast in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaat. Voor het aangaan van een verplichting hoger dan € 200.000 is tevens de autorisatie van de programmadirecteur nodig. Voor het aangaan van een verplichting hoger dan € 1.000.000 is tevens de autorisatie van de concernbudgethouder nodig.

• 5.

  Indien een toereikend budget ontbreekt, dient van het aangaan van de verplichting te worden afgezien, tenzij de gemeenteraad (desgevraagd) aanvullend(e) budgetruimte ter beschikking heeft gesteld.

• 6.

  De budgethouders laten vorderingen vastleggen in de financiële administratie op het moment dat deze ontstaan;

• 7.

  De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het tijdig en overeenkomstig de nadere richtlijnen aanbieden van de te betalen facturen en de te innen vorderingen aan de financiële administratie.

Artikel 8 Financiële administratieve organisatie en informatieverstrekking

• 1.

  De budgethouders zorgen voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

• 2.

  De budgethouders verstrekken gegevens en onderliggende documenten aan team Financiën en Control, die nodig zijn voor de financiële administratie, de begroting, de bewaking van budgetten en investeringsruimten en de verslaglegging.

• 3.

  De budgethouders verstrekken de door team Financiën en Control gevraagde gegevens en onderliggende documenten nodig voor de (verbijzonderde) interne controle.

Artikel 9 Betalingen en functiescheiding

• 1.

  Autorisatie van een betaling mag slechts plaatsvinden nadat vastgesteld is dat het hiervoor bestemde budget toereikend is, dat de hieraan ten grondslag liggende verplichting valt binnen de gestelde grensbedragen, de verplichting is vastgelegd in de financiële administratie.

• 2.

  Autorisatie van een (deel)betaling van minder dan € 10.000 kan slechts plaatsvinden nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor een toereikend mandaat is en een toereikend budget voor deze betaling.

• 3.

  Dit artikel is niet van toepassing op de betaling van voorschotnota’s aan Gemeenschappelijke regelingen en subsidies waarvoor de gemeenteraad een toereikend budget beschikbaar heeft gesteld.

Artikel 10 Bankgarantie

• 1.

  Indien een verplichting wordt aangegaan van meer dan € 200.000 waarbij de betalings-verplichting voor de leveringsverplichting ligt, dan dient de budgethouder van de leverancier een bankgarantie te verkrijgen ter grootte van de betreffende verplichting. Deze procedure is niet van toepassing op deelbetalingen aan gemeenschappelijke regelingen.

• 2.

  Het college kan besluiten dat, voordat een bepaalde specifieke betalingsverplichting wordt aangegaan, er een bankgarantie van de leverancier dient te worden verkregen.

Artikel 11 Teamoverstijgende budgetten

De concernbudgethouder kan soorten uitgaven aanwijzen die centraal worden verwerkt en centraal worden doorbelast ten laste van de betreffende budgetten van de budgethouders. Dit betreft onder andere netto salarissen, overhead, belastingaanslagen, premies voor verzekeringen en voorschotnota’s voor nutsbedrijven. In tegenstelling tot het in deze regeling gestelde treedt bij teamoverstijgende budgetten de manager Financiën en Control in de hoedanigheid van tijdelijk budgethouder.

Artikel 12 Spoedeisende uitgaven in geval van calamiteit

• 1.

  In geval van calamiteiten is het de (concern)budgethouder toegestaan verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is;

• 2.

  Als van de bepaling in lid 1 gebruik wordt gemaakt worden de concernbudgethouder en het college binnen 72 uur door de budgethouder schriftelijk geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen daarvan;

• 3.

  Indien voor deze spoedeisende uitgaven geen budget beschikbaar is, dan zorgt de budgethouder er voor dat binnen 1 maand na het aangaan van de verplichtingen aan het college een voorstel wordt voorgelegd over het alsnog beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven kunnen worden gedekt.

Artikel 13 Afwijkingen budgetten

• 1.

  Meevallers in budgetten vloeien in principe terug naar de algemene middelen;

• 2.

  De budgethouders zijn bevoegd om de onderuitputting van budgetten aan te wenden om tegenvallers binnen hetzelfde taakveld te compenseren;

• 3.

  De budgethouders zijn verplicht om tegenvallers in de begrotingsuitvoering met een beïnvloedbaar karakter binnen hetzelfde taakveld te compenseren;

• 4.

  De compensatie genoemd in lid 3 mag niet leiden tot een beleidsaanpassing. De afwijkingen in budgetten en inkomsten maken onderdeel uit van de in artikel 13 genoemde rapportages;

• 5.

  Het is de budgethouders niet toegestaan meevallers van investeringen zonder toestemming van het college te gebruiken ter dekking voor financiële tegenvallers.

Artikel 14 Rapportages en verantwoording

• 1.

  Programmadirecteuren en de budgethouders dragen er zorg voor dat het team Financiën en Control tijdig over de benodigde gegevens en toelichtingen beschikt ten behoeve van het opstellen van de begroting, rapportages en de jaarrekening conform de door het college vastgestelde uitgangspunten.

• 2.

  Budgethouders dragen er zorg voor dat het team Financiën en Control tijdig over de gevraagde gegevens en onderliggende documenten beschikt nodig voor de (verbijzonderde) interne controle op de verantwoording.

• 3.

  Periodiek leggen Programmadirecteuren en budgethouders aan het college verantwoording af over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel, in overeenstemming met de daartoe door de concernbudgethouder gegeven aanwijzingen.

• 4.

  De Programmadirecteuren rapporteren periodiek aan de directie, overeenkomstig de daartoe door de concernbudgethouder gegeven aanwijzingen, over de voortgang van de beleidsuitvoering en het beheer, de stand van zaken met betrekking tot de budgetten, investeringen en over de bijbehorende activiteiten en kengetallen.

Artikel 15 Onvoorziene omstandigheden

In omstandigheden waarin deze regeling niet voorziet is het college bevoegd om aanvullende besluiten te nemen binnen de reikwijdte van wettelijke kaders en de nadere invulling hiervan in verordeningen door de gemeenteraad.

Deze regeling wordt genoemd “Budgethoudersregeling Stichtse Vecht 2021”.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 november 2021.

Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling wordt de Budgethoudersregeling Stichtse Vecht 2019 ingetrokken.