Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
- b.
adviseurs: leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen;
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders;
- d.
auditcommissie: de commissie van advies aan de raad die is ingesteld bij besluit van de raad;
- e.
controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;
- f.
lid: een door de raad benoemd raadslid of benoemde fractie-adviseur;
- g.
- h.
secretaris: de griffier of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie;
- i.
voorzitter: de voorzitter van de commissie.
Artikel 2. Doel, taken en bevoegdheden commissie
- 1.
De commissie heeft als aandachtsgebied de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van documenten die worden voorgelegd aan de commissie.
- 2.
De doelstelling van de auditcommissie is:
- a.
Het verstrekken van de opdracht aan de accountant en het aansturen van controleproces;
- b.
Verhogen kennis van de gemeenteraad inzake planning en control, financiële positie, financiële strategie en besluiten met grote financiële gevolgen;
- c.
Versterken kwaliteit bestuurlijke informatievoorziening ten aanzien van planning en control;
financiële positie, financiële strategie en besluiten met grote financiële gevolgen;
- d.
Versterken controlerende rol gemeenteraad;
- e.
Versterken politiek debat in de gemeenteraad.
- 3.
De auditcommissie adviseert aan de raad, in technische zin, over:
- a.
De procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant, de gunning en opdrachtversterking, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de aanwijzing;
- b.
Het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole.
- c.
Het periodiek voeren van overleg met de accountant over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole en over de door de accountant uitgebrachte controlerapporten, waaronder de uitkomsten van de tussentijdse controlebevindingen uit de boardletter en het verslag van bevindingen;
- d.
De aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;
- e.
Financiële positie van de gemeente;
- f.
De commissie stelt jaarlijks een werkprogramma vast met onderwerpen en speerpunten; waarvan een jaarlijks evaluatiemoment als commissie onderdeel zal zijn. De raad stelt dit werkprogramma vast en de commissie informeert de raad over de uitkomsten;
- g.
Het adviseren van de raad over de informatiewaarde van het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;
- i.
Het voor de raad voorbereiden van de evaluatie van het eigen functioneren en het functioneren van de accountant.
- 4.
In het kader van de uitoefening van de in het derde lid van dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en de accountant.
- 5.
De commissie kan de raad verzoeken om een externe deskundige in te schakelen om de commissie van advies te dienen en hiervoor budget beschikbaar te stellen.
- 6.
De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant.
- 7.
De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft daarom geen directe opdracht gevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
- 8.
De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening op de ambtelijke bijstand of fractieondersteuning 2012.
Artikel 3. Samenstelling, benoeming en ontslag
- 1.
De commissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden die door de raad worden benoemd voor maximaal de duur van een raadsperiode. De meerderheid van de commissie bestaat uit raadsleden.
- 2.
Leden van de raad en fractie-adviseurs, niet zijnde lid van de auditcommissie, kunnen de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bijwonen
- 3.
De raad benoemt één van de leden tot voorzitter. De voorzitter is raadslid.
- 4.
De commissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.
- 5.
Aan het begin van een zittingsperiode van de raad benoemt de raad opnieuw de leden van de commissie.
- 6.
Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid genoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.
Artikel 4. Voorzitter en secretaris
- 1.
De voorzitter is belast met:
- a.
het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal tien kalenderdagen zijn gelegen, spoedeisende gevallen uitgezonderd;
- b.
het leiden van de vergaderingen van de commissie;
- c.
het bevorderen van een heldere besluitvorming of van een heldere advisering over commissieaangelegenheden;
- d.
het toezicht op de naleving van deze verordening; daaronder begrepen een niet – politieke benadering door de commissie;
- e.
het woordvoerderschap namens de commissie;
- 2.
De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris. De secretaris is tevens adviseur van de commissie en coördineert haar ondersteuning.
Artikel 5. Vergaderingen, oproeping, agenda, openbaar- en beslotenheid
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. De informatie uit de vergadering maken toehoorders dan ook niet openbaar.
- 2.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar minimaal tweemaal per jaar.
- 3.
De voorzitter belegt de vergaderingen en bepaalt in overleg met de secretaris en één van de vaste adviseurs als bedoeld in het zesde lid, de voorlopige agenda van de vergadering. Hij draagt er zorg voor dat de oproeping en agenda ten minste tien dagen voor de vergadering aan de leden worden gezonden via de gebruikelijke vergaderapplicatie.
- 4.
De oproeping en agenda vermelden datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden. De agenda wordt na de opening van de vergadering door de commissie vastgesteld.
- 5.
De commissie vergadert alleen wanneer meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. In ieder geval dient de voorzitter aanwezig te zijn.
- 6.
De commissie heeft als vaste adviseurs vanuit de ambtelijke organisatie de concerncontroller of ter vervanging de afdelingscontroller of de clustermanager financiën. Voorts kan de commissie andere adviseurs of overige ambtenaren verzoeken de vergadering bij te wonen om inlichtingen te verschaffen dan wel advies uit te brengen aan de commissie, afhankelijk van het voorliggende thema.
- 7.
Uitnodiging van ambtenaren als adviseur gaat via de gemeentesecretaris die zo spoedig mogelijk de commissie zal antwoorden.
- 8.
De voorzitter kan de burgemeester en één of meer wethouders uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en deel te nemen. Indien de burgemeester of een wethouder in een vergadering, waarvoor zij niet zijn uitgenodigd, willen deelnemen doen zij hiertoe een verzoek aan de voorzitter. De commissie beslist op dit verzoek.
Artikel 6. Advisering en Besluitvorming
- 1.
De commissie brengt advies uit aan de gemeenteraad en geeft in dit advies aan haar bevindingen en eventuele op-/ of aanmerkingen.
- 2.
Indien besluitvorming gewenst is, is unanimiteit het uitgangspunt voor de besluitvorming. Bij het ontbreken van unanimiteit worden besluiten genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
- 3.
Indien één van de leden dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies dan wel besluit in de besluitenlijst vermeld.
- 4.
Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 5.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering, dan beslist de stem van de voorzitter. Dit laatste is ook het geval, indien een volgende vergadering niet meer tijdig kan worden belegd om een tijdige advisering dan wel besluitvorming te garanderen.
Artikel 7. Beknopt Verslag
- 1.
Van iedere vergadering wordt, onder de zorg van de secretaris, een beknopt verslag opgesteld.
- 2.
Het verslag bevat een korte weergave van het advies dan wel besluit dat de commissie heeft besproken dan wel vastgesteld.
- 3.
Het verslag wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende vergadering.
- 4.
Het conceptverslag wordt vooruitlopend op de vaststelling digitaal ter kennis gebracht aan de raad en het college.
- 5.
Het verslag van de commissievergaderingen is openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt of in het verslag een onderwerp voorkomt dat in beslotenheid behandeld is dan wel de stukken raakt die onder geheimhouding aan de commissie zijn overgelegd. De verslagen worden dan alleen gepubliceerd in de digitale vergaderapplicatie waarbij de toegang is beperkt tot raadsleden en commissieleden.
Artikel 8. Informeren raad
- 1.
De commissie informeert de raad en/of het college over de werkzaamheden en gemaakte afspraken met de accountant en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
- 2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raad. Mededelingen betreffende zaken waarop geheimhouding is opgelegd, worden in een besloten vergadering gedaan.
Artikel 9. Slotbepalingen
- 1.
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening auditcommissie gemeente Zuidplas 2022.
- 3.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
- 4.
In te trekken de Verordening auditcommissie gemeente Zuidplas 2019.