Hoofdstuk 2 Taak, samenstelling en bevoegdheden van de financiële werkgroep
Artikel 3. Taken
- 1.
De financiële werkgroep heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede financiële beheersing van de gemeente. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
- a.
de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
- b.
het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;
- d.
een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
- e.
het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
- f.
het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant en het adviseren van de raad over de aanwijzing van een accountant;
- g.
een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant en college;
- h.
het verder ontwikkelen van de instrumenten in de planning- en control cyclus, waaronder de programmabegroting;
- i.
het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.
- 2.
De financiële werkgroep bevordert dat onderzoeken van de accountant, de onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd.
Artikel 4. Samenstelling, benoeming voorzitter
- 1.
De samenstelling van de financiële werkgroep is als volgt: elke fractie in de gemeenteraad wijst één vertegenwoordiger en desgewenst een plaatsvervanger in de financiële werkgroep aan. Deze vertegenwoordiger dient een raadslid of beëdigd steunfractielid uit de eigen fractie te zijn.
- 2.
De vicevoorzitter van de raad is voorzitter van de financiële werkgroep
- 3.
De financiële werkgroep wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan
- 4.
De portefeuillehouder financiën en de ambtelijke financieel adviseur(s) worden standaard uitgenodigd voor de vergadering van de financiële werkgroep.
- 5.
De voorzitter van de financiële werkgroep, de portefeuillehouder financiën en de ambtelijk financieel adviseurs hebben geen stemrecht.
- 6.
Op uitnodiging van de financiële werkgroep kunnen derden zoals de accountant en de rekenkamercommissie aanschuiven bij een deel van de vergadering.
- 7.
De griffier of zijn plaatsvervanger zijn adviseur en secretaris van de financiële werkgroep.
Artikel 5. Vergaderingen
- 1.
De financiële werkgroep vergadert zo vaak als zij nodig acht.
- 2.
De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.
- 3.
De voorzitter roept de leden schriftelijk op.
- 4.
De oproepingen inclusief agendastukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste een week voor de aanvang van de vergadering bezorgd.
- 5.
De vergaderingen van de financiële werkgroep zijn niet openbaar.
- 6.
De notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de griffier.
- 7.
Het notuleren van de vergadering wordt uitbesteed aan een extern bureau.
- 8.
De ontwerpnotulen van de voorgaande vergadering worden zo mogelijk uiterlijk een week na de vergadering aan de leden van de financiële werkgroep toegezonden. De notulen worden op hetzelfde moment aan de overige personen zoals bedoeld in artikel 3 lid 2 toegezonden.
Artikel 6. Zittingsperiode
De zittingsperiode van de leden in de financiële werkgroep eindigt wanneer zij ophouden lid te zijn van de raad of hun beëdigd steunfractielid maatschap beëindigen, en in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
Artikel 7. Taken voorzitter
De voorzitter draagt zorg voor het tijdigen periodiek bijeenroepen van de financiële werkgroep, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvormig.
Artikel 8. Verslaglegging
De notulen worden via het raadsinformatiesysteem beschikbaar gesteld aan de raads- en steunfractieleden.
Artikel 9. Besluiten (zijnde geen raadsbesluiten)
- 1.
Besluiten, aangaande de in artikel 3 genoemde taken van de financiële werkgroep, worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
- 2.
De financiële werkgroep kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
- 3.
Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.
- 4.
Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter. Komt het de volgende vergadering terug op te agenda.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 10
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 11
Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening financiële werkgroep De Wolden 2022".