Artikel 1 De klankbordcommissie
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;
- b.
de burgemeester: de burgemeester van De Wolden;
- c.
de commissie: de klankbordcommissie die belast is met het voeren van periodieke klankbordgesprekken waarin een open gedachtewisseling over het functioneren van de burgemeester en het functioneren van de raad plaatsvindt.
Artikel 2 - Taak van de commissie
De commissie heeft tot taak een zorgvuldige opbouw van de verstandhouding tussen raad en burgemeester.
Artikel 3 - Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
- 4.
De plaatsvervangend voorzitter van de raad treedt op als voorzitter van de commissie
Artikel 4 - Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
Artikel 5 - Vergaderingen
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
- 2.
De commissie houdt ten minste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 3.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 4.
De datum van het klankbordgesprek wordt door de klankbordcommissie in overleg met de burgemeester bepaald.
Artikel 6 - Voorbereiding en inhoud
- 1.
De commissie stemt voorafgaand aan de klankbordgesprekken met de burgemeester af bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. In ieder geval wint de commissie informatie in van de raadsleden, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.
- 2.
De burgemeester kan suggesties doen voor het inwinnen van informatie.
- 3.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester, waarbij in acht wordt genomen dat de profielschets door de tijd en ontwikkelingen achterhaald kan raken. Tevens betrekt de commissie hierbij de verslagen van vorige klankbordgesprekken.
Artikel 7 - Geheimhouding
De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.
Artikel 8 - Het verslag
- 1.
De secretaris maakt van de gesprekken zoals beschreven in artikel 6 lid 1 en het klankbordgesprek een verslag. Hierbij is het gestelde in artikel 7 onverminderd van toepassing.
- 2.
De burgemeester krijgt gedurende een week de gelegenheid om op het conceptverslag te reageren.
- 3.
Het verslag wordt voor akkoord getekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester.
- 4.
Het verslag wordt ter kennisname gezonden naar de klankbordcommissie.
- 5.
Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Artikel 9 - Ontbinding commissie
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
Artikel 10 - Archivering van stukken
- 1.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.
- 2.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archief-bescheiden 75 jaar oud zijn.
- 3.
De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.
Artikel 11 - Contactpersoon
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel 12 - Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 - Inwerkingtreding en vervaldatum
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 14 - Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de klankbordcommissie burgemeester De Wolden 2022”.