Organisatie | Ooststellingwerf |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit mandaatregeling FUMO 2022 gemeente Ooststellingwerf |
Citeertitel | Mandaatbesluit FUMO 2022 gemeente Ooststellingwerf |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Met de inwerkingtreding van dit besluit vervallen eerder genomen FUMO mandaatsbesluiten, met dien verstande, dat het rechtsgevolg van de onder die mandaten genomen besluiten onverkort van kracht blijft, tenzij expliciet anders besloten.
afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-10-2022 | nieuwe regeling | 12-07-2022 |
Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf
inhoudende de verlening van mandaat en machtiging aan het dagelijks bestuur van de FUMO;
dat de gemeenten Achtkarspelen, Ameland, Dantumadiel, De Fryske Marren, Harlingen, Heerenveen, Leeuwarden, Noardeast-Fryslân, Ooststellingwerf, Opsterland, Schiermonnikoog, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Waadhoeke en Weststellingwerf, samen met de Provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân deelnemen in de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing;
B E S L U I T onderstaande mandaatregeling vast te stellen als volgt:
In voorkomende gevallen informeert het dagelijks bestuur het college tijdig over: het nemen van beslissingen van principieel juridische aard, beleidsmatig principiële aard, of politiek- of bestuurlijk-gevoelige aard en tevens bij het nemen van beslissingen met risico's van financiële aard, zoals een mogelijk kostenverhaal op basis van onrechtmatige daad of anderszins.
Oosterwolde
12 juli 2022
Het college van burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf,
Willem Mutter
Secretaris
Sandra Korthuis
Burgemeester
behorend bij Mandaatbesluit FUMO 2022 Friese gemeenten
In deze Bijlagen staan de taken waarvoor mandaat is verleend door de colleges van burgemeester en wethouders van de Friese gemeenten aan het dagelijks bestuur van de FUMO.
Het mandaat geldt voor alle taken die door het college van burgemeester en wethouders aan de FUMO zijn opgedragen en omschreven in dienstverleningsovereenkomsten dan wel incidentele opdrachten, tenzij het mandaat en/of machtiging nadrukkelijk is uitgesloten.
Het mandaat omvat zowel basistaken, aanvullende taken, collectieve taken en incidentele taken, tenzij mandaat nadrukkelijk is uitgesloten.
Indien sprake is van een meervoudige omgevingsvergunning levert FUMO het milieudeel (in advies) aan bij de betreffende gemeente. De FUMO heeft geen mandaat voor de behandeling van meervoudige aanvragen.
Uitvoeringsaspecten in relatie tot uniform mandaat
Met het vaststellen van het Mandaatbesluit 2022 ontstaat er een situatie waarbij de FUMO een uniform mandaat heeft van alle Friese gemeenten. Dat maakt het mogelijk dat de FUMO de haar opgedragen taken doelmatig kan organiseren. Het werken op basis van het uniforme mandaat gaat nadrukkelijk samen met een goede onderlinge communicatie tussen de deelnemende gemeenten en de FUMO. In veel voorkomende standaardsituaties kan de FUMO zaken met mandaat afhandelen. Er zullen zich ook situaties voordoen die “meer complex” zijn en waarbij het van belang is dat de FUMO en de gemeente met elkaar contact hebben en onderling afstemmen over inhoudelijke en/of procesmatige aanpak van een bepaalde casus.
Deze basisafspraken zijn vastgelegd in deze notitie. Benadrukt moet worden dat het niet eenvoudig was om op ambtelijk niveau tot overeenstemming te komen over de in deze notitie verwoorde werkafspraken. In de dagelijkse praktijk zijn er nu nog veel verschillen in werkwijzen en voorkeuren binnen gemeenten. In deze notitie is gezocht naar een abstractieniveau van werkafspraken dat voor nu passend is. In paragraaf 2 zijn de werkafspraken opgenomen met betrekking tot archivering. In paragraaf 3 zijn de werkafspraken opgenomen met betrekking tot de processen waarbij er een onderscheid is gemaakt tussen het proces van Vergunningverlening en dat van Toezicht en Handhaving. Niet alles laat zich in echter in werkafspraken vastleggen, Voor die gevallen is in paragraaf 4 een communicatieladder opgenomen die dient als hulpmiddel om tot een goede afstemming te komen. Het lijkt goed om nu met de uniforme mandaten, de werkafspraken en de communicatieladder aan de slag te gaan. Werkende weg zal blijken dat er aanpassingen nodig kunnen zijn om een goede aansluiting te houden bij de uitvoeringspraktijk of bij veranderende wet- en regelgeving. Om deze reden zullen de werkafspraken bij iedere wijziging van wet- en regelgeving en anders één keer per twee jaar worden geëvalueerd en zonodig worden aangepast.
De werkgroep bevestigt dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor het op juiste wijze archiveren van besluiten, zoals vergunningen of handhavingsbeschikkingen en het beheer van haar archief.
Het al dan niet verlenen van mandaat voor de uitvoering van VTH-taken aan de FUMO brengt daarin geen verandering.
Op grond van wettelijke bepalingen moet een gemeente per bedrijf/locatie over alle relevante vergunningen, meldingen, brieven in het kader van toezicht en handhavingsbesluiten beschikken. Dit omvat naast milieu ook andere gebieden, zoals ruimtelijke ordening, bouwen, kappen, slopen, parkeren, APV, etc. Het is dan ook logisch dat de FUMO aan de gemeenten de relevante documenten aanlevert. Deze worden in de portal geplaatst en daarnaast per e-mail toegezonden naar het e-mail adres zoals dat bij de FUMO bekend gemaakt is.
Verschil tussen werken zonder en met mandaat
Het verschil tussen werken zonder en met mandaat betekent in de praktijk het volgende.
In de situatie zonder mandaat levert de FUMO een conceptbrief of het conceptbesluit aan in de vorm van een advies. Elke gemeente heeft een e-mailadres bekend gemaakt bij de FUMO waar zij deze adviezen naartoe stuurt. De gemeente zet dat vervolgens om naar de definitieve brief of naar het definitieve besluit. Deze worden door het college ondertekend of namens het college ondertekend door een ambtenaar van de gemeente. Daarna vindt vanuit de gemeente verzending plaats aan de geadresseerde(n) en wordt de brief of het besluit gearchiveerd. De gemeente informeert de FUMO over de besluiten die zij neemt naar aanleiding van de door de FUMO aangeleverde adviezen. Hiertoe worden brieven en besluiten die betrekking hebben op inrichtinggebonden activiteiten door de gemeente in de portal gezet en brieven en besluiten die betrekking hebben op niet-inrichtinggebonden activiteiten worden naar de centrale postbus (e-mail) van de FUMO gestuurd.
In de situatie met mandaat wordt de definitieve brief of het definitieve besluit door een daartoe gemandateerde FUMO-functionaris ondertekend. De brief of het besluit wordt vanuit de FUMO aan de geadresseerde(n) toegezonden. De gemeente ontvangt de verzonden brief/besluit in het bij de FUMO bekend gemaakte e-mailadres. De gemeente archiveert deze vervolgens in haar archief.
De portal is geen archief. De portal is als het ware het “doorgeefluik” om stukken die in het zaaksysteem van de FUMO zijn opgemaakt door te geleiden naar de gemeente. Het is namelijk niet mogelijk om brieven/beschikkingen en andere relevante documenten direct (langs digitale weg) in het archief van de gemeente te plaatsen. Op deze wijze houdt de gemeente bovendien zicht op wat, waar wordt gearchiveerd.
De gemeente is verantwoordelijk voor haar eigen archief. De gemeenten hanteren de gemeentelijke selectielijst voor het bewaren en vernietigen van documenten. Dit zijn wettelijke verplichtingen. Wanneer de bewaartermijn is verstreken, verwijdert de gemeente het betreffende stuk uit het archief.
Opvragen van documenten uit het archief
Voor de uitvoering van taken door de FUMO kan het noodzakelijk zijn dat informatie nodig is uit het archief van de gemeente. Aangezien de FUMO niet over (alle) archiefstukken beschikt, kan zij deze opvragen uit het gemeentelijk archief. De werkgroep adviseert hierover de volgende werkafspraak te maken.
Bij de praktische uitvoeringsaspecten maken we een onderscheid tussen Vergunningverlening en Toezicht en handhaving.
In deze paragraaf gaat het om besluiten op gebied van vergunningverlening, zoals 1 :
(ontwerp)vergunningen2 ;
De uniforme mandaatregeling omvat ook de correspondentie die in procedures aan de orde is.
In procedures zijn er vier centrale momenten waarop sprake is van informatie-uitwisseling tussen gemeente en de FUMO, namelijk rond:
Het merendeel van de aanvragen en meldingen komt via het OLO (straks: het DSO) binnen bij de gemeente. De gemeente draagt er zorg voor dat de FUMO de aanvragen/meldingen ontvangt.
Dit kan eenvoudig door een aanvraag/melding via het OLO door te zenden. Het komt voor dat een aanvraag/melding anders bij de gemeente binnenkomt. In dat geval digitaliseert de gemeente die aanvraag en zendt deze door aan de FUMO via info@fumo.nl. De midoffice-medewerkers van de FUMO zorgen ervoor dat er een zaak wordt aangemaakt en de aanvraag/melding in behandeling wordt genomen. Dit is de al bestaande situatie en deze verandert door het werken op basis van een uniform mandaat niet.
Wanneer de behandelaar bij de FUMO constateert dat de gegevens bij de aanvraag niet volledig zijn, correspondeert hij/zij hierover met de aanvrager. Ook de gemeente wordt geïnformeerd dat de aanvraag nog niet volledig is. Aanvullende informatie kan namelijk of via het OLO (DSO) of langs andere weg (per email, per post) bij de gemeente of bij de FUMO worden aangeleverd.
Voor aanvulling op de aanvraag gelden dezelfde werkafspraken als onder 3.
Wanneer de aanvrager/melder – na verzoek(en) daartoe – geen of onvoldoende informatie aanlevert, kan de aanvraag buiten behandeling worden gelaten. De procedure eindigt dan met een besluit. Zie verder werkafspraak 6.
In een aantal procedures wordt een ontwerpbesluit genomen. Voor de aanvrager en derden is er de mogelijkheid om zienswijze(n) in te dienen. Het ontwerpbesluit wordt gepubliceerd. Zienswijzen naar aanleiding van het ontwerpbesluit moeten bij de behandelaar komen, zodat hij/zij deze kan betrekken bij het afronden van de procedure.
De gemeente verzorgt de publicatie en de ter inzage legging. De FUMO biedt daarvoor een geanonimiseerde versie van het ontwerpbesluit aan met een standaard publicatietekst die voldoet aan de vereisten van DROP. De gemeente publiceert het ontwerpbesluit en volgt daarbij de werkwijze die binnen de gemeente gebruikelijk is.
Zienswijzen die binnenkomen bij de gemeente en/of de FUMO worden gescand, doorgezonden naar de midoffice van de FUMO en door midoffice-medewerkers aan de zaak in LEEF gekoppeld. Wanneer een zienswijze mondeling wordt ingebracht stelt de ontvangende partij (gemeente of FUMO) de inhoud daarvan op schrift. Ook deze tekst wordt doorgezonden en aan de zaak in LEEF gekoppeld.
Alle besluiten waarmee een procedure eindigt worden aan de aanvrager/melder toegezonden.
De gemeente verzorgt de publicatie en de ter inzage legging. De FUMO biedt daarvoor een geanonimiseerde versie van het besluit aan met een standaard publicatietekst. De gemeente publiceert het besluit en volgt daarbij de werkwijze die binnen de gemeente gebruikelijk is.
Wanneer er bezwaar wordt gemaakt of beroep wordt ingesteld tegen een besluit, zendt de gemeente dit door aan de FUMO.
Het bezwaar/beroep kan dan aan de zaak gekoppeld worden. Het behandelen van bezwaar/beroep valt niet binnen het uniform mandaat. Wel kan de FUMO bij de behandeling van het bezwaar/beroep betrokken worden. Hiervoor worden (per geval) afspraken gemaakt tussen de gemeente en de FUMO.
In deze paragraaf gaat het over brieven en besluiten op gebied van toezicht en handhaving.
Daarbij maken we onderscheid tussen een controle en het nemen van een handhavingsbeschikking.
Bij een toezichtcontrole maakt het niet uit wat de aanleiding tot de controle is. Dit kan bijvoorbeeld een geplande, reguliere controle betreffen. Of een hercontrole, nadat bij een eerdere controle tekortkomingen waren geconstateerd. Of een controle naar aanleiding van een melding, klacht of verzoek om handhaving die is binnengekomen. Het omvat tevens verschillende vormen van controles (bijv. een fysieke controle of een administratieve controle).
Alle toezichtcontroles worden afgesloten met een brief aan degene die gecontroleerd is.
Bij het werken op basis van een uniform mandaat stelt de FUMO deze brief op, ondertekent deze en zendt de brief toe aan de gecontroleerde. De brieven worden in de portal geplaatst en naar de centrale postbus van de gemeente gestuurd. De gemeente plaatst deze in haar archief.
Bij een controle naar aanleiding van een klacht, ontvangt ook de klager/melder een brief over de wijze waarop de klacht is afgedaan. De werkwijze is dezelfde als hiervoor. In het geval van een verzoek om handhaving wordt het voornemen en het besluit door de FUMO verzonden, de werkwijze staat beschreven in werkafspraak 8 en 9.
Bij een hercontrole is de werkwijze eveneens hetzelfde als hiervoor.
Hier gaat het over de bestuurlijke handhavingsbeschikking. De aard daarvan (bijvoorbeeld: last onder dwangsom of last onder bestuursdwang) maakt voor de te maken werkafspraken geen verschil. Wel dient te worden opgemerkt dat een handhavingsbesluit een plustaak betreft, dus alleen als dit zo is afgesproken wordt de opdracht in mandaat uitgevoerd. In het andere geval wordt de opdracht “in advies” uitgevoerd.
In een aantal gevallen wordt een bestuurlijk handhavingstraject ingezet. Dit start met een vooraankondiging tot het opleggen van een last onder dwangsom of een last onder bestuursdwang.
De werkafspraken hierbij zijn identiek aan de werkafspraken bij een ontwerpvergunning. De vooraankondiging wordt echter niet gepubliceerd, maar alleen aan de overtreder toegezonden die vervolgens zijn/haar zienswijze tegen het voornemen kan inbrengen.
In geval de overtreding na de vooraankondiging niet ongedaan wordt gemaakt, volgt het handhavingsbesluit.
Net als bij vergunningverlening geldt dat het behandelen van bezwaar/beroep niet binnen het uniform mandaat valt. Wel kan de FUMO bij de behandeling van het bezwaar/beroep betrokken worden. Hiervoor worden (per geval) afspraken gemaakt tussen de gemeente en de FUMO.
Het werken op basis van het uniforme mandaat gaat nadrukkelijk samen met een goede onderlinge communicatie tussen de deelnemer en de FUMO. In veel voorkomende (standaard) situaties kan de FUMO met mandaat zaken afhandelen. Er zullen zich ook situaties voordoen die “meer complex” zijn en waarbij het van belang is dat de FUMO en de gemeente met elkaar contact hebben en onderling afstemmen over inhoudelijke en/of procesmatige aanpak van een bepaalde casus.
Deze afstemming laat zich niet in regeltjes vatten. Daarvoor is de uitvoeringspraktijk te divers.
De communicatieladder die in onderstaande figuur is verbeeld dient als hulpmiddel om tot een goede afstemming te komen.
De eerste trede van de communicatieladder is “informeren”.
Elkaar wederzijds informeren over bijzonderheden draagt ertoe bij dat er rekening gehouden kan worden met die bijzonderheden. Vaak zal dat al voldoende zijn.
Bijzonderheden kunnen ook dusdanig zijn dat het verstandig wordt gevonden om ambtelijk op te schalen. Dit ambtelijk opschalen kan zowel binnen de FUMO als binnen de gemeenten, bijvoorbeeld door een andere collega (bijv. een jurist, specialist, communicatieadviseur) te betrekken.
Trede 3 – Management betrekken
Wanneer risico’s, bestuurlijke gevoeligheid of de maatschappelijke impact toenemen, is het verstandig om het management te betrekken. Welke managementvertegenwoordiger dat is zal per organisatie verschillen, omdat alle organisaties een eigen organisatie-opbouw kennen.
Het management wordt in ieder geval betrokken wanneer de situatie zo wordt ingeschat, dat de portefeuillehouder geïnformeerd zal worden.
Trede 4 – Bestuurder informeren
Het informeren van de verantwoordelijke portefeuillehouder is primair ter beoordeling van het managent van de deelnemer. De wijze waarop de bestuurder wordt geïnformeerd gebeurt op de wijze zoals binnen de gemeente gebruikelijk is.
Trede 5 – Bestuurder adviseren
Op de hoogste trede wordt door de FUMO geen gebruik gemaakt van het mandaat. De zaak wordt dan zodanig beoordeeld dat het wenselijk is dat het college van burgemeester en wethouders zelf het besluit neemt en ondertekent. Hiertoe wordt een voorstel voorbereid met de relevante aspecten van de zaak en eventuele alternatieven.
De communicatieladder werkt alleen goed wanneer alle betrokkenen elkaar wederzijds informeren en gericht zijn op een zorgvuldig proces en een goed overwogen besluit.