Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven

Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  De wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  Het besluit: het Archiefbesluit 1995;

• c.

  Archiefbescheiden: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze nietzijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren;

• d.

  De archiefbewaarplaats: de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder b van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet;

• e.

  De archivaris: overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet;

• f.

  Beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

• g.

  Beheereenheid: een door het Dagelijks Bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat zelfstandig verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden; informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• h.

  Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Artikel 2. Archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats van de Ergon is aangewezen het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHC-E).

Artikel 3. Zorg

Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de zorg van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Aspecten van deze zorg zijn:

• a.

  Doeltreffende en veilige archiefruimten;

• b.

  Aanwijzen van de beheerder(s);

• c.

  Aanstellen van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm;

• d.

  Dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden;

• e.

  Dat voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats, voorschriften worden vastgesteld;

• f.

  De inventarisatie van de archieven;

• g.

  Feitelijke vernietiging van archiefbescheiden;

• h.

  Dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd;

• i.

  Dat lid h van overeenkomstige toepassing is ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen;

• j.

  Het Dagelijks Bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het Algemeen Bestuur over het beheer van de archiefbescheiden.

Artikel 4. Toezicht

Het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats berust bij de archivaris.

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer medewerkers.

Artikel 5. Informatie en bescheiden

De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archief bescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Artikel 6. Toegang tot informatie

De archivaris en degene aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.

Artikel 7. Beheer van archiefbescheiden

• De beheerder(s) doet/doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, aan een ander overheidsorgaan of aan een andere rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekend gemaakt. De verordening treedt in de plaats van de Archiefverordening Openbaar Lichaam Werkvoorzieningschap Regio Eindhoven 2000.