Protocol publiceren persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem van gemeente Stichtse Vecht

Artikel 1. Definities

a. Publicatie

Onder ‘publicatie’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht.

Stukken die worden geplaatst blijven na plaatsing permanent toegankelijk.

b. Raadsinformatiesysteem

Het Raadsinformatiesysteem kent een openbaar deel en een besloten deel. De informatie in het open gedeelte is voor een ieder toegankelijk via de website van de gemeente. Het besloten deel is alleen toegankelijk voor raadsleden, commissieleden, burgemeester, wethouders en daartoe geautoriseerde medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen te allen tijde hun rechten uitoefenen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming met betrekking tot hun gepubliceerde persoonsgegevens, waaronder het verwijderen van hun persoonsgegevens. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt, binnen de wettelijke kaders, gehonoreerd.

Artikel 3. Gedragslijnen

Voor de publicatie van persoonsgegevens gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aldaar aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website en/of een ontvangstbevestiging geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, besluitenlijsten, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen en amendementen.

Gedragslijn: Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn.

Op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht wordt van de politieke ambtsdrager het volgende gepubliceerd: voor- en achternaam, partijnaam, foto, zakelijk e-mailadres.

Overige persoonsgegevens zoals adres en telefoonnummer worden alleen openbaar gemaakt met toestemming van de betrokkene. Nevenfuncties van politiek ambtsdragers moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.

b. Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen.

Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, het team waar de ambtenaar werkzaam is en het zakelijk mailadres.

Gedragslijn: Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad

-ongeacht of zij voor de gemeente Stichtse Vecht of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn- geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) openbaar gemaakt worden, eventueel met vermelding van het team waar zij werkzaam zijn en het zakelijke mailadres.

In de stukken die afkomstig zijn van het college en in het Raadsinformatiesysteem worden gepubliceerd, worden geen persoonsgegevens van ambtenaren of derden opgenomen, tenzij vermelding van die gegevens noodzakelijk is voor het begrip van het onderwerp.

c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

De raad ontvangt brieven afkomstig van onder andere burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer en de handtekening van de afzender. Het komt ook voor dat een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Volledige openbaarmaking via het Raadsinformatiesysteem zou betekenen dat de geschriften door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem faciliteert deze mogelijkheid. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op het Raadsinformatiesysteem is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Daarom worden brieven of andere geschriften anoniem opgenomen op de lijst van ingekomen stukken.

Gedragslijn: Ingekomen brieven, petities en andere geschriften die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet via het Raadsinformatiesysteem openbaar gemaakt. Op een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Om de afzender aan te duiden worden uitsluitend termen gebruikt als aanvrager, (wijk)bewoner, belanghebbende, zonder vermelding van de naam. Deze lijst van ingekomen stukken wordt gepubliceerd.

Indien de ingekomen brieven en petities van een instelling afkomstig zijn wordt de naam van de instelling wel benoemd op de lijst van ingekomen stukken.

Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk integraal op de website moet worden gepubliceerd, en daartoe toestemming geeft, dan vindt publicatie van de brief inclusief persoonsgegevens plaats. Het BSN en handtekeningen worden niet gepubliceerd.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of mede namens anderen of namens instellingen

Personen die tijdens raads- of commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht doen dit welbewust. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken, geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen (audiovisuele) publicatie van hun bijdrage op het Raadsinformatiesysteem met vermelding van hun naam.

Insprekers kunnen de tekst van de inspraakbijdrage inleveren (op papier of digitaal) voor publicatie. Als op de aangeleverde tekst het adres of overige persoonsgegevens staan, wordt alleen de naam bij publicatie vermeld.

Gedragslijn: De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt op de gebruikelijke manier opgenomen in de besluitenlijst. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Insprekers kunnen niet anoniem inspreken. Bij aanmelding om gebruik te maken van het spreekrecht worden zij hier door de Griffie expliciet op gewezen. De mondelinge inbreng wordt live uitgezonden en is terug te kijken via het digitale geluids- en/ of filmverslag van de vergadering.

Indien een inspreker een tekst inlevert -op papier of digitaal- voor publicatie op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht dan wordt deze op het Raadsinformatiesysteem geplaatst, waarbij alleen de naam wordt vermeld. Overige persoonsgegevens van de inspreker worden niet gepubliceerd, tenzij deze daar zijn ondubbelzinnige schriftelijke toestemming voor geeft. De Griffie wijst de insprekers op de wijze van publiceren.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Persoonsgegevens van de indieners worden hierbij geanonimiseerd en handtekeningen worden afgeplakt. Het college dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten kunnen persoonsgegevens bevatten. Ook burgerinitiatieven en verzoeken tot het houden van een referendum bevatten persoonsgegeven.

Gedragslijn: De hoofdlijn is dat openbare raadsstukken en bijhorende bijlagen en achterliggende documenten op passende wijze worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt, voor zover deze op het Raadsinformatiesysteem van de gemeente Stichtse Vecht worden gepubliceerd. Alleen als het belang van openbaarheid zwaarder weegt dan het belang van het eerbiedigen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) kan hiervan worden afgeweken en worden de betrokkene(n) hierover geïnformeerd.

Raadsstukken in het kader van de beantwoording van zienswijzen worden gepubliceerd op het Raadsinformatiesysteem zonder de namen en adressen van de indieners.

Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures worden behandeld als ingekomen stuk. Deze worden niet op het openbare deel van het Raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Op de lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke bezwaarschriften ten aanzien van raadsbesluiten door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend termen als appellant, (wijk)bewoner etc., onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp.

Burgerinitiatieven worden in het openbare deel van het Raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Het mag de naam bevatten van degene die het initiatief indiende. Adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en de handtekening afgedekt. Het burgerinitiatief wordt integraal geplaatst op het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem. Ondersteuningsverklaringen worden in het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem opgenomen.

f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

Aan de raad gerichte uitnodigingen worden niet op het openbare Raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad van Stichtse Vecht openbaar gemaakt, maar enkel op de niet-openbare nieuwsbrief voor raadsleden.

g. Aanwezigen raads- en commissievergaderingen

Alle in de vergaderzaal aanwezigen, waaronder ook ambtenaren, publiek, etc, geven als gevolg van hun aanwezigheid aan dat zij geen bezwaar hebben tegen audiovisuele publicatie van hun aanwezigheid.

Artikel 4. Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

De bepalingen in dit Protocol zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door raadsfracties worden ingediend. Zo worden handtekeningen op stukken ingediend door raadsfracties niet gepubliceerd.

Artikel 5. Afwijkingsbevoegdheid en onvoorziene gevallen

a. Indien handelen conform dit protocol gevolgen heeft die onevenredig zijn tot het gediende doel, beslist de griffier over afwijking hiervan.

b. In die gevallen waar het protocol niet (direct) in voorziet, ligt het binnen de verantwoordelijkheid van de griffier om te handelen in de geest van het protocol en zo nodig daarover in contact te treden met de functionaris gegevensbescherming.

Artikel 6. Citeertitel en inwerkingtreding

a. Deze regeling kan worden aangehaald als Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens op het Raadsinformatiesysteem gemeente Stichtse Vecht.

b. Deze regeling treedt in werking een dag na de bekendmaking.