Organisatie | De Ronde Venen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer en contractbeheer gemeente De Ronde Venen 2022.1 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer gemeente De Ronde Venen 2022.1 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling Budgetbeheer.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-10-2022 | nieuwe regeling | 13-09-2022 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen;
Gelet op de Gemeentewet, het Burgerlijk Wetboek (contractenrecht), het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV),
de verordeningen ex artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet, het Organisatiebesluit en het Algemeen
Overwegende dat de gemeente streeft naar een transparante bedrijfsvoering die zich richt op kwalitatieve dienstverlening en een doelmatige en doeltreffende inzet van middelen;
vast te stellen de volgende regeling:
Regeling budgetbeheer en contractbeheer gemeente De Ronde Venen 2022.1
In deze regeling wordt verstaan onder:
de teammanager, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit, de griffier en de voorzitter van de Ondernemingsraad. In het financiële systeem kan tijdelijk nog de term “budgetcoördinator” worden gebruikt in verband met de tijd die nodig is om het systeem aan de nieuwe fijnstructuur per 1 oktober 2022 aan te passen. Daar waar in het financiële systeem de term budgetcoördinator wordt gebruikt wordt bedoeld budgethouder.
Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabudgetten verder onderverdeeld naar productbudgetten. Deze budgetten staan in de productenraming. Het college heeft de budgetten via het Algemeen mandaatbesluit gemandateerd aan de gemeentesecretaris, zijnde het hoofd van de ambtelijke organisatie.
Bij ongeplande langdurige afwezigheid van de budgethouder of budgetbeheerder is de functioneel beheerder van het financiële pakket bevoegd, op aangeven van respectievelijk de gemeentesecretaris (bij afwezigheid budgethouder) en de budgethouder van de desbetreffende functionaris, de plaatsvervanger van die functionaris op de lijst in het financiële systeem in te regelen.
Verzoeken tot wijziging van mandaten (anders dan tijdelijke vervanging bij afwezigheid) moeten worden aangevraagd via het systeem “Topdesk” (of een vergelijkbaar systeem indien Topdesk wordt vervangen) en worden aan de hand daarvan in het financieel systeem verwerkt door de functioneel beheerder. Verzoeken tot wijziging van mandaten die via een andere weg (zoals mondeling of per mail) worden aangevraagd, worden niet in behandeling genomen.
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen en contractafspraken, en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten en het vastleggen van de daadwerkelijke prestatielevering
Bij het aangaan van verplichtingen (verlenen van opdrachten) vanaf € 100.000 exclusief BTW is vooraf instemming vereist van de aan het team gekoppelde directeur. Dit is conform het algemeen mandaatbesluit. Dit laat overigens onverlet de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente opgenomen regels omtrent het aanbesteden van diensten en werken.
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
Onverlet de verantwoordelijkheid van de budgethouder is de budgetbeheerder gehouden de budgethouder onmiddellijk te informeren omtrent de door de budgetbeheerder gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. En daarnaast afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages, contractafspraken, kengetallen en risico’s.
De budgetbeheerder en budgethouder zijn verantwoordelijk om bij het aangaan van contracten en dergelijke waaruit een betaling volgt van in totaal minimaal € 20.000 exclusief BTW, om hiervoor direct bij het aangaan een financiële verplichting in de financiële administratie aan te maken. Dit laat onverlet dat bij een lager contractbedrag ook een financiële verplichting mag worden aangemaakt.