Regeling budgetbeheer en contractbeheer gemeente De Ronde Venen 2022.1

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Budget:

  een bedrag voor geraamde uitgaven of inkomsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product, of een budget met contractverplichtingen of –afspraken.

• b.

  Contract:

  een overeenkomst als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek.

• c.

  Budgethouder:

  de teammanager, zoals bedoeld in het Organisatiebesluit, de griffier en de voorzitter van de Ondernemingsraad. In het financiële systeem kan tijdelijk nog de term “budgetcoördinator” worden gebruikt in verband met de tijd die nodig is om het systeem aan de nieuwe fijnstructuur per 1 oktober 2022 aan te passen. Daar waar in het financiële systeem de term budgetcoördinator wordt gebruikt wordt bedoeld budgethouder.

• d.

  Budgetbeheerder:

  medewerker die door de budgethouder gemandateerd is en belast is met de bewaking en het beheer van een bepaald budget en/ of contract.

• e.

  Beheer:

  het zorgdragen voor het handhaven of bereiken van een vooraf vastgesteld kwaliteitsniveau van het beheerde object of de beheerde functie.

• f.

  Product:

  een product van een productraming of productrealisatie; het resultaat van een samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in de tijd, geld en kwaliteit.

• g.

  Medewerker:

  een ambtenaar conform artikel 1 lid 1 van de CAR, in dienst van de gemeente De Ronde Venen.

• h.

  Extern medewerker:

  een medewerker die op basis van een detacheringsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht werkzaam is bij de gemeente De Ronde Venen

• i.

  functioneel beheerder:

  de met het functioneel beheer van de financiële applicaties belaste medewerker.

Artikel 2 Mandatering

• 1.

  Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabudgetten verder onderverdeeld naar productbudgetten. Deze budgetten staan in de productenraming. Het college heeft de budgetten via het Algemeen mandaatbesluit gemandateerd aan de gemeentesecretaris, zijnde het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De gemeentesecretaris mandateert de budgetten aan de budgethouders

• 3.

  De budgethouders mandateren budgetten aan budgetbeheerders.

• 4.

  Bij de uitvoering van deze regeling is het vier-ogen-principe leidend. Een medewerker mag niet zowel budgetbeheerder als budgethouder zijn.

• 5.

  Het budgetbeheer is ondeelbaar, budgetten worden aan één budgetbeheerder toebedeeld, het is niet mogelijk dat meer dan een budgetbeheerders hetzelfde budget beheren.

• 6.

  Vóór aanvang van het begrotingsjaar worden lijsten vastgesteld waarmee budgetten worden toegedeeld aan budgethouders en aan budgetbeheerders. Op de lijsten worden tevens plaatsvervangers vermeld.

• 7.

  Bij ongeplande langdurige afwezigheid van de budgethouder of budgetbeheerder is de functioneel beheerder van het financiële pakket bevoegd, op aangeven van respectievelijk de gemeentesecretaris (bij afwezigheid budgethouder) en de budgethouder van de desbetreffende functionaris, de plaatsvervanger van die functionaris op de lijst in het financiële systeem in te regelen.

• 8.

  Verzoeken tot wijziging van mandaten (anders dan tijdelijke vervanging bij afwezigheid) moeten worden aangevraagd via het systeem “Topdesk” (of een vergelijkbaar systeem indien Topdesk wordt vervangen) en worden aan de hand daarvan in het financieel systeem verwerkt door de functioneel beheerder. Verzoeken tot wijziging van mandaten die via een andere weg (zoals mondeling of per mail) worden aangevraagd, worden niet in behandeling genomen.

• 9.

  Een medewerker kan alleen als plaatsvervanger van de een budgethouder worden aangewezen als deze persoon zelf ook budgethouder is.

• 10.

  Een medewerker kan alleen als plaatsvervanger van een budgetbeheerder worden aangewezen als deze persoon zelf ook budgetbeheerder is.

• 11.

  Aangezien budgetbeheer uitgaat van de totale planning & control-cyclus, geldt als uitgangspunt dat een functionaris de totale cyclus zijn rol blijft uitvoeren, zoals deze in deze regeling is beschreven.

• 12.

  De budgethouder is uitsluitend onder de volgende voorwaarden bevoegd budgetten te mandateren aan een extern medewerker:

  • 1.

    De looptijd van de overeenkomst met de externe medewerker is langer dan drie maanden.

  • 2.

    De extern medewerker kan geen budgetbeheerder zijn van de budgetten waaruit de extern medewerker wordt bekostigd.

Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan de budgethouder toegewezen budgetten en een effectieve realisatie van de aan de desbetreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

• 2.

  De budgethouder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de tot de budgetten behorende middelen, en beheer van contracten.

• 3.

  Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico's. Hiertoe wordt gerekend het benoemen van risico's, het waar mogelijk bepalen van de omvang van het risico en het nemen van maatregelen ter beperking van de risico's.

• 4.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de analyse van afwijkingen in de jaarrekening.

• 5.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor een onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.

• 6.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen en contractafspraken, en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie. De budgethouder is tevens verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten en het vastleggen van de daadwerkelijke prestatielevering

• 7.

  De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten.

• 8.

  Meerjarige financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de door de raad vastgestelde meerjarenbegroting voldoende budget aanwezig is en deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 9.

  Bij het aangaan van verplichtingen (verlenen van opdrachten) vanaf € 100.000 exclusief BTW is vooraf instemming vereist van de aan het team gekoppelde directeur. Dit is conform het algemeen mandaatbesluit. Dit laat overigens onverlet de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente opgenomen regels omtrent het aanbesteden van diensten en werken.

• 10.

  De budgethouder is bevoegd tot het genereren en innen van niet begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van het afgesproken product.

• 11.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de overdracht bij wijziging van mandatering, als bedoeld in artikel 2 lid 7 van deze regeling.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder

• 1.

  De budgetbeheerder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan de budgethouder over de inzet van de tot de budgetten behorende middelen, en beheer van contracten.

• 2.

  Onverlet de verantwoordelijkheid van de budgethouder is de budgetbeheerder gehouden de budgethouder onmiddellijk te informeren omtrent de door de budgetbeheerder gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. En daarnaast afwijkingen in prestatie-eenheden (zowel in hoeveelheden als in tijd) en kostendekkingspercentages, contractafspraken, kengetallen en risico’s.

• 3.

  De budgetbeheerder zorgt voor controle op de prijs, hoeveelheid en kwaliteit van de geleverde goederen en diensten en het (laten) vaststellen of de prestatie daadwerkelijk is geleverd.

• 4.

  De budgetbeheerder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan

  • a.

    Tot maximaal de in de exploitatiebegroting (productenraming) opgenomen budgetten;

  • b.

    Tot maximaal het saldo van de voorziening, voor zover dit door de gemeenteraad of het college is vrijgegeven;

  • c.

    Tot maximaal het bedrag van de door de gemeenteraad vastgestelde investeringsbudgetten.

• 5.

  Bij het aangaan van verplichtingen (verlenen van opdrachten) vanaf € 25.000 exclusief BTW is vooraf instemming vereist van de budgethouder. Dit laat overigens onverlet de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente opgenomen regels omtrent het aanbesteden van diensten en werken.

Artikel 5 Administratie

• 1.

  De budgetbeheerder en budgethouder zijn verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van de gemeente De Ronde Venen van op hun budgetten betrekking hebbende ontvangen en uitgaande facturen.

• 2.

  De budgetbeheerder en budgethouder zijn verantwoordelijk om bij het aangaan van contracten en dergelijke waaruit een betaling volgt van in totaal minimaal € 20.000 exclusief BTW, om hiervoor direct bij het aangaan een financiële verplichting in de financiële administratie aan te maken. Dit laat onverlet dat bij een lager contractbedrag ook een financiële verplichting mag worden aangemaakt.

• 3.

  De budgethouder en budgetbeheerder dienen zich te houden aan het Besluit Begroting en Verantwoording en alle verordeningen en procedures die betrekking hebben op de organisatie van de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen, en alle overige interne en externe voorschriften.

• 4.

  De gemeente hanteert als uitgangspunt dat facturen binnen 14 dagen na ontvangst worden betaald.

• 5.

  De aan het betreffende team gekoppelde financieel adviseur van het team Financiën, inkoop en juridische zaken voorziet de budgethouder en budgetbeheerder van informatie met betrekking tot de uitputting van budgetten ten behoeve van een goede budgetbewaking.

• 6.

  De salarisadministrateur is bevoegd om salarissen en daarmee samenhangende rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen. De betaalopdracht wordt medeondertekend door de teammanager P&O en Communicatie.

Artikel 7 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2022.

• 2.

  De Regeling Budgetbeheer, vastgesteld op 18 januari 2022, wordt ingetrokken. Met dien verstande dat de oude regeling van kracht blijft voor de verantwoording in de programmarekening 2022.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling budgetbeheer gemeente De Ronde Venen 2022.1.