De raad van de gemeente De Wolden,
gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 12 mei 2021,
gelet op de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995
gelezen de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 1 oktober 2017,
Besluit:
- 1.
De ‘verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester De Wolden 2021 – 2022’ vast te stellen;
- 2.
Een vertrouwenscommissie in te stellen die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, bestaande uit de volgende raadsleden:
P.S. Haanstra, M.S.J. Hulst, C.F.M. Brouwer – Dekker, M.P. Turksma,
I.H. Berghuis – Wiersema, A. Haar en J.H. Wiechers, waarbij de plaatsvervangend voorzitter van de raad R.A.J. Brouwer als voorzitter, wethouder G. Hempen – Prent en loco secretaris J. Dijkink als adviseurs en de griffier J. van Roeden – Hoekstra als secretaris aan de vertrouwenscommissie worden toegevoegd
Artikel 1 – Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- b.
de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;
- c.
de burgemeester: de burgemeester van De Wolden;
- d.
de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbevelingen tot vervulling van de vacature burgemeester.
Artikel 2 – Taak van de commissie
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 – Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
- 4.
De plaatsvervangend voorzitter van de raad treedt op als voorzitter van de commissie en heeft geen stemrecht.
Artikel 4 – Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De loco gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 4.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel 5 – Adviseurs
- 1.
Eén wethouder als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders en de loco gemeentesecretaris worden als adviseur aan de commissie toegevoegd
- 2.
De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie
- 3.
De adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht in de commissie
Artikel 6 – Vergaderingen
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
- 2.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.
- 3.
De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie.
- 4.
De commissie vergadert niet indien niet tenminste de volstrekte meerderheid van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 7 – Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- 3.
De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan de raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen.
- 4.
De commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.
- 5.
De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 6.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseurs en de secretaris.
Artikel 8 – Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris. Het verslag van bevindingen bevat tenminste:
- a.
een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- c.
een gemotiveerde concept aanbeveling van twee personen;
- 2.
De bevindingen, bedoeld in lid 1, worden vastgesteld bij meerderheid van uitgebrachte stemmen.
- 3.
Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.
- 4.
Bij het staken van stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht.
Artikel 9 – Gesprekken met de kandidaten
- 1.
De secretaris nodigt, namens de voorzitter, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie.
- 2.
De plaats en het tijdstip van een gesprek worden zodanig gekozen dat wordt voorkomen dat de kandidaten hierdoor aan anderen bekend maken of tijdens het bezoek aan de commissie met elkaar in contact komen.
Artikel 10 – Ontbinding commissie
De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister aan de gemeenteraad is bekend gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.
Artikel 11 – Archivering van stukken
- 1.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.
- 2.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archief-bescheiden 75 jaar oud zijn.
- 3.
De originele bescheiden die de commissie heeft ontvangen van de commissaris of van kandidaten worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip aan betrokkenen teruggezonden.
- 4.
Alle overige bescheiden die de commissie verstrekte bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip door de leden bij de secretaris ter vernietiging ingeleverd.
- 5.
De in het vierde lid bedoelde bescheiden worden door de secretaris terstond vernietigd.
Artikel 12 – Contactpersoon
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en geheim’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel 13 – Onvoorziene aangelegenheden
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 14 – Inwerkingtreding en vervaldatum
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop aan het gemeentebestuur bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel 15 – Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming burgemeester De Wolden 2021 – 2022”.