Hoofdstuk 3 Aanwijzingen en verantwoordelijkheid budgethouders en budgetbeheerders
Artikel 3 Aanwijzing budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is hoofdbudgethouder. De locosecretaris is zijn/haar vervanger;
- 2.
De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget een senior strategisch adviseur of manager als budgethouder aan te wijzen.
- 3.
Budgethouders kunnen een of meer budgetbeheerders aanwijzen die onder hun eindverantwoordelijkheid het beheer voeren over een expliciet deel van hun budgetten of kredieten.
- 4.
De hoofdbudgethouder kan, voor een door de directie ingestelde verbijzonderde (project)organisatie, een projectleider of programmamanager aanwijzen als budgethouder. Tevens kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur een budgethouder benoemen van een krediet.
- 5.
Elke budgethouder benoemt een vervangend budgethouder die optreedt bij afwezigheid van de budgethouder met inachtneming van de bepalingen genoemd in artikel 10.
- 6.
Van de budgethouders en de door hen aangewezen vervangers en budgetbeheerders wordt een overzicht bijgehouden waaruit hun bevoegdheden blijken in het kader van deze regeling. In dit overzicht is minimaal opgenomen:
- a.
- b.
Welk maximaal transactiebedrag van toepassing is (zie artikelen 9);
- c.
in geval van een budgetbeheerder: het maximum tekenbedrag voor specifiek te benoemen budgetten of kredieten.
- 7.
Het in artikel 3 lid 6 genoemde overzicht wordt actueel gehouden door de adviseur concernfinanciën en aangepast op voordracht van de (hoofd)budgethouder.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid budgethouder en budgetbeheerder
- 1.
De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor:
- a.
Het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;
- b.
De beheersing van de begrotingsuitvoering met betrekking tot deze budgetten;
- c.
De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;
- d.
Een juiste, tijdige en volledige afhandeling van een te ontvangen of te verzenden factuur;
- e.
Het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen dat de geleverde goederen en diensten voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit (prestatievaststelling);
- f.
Het inrichten van een autorisatiestructuur voor facturen met inachtneming van een zichtbaar vierogen-principe.
Hoofdstuk 4 Aangaan Financiële verplichtingen
Artikel 5 Algemene bepalingen aangaan financiële verplichtingen
Hoofdbudgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen met dien verstande dat hierbij een vier-ogen principe moet worden toegepast.
Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder en budgetbeheerder
De budgethouder is bevoegd financiële verplichtingen aan te gaan onder de volgende randvoorwaarden:
- 1.
(Meerjarige) financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor binnen de vastgestelde (meerjaren)begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;
- 2.
Financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als daar in de toekomst geen of te weinig budget voor is opgenomen in de (meerjaren)begroting;
- 3.
Financiële verplichtingen worden niet aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- a.
- b.
- c.
Doorbelasting kostenplaatsen;
- d.
Stortingen in voorzieningen;
- e.
Stortingen in en onttrekkingen aan reserves;
- f.
Stelposten en onvoorzien.
- 4.
Het aangaan van financiële verplichtingen dient te passen binnen de kaders van het mandaatbesluit en het inkoop- en aanbestedingsbeleid.
- 5.
Een budgethouder/budgetbeheerder kan geen verplichtingen aangaan en niet tekenen voor facturen waarbij hij/zij ook als leverancier of opdrachtnemer van de gemeente optreedt of enig ander belang heeft bij de opdracht nemende organisatie.
Artikel 7 Budgetverschuivingen
- 1.
De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:
- a.
In de lasten binnen één taakveld of in de baten binnen één taakveld;
- b.
- 2.
Verschuivingen in de lasten tussen taakvelden binnen één programma of in de baten tussen taakvelden binnen één programma zijn alleen mogelijk met goedkeuring van het college;
- 3.
Ingeval van een budgetverschuiving geldt dat de verschuiving moet passen binnen de vastgestelde financiële en beleidskaders
- 4.
Een verschuiving of vrijval die structureel van aard is wordt in de eerstvolgende begroting als zodanig verwerkt.
- 5.
De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:
- a.
- b.
- c.
Doorbelasting kostenplaatsen;
- d.
Stortingen in en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;
- e.
Stelposten en onvoorzien.
Artikel 8 Verantwoording
De budgethouder legt verantwoording af over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de besteding van middelen conform hetgeen is vastgelegd in de ‘Financiële Verordening 2017’ met inachtneming van de bepaling uit lid 7 van de ‘Financiële Verordening 2017’ (de actieve informatieplicht).
Artikel 9 Maximaal toegestaan transactiebedrag
- 1.
De hoofdbudgethouder kan een financiële verplichting aangaan tot een niet nader gemaximeerd bedrag per transactie.
- 2.
Een budgethouder op het niveau van senior strategisch adviseur kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 500.000 euro per transactie (exclusief btw),
- 3.
Een budgetbeheerder op het niveau van strategisch adviseur kan een factuur (en overige financiële verplichtingen) akkoord voor betaling geven tot een maximum transactiebedrag van 50.000 euro per transactie (exclusief btw).
- 4.
Een transactie mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige transacties met als uitsluitend doel het ontwijken van de maximaal toegestane transactiebedragen.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met d.d. 1 april 2022.
Artikel 12 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Budgethoudersregeling gemeente Aalsmeer 2022’.