| Organisatie | Pekela |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Pekela 2022 |
| Citeertitel | Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van de gemeente Pekela 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-09-2022 | Reglement van Orde voor de vergaderingen van het college van de gemeente Pekela 2022 | 30-08-2022 |
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de wethouders.
3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
2. indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
1. Voor elke vergadering wordt, als regel tenminste 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met bijbehorende stukken beschikbaar gesteld.
2. Voor onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kan worden afgeweken van artikel 4 lid 1.
3. De agenda wordt na vaststelling uiterlijk bij aanvang van de vergadering openbaar gemaakt.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
3. a. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een
benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
b. Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 8 Vergader- en besluitquorum
1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.
3. Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Artikel 9 Parafenbesluit en parafenlijst
1. Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waarop binnen een circulatietermijn door alle leden van het college voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief besluit wordt beschouwd.
2. De secretaris draagt zorg voor het wekelijks opstellen van een parafenlijst, zijnde een gedagtekend overzicht, met vermelding van de door het college genomen parafenbesluiten.
3. De parafenbesluiten worden geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de parafenlijst door de secretaris.
4. De secretaris ondertekent de parafenlijst als zijnde naar waarheid opgemaakt en wordt op de eerstvolgende collegevergadering voor kennisgeving aangeboden.
5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenlijst aan de gemeenteraad, voor de openbaarmaking van de parafenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en voor de bekendmaking van de daarop vermelde parafenbesluiten.
6. De parafenbesluitenlijst wordt na vaststelling binnen twee weken openbaar gemaakt.
1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.
2. De Besluitenlijst bevat ten minste:
a. de namen van de afwezige leden;
b. de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
c. een formulering van de door het college genomen besluiten.
3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
5. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken, na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
Artikel 11 Gedragslijn persoonlijke en/of zakelijke belangen
1. Het college hanteert de gedragslijn dat ingeval besluiten worden voorbereid en genomen die op wat voor manier dan ook betrekking, dan wel invloed (kunnen) hebben op de persoonlijke en/of zakelijke belangen van het verantwoordelijk lid van het college/ portefeuillehouder, een ander lid van het college de portefeuille op dit onderdeel overneemt.
2. In de gevallen als bedoeld in het eerste lid geschiedt de vervanging in beginsel door het collegelid dat is aangewezen als eerste vervanger van het betreffende collegelid/ portefeuillehouder.
3. Een voorstel dat betrekking heeft op een situatie als bedoeld in het eerste lid wordt op naam en onder verantwoordelijkheid van het vervangende collegelid in procedure gebracht.