Gebruiksreglement dienstauto’s 2022

Toelichting

Algemeen

In dit reglement is als uitgangspunt vastgelegd dat de dienstauto wordt ingezet voor zakelijk gebruik. Privégebruik van de dienstauto is niet toegestaan.

Als de gemeente een (dienst)auto ter beschikking stelt aan een medewerker, tijdelijk of permanent, wordt dit fiscaal als een voordeel uit dienstbetrekking gezien en is een fiscale bijtelling op het loon verplicht. Dit is vastgelegd in de Wet op de loonbelasting 1964. De bijtelling kan alleen dan achterwege blijven als wordt aangetoond dat de medewerker op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometers privé rijdt. Deze 500 kilometer grens geldt naar rato van de periode in het kalenderjaar waarin de auto ter beschikking is gesteld. Met andere woorden, als de auto slechts een gedeelte van het kalenderjaar ter beschikking wordt gesteld, is de 500 kilometer grens lager.

De bijtellingsregels voor een ter beschikking gestelde auto zijn complex en dan met name de regels om een bijtelling te voorkomen. Bij de ter beschikking stelling van een dienstauto met chauffeur aan politieke ambtsdragers, zijn er bij de gemeente voor de bijtellingsregels twee gebruikers:

• •

  De chauffeur die de dienstauto na werktijd mee naar huis neemt;

• •

  De politieke ambtsdrager die gedurende de werkdag de beschikking heeft over de dienstauto met chauffeur.

Wanneer de politieke ambtsdragers de dienstauto tevens voor nevenactiviteiten gebruikt, speelt het fiscale beoordelingsvraagstuk of dit gebruik (per nevenfunctie) volgens de fiscale bijtellingsregels als zakelijk gebruik of als privé gebruik wordt aangemerkt.

Artikel 1 Dienstauto politieke ambtsdragers

De ter beschikking gestelde dienstauto’s mogen door politieke ambtsdragers voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Onder zakelijke doeleinden wordt verstaan: woon-werkverkeer, dienstreizen en ritten voor ambtsgebonden (qualitate qua) nevenfuncties met de dienstauto zijn toegestaan.

Fiscaal gezien wordt al het andere gebruik dan zakelijk gebruik voor het ambt aangemerkt als gebruik voor privédoeleinden, waarop de bijtellingsregeling van toepassing is. Dit betekent dat de gemeente voorafgaand aan het gebruik van een dienstauto per politieke ambtsdrager voor al zijn/haar nevenfuncties, zal moeten vaststellen of gebruik van de dienstauto op grond van deze regeling is toegestaan. Immers, alleen (fiscaal) zakelijk gebruik is toegestaan met een dienstauto.

Ritten met de dienstauto voor ambtsgebonden (qualitate qua) nevenfuncties zijn fiscaal zakelijk. In het algemeen gelden voor qualitate qua nevenfuncties twee voorwaarden:

• •

  de functie is in het belang van de gemeente: er is een aantoonbaar belang voor de gemeente dat de nevenfunctie door een politieke ambtsdrager wordt vervuld. Hij behartigt dan (in)direct de belangen van de gemeente door het vervullen van die nevenfunctie, en;

• •

  de functie is gekoppeld aan het ambt: de nevenfunctie is gekoppeld aan de inhoud en duur van het politieke ambt. Wordt dat politieke ambt beëindigd, dan moet ook de nevenfunctie automatisch worden neergelegd.

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• •

  Onbezoldigde commissies en functies van de VNG;

• •

  Functies waarbij in de statuten is opgenomen dat de bestuurs- of toezicht functie wordt uitgeoefend door leden van het college van burgemeester en wethouders.

In de praktijk wordt het gebruik van de dienstauto voor bestuurlijke nevenfuncties door de Belastingdienst al snel als privégebruik aangemerkt. De omstandigheid dat het is toegestaan de dienstauto met chauffeur voor deze nevenfuncties te gebruiken, omdat dit naar oordeel van het college van burgemeester en wethouders in het belang is van de gemeente, is voor de Belastingdienst niet voldoende om dit gebruik als (fiscaal) zakelijk aan te merken. Dit geldt in ieder geval voor alle nevenfuncties waarbij de politieke ambtsdrager vanuit diens persoonlijke kennis, kunde en vaardigheden en soms ook vanwege het politieke netwerk, benoemd is en niet uitsluitend als burgemeester of wethouder van de gemeente. Gebruik van de dienstauto voor een dergelijke nevenactiviteit kwalificeert fiscaal als privégebruik.

Enkele voorbeelden van persoonlijke nevenfuncties die fiscaal als privégebruik kwalificeren zijn onder andere een bestuursfunctie bij:

• •

  een lokale basisschool;

• •

  een lokaal ziekenhuis;

• •

  een lokale sportvereniging;

• •

  maatschappelijke of charitatieve instellingen, zoals een museum.

Om te voorkomen dat de dienstauto per abuis gebruikt wordt voor een nevenfunctie die fiscaal als privé wordt aangemerkt, worden voorafgaand aan een (nieuwe) zittingsperiode de nevenfuncties van het college beoordeeld en indien nodig afgestemd met de Belastingdienst. Het is goede praktijk bij gemeenten om met de belastinginspecteur terzake de lijst met nevenfuncties van de politieke ambtsdragers af te stemmen of gebruik als zakelijk of als privégebruik kwalificeert. Dit ter voorkoming van een onvoorziene bijtelling achteraf.

Indien de dienstauto (toch) voor bestuurlijke nevenfuncties die fiscaal als privé kwalificeren of voor ‘echte’ privé ritten wordt gebruikt, kunnen de gevolgen voor zowel de politieke ambtsdrager als de gemeente groot zijn. Immers, wanneer de dienstauto volgens de fiscale regels op kalenderjaarbasis voor meer dan 500 kilometer privé gebruikt wordt, dan geldt dat er een bijtelling op het loon moet plaatsvinden. De hoofdregel is dat de bijtelling per jaar 22% bedraagt van de cataloguswaarde van de dienstauto inclusief BPM. In dit kader zijn er rechtspositioneel twee mogelijke gevolgen denkbaar:

• •

  De bijtelling wordt uitsluitend veroorzaakt door ritten voor bestuurlijke nevenfuncties die door het college van B&W zijn goedgekeurd maar fiscaal als privé kwalificeren. Het is rechtspositioneel bepaald dat de gemeente gehouden is om belastingheffing over de bijtelling te compenseren aan de politieke ambtsdragers. Deze compensatie dient de gemeente aan te wijzen als eindheffingsloon onder de werkkostenregeling (WKR) waarbij het bedrag van deze compensatie ten laste van de vrije ruimte komt.

• •

  De bijtelling wordt (ook) veroorzaakt door ‘echte’ privé ritten van de ambtsdrager. De bijtelling wordt in deze situatie niet door de gemeente vergoed aan de ambtsdrager. Ook is de ambtsdrager in deze situatie een eigen bijdrage per maand verschuldigd aan de gemeente voor het privégebruik. De eigen bijdrage is afhankelijk van het aantal gereden privé kilometers met de dienstauto, het totaal aan gereden kilometers en de totale kosten van de dienstauto die ten laste van de gemeente komen. De eigen bijdrage mag in mindering worden gebracht op de fiscale bijtelling die op het loon moet worden toegepast.

Artikel 2 Dienstauto chauffeurs

Ritten die de chauffeur maakt, om de politieke ambtsdrager op te halen en naar diens werklocatie of een afspraak te rijden, zijn voor de chauffeur zakelijke ritten. Ook woon-werkverkeer geldt in dit kader (voor de loonheffingen) als zakelijk gebruik. De chauffeur mag de dienstauto niet voor privéritten gebruiken tijdens én buiten werktijd. Ook omrijdkilometers voor privédoeleinden zijn niet toegestaan.

Het is de chauffeur ook niet toegestaan tijdens wachtperioden (tussen dienstritten door) de dienstauto te gebruiken om bijvoorbeeld in de buurt koffie te halen of te gaan sporten. Het gebruik van dienstauto tijdens werktijd, gedurende deze wachtperioden wordt in de regel namelijk (fiscaal) als privégebruik aangemerkt.

In de praktijk nemen de chauffeurs de auto’s na werktijd mee naar huis (woon-werkverkeer). Het beleid van de Belastingdienst is dat daarmee sprake is van een ter beschikking gestelde auto aan de chauffeur. Dat betekent dat bij de dienstauto’s met chauffeur voor de gemeente sprake is van een ter beschikking gestelde auto aan zowel de chauffeur als de politieke ambtsdrager, omdat diens gebruik het doel van de ritten binnen werktijd bepaalt.

Hiermee gelden de fiscale regels omtrent het ter beschikking stellen van een (bestel)auto ook voor de chauffeur, waardoor het uitgangspunt is dat -ook voor de chauffeur- een bijtelling op het loon toegepast moet worden, tenzij aangetoond kan worden dat er geen (of op kalenderjaarbasis minder dan 500 kilometer) privégebruik plaatsvindt.

Artikel 3 Dienstauto Concerndirectie en medewerkers

Voorop staat dat de dienstauto wordt gebruikt door burgemeester en wethouders. Slechts in uitzonderingsgevallen kunnen leden van de Concerndirectie gebruik maken van de dienstauto. Voor dienstreizen is toestemming van de gemeentesecretaris nodig. Indien het de gemeentesecretaris betreft, is toestemming van de burgemeester nodig.

Vanuit efficiency overwegingen mogen medewerkers, waarvan de functionele aanwezigheid gewenst is, op het vereiste traject met de burgemeester, wethouders of Concerndirectie meereizen met de dienstauto.

Artikel 4 Inwerkingtreding en Artikel 5 Citeerartikel

Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.