| Organisatie | Almere |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2022 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Almere 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-09-2022 | nieuwe regeling | 07-09-2022 | geen |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De collegesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Indien bij een eerste stemming bij gesloten en ongetekende briefjes door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatsvinden. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 8 Parafenbesluiten en wethoudersmandaat
Als alle leden van het college de mogelijkheid hebben gehad kennis te nemen van het voorgestelde parafenbesluit, geen van hen behandeling in een vergadering heeft gevraagd en meer dan de helft van de leden van het college het stuk voor akkoord heeft geparafeerd, dateert de gemeentesecretaris het parafenbesluit.
Het college kan een machtiging verlenen aan de tijdens het zomerreces aanwezige leden van het college om namens het college alle besluiten te nemen en te ondertekenen voor gevallen waarbij uitstel van besluitvorming tot een volgende collegevergadering onwenselijk is en aan de besluitvorming namens het college geen overwegende bezwaren zijn verbonden (wethoudersmandaat).
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Almere op 7 september 2022.
de secretaris, de burgemeester,
J.D. Pruim, A.T.B. Bijleveld-Schouten
Op grond van artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van (openbare) besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de collegeleden behoort daartoe.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In lid 1 van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (wethoudersmandaat).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld (lid 2). De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Voor de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met lid 1 en lid 3 wordt voldaan aan artikel 53 lid 1 Gemeentewet, waarin staat dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip van de opening van de vergadering vaststelt met inachtneming van hetgeen het college heeft bepaald. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Lid 3 betreft het benodigde quorum voor een vergadering. Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling voor zowel het vergader- als het besluitquorum van de vergaderingen van het college. Ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel kan het college in het reglement van orde kiezen voor een quorum van ‘tenminste de helft’ of van ‘meer dan de helft‘. In geval van een even aantal collegeleden is het relevant om hierin een keuze te maken. In Almere wordt het wenselijk geacht dat er minimaal een meerderheid (= meer dan de helft) van de collegeleden tijdens de vergadering aanwezig is.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet aangegeven. Minimaal dient de gemeentesecretaris aanwezig te zijn bij de collegevergaderingen. Daarnaast kunnen andere ambtenaren taken vervullen in de collegevergaderingen. In Almere is een door de voorzitter aan te wijzen ambtenaar verantwoordelijk voor de invulling van de voorbereiding en afhandeling van de collegevergadering. Deze functionaris wordt `collegesecretaris’ genoemd. Deze functie kan door verschillende personen en functionarissen worden ingevuld. Bij verhindering van de reguliere collegesecretaris kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen. Daarnaast is de adviseur communicatie aanwezig bij de collegevergadering. Bij verhindering van de adviseur communicatie kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen.
Artikel 57 en 55 lid 1 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de gemeentesecretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor iedereen die aanwezig is bij de vergadering.
Artikel 4 Verhindering aanwezigheid vergaderingen
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
In dit artikel wordt aangegeven dat de agenda van de vergadering wordt samengesteld door de voorzitter en de gemeentesecretaris. De collegesecretaris is verantwoordelijk voor het verzenden van de agenda aan de collegeleden. Ook is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De voorzitter zal al naar gelang de omstandigheden moeten afwegen of voor de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Bij het begin van de vergadering stelt het college de volgorde van de agendapunten vast.
In de praktijk wordt slechts zelden gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. In dit regelement van orde is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.
In artikel 59 Gemeentewet is artikel 31 Gemeentewet niet van overeenkomstige toepassing verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geheim is. Verder is in artikel 31 Gemeentewet bepaald dat indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Dit betekent dat bijvoorbeeld ‘kop of munt’ wordt toegepast. Van de hierdoor geboden ruimte in de Gemeentewet is in dit reglement gebruik gemaakt. De regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. Over personen wordt mondeling gestemd, tenzij om een schriftelijke stemming wordt verzocht door een lid van het college. Over zaken wordt niet gestemd of mondeling gestemd.
Voor de stemmingen is het vergaderquorum van toepassing: een besluit is genomen op het moment dat het de stem heeft van meer dan de helft van het aantal aanwezige collegeleden.
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de collegesecretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Op basis van de Wet open overheid is het college terughoudend in het gebruik van de geheimhoudingsplicht. Als op grond van artikel 55 of artikel 25 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt hetgeen over dit onderwerp is besloten opgenomen in een geheime besluitenlijst. Indien de geheimhouding (voorlopig) door het college is opgelegd op grond van artikel 25 Gemeentewet, dan betekent dit dat de raad deze geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering dient te bekrachtigen. In lid 3 is opgenomen wat er tenminste moet worden opgenomen in de besluitenlijst. De besluitenlijst wordt gesplitst in een openbare en een geheime besluitenlijst (lid 3) die allebei door de gemeentesecretaris en de voorzitter worden ondertekend (lid 5). De openbaarmaking van de openbare besluitenlijst geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze (lid 6). De openbare documenten bij de openbare besluiten worden op internet gepubliceerd (lid 7).
Artikel 8 Parafenbesluiten en wethoudersmandaat
Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten. Uitgangspunt van het college is dat parafenbesluiten bij hamerstukken worden toegepast. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft deze wijze van besluitvorming buiten de vergadering om geoorloofd geacht in een uitspraak van 16 juli 2003 (LJN nr. AH 9850). De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet dus bekend zijn gemaakt door regeling in het reglement van orde of in bekend gemaakt beleid. Verder vindt geen besluitvorming plaats zonder dat voor elk lid de mogelijkheid bestaat te verzoeken tot beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering en moet duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen.
Daarnaast is een regeling opgenomen voor het wethoudersmandaat. Het college kan voor het zomerreces een besluit nemen over een wethoudersmandaat. Het college verleent dan een machtiging aan de tijdens het zomerreces aanwezige leden van het college om namens het college alle besluiten te nemen en te ondertekenen. Dit is alleen mogelijk voor gevallen waarbij uitstel van besluitvorming tot een volgende collegevergadering onwenselijk is en waarbij aan de besluitvorming namens het college geen overwegende bezwaren zijn verbonden. Na het einde van het zomerreces komen de besluiten die op grond van het wethoudersmandaat zijn genomen zo spoedig mogelijk ter kennisname in de collegevergadering.
Artikel 9 Uitleg reglement, artikel 10 Inwerkingtreding en artikel 11 Citeerartikel