Organisatie | Overbetuwe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Overbetuwe 2022 |
Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Overbetuwe 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-09-2022 | nieuwe regeling | 30-08-2022 | 2022-017602 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe;
de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; artikel 7 van de Archiefwet 1995; artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling;
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Overbetuwe 2022
Aldus besloten in de vergadering van 30 augustus 2022
Bent u het met het besluit niet eens? Dan kunt u bezwaar maken.
Stuur dan een bezwaarschrift naar burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe. Zorg ervoor dat u het bezwaarschrift indient binnen zes weken na de dag waarop het besluit bekend is gemaakt.
Het bezwaarschrift kunt u sturen naar het volgende adres: Antwoordnummer 175, 6660 VB in Elst. Zet in uw bezwaarschrift:
Vergeet ook niet uw bezwaarschrift te ondertekenen!
U kunt ook via www.overbetuwe.nl bezwaar maken. U heeft dan wel uw DigiD nodig.
Het indienen van een bezwaarschrift of een beroepschrift houdt een besluit niet tegen. Als u wilt dat een besluit niet wordt uitgevoerd kunt u bij de Voorzieningenrechter bij de rechtbank Gelderland om een voorlopige voorziening vragen. Dat kan alleen als u een bezwaarschrift hebt ingediend. Het adres van de rechtbank Gelderland is: Postbus 9030, 6800 EM in Arnhem. Houd er rekening mee dat u hiervoor moet betalen!
Over hoeveel u moet betalen, kan de rechtbank u nader informeren.
U kunt ook digitaal om een voorlopige voorziening vragen via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Hiervoor moet u een elektronische handtekening (DigiD) hebben. Kijk op de genoemde site voor de precieze voorwaarden.
Handboek vervanging te bewaren archiefbescheidenGemeente Overbetuwe 2022
De komende jaren zullen veel wetten van kracht worden die een informatiekundige component in zich hebben. De Wet Open Overheid (WOO) en de Wet Elektronische Publicaties (WEP) zijn gericht op het realiseren van een transparante overheid. De Wet Digitale Overheid (WDO) en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV) zijn vooral gericht op digitalisering van de dienstverlening. De Omgevingswet richt zich daar ook wel op, maar vooral ook op het procesgericht werken. De Archiefwet, samen met de WOO, dwingen een verbeterde informatiehuishouding af, die onderliggend is aan een transparante overheid. De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) tenslotte, geeft ons de kaders waaraan onze informatievoorziening moet voldoen als het gaat om informatieveiligheid.
Goede informatievoorziening maakt dat uitgevoerde werkzaamheden achteraf te reconstrueren zijn, cultuurhistorische informatie beschikbaar is en dat alle nuttige geautomatiseerde systemen met elkaar verbonden zijn. Bovendien worden gegevens eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt en worden de werkprocessen goed ondersteund.
Digitalisering en procesgericht werken zijn geen keuze meer. Allerlei ontwikkelingen in de maatschappij en bij onze ketenpartners, maar ook deze veranderende wetgeving dwingt ons verder te digitaliseren en (nog meer) zaakgericht te gaan werken.
De Gemeente Overbetuwe wenst daarom proces- en zaakgericht te werken in het zaaksysteem of in taak specifieke applicaties. Op die manier houden we focus op het resultaat van het proces en voegen we waarde toe voor de klant. Zaakgericht en procesgericht werken gebeurt digitaal, om zo eenvoudig over de grenzen van teams en domeinen heen te kunnen werken en het zaaksysteem optimaal te kunnen voeden met statusinformatie. Bovendien zorgen we door digitaal te werken, dat medewerkers autonomie hebben over de tijd en de plaats waar ze werken. De digitale werkplek van de toekomst is daarbij onontbeerlijk.
Tot slot erkennen we dat we als gemeente niet meer autonoom zijn in onze taakuitvoering, maar vaak, al dan niet noodzakelijkerwijs, samenwerken met ketenpartners. Ook daar is digitalisering van belang voor de efficiency in de uitvoering. Belangrijk daarbij is wel dat we goede afspraken maken over gegevensuitwisseling en eigenaarschap van de data, om te zorgen dat we onze inwoners en bedrijven van de juiste informatie kunnen voorzien en kunnen sturen op het proces.
Momenteel beschikt Overbetuwe over een handboek vervanging voor op termijn vernietigbare archiefbescheiden sinds 2008. Dit handboek is wel behandeld in het College van Burgemeester en Wethouder maar door een omissie niet gepubliceerd.
Als documentmanagementsysteem en archiefsysteem wordt op dit moment het DMS Corsa gebruikt. Het DMS Corsa wordt uitgefaseerd en Overbetuwe gaat over op InProces en zaakgericht werken. Op 11 oktober 2021 gaan 104 zaaktypen live.
In het eerste halfjaar 2022 worden dossiers en documenten vanuit Corsa gemigreerd naar Inproces.
Door middel van een collegebesluit met in de bijlage dit Handboek Vervanging, wil Overbetuwe papieren originelen vervangen door digitale exemplaren. Vervanging is noodzakelijk omdat middels een besluit tot vervanging alle digitale archiefbescheiden de status van origineel verkrijgen. Zonder dat besluit behoudt de papieren neerslag de archiefwaarde.
Het Handboek Vervanging is een onmisbare stap voor de voortdurende betrouwbaarheid en waarde van informatie. De gemaakte keuzes en gestelde eisen in het Handboek Vervanging zijn gedurende het proces van opstellen getoetst bij de archivaris/intern toezichthouder.
Tijdens het opstellen van dit handboek zijn tal van keuzes gemaakt. Welke archiefbescheiden worden vervangen? Wat is de samenhang met andere stukken? Hoe belangrijk is de informatie, gezien vanuit verschillende standpunten?
In hoofdstuk 1 wordt beschreven welke keuzes zijn gemaakt. In een aantal gevallen wordt toegelicht welke overwegingen van belang zijn geweest voor de beslissing.
1.1 Beschrijving van de archiefvormer
De gemeente Overbetuwe is per 1 januari 2001 ontstaan door een fusie van de toenmalige gemeenten Elst, Valburg en Heteren. Per januari 2020 telt Overbetuwe ongeveer 48.214 inwoners. De inwoners zijn verspreid over de kernen Elst, Zetten, Heteren, Driel, Herveld, Oosterhout, Andelst, Valburg, Randwijk, Slijk-Ewijk, Hemmen en Homoet. Deze kernen zijn verschillend van aard en worden gekenmerkt door een eigen identiteit.
1.1.1 Doelstelling en samenhang
Doelstelling is om het digitaal werken en archiveren leidend te maken zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat, dat ongeacht tijd en plaats beschikbaar is.
Het Handboek Vervanging vormt het kader om vervanging toe te passen conform het Vervangingsbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Overbetuwe om analoge archiefbescheiden te vervangen voor digitale reproducties die vervolgens juridisch leidend zijn.
De inrichting van het vervangingsproces moet borgen dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens en het besluit moet inzichtelijk maken hoe dat is geborgd.
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van documenten mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Gedigitaliseerde documenten worden per dag geordend bewaard en na 90 dagen wordt tot vernietiging overgegaan. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden met de volgende aspecten:
Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed ) en d. (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).
Artikel 6 derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling (zie hieronder bij “archiefregeling, artikel 26b”). Aandachtspunt daarbij is dat deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en daardoor formeel gezien alleen betrekking hebben op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek vervanging worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Artikel 17 van de Archiefregeling geeft onder “d” aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kan worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van Archiefregeling artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces. De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
Ten slotte is ook rekening gehouden met de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer Besluit Informatiebeheer Gemeente Overbetuwe 2022
1.2 Beschrijving van de archiefbescheiden
Het voorliggende Handboek vervanging geldt als procedure voor de vervanging van de te vernietigen en te bewaren analoge archiefbescheiden die op grond van de vigerende Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen.
De reikwijdte van het vervangingsproces betreft (Artikel 26b van de Archiefregeling):
De gemeente Overbetuwe vervangt de te vernietigen en te bewaren documenten die zijn opgemaakt of ontvangen.
Alle analoge archiefbescheiden worden vervangen met uitzondering van de archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd ter ondersteuning van het werkproces. De inhoud inclusief aantekeningen en kleur worden één op één overgenomen met het scannen. Tevens wordt de inhoud vastgelegd aan de hand van metagegevens.
Documenten die intrinsieke waarde hebben door hun analoge verschijningsvorm onvervangbare contextuele of historische waarde hebben (bijvoorbeeld: oorkonden, zegels, wegenleggers);1
Deze documenten worden wel gescand (indien mogelijk) en geregistreerd als digitale kopie. Dat gebeurt puur voor het vergemakkelijken van het werkproces. Deze stukken worden wel gedigitaliseerd, maar niet voor vervanging aangeboden.
Deze documenten worden bewaard volgens de geldende archiefregelingen en de archiefbescheiden worden numeriek opgeborgen in fysieke dossiers. In het zaaksysteem wordt een verwijzing gemaakt naar het fysieke dossier en indien nodig, het individuele document. Zie verder paragraaf 1.2.4.
Een uitgebreide opsomming van archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen wordt opgesomd in bijlage 1 (Zie Bijlage:1 pagina 28 en 29).
1.2.2 Vanaf welke datum/tijdstip en vanuit welke taak of handeling zijn de archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt
De periode waarop vervanging wordt toegepast, wordt van kracht vanaf de datum van het besluit van vervanging van het college van burgemeester en wethouders.
Het betreft stukken die conform artikel 1 van de archiefwet van 1995 worden ontvangen of opgemaakt voor de uitoefening van alle taken door alle onderdelen van de gemeente Overbetuwe.
1.2.3 De samenhang met andere ontvangen en/of opgemaakte archiefbescheiden
Documenten die vervangen worden of reeds digitaal zijn ontvangen of opgemaakt en voor archivering in aanmerking komen, worden zaaksgewijs (in onderlinge samenhang) gearchiveerd. De samenhang volgt uit het zaaktype, waarin de archiefkenmerken zijn vastgelegd. Hierdoor is geborgd dat bestanden als te bewaren worden gearchiveerd c..q. dat de vernietigingstermijn is vastgelegd. .
Bij de registratie van elke zaak legt de registrator de samenhang tussen documenten geautomatiseerd vast in een zaakdossier met behulp van de zaaktypecatalogus (ZTC) door een zaaktype (werkproces) hieruit te koppelen aan het zaakdossier met het document in het zaaksysteem. Dit wordt nog eens extra gecontroleerd door de ambtenaar die de zaak in behandeling neemt.
Digitaal Procesondersteuners ondersteunen zaakbehandelaren en zien toe op juiste archivering.
De Record Manager ziet toe op de juistheid, toegankelijkheid en volledigheid van de dossiers.
1.2.4 De waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed
De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft. Voor het scannen en registreren toetsen de registratiemedewerkers de stukken op intrinsieke waarde.
Er wordt getoetst conform de werkinstructie op de volgende waarden:
In bijlage 1 is een uiteenzetting van uitzonderingen voor vervanging opgenomen.
De organisatie hecht grote waarde aan het preserveren van cultureel erfgoed. Indien op de hierboven genoemde aspecten twijfel ontstaat, wordt het analoge origineel bewaard en opgeslagen conform de Archiefverordening en de Beheerregeling van de gemeente Overbetuwe. Indien mogelijk wordt een gedigitaliseerd exemplaar opgenomen in het zaaksysteem om de behandelaar te faciliteren in het werkproces. Dit gedigitaliseerde exemplaar heeft de status van digitale kopie. Dit is vastgelegd in de archiefkenmerken (metadata) van het stuk.
Het bepalen of bescheiden historisch belangrijk zijn bevat een mate van subjectiviteit. Bij twijfel zal de scanmedewerker aan de recordmanager vragen te bepalen of het stuk vanuit cultuurhistorisch gezichtspunt belangrijk is. Bestaat er hierna nog onduidelijkheid dan wordt de gemeentearchivaris ingeschakeld.
1.2.5 Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek
Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening moeten worden gehouden met de waarde van de bescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Het belang is meegenomen in de risicoanalyse (zie hoofdstuk 5).
1.4 Opname van het principebesluit tot vervanging en de beschrijving van de toetsing ervan
In de bovenstaande paragrafen van hoofdstuk 1 wordt beschreven hoe is voldaan aan de eisen om te komen tot een principebesluit. Het gaat om de eisen zoals gesteld aan vervanging in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling 2009 en de plaatselijke wet- en regelgeving, zoals opgenomen in de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Overbetuwe 2022.
De Beheerregeling Informatiebeheer 2021 (artikel 4) schrijft voor dat de gemeentearchivaris vóór vervanging geraadpleegd dient te worden. Het advies van de gemeentearchivaris is gevraagd en verwerkt in dit handboek. Andere eisen uit dezelfde wet- en regelgeving komen in de volgende hoofdstukken aan bod. Het vorenstaande leidt tot een principebesluit om tot vervanging over te gaan.
Volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 is de zorgdrager bevoegd om een besluit tot vervanging te nemen. Voor de gemeente Overbetuwe is het college van burgemeester en wethouders de zorgdrager en aldus bevoegd om het substitutiebesluit te nemen.
Artikel 26b van de Archiefregeling d):
De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;
Het vervangingsproces is zodanig ingericht dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens ter waarborging van artikel 6 van het Archiefbesluit.
Voor gedigitaliseerde documenten is er de keuze tussen opname van de afbeeldingen in een PDF/a of opslag als losse afbeeldingen. De keuze voor één van deze twee methodes hangt af van functionele aspecten (zijn bij beschikbaarstelling losse afbeeldingen of Pdf’s praktischer) en beheers aspecten (beschikbare opslagruimte, ICT beheer van afbeeldingen en structuur metadata).
Omdat Pdf’s gemaakt van afbeeldingen, de neiging hebben vrij zwaar te worden (zeker bij omvangrijke documenten, full color en grijswaarden documenten of grootformaat documenten), is er de mogelijkheid de afbeeldingen (extra) te comprimeren en of te downsamplen (resolutie verlagen). De gemeente Overbetuwe maakt gebruik van Kofax Capture. In de scansoftware wordt alleen JPEG compressie toegepast. Deze compressie wordt automatisch geregeld op 75%. (dus 25% compressie toegepast)
Overbetuwe kiest ervoor om afbeeldingen in een PDF/a 1.4 op te slaan. Daarbij wordt altijd een kleurenscan gemaakt.
2.2 Beschrijving gemaakte afwegingen en keuzes
De gemeente Overbetuwe heeft bij haar afweging om te komen tot de eisen van de beeldkwaliteit diverse handboeken van andere gemeenten geraadpleegd. Alle bestudeerde handboeken vervanging hanteerden PDF/a als bestandsformaat. Ook in het vorige handboek vervanging van de gemeente Overbetuwe was dit bestandsformaat het uitgangspunt.
3.1 Gekozen technische scaninrichting
Artikel 26b van de Archiefregeling: b) de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur.
3.1.1 Scanopstelling en hardware
De scanopstelling wordt gevormd door een desktop PC van het type HP ProDesk i7-6700/16GB. Scanmedewerkers dienen hier in te loggen met hun eigen netwerkaccount om gebruik te kunnen maken van de scanner.
Er is een scanner beschikbaar vanaf het scanstation, namelijk een Kodak i3450. De scanner kan zowel reguliere A4-formaten als A3 documenten scannen. Het scannen van formaten die groter zijn dan A3 gebeurt met een Contex IQ Quattro A0 scanner.
Scannen via de beschikbare multifunctionals is in het kader van vervanging niet toegestaan aangezien dit niet conform de gestelde eisen en afspraken in dit handboek vervanging kan gebeuren.
3.1.2 Instellingen Kofax Capture scansoftware
Met gebruik van de Kofax Capture scansoftware worden documenten gescand. De scaninstellingen voor de gemeente Overbetuwe zijn:
3.1.3 Afwegingen en keuzes m.b.t. technische scaninrichting
Bij het inrichten van de scanopstelling is aanvankelijk gebruik gemaakt van de externe leverancier OPEN.Satisfaction. Zij leverden de software en expertise op het gebied van scanopstellingen. De leverancier wordt per 1-4-2022 BM Consultants. Voor wat betreft de technische eisen en instellingen van de apparatuur gaan wij uit van het advies van de leverancier gebaseerd op de ervaring die is opgedaan bij andere gemeenten. De scanoplossing sluit aan op de wettelijke eisen die gesteld worden aan de vervanging van archieven. (Archiefwet 1995, artikel 6)
3.2 Beveiliging en continuïteit
3.2.1.1 Fysieke bescherming van systemen en ruimten
De serverapparatuur bevindt zich in een afgesloten, niet voor onbevoegde medewerkers toegankelijke ruimte. Deze ruimte is voorzien van inbraakdetectie, brand-/rookdetectie en water-/vochtdetectie. Temperatuur en vochtigheid worden op het gewenste niveau gehouden door een luchtbehandelingssysteem (airco).De scanapparatuur bevindt zich in een afgesloten, niet voor onbevoegde medewerkers toegankelijke ruimte. De scanners zijn alleen te bedienen door medewerkers die daartoe geautoriseerd zijn.
De ruimte waar de scanners staan is afgesloten voor publiek. Deze ruimte is alleen te bereiken door personeel. Wanneer personeelsleden bezoek hebben, is het aan de eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze zich niet zonder toezicht door het gebouw begeven.
De scanruimte is dusdanig opgesteld dat de toegang wordt gemonitord door collega’s van team Informatie & Ondersteuning, waardoor het risico op een ongeoorloofd gebruik verwaarloosbaar is. Het aantal personen dat de scanners bedient is zeer beperkt en het valt direct op wanneer iemand buiten die groep de scanruimte betreedt.
3.2.1.2 Logische toegang tot systemen
De toegang tot de netwerkomgeving is beveiligd met een gebruikerslogin, gecombineerd met een wachtwoord. Deze accounts worden door het team Informatie & Ondersteuning aangemaakt c.q. verwijderd volgens een vaste procedure op basis van formulieren die via teamleider/coördinator van de betreffende medewerker en P&O worden aangeleverd. Gebruikers moeten hun wachtwoord periodiek wijzigen (dat wordt elke 60 dagen door het systeem afgedwongen).
De toegang tot het zaaksysteem (en daarmee het gebruik van de diverse functionaliteiten binnen de applicaties) wordt toegekend door en is de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerders. Zij verlenen gebruikers de benodigde rechten voor aanmaken, wijzigen en raadplegen van data. De benodigde rechten zijn afhankelijk van de functie van de medewerker en worden, in de aanvraagprocedure, door het afdelingshoofd van de medewerker aangegeven.
De scanners zijn te benaderen via een apart werkstation, waar alleen geautoriseerde scanmedewerkers met hun netwerkaccount kunnen inloggen.
Een Cloud oplossing is een totaal oplossing (ook wel Infrastructure-as-a-Service genoemd) waarbij hardware, beheer en verbindingen aangeboden en onderhouden worden door de leverancier. Om een hoge uptime en maximale veiligheid te garanderen beschikt de InProces Cloud omgeving over twee fysiek gescheiden duurzame carrier-neutrale datacenters. Beide datacenters zijn volledig met elkaar gespiegeld d.m.v. realtime replicatie.
Data welke in InProces is opgeslagen en (per abuis) wordt verwijderd is niet verdwenen, maar wordt gemarkeerd als zijnde "inactief. Een Back-up van de data is permanent online beschikbaar.
Daarnaast is InProces NEN2082 gecertificeerd, waarmee van alle "records", zoals documenten, zaken, alle mutaties kunnen worden vastgelegd en er altijd naar een vorige versie van een record kan worden gegaan.
In het kader van de archiefwet is het verplicht om bewaarde dossiers op vernietigingsdatum te verwijderen. Alleen die data worden daadwerkelijk verwijderd en zijn niet meer te herstellen. De leverancier draagt zorg voor dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse back-ups van de gehele InProces omgeving, zowel de software als de data. In het geval van een calamiteit, zoals het uitvallen van een database server, kunnen de back-ups worden gebruikt om de uitgevallen data op de server te herstellen. Na herstel van de server zal de replica functionaliteit van InProces er zorg voor dragen dat deze server weer automatisch geactualiseerd wordt. Een restore van een back-up is derhalve alleen noodzakelijk in het geval van een calamiteit.
De data is beschikbaar op 2 online SAN's welke in beide datacentra realtime wordt gerepliceerd.
Afwegingen en keuzes m.b.t. technische beveiliging en continuïteit
Bovenstaande keuzes zijn gebaseerd op de vastgestelde procedure continuïteitsbeheer en geldende beveiligingseisen zoals vastgelegd in het Programma Informatiebeveiliging 2019-2022 (13-05-2019). Deze algemene richtlijnen zijn opgesteld om de continuïteit en veiligheid van de informatievoorziening van de gemeente Overbetuwe te waarborgen. Om te borgen dat ze up-to-date blijven en in de praktijk goed uitgevoerd worden, zullen deze richtlijnen regelmatig ge-audit en/of bijgesteld worden.
4.1 Inrichting vervangingsproces
Deze paragraaf beschrijft hoe het vervangingsproces is ingericht, alsmede welke waarborgen zijn ingebed. Het vervangingsproces is ingericht op basis van de eisen die art. 26b uit de Archiefregeling uit Staatscourant van 17 december 2012 nr. 26238 aan het vervangingsproces stelt.
Artikel 26b van de Archiefregeling: e. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk.
Het selectieproces is van toepassing op alle archiefbescheiden die zijn ontvangen of zijn opgemaakt voor de uitoefening van alle taken van de gemeente Overbetuwe.
De selectie gebeurt op basis van het lezen van het stuk. Bij bepaling welk stuk voor scanning in aanmerking komt, wordt een zaaktypencatalogus (ZTC) gebruikt. Alle documenten die een werkproces starten of die deel uitmaken van een werkproces worden gescand.
De stukken die niet gedigitaliseerd kunnen worden zonder hun intrinsieke waarde te verliezen worden niet gescand (zie paragraaf 1.2.1).
Er wordt geen onderscheid gemaakt in te bewaren stukken en te vernietigen stukken. Alle stukken worden op eenzelfde manier behandeld en gescand.
4.1.3 Voorbereiding van documenten
De te scannen documenten worden gesorteerd, ontniet en ontdaan van alle verdere onderdelen die het scannen belemmeren, zonder het stuk te beschadigen. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met gevallen waarbij voorbereiding mogelijk noodzakelijk kan zijn.
Indien noodzakelijk voor het proces wordt de enveloppe mee gescand. Deze afspraak is vastgelegd in de werkinstructie. In overleg tussen proceseigenaar, registratiemedewerker en behandelaar kan voor andere soorten stukken worden afgesproken dat het scannen van de enveloppe waardevol is. Ook deze afspraken worden opgenomen in de werkinstructie.
Elk document wordt gestempeld. Het stempel bevat de volgende gegevens:
Er worden scheidingsbladen ingevoegd om de documenten van elkaar te scheiden. Per document wordt het aantal bladzijden genoteerd in het stempel.
De scanner staat ingesteld op geijkte waarden en kan niet worden aangepast door de scanmedewerker. Als blijkt dat dit nodig is wordt de scanner aangepast door de functioneel beheerder van de scanoplossing die ook let op de ijkingswaarden. In bijlage 3 is aangegeven hoe de benodigde scherpte van een scan bepaald kan worden.
De scanmedewerker schrijft de begintijd en datum op het voorblad die bij de batch hoort. Na het scannen controleert de scanmedewerker de gescande documenten op kleur, leesbaarheid, scheefheid en aantal.
Bij afwijkingen worden de documenten opnieuw gescand.
De scanmedewerker schrijft zijn/haar naam op het voorblad.
Als de scanmedewerker besluit dat de batch voldoet, geeft hij/zij het systeem opdracht dat deze mag worden verwerkt. Het systeem kent een batchnummer toe en zet deze klaar voor registratie in het zaaksysteem. Het batchnummer bestaat uit een datum- en tijdsaanduiding. Binnen de batch wordt aan het document een uniek nummer toegekend waar geen invloed op uitgeoefend kan worden.
Voor afwijkende formaten, die via de grootformaatscanner worden gedigitaliseerd, geldt dat ze na scanning worden opgeslagen op een tegen schrijven beveiligde netwerklocatie en van daaruit geïmporteerd worden in het zaaksysteem. De netwerklocatie is beveiligd tegen dataverlies, stroomuitval etc. omdat het hier een tijdelijke opslag op een netwerklocatie betreft (48 uur).
Op het moment van scannen worden o.a. de volgende metadata aan de eigenschappen van het document (PDF/a) toegekend:
Registratie vindt plaats in het zaaksysteem, na het scannen van de documenten. Op het moment van registratie worden o.a. de volgende metadata aan de zaak toegekend op basis van te voren ingerichte zaaktypen:
Onvolledig registreren is vrijwel onmogelijk doordat verplichte metadata zo zijn ingesteld dat zonder deze gegevens de registratie niet kan worden afgerond. Bij de registratie legt de registrator een zaaktype vast, die vanuit de ZTC is gekozen. Door de koppeling met de ZTC wordt de bewaartermijn van het document/de zaak bewaakt.
Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden opgenomen in InProces en geregistreerd volgens registratieprocedure (zie 4.1.5). De werkzaamheden zoals beschreven in deze procedure worden uitgevoerd door een DIV-medewerker.
Alle metadatavelden in InProces zijn gestandaardiseerd op basis van de Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) Hierdoor is het mogelijk om een digitaal duurzame overdracht te maken naar een e-depot.
4.1.7 Opname in het beheerssysteem
De papieren documenten worden door het scanapparaat gedigitaliseerd en automatisch doorgestuurd naar het zaaksysteem na de controle van de scanmedewerker.
Hier worden de documenten verzameld en beschikbaar gesteld bij de documentintake en per stuk door de registrator beoordeeld op nieuwe zaak of bestaande zaak.
De gescande documenten worden via de documentintake toegevoegd aan de zaak. De documentintake geeft automatisch een scherm met de vraag gegevens over het document in te voeren die niet vanuit een zaak meekomen. Dit zijn:
Vervolgens worden de digitale documenten in het zaaksysteem uitgezet naar de behandelaar/behandelcluster van het betreffende zaaktype. De behandelaar ontvangt het document in zijn werkvoorraad in het zaaksysteem en kan van daaruit de zaak in behandeling nemen.
4.1.8 Vernietigingsprocedure van vervangen analoge “originelen”
Nadat de papieren documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd, worden deze documenten op datum van scanning tijdelijk gearchiveerd in zogenaamde dagdozen.
In verband met de achtervangcontrole van de behandelaars worden de stukken minimaal 3 maanden opgeslagen in archiefdozen en weggezet in de archiefruimte (de kluis). Deze stukken worden niet gebruikt door of uitgeleend aan de organisatie. De kluis voldoet aan de normen voor archiefruimtes.
De vernietigingsprocedure ziet er als volgt uit:
Verantwoordelijk: Teammanager Informatie & Ondersteuning
Deze procedure geldt voor alle processen die vallen onder het Vervangingsbesluit.
Binnen bovenstaande reikwijdte geldt deze procedure voor documenten die voldoen aan de volgende criteria:
Om te zorgen dat alleen documenten die in aanmerking komen voor vervanging worden aangeboden voor vernietiging, wordt ter controle de zoekvraag gesteld in het zaaksysteem met daarin de juiste criteria zodat deze documenten geselecteerd worden.
Artikel 26b van de Archiefregeling: c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
De gemeente Overbetuwe maakt ten aanzien van bestandsformaten gebruik van open standaarden.
Er wordt voor het scannen van de documenten gebruik gemaakt van een documentscanner in combinatie met specifieke scansoftware.
De scanner genereert een afbeelding, die door de software van de scanner wordt opgepakt voor verdere verwerking, zoals OCR (Optical Character Recognition) en wordt overgezet naar readable PDF/A. De gescande documenten worden in PDF/A formaat opgeslagen in het zaaksysteem.
Grootformaatdocumenten worden gescand in PDF/A met een grootformaatscanner.
De instellingen van de PDF die wordt geëxporteerd naar het betreffende zaaksysteem:
De Archiefwet verplicht overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Daarnaast stelt de Archiefregeling hoofdstuk 3a, artikel 26b aspecten van het vervangingsproces dot h. een kwaliteitsprocedure voor het toegepaste vervangingsproces op te stellen. Een aantal kwaliteitsprocedures is per proces opgesteld.
Kwaliteitscontrole vindt plaats bij de volgende processen:
Deze processen zullen in dit hoofdstuk, elk in een eigen paragraaf, worden toegelicht.
Bij het scannen wordt nauwgezet gecontroleerd op juistheid, volledigheid en duidelijke leesbaarheid van het image. De kwaliteitscontroles worden toegepast tijdens het dagelijkse werk en op basis van steekproeven en worden nader beschreven in het kwaliteitssysteem.
Artikel 26b van de Archiefregeling: f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
4.3.1 Controle tijdens de registratie/ opname in het zaaksysteem
Tijdens de registratie van de gescande documenten vindt controle plaats van de kwaliteit van de lees- of waarneembaarheid van de documenten (is alle informatie die op het origineel is afgebeeld volledig en correct overgenomen in de digitale reproductie).
Controle tijdens het dagelijkse werk
Controles op basis van steekproeven
Wekelijks wordt een steekproef op scannen en registreren uitgevoerd door een medewerker DIV. Zie hiervoor bijlage 4: Steekproefplan.
Wat te doen bij onvoldoende kwaliteit?
Op het moment dat tijdens de controles blijkt dat de kwaliteit van de gescande documenten onvoldoende is, kunnen de volgende acties een gevolg zijn:
De kwaliteitscontrole vindt plaats op het moment van registratie van gescande documenten door een medewerker DIV. De kwaliteitscontroles op het scannen worden toegepast tijdens het dagelijkse werk.
Controle tijdens het dagelijkse werk
De controle op het moment van registratie bestaat uit een controle direct na registratie door de scanmedewerker en op een later moment door een andere DIV-medewerker dan die de registratie heeft uitgevoerd. Deze controle richt zich met name op het aspect terugvindbaarheid in brede zin. Dat komt erop neer dat gecontroleerd wordt of alle metadata op de juiste wijze zijn ingevuld, zodat registraties via de gebruikelijke zoekacties kunnen worden getoond en worden opgenomen in de gangbare rapportages.
De controle op de geregistreerde ingekomen post richt zich op de toekenning van het juiste zaaktype, behandelrol en vertrouwelijkheid. De controle vindt dagelijks steekproefsgewijs plaats onder regie van de kwaliteitsmedewerker.
De verantwoordelijkheid voor goede zaakvorming en registratie van andere documenten (digital born) dan de scans ligt bij de medewerkers van de functionele teams. Zij zijn verantwoordelijk voor het bij een zaak voegen van alle archiefwaardige documenten. Dat zijn alle documenten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, bewijsvoering en verantwoording.
De analoge documenten worden drie maanden bewaard voordat ze vernietigd worden. Na deze periode van drie maanden kunnen we redelijkerwijs aannemen dat de zaak in behandeling is genomen en de kwaliteit is gecontroleerd. Tijdens de afhandeling controleert de behandelend ambtenaar de bij de zaak gevoegde documenten op volledigheid en leesbaarheid. Hiermee is een achtervangcontrole op de digitalisering geborgd.
4.7 Vernietigen analoge archiefbescheiden
Nadat de analoge ingekomen documenten zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd worden zij verpakt in dozen, de werkwijze is beschreven onder 4.1. Tot aan de vernietiging worden de vervangen documenten op scandatum opgeslagen in archiefdozen en geplaatst in de afsluitbare archiefstellingen bij DIV.
Na afloop van deze termijn worden de oorspronkelijke documenten via team Vastgoed aangeboden ten behoeve van de afvoer door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf waar de gemeente Overbetuwe een contract mee heeft. Daar wordt voor de daadwerkelijke vernietiging zorg gedragen. Hiervan wordt een proces-verbaal van vernietiging opgemaakt door de Record Manager.
Dit hoofdstuk beschrijft de verklaring van vervanging en de belangrijkste aandachtspunten bij de feitelijke vernietiging van archiefbescheiden in het kader van het vervangingsproces. Het betreft dus vernietigen van de oorspronkelijke papieren weerslag en niet vernietiging in verband met het verstrijken van de bewaartermijn.
Artikel 26b van de Archiefregeling: g. Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
Na digitalisering en registratie worden de papieren documenten gedurende een termijn van minimaal drie maanden bewaard in zogenaamde dagdozen. Het digitale exemplaar wordt via het zaaksysteem in behandeling genomen. Mocht tijdens de behandeling van een document bij het functionele team blijken dat het gescande document niet goed leesbaar, volledig of bruikbaar is, dan kan het desbetreffende papieren document gedurende deze termijn nogmaals gescand worden.
De digitale scans hebben vanwege de vervanging de status van archiefstuk gekregen. De papieren archiefbescheiden worden driemaandelijks ter vernietiging aangeboden aan een gecertificeerd bedrijf. Hierbij wordt per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld met daarbij de bijlage met specificaties van de vernietigde documenten.
In paragraaf 4.1.8 is een verdere uitwerking van de vernietigingsprocedure analoge archiefbescheiden naar aanleiding van digitale vervanging opgenomen.
In paragraaf 1.2.4 en bijlage 1 is aangegeven welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging. De genoemde criteria worden gehanteerd bij de vervanging van de oorspronkelijke archiefbescheiden. Er zijn in totaal twee controle momenten op de uitzonderingen. Bij scanning en bij de vernietiging als gevolg van de vervanging.
De digitale vervanging is formeel pas voltooid na vernietiging van de analoge originelen. Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt eens per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard. Het betreft hier een definitief vernietigingsrapport dat in het zaaksysteem bewaard blijft.
6.1 Evaluatieverslag interne controle vervangingsproces
Artikel 26b van de Archiefregeling: h. De kwaliteitsprocedures.
De werkbaarheid van de in dit handboek beschreven procedures en werkwijzen worden jaarlijks geëvalueerd door de kwaliteitsmedewerker van het team Informatie & Ondersteuning. Op basis van deze evaluaties en interne Audits, kunnen werkwijzen en procedures aangepast/aangescherpt worden om de kwaliteit en efficiency te verhogen.
6.2 Procedure controle en actualisatie handboek vervanging
Het handboek vervanging wordt aangepast als de omstandigheden, waaraan het handboek onderhevig is, veranderen. Hierbij kan gedacht worden aan:
Het beheer van het handboek valt onder de verantwoordelijkheid van de teammanager Informatie & Ondersteuning. Het handboek zal bij kleine wijzigingen worden geactualiseerd en onder mandaat worden aangepast. Bij ingrijpende wijzigingen (o.a. procedurele of wetswijzigingen) wordt na aanpassing door het college van burgemeester en wethouders een nieuw besluit genomen. Zie voor de wijzigingsprocedure Bijlage 7.
De hoofdcriteria hiervoor kunnen zijn:
Uitzonderingen van niet of met beperking te vervangen archiefbescheiden.
Volgens specifieke wet- en regelgeving mogen sommige analoge archiefbescheiden niet worden vervangen door digitale reproducties of heeft die vervanging gevolgen voor de bewijskracht van de erin opgenomen informatie.
Om die reden een toelichting om duidelijkheid te verschaffen over het vervangen van specifieke informatie/onderwerpen.
Contract, overeenkomst, notariële- en onderhandse akte. Voor zowel het protocol als de onderhandse akten en overige bescheiden gelden ook voor een notaris de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling ongeacht of het de papieren of digitale vorm betreft. Alle documenten kunnen op grond van deze wet- en regelgeving digitaal worden bewaard, zodat dit voor het notariaat geen belemmering vormt om papieren bescheiden te vervangen door digitale reproducties. Uiteraard tenzij de aard en de vorm van de akten dat tegenhouden omdat wezenlijke kenmerken op of van het document verdwijnen door het digitaliseren.
Naarmate de criteria enger geïnterpreteerd worden, wordt minder materiaal in de papieren vorm bewaard. Bij een ruime interpretatie, waarbij de criteria nader worden ingevuld, wordt meer papier bewaard.
Kernvraag is wat de meerwaarde is van de papieren versie boven een eigentijdse kopie van minimaal gelijke kwaliteit. Verondersteld wordt dat bij een dossier de punten 2.e. en 2.g. van belang zijn. Dit geldt echter alleen indien aan de papieren versie een meerwaarde wordt toegekend. Behalve de genoemde punten 2.e. en 2.g. lijken ook punten 1. en 2.d. (jaar ontstaan; ouderdom) van belang.
Regeling papier en schrijfmiddelen voor de burgerlijke stand 1994, artikel 2 lid 1 (uitwerking van Besluit
Burgerlijke Stand 1994, artikel 10). Zie ook Handreiking vervanging pagina 76.
Stb. 2014/380 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2015-174.html. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (eerste boek), artikel 160. Zie voor een toelichting Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0.
Burgerlijk Wetboek, boek 2, art. 10 lid 4 / Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 lid 5. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (eerste boek), artikel 160. Zie voor een toelichting Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0.
Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (eerste boek), artikel 160. Zie voor een toelichting Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0. pagina 77.
Zie voor een toelichting Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2.0.
Bijlage 2: Gevallen waarin voorbewerkingen nodig kunnen zijn
[te gebruiken bij bepalen van de wijze van reproduceren]
Sommige archiefbescheiden zijn moeilijk te scannen en hebben daarom speciale aandacht nodig tijdens de scanvoorbereiding. In dat geval wordt contact gezocht met de functioneel beheerder en op basis van de geconstateerde problemen een praktische oplossing gezocht. Deze oplossingen worden geplaatst op een lijst met best practises en beschikbaar gesteld aan de scanmedewerkers om in toekomstige vergelijkbare situaties te gebruiken.
Mogelijke problemen die kunnen voorkomen zijn:
Bijlage 3: Het bepalen van de benodigde scherpte van een scan
1 mm zespunts letter ‘e’ als uitgangspunt
Uitgangspunt voor meting van detailwaarneming is de 1 mm onderkast letter ‘e’ (zespunts letter). Dit is namelijk de kleinste letter die in kranten (beursberichten) wordt gebruikt. Voldoende reproductie van deze letter garandeert dat alle letters van zespunts en groter goed leesbaar zullen zijn.
Met voldoende reproductie wordt hier bedoeld:
Het kleinste onderdeel van een zespunts letter is ongeveer 0.2 mm groot. De reproductie van een zespunts letter garandeert dus de reproductie van details die groter of gelijk zijn aan 0.2 mm.
Hoeveelheid benodigde lijnenparen/mm en opnameresolutie om een 1 mm zespunts letter te kunnen reproduceren
Om een detail van 0.2 mm (en daarmee een 1 mm zespunts letter) te kunnen reproduceren is een minimum van 5 lp/mm nodig. Deze berekening gaat uit van de premisse dat om een detail voldoende te kunnen oplossen minimaal één lijnenpaar nodig is. Voor een detail van 0.2 mm zijn dus vijf (1/0.2) lp/mm nodig.
Het halfsamplingpunt (of de Nyquisttheorie) is het punt dat de maximale detailwaarneming (uitgedrukt in lp/mm of cycles per millimeter, cy/mm) aangeeft die een scanner of camera bij een bepaalde resolutie kan halen. Voor verschillende resoluties is dit:
Berekening: 400 ppi/2.54 = 157,48 ppcm = 15,74 ppmm = 15,74/2 = afgerond 7,9 cpmm.
Het halfsampling punt geeft aan dat er in dit geval minimaal met 254 ppi moet worden gescand. In veel gevallen zal het nodig zijn om met een hogere resolutie op te nemen om tot de gewenste 5 lp/ mmte komen. Aanbevolen wordt daarom om minimaal met 300 ppi te scannen. Voor tekeningen worden dezelfde instellingen gebruikt.
De steekproeven moeten gezien worden als een extra controle, bovenop de standaard dagelijkse kwaliteitscontroles, die al worden uitgevoerd (zie scanprocedure). De steekproeven worden uitgevoerd door een andere medewerker, dan diegene die het scannen, registreren of de kwaliteitscontrole heeft uitgevoerd.
Er vinden twee typen steekproeven plaats:
1. Steekproef op scanresultaat
De steekproef op het scanresultaat vindt wekelijks plaats door de kwaliteitsmedewerker DIV
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en telling van het aantal pagina’s. Er wordt gecontroleerd op afwijkingen die de leesbaarheid, juistheid en de volledigheid van het scanresultaat aantasten. De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Cosmetische afwijkingen die de leesbaarheid niet beïnvloeden worden wel geaccepteerd. Voorbeelden van deze afwijkingen zijn:
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle
De omvang van de steekproef wordt bepaald volgens de AQL methode (Acceptable Quality Level), een statistische methode voor kwaliteitsbepaling.
De opzet van de kwaliteitscontrole is afhankelijk van verschillende factoren:
Een steekproef controleert een deel van de items. Het kan dus zijn dat er in de niet gecontroleerde items meer fouten zitten dan het maximaal toegestane foutenaantal. Om te voorkomen dat er te veel fouten worden doorgelaten, kiest Overbetuwe standaard voor een strenger controle niveau dit betekent:
Waarbij geldt: 1 item fout betekent de batch overnieuw scannen.
Indien na controle blijkt dat er een fout gevonden is, wordt onderzocht wanneer de fout voor het eerst is opgetreden en worden de betreffende batches opnieuw gescand.
Een omschrijving van de wijze waarop met een fout is omgegaan wordt vastgelegd in een zaaktype.
De controle op de juiste registratie en toepassing van zaaktypes, vindt wekelijks plaats door een kwaliteitsmedewerker.
Goede registratie zorgt ervoor dat inkomende documenten gekoppeld worden aan de juiste zaaktypes en daardoor bij de juiste behandelaar terechtkomen en de juiste bewaartermijn meekrijgen.
Resultaten van deze controles worden vastgelegd in een overzicht van gecorrigeerde zaaktypes.
De steekproef wordt gekenmerkt door visuele controle en richt zich op het aspect terugvindbaarheid door te controleren op registratie van zaken en documenten en zaakcompleetheid.
Door de controle van de koppeling van documenten aan het juiste zaaktype is de document retention gewaarborgd; in de zaaktypen zijn immers de bewaartermijnen opgenomen.
De volgende afwijkingen worden als fout gezien:
Bij constatering van een fout wordt teruggekoppeld naar de registrator van de zaak of het document. In overleg worden verbeteringen aangebracht en zo nodig verbeterafspraken gemaakt die ook in een zaaktype worden vastgelegd.
Omvang en geaccepteerd kwaliteitsniveau van de controle.
Ook hiervoor zet Overbetuwe de AQL methode in
Dit is het totale aantal geproduceerde / geleverde items waarvan de kwaliteit vastgesteld moet worden. Meestal zal van iedere batch die geleverd wordt, een bepaalde kwaliteit geëist worden.
Bijvoorbeeld: Een medewerker registreert per dag circa 25 geregistreerde documenten. In de norm wordt aan iedere bestandsomvang een aantal te controleren registraties toegekend. In het schema hieronder staan de aantallen te controleren registraties.
Een batch wordt goedgekeurd als het aantal fouten kleiner is dan het maximaal toegestane aantal fouten uit onderstaande Tabel. De geconstateerde fouten dienen overigens wel gecorrigeerd te worden door de betreffende medewerker. Wanneer het aantal fouten de maximumwaarde overschrijdt, wordt de hele batch afgekeurd en moet de betreffende medewerker deze helemaal opnieuw aanleveren.
De batch wordt dan opnieuw, op dezelfde manier gecontroleerd. Als je van een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 10% uitgaat, betekent dat in dit voorbeeld dat er van de 8 items maximaal twee fout mogen zijn. Zodra de zesde fout geconstateerd wordt, wordt de hele batch afgekeurd.
Bijlage 6: Rollen en verantwoordelijkheden
Bijlage 10: Wijzigingsprocedure
Hieronder vindt u een schematisch overzicht van de wijzigingsprocedure.
Deze is stapsgewijs uitgewerkt in de tabel op de volgende pagina’s.
Zie de Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand (per 24-08-2015): http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/.