Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Losser

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Losser
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders
Citeertitel	Reglement van orde college Losser
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het reglement van orde voor de vergaderingen van het college, vastgesteld op 21 september 2010.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 52 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
09-09-2022			nieuwe regeling	30-08-2022 gmb-2022-400839	22Z01763

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Het college van burgemeester en wethouders van Losser;

gelet op het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet

BESLUIT:

vast te stellen het volgende

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het college.
3.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te voeren, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van vergaderingen; kennisneming te behandelen stukken

1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag of op een in onderling vast te stellen andere dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig achten.
2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.
3.
De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.
4.
Voor elke vergadering stelt de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met bespreekpunten en de volledige verzameling vergaderstukken beschikbaar. Dit gebeurt in de regel op de donderdag voor de vergaderdatum.
5.
Onderwerpen waarvoor tijdige agendering als bedoeld in lid 4 niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie. De secretaris agendeert een dergelijk stuk. Het college bepaalt of een onderwerp alsnog zal worden behandeld.

Artikel 3 Verhindering

1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Deelneming van derden

Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen om hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op, of de beraadslaging te volgen ten aanzien van een agendapunt. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de wethouders genomen.

Artikel 5 Stemmingen

1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
3.
- a.
  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- b.
  Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- c.
  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 6 Besluitenlijst

1.
De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.
2.
De besluitenlijst bevat tenminste:
- a.
  de namen van de aanwezige leden;
- b.
  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
- d.
  een formulering van de door het college genomen besluiten;
3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
4.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 7 Vakantieperiode

Indien tijdens een vakantieperiode wordt vergaderd met toepassing van artikel 56, tweede lid Gemeentewet (vergaderen indien er geen quorum aanwezig is), is de besluitvorming beperkt tot:

a.
beslissen op aanvragen, waarbij (wettelijke) beslistermijnen in het geding zijn;
b.
nemen van beslissingen op bezwaar;
c.
beslissen omtrent het voeren van verweer en rechtsgedingen, inclusief voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;
d.
nemen van overige onuitstelbare besluiten, maar niet dan nadat het verantwoordelijke collegelid is geconsulteerd.

Artikel 8 Openbare vergadering

1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9 Uitleg reglement

In de gevallen waar dit reglement niet in voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10 Inwerkingtreding

1.
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
2.
Het reglement van orde voor de vergaderingen van het college, vastgesteld op 21 september 2010, wordt ingetrokken.
3.
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde college Losser”.

Losser, 30 augustus 2022

Het college van burgemeester en wethouders van Losser;

De secretaris,

drs. J. van Dam

burgemeester,

G.J. Kok MDR

Toelichting op het Reglement van Orde voor het college van burgemeester en wethouders van Losser

Algemene toelichting

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. De RvO’s van diverse andere gemeenten, veelal gebaseerd op het Modelreglement van orde van de VNG dat dateert van 2004, zijn als basis gebruikt voor het RvO. Ten opzichte van de vorige versie uit 2010 was een update noodzakelijk. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; hierin is weinig beleidsvrijheid.

Artikelsgewijze toelichting

Toelichting op artikel 1 (verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging)

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde komt in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd, namelijk de portefeuilleverdeling. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.

Naast de verdeling van de werkzaamheden dient de onderlinge vervanging te worden geregeld. Lid 3 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Toelichting op artikel 2 (vergadering en vergaderstukken)

Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Er is gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. De Gemeentewet laat zich niet uit over de competentie tot het beleggen van een vergadering. Dit is aan de gemeenten zelf overgelaten. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat naast de burgemeester (artikel 53 Gemeentewet), ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

In dit artikel wordt tevens aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het digitaal doen toekomen van de agenda en voor het beschikbaar stellen van de volledige verzameling vergaderstukken aan de leden van het college. De tekst weerspiegelt de huidige werkwijze.

Hierbij weegt de secretaris al naar gelang de omstandigheden af of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de leden van het college of dat dit in de vergadering gebeurt. Uiteindelijk beslist het college.

Toelichting op artikel 3 (verhindering)

Dit artikel is van belang voor het tevoren bepalen van de aanwezigheid een vergader- en besluitenquorum en om tevoren de eventuele vervanging van de secretaris in gang te zetten.

Toelichting op artikel 4 (deelneming van derden)

De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Toelichting op artikel 5 (stemmingen)

In de eerste plaats moet hier worden gewezen artikel 56 Gemeentewet. Het artikel bevat de regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit Gemeentewetsartikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen.

Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht.

Toelichting op artikel 6 (besluitenlijst)

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld.

Let op: de besluiten hebben rechtskracht zodra zij door het college zijn genomen. Hieraan doet niet af dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshandelingen gestaakt c.q. teruggedraaid.

Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. Dit wordt door de secretaris afzonderlijk bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Toelichting op artikel 7 (vakantieperiode)

Om de bestuurlijke continuïteit in de vakantieperiode te garanderen, is het in Losser de gewoonte om in die periode met toepassing van artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet de vergaderingen gewoon doorgang te laten vinden. In artikel 56, lid 1 van de Gemeentewet is bepaald dat in vergaderingen van het college slechts beraadslaagd en besloten kan worden als tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. In het tweede lid van artikel 56 Gemeentewet is bepaald dat indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, de (loco-)burgemeester onder verwijzing naar dit artikel een nieuwe vergadering belegt. Op grond van lid 3 van artikel 56 Gemeentewet is daarop de quorum-bepaling niet van toepassing.

Omdat in een dergelijke situatie de meerderheid van het college niet aanwezig is, wordt de besluitvorming beperkt tot zaken die in het kader van beslistermijnen of klantgerichtheid geen uitstel dulden. Het gaat om de volgende categorieën:

–
beslissen op aanvragen, waarbij (wettelijke) beslistermijnen in het geding zijn;
–
nemen van beslissingen op bezwaar;
–
beslissen omtrent het voeren van verweer en rechtsgedingen, inclusief voorbereidings- en uitvoeringshandelingen;
–
nemen van overige onuitstelbare besluiten, maar niet dan nadat het verantwoordelijke collegelid is geconsulteerd.

Het consulteren van het verantwoordelijke collegelid kan telefonisch gebeuren.

Toelichting op artikel 8 (openbare vergadering)

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 6 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.