Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Haarlem

Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Haarlem
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022
Citeertitel	Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Algemene Commissieverordening.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking
14-04-2023		artikel 8, 20, 21	30-03-2023 gmb-2023-154466
06-12-2022	14-04-2023	artikel 4	17-11-2022 gmb-2022-543870
01-09-2022	06-12-2022	nieuwe regeling	17-02-2022 gmb-2022-389190

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022

De raad van de gemeente Haarlem;

Gelezen de besluiten van het seniorenconvent van 17 mei 2021, 28 juni 2021, 25 oktober 2021 en 13 december 2021;

Gelet op artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet;

Gezien het advies van de commissie Bestuur;

Besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

–
college: het college van burgemeester en wethouders als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet;
–
commissie: raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;
–
commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
–
commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
–
commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;
–
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
–
presidium: raadspresidium;
–
wet: Gemeentewet

Artikel 2 Instelling commissies

1.
De raad bepaalt of en hoeveel commissie worden ingesteld, alsmede de verdeling van de onderwerpen over commissies.
2.
Behoudens een ander besluit van de raad, is er een:
- a.
  commissie Bestuur, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - 1e
    burger, bestuur en veiligheid;
  - 2e
    algemene dekkingsmiddelen en overhead;
- b.
  commissie Beheer, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - 1e
    bereikbaarheid en mobiliteit;
  - 2e
    duurzaam Haarlem, beheer en onderhoud;
- c.
  commissie Ontwikkeling, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - 1e
    duurzame stedelijke ontwikkeling;
  - 2e
    economie, toerisme en cultuur;
- d.
  commissie Samenleving, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:
  - 1e
    ondersteuning en zorg;
  - 2e
    maatschappelijke participatie;
  - 3e
    werk, inkomen en schulden.

Artikel 3 Taak commissie

1.
De taak van een commissie is het voorbereiden van beraadslaging en/of besluitvorming in de vergadering van de raad en het voeren van overleg met het college of de burgemeester en anderen.
2.
De behandeling van een onderwerp in de vergadering van een commissie leidt, afhankelijk van de wijze van agendering door het presidium, tot een standpuntbepaling of tot een procesmatige conclusie waaronder:
- a.
  de zaak wordt ter behandeling aan de raad voorgelegd als hamerstuk, hamerstuk met stemverklaring of bespreekstuk;
- b.
  het college wordt verzocht noodzakelijk geachte aanvullingen of verduidelijkingen aan te brengen, waarna het onderwerp wordt geagendeerd in de raadsvergadering of een volgende vergadering van de commissie;
- c.
  genoegzame informatiewisseling heeft plaatsgevonden en/of het overleg kan als afgerond worden beschouwd.
3.
Een commissie adviseert integraal over alle aspecten van een onderwerp. Het presidium kan beslissen dat een onderwerp in meer dan één commissie wordt behandeld, indien de aard van het onderwerp dat vereist.

Artikel 4 Samenstelling; benoeming commissievoorzitter en plaatsvervangend voorzitter

1.
De commissies kennen geen vaste leden. Alle leden van de raad zijn lid van de commissies.
2.
De raad benoemt uit zijn midden de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers.
3.
Per fractie is bij elke aan de orde zijnde onderwerp één woordvoerder.
4.
Een eenpersoonsfractie kan maximaal drie commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de raad voordragen. Andere fracties kunnen maximaal twee commissieleden niet-raadsleden ter benoeming aan de raad voordragen. Voor benoeming als commissielid moet de naam van een niet-raadslid voorkomen op de lijst van kandidaten voor de laatstgehouden raadsverkiezingen, voor de partij die zitting heeft in de raad en het niet-raadslid voordraagt voor benoeming.
5.
De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn, met dien verstande dat de woorden “achttien jaar” uit artikel 10 worden gelezen als “zestien jaar”.
6.
Op het onderzoek van de geloofsbrieven van commissieleden die geen raadslid zijn, is het bepaalde in artikel 5 van het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Haarlem 2022 van overeenkomstige toepassing. Dit onderzoek heeft betrekking op dezelfde bescheiden als in het geval van raadsleden, met uitzondering van de in artikel V.1, eerste lid, van de Kieswet bedoelde kennisgeving.
7.
Alvorens zijn functie te aanvaarden legt het lid, niet zijnde een raadslid, in handen van de voorzitter van de raad de eed of belofte af overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet.
8.
De commissieleden niet-raadsleden worden voor de duur van de raadsperiode benoemd.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsduur van een commissielid en commissievoorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
Het voorzitterschap of het lidmaatschap van een commissie eindigt als:
- a.
  niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde eisen;
- b.
  de voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad;
- c.
  de raad de voorzitter ontslaat of een andere voorzitter benoemt;
- d.
  een commissie ophoudt te bestaan.
3.
Het lidmaatschap van de commissie van een niet-raadslid eindigt:
- a.
  als de fractie waar het niet-raadslid geacht wordt deel van uit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn;
- b.
  als de raad de toelating als niet-raadslid intrekt;
- c.
  als de fractie de benoeming als niet-raadslid intrekt;
- d.
  als het niet-raadslid niet meer voldoet aan de in artikel 4, zesde lid, gestelde vereisten;
- e.
  als het niet-raadslid een benoeming tot lid van de raad aanneemt;
- f.
  als de commissie ophoudt te bestaan.
4.
Een commissielid en commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
5.
Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 6 De commissiegriffier

1.
De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere commissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.
2.
Een commissiegriffier is aanwezig in de vergaderingen.
3.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar.
4.
Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2 Vergaderingen

Paragraaf 1 Voorbereiding

Artikel 7 Oproep en agenda

1.
De commissies vergaderen op grond van een jaarlijks door het presidium vastgesteld vergaderschema en voorts zo dikwijls als nodig wordt geacht.
2.
De commissievoorzitter zendt de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, door middel van een bekendmaking op de gemeentelijke website op de maandag de week voorafgaande aan de vergadering.
3.
In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gestuurd.
4.
Op de stukken, bedoeld in het tweede en derde lid, is artikel 8, tweede lid van toepassing.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

1.
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het openbaar kennisgeven van de agenda op de website van de gemeente geplaatst.
2.
Informatie van de commissie of aan de commissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het tweede lid onder berusting van de griffier, die deze stukken digitaal beveiligd ter beschikking stelt aan de commissieleden.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website.

Paragraaf 2 Vergadering

Artikel 9a Openbare vergadering

De commissies vergaderen als regel in het openbaar.

Artikel 10 Presentielijst

1.
De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.
2.
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11 Vaststelling agenda

1.
De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de commissie vastgesteld.
2.
De voorzitter of één van de leden van een commissie is bevoegd in spoedeisende gevallen ter vergadering voor te stellen een onderwerp aan de agenda toe te voegen. De commissie beslist of dit onderwerp in behandeling wordt genomen.
3.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
4.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de commissie beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp afzonderlijk te beraadslagen.

Artikel 12 Advies; geen stemmingen

1.
Indien de commissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.
2.
Het advies aan de raad bevat een advies inzake de wijze van agendering van het betreffende onderwerp of voorstel in de raad (een hamerstuk, een hamerstuk met stemverklaring of bespreekpunt).
3.
De commissie kan adviseren dat het voorstel nog niet rijp is voor besluitvorming in de raad.
4.
In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13 Volgorde sprekers en aantal spreektermijnen

1.
Een commissielid voert het woord na het aan de commissievoorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.
2.
De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een commissielid het woord vraagt over een ordevoorstel als bedoeld in artikel 17.
3.
Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de commissie anders beslist.
4.
Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.
5.
Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
6.
Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 13a inzake spreektijdverdeling

1.
In de vergadering van een commissie worden spreektijden gehanteerd.
2.
De commissiegriffier houdt de spreektijd bij.
3.
Het presidium bepaalt hoeveel spreektijd wordt toegekend aan fracties waarbij wordt uitgegaan van een spreektijd die in een verhouding 2:1 rekening houdt met de omvang van de fractie. Het college krijgt een vaste spreektijd.
4.
Het presidium kan voorstellen om af te wijken van hetgeen in het vierde lid is bepaald.
5.
Indien één of meer raadsleden van een fractie als bedoeld in artikel 7, eerste lid van deze verordening als zelfstandige fractie gaat(n) optreden, krijgt zij een spreektijd overeenkomstig de spreektijd van een fractie van gelijke omvang.
6.
Degene van wie de spreektijd is verstreken, is verplicht zijn rede te beëindigen zodra de voorzitter dat verzoekt. Indien hij of zij daar geen gevolg aan geeft is de voorzitter bevoegd hem of haar het woord te ontnemen.
7.
Indien geen spreektijden zijn vastgesteld kan de voorzitter met het oog op de voortgang van de vergadering een spreker tot spoed en afronding manen, en hem of haar indien hij of zij daar niet aan voldoet het woord ontnemen.

Artikel 14 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een commissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

1.
Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn.
2.
Burgers kunnen bij het agendapunt “Spreektijd voor belangstellenden” in een vergadering eveneens het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld, doch binnen de werkkring van de commissie liggen. De behandeling van deze spreektijd voor belangstellenden is in beginsel gebonden aan een tijdslimiet van 15 minuten.
3.
Degene die van het spreekrecht zoals bedoeld in het eerste lid dan wel tweede lid gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.
4.
De commissievoorzitter kan besluiten, na hiertoe overleg te hebben gevoerd met het presidium, dat een verzoek om in te spreken wordt afgewezen.
5.
De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding, tenzij afwijking van die volgorde in het belang is van de orde van de vergadering.
6.
De inspreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.
7.
De commissievoorzitter of een commissielid kan een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de inspreker doen.

Artikel 15a Gelegenheid tot stellen van mondelinge vragen

1.
Op de avonden van de commissievergaderingen is er gelegenheid tot het stellen van mondelinge vragen, tenzij deze niet conform het bepaalde in het tweede lid zijn aangemeld.
2.
Het raadslid dat een mondelinge vraag wil stellen, meldt de vragen, onder aanduiding van het onderwerp, per e-mail aan. De aanmelding moet ten minste vierentwintig uur voor aanvang van de vragengelegenheid bij de commissievoorzitters worden gedaan. De griffier draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de collegeleden worden gebracht.
3.
De commissievoorzitters bepalen de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens de vragengelegenheid aan de orde worden gesteld.
4.
De commissievoorzitters bepalen per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de collegeleden en voor de overige raadsleden.
5.
Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven.
6.
Na de beantwoording door het college of de burgemeester krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aan het college of de burgemeester aanvullende vragen te stellen.
7.
Vervolgens kunnen de commissievoorzitters aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.
8.
Tijdens de vragengelegenheid zijn interrupties niet toegestaan.

Artikel 16 Handhaving orde en schorsing

1.
De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
2.
Hij kan de commissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
3.
Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.
4.
Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 17 Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De commissie beslist hier terstond over.

Artikel 17a Schriftelijke advisering/spoedeisende gevallen

1.
Een aan de commissie om advies voorgelegd onderwerp kan, met toestemming van de commissievoorzitter, ter schriftelijke advisering aan de leden worden toegezonden. Stukken worden via de website van de gemeente ter beschikking gesteld.
2.
Een commissielid, dat niet binnen een op het stuk of in de begeleidende brief aangegeven aantal dagen heeft gereageerd, wordt geacht niet aan de advisering te hebben deelgenomen, hetgeen in gevallen als bedoeld, tevens als zodanig op het advies wordt genoteerd.
3.
Een advies kan op de wijze als bedoeld in het eerste en tweede lid slechts tot stand komen wanneer de meerderheid van de commissieleden heeft gereageerd.
4.
Indien naar het oordeel van de commissievoorzitter, de aard of het aantal van de gemaakte opmerkingen daartoe aanleiding geven dan wel de meerderheid van de leden van de commissie daartoe de wens te kennen geeft, vindt alsnog behandeling van het onderwerp plaats in een vergadering van de commissie.
5.
Van de adviezen, die op de in dit artikel vermelde wijze tot stand zijn gekomen, wordt tijdens de eerstvolgende vergadering van de commissie een lijst uitgereikt en met de bijbehorende stukken op de website van de gemeente geplaatst voor zover het zaken betreft die naar het oordeel van de commissie voor openbaarheid geschikt zijn.

Artikel 18 Transcript en beeld- of audio-opname; besluitenlijst

1.
Van iedere openbare commissievergadering wordt een transcript en beeld- of audio-opname gemaakt.
2.
Het transcript en de beeld- en audio-opname worden op de website van de gemeente bekendgemaakt.
3.
Het transcript wordt geagendeerd voor de eerstvolgende commissievergadering, zodat commissieleden vragen en opmerkingen naar aanleiding daarvan kunnen maken.
4.
Van iedere vergadering wordt door de commissiegriffier een besluitenlijst gemaakt waarin:
- a.
  de onderwerpen en voorstellen die aan de orde zijn geweest worden vermeld;
- b.
  bij de voorstellen het advies van de commissie over de wijze van agendering in de raad wordt aangegeven;
- c.
  de tijdens de vergadering gemaakte afspraken en toezeggingen zijn genoteerd, alsmede eventuele besluiten over huishoudelijke aangelegenheden en/of betreffende de orde zijn opgenomen.
5.
De besluitenlijst is de dinsdag na de vergadering te raadplegen via de website van de gemeente.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 19a Besloten vergadering

1.
De voorzitter kan een besloten vergadering bijeenroepen.
2.
De voorzitter kan op verzoek van een vijfde van het aantal aanwezige leden, of indien hij dit zelf nodig acht, het voorstel doen de deuren van de vergadering te sluiten.
3.
De commissie beslist of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4.
Het bepaalde in artikel 8, eerste lid, is niet van toepassing op besloten vergaderingen.

Artikel 20 Transcript besloten vergadering

1.
Transcripten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend aan commissieleden digitaal en beveiligd ter beschikking gesteld door de commissiegriffier.
2.
Deze transcripten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.
3.
In het openbare gedeelte van de vergadering van de commissie wordt ten aanzien van het transcript van de besloten vergadering geheimhouding op grond van de wet opgelegd.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de commissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de commissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 22 Toehoorders en pers

1.
Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.
2.
Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.
3.
De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.
4.
Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 24 Intrekken oude verordening

De ‘Algemene Commissieverordening’ zoals laatstelijk gewijzigd bij besluit van de raad van 15 maart 2018 en in werking getreden op 17 april 2018, wordt ingetrokken.

Artikel 25 Inwerkingtreding en citeertitel

1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
2.
Deze verordening wordt aan gehaald als: ‘Verordening op de raadscommissies gemeente Haarlem 2022’.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 17 februari 2022.

De griffier

de voorzitter

Toelichting

Artikel 2 Instelling commissies

Artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet (hierna: de wet) bepaalt dat de raad raadscommissies kan instellen. Het is niet verplicht om raadscommissies in te stellen. Indien vergaderingen in het teken staan van de voorbereiding van besluitvorming van de raad en het overleg met het college of de burgemeester, is er sprake van een raadscommissie. Dergelijke voorbereiding van de besluitvorming van de raad is exclusief voorbehouden aan de raadscommissies en kan niet worden opgedragen aan overige commissies.

Tegenwoordig komen varianten van vergaderingen voor die geen vaste samenstelling hebben. Te denken valt aan vergaderingen in sessies en vergadertafels. De wettelijke bepalingen omtrent de raadscommissies zijn, ondanks het feit dat er in zulke gevallen niet kan worden gesproken over een vaste samenstelling, op deze varianten van vergaderen van toepassing. Er dient bij deze varianten van vergaderen dus rekening te worden gehouden met alle vereisten die voor een raadscommissie gelden zoals een evenwichtige vertegenwoordiging (artikel 82, derde lid van de wet).

Artikel 3 Taak

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid van de wet. De raadscommissie bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college, maar de raadscommissie en commissievoorzitter (op voorstel van het presidium) bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In artikel 2 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad is om dit te coördineren een presidium ingericht. Dit presidium is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3a Beeldvormend en oordeelsvormend overleg

Commissies in Haarlem voeren, ter uitvoering van hun taak als bedoeld in artikel 3, twee mogelijke typen overleg: beeldvormend en oordeelsvormend.

Beeldvormend overleg is bedoeld voor het verkrijgen van informatie over het aan de orde zijnde onderwerp, en wel door in gesprek te gaan met één of meer leden van het college en/of door het raadplegen van inwoners, ondernemers, belangenorganisaties, deskundigen, enzovoort.

Oordeelsvormend overleg vindt plaats tussen commissieleden onderling en/of tussen commissieleden en collegeleden, en is bedoeld om voorlopige standpunten te delen en inzicht te krijgen in argumenten en overwegingen.

Tussen beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten kan zo gewenst een zogenoemde harde knip in de tijd worden aangebracht. Dus eerst bijvoorbeeld op locatie een schouw of een debat met omwonenden en daarna een oordeelsvormend debat over een raadsvoorstel op het stadhuis. Het aanbrengen van zo’n harde knip kan dienstbaar zijn aan de ambitie om inwoners en belanghebbenden intensiever en anders te betrekken in de voorbereiding op de besluitvorming. Het presidium kan voorstellen bij bepaalde commissievergadering of enig ander overleg dat een commissie voert af te wijken van de regel dat per agendapunt niet meer dan een lid het woord voert.

Daarnaast staat het commissies vrij om enig ander overleg te voeren dat bijdraagt aan de taakuitvoering van de commissie.

Artikel 4 Samenstelling; benoeming commissievoorzitter en plaatsvervangend commissievoorzitter

Alle leden zijn lid van de commissies. Dat betekent dat er geen vaste samenstelling van commissies is.

Commissieleden moeten, evenals raadsleden, voldoen aan het hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de wet. Dit betekent onder andere dat zij over een geldige verblijfstitel moeten beschikken en hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 van de wet mogen vervullen. Met dien verstande dat de woorden ‘achttien jaar’ uit artikel 10 van de wet gelezen worden als ‘zestien jaar’. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de wet ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.

De raad benoemt de commissievoorzitters en hun plaatsvervangers. Op grond van artikel 82, vierde lid van de wet kan enkel een raadslid als voorzitter van een raadscommissie worden benoemd.

Artikel 5 Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege, indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, zevende lid gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer is vertegenwoordigd in de raad.

Artikel 7 Oproep en agenda

Het derde lid stelt verplicht dat de commissievoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep, waarin de vergadering wordt aangekondigd, en de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken stuurt. Deze oproep wordt elektronisch verzonden door bekendmaking ervan op de gemeentelijke website. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

In het derde lid gaat het om een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor een commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen (vierde lid).

Als omtrent stukken op grond van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het derde en vierde lid onder berusting van de griffier en stelt deze de stukken aan de commissieleden ter beschikking. Van geheimhouding wordt melding gemaakt op de stukken.

Artikel 8 Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden (eerste lid). De stukken worden in de praktijk op elektronische wijze gepubliceerd op de gemeentelijke website.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom berusten stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de commissievergadering en die geheim moeten blijven bij hem. Hij stelt deze stukken op zijn beurt digitaal beveiligd ter beschikking aan de commissieleden.

Artikel 9 Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan artikel 82, vijfde lid van de wet. Wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna; Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd op welke wijze de aankondiging van de vergadering van de commissie wordt geplaatst. Dat gebeurt door plaatsing op de gemeentelijke website.

Artikel 10 Presentielijst

De presentielijst is van belang om vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen.

Artikel 11 Vaststelling agenda

Het opstellen van de voorlopige agenda van een raadscommissie gebeurt door het presidium (zie artikel 2 van het Reglement van Orde voor de raad). Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in artikel 11.

Artikel 12 Advies; geen stemmingen

Door gebruik van het woord ‘beslissen’ in het eerste lid kan de suggestie worden gewekt dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dat is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen besluiten maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.

Artikel 13 Volgorde sprekers en aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn te worden beschouwd. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten (derde lid).

Artikel 13a Spreektijdverdeling

In raadscommissies wordt een spreektijdverdeling gehanteerd, zoals opgenomen in artikel 13a.

De spreektijdregeling is op twee onderdelen aangepast namelijk voor afgesplitste fracties en voor het college. Daarmee wordt recht gedaan aan raadsleden die gedurende een raadsperiode besluiten als zelfstandige fractie door te gaan. De tijd die zij kregen was voorheen minder dan de spreektijd voor insprekers. Daarom werd in afwijking van de spreektijdregeling vanuit coulance meer tijd toebedeeld.

Afgesplitste fracties ontvangen voortaan dezelfde spreektijd als bestaande fracties van gelijke omvang. Het college krijgt voortaan een vaste spreektijd van 30 minuten en wordt niet langer meegenomen in de spreektijdverdeling. Dit is een langere spreektijd dan zij voorheen volgens de spreektijdverdeling zouden krijgen. Dit doet meer recht aan de praktijk. Die wijst namelijk uit dat het college meer spreektijd krijgt dan volgens de spreektijdverdeling is toebedeeld, om hiermee recht te kunnen doen aan alle vragen en bijdragen van de fracties.

De toekenning van de spreektijd aan fracties vindt plaats in een verhouding 2:1 rekening houdende met de omvang van de fractie. Dit betekent dat tweederde van de te verdelen tijd gelijk wordt verdeeld over de fracties en dat bij eenderdede van de te verdelen tijd rekening wordt gehouden met de fractieomvang, De te verdelen tijd wordt bepaald door de bruto vergadertijd (het verschil tussen de start- en eindtijd) minus de tijd voor pauze(s), de voorzitter, de vaste tijd voor het college en eventuele inspreker(s).

De raad (meer in het bijzonder het seniorenconvent) heeft aangegeven in principe de mogelijkheid open te willen houden om zonder een dergelijke spreektijdregeling te vergaderen in raadscommissies of ten minste een periode te kunnen experimenteren zonder spreektijd. Hierin voorziet het tweede lid van artikel 13a. Zo geformuleerd betekent het dat het een raadsbesluit moet zijn niet een besluit van een van de commissies zelf. Als het wordt genomen geldt het voor alle commissies en voor een bepaalde periode.

Als een lid spreekt, gaat dit ten koste van de toebedeelde spreektijd, dus dat geldt bijvoorbeeld ook als er gesproken wordt over ordevoorstellen. De techniek die wordt gebruikt, maakt het vooralsnog niet mogelijk om het anders te doen.

Artikel 14 Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de wet geregelde immuniteit, dat in artikel 82, vijfde lid van de wet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en wethouders. Deze hebben op grond van artikel 21, gelezen in samenhang met artikel 82, vijfde lid van de wet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de gemeentesecretaris of andere ambtelijke functionarissen worden uitgenodigd. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 15 Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen het spreekrecht op te nemen in deze verordening op de raadscommissies. In die fase zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief.

Het spreekrecht geldt zowel voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan (eerste lid) als niet geagendeerde onderwerpen mits het maar zaken zijn die de werkkring van de commissie betreffen (tweede lid). In Haarlem is er een mogelijkheid voor een burgerinitiatief. Burgers hebben daarmee het instrument van een initiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen. Onderwerpen die burgers belangrijk vinden kunnen op deze manier worden geagendeerd.

De burgers die wensen in te spreken kunnen zich binnen 24 uur voor de vergadering melden bij de commissiegriffier.

Er is voor gekozen om een burger slechts éénmaal het woord te geven en geen discussie te laten plaatsvinden. Als richtlijn is 3 minuten spreektijd per burger aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.

De commissievoorzitter kan besluiten om een verzoek om in te spreken af te wijzen, nadat hij hierover overleg heeft gevoerd met het presidium. Zo’n afwijzende beslissing kan worden genomen als het verzoek is om te spreken:

–
over een besluit waartegen een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) bij de rechter openstaat of heeft opengestaan;
–
over zaken waar op dat moment een juridische procedure (civiele, bestuursrecht- en/of strafprocedure) tegen loopt;
–
over zaken waar de gemeente niet over gaat;
–
over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
–
over een kwestie waarover een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
–
over een klacht ex artikel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht die op dat moment in behandeling is;
–
over onderwerpen waar geheimhouding op rust;
–
over een onderwerp waar een inspreker al eerder over heeft ingesproken, en daaraan geen nieuwe feiten kunnen worden toegevoegd;

En verder wanneer de commissievoorzitter dit geraden voorkomt in het voorkomende geval.

Artikel 16 Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 van de wet geeft aan dat de voorzitter bij de raadsvergadering bevoegd is om de orde in de vergadering te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom in artikel 16 opgenomen. Ingevolge het eerste lid is de commissievoorzitter belast met de handhaving van de orde in de commissievergaderingen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord worden ontzegd. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten (derde lid). In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 22.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid van de wet bovendien dat artikel 22 van de wet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dat geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 17 Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van de stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid van de wet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg)pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Artikel 19 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik kunnen worden gemaakt. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de wet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 19a Besloten vergadering

Aangesloten is bij het bepaalde in artikel 23 Gemeentewet wat betreft het aantal leden dat om het sluiten van de deuren kan verzoeken.

Artikel 20 Transcript besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid van de wet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de wet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt, tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het eerste lid dat het verslag van een besloten vergadering alleen ter beschikking staat aan de commissieleden.

Artikel 21 Opheffing geheimhouding

De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Artikel 22 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid van de wet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 23 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen media bedrijven geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.