| Organisatie | Renkum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit informatiebeheer gemeente Renkum 2022 |
| Citeertitel | Besluit informatiebeheer gemeente Renkum 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-08-2022 | Besluit informatiebeheer gemeente Renkum 2022 | 29-03-2022 |
Besluit informatiebeheer gemeente Renkum 2022
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum;
Gelet op artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Renkum 2022;
Besluit vast te stellen het volgende:
Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer gemeente Renkum 2022)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In dit besluit wordt verstaan onder:
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare interpreteerbare, beschikbaar kan worden gesteld
Hoofdstuk II De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
De manager domein dienstverlening en bedrijf draagt zorg voor de inrichting van een kwaliteitssysteem waarmee de kwaliteit van het informatiebeheer is geborgd.
De domein-/(team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie zorgen ervoor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, gemeenschappelijke regelingen, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.
het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metadataschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
De gemeentearchivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:
In het geval de domein-/(team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie willen uitvoeren, vragen zij vooraf advies aan de gemeentearchivaris:
De domein-/(team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie stellen alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst. De domein-/(team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie zijn verantwoordelijk voor het vervolgens in procedure brengen van deze lijst en bijbehorende machtiging.
Indien de domein-/(team)managers en de griffier op grond van artikel 12 van de wet het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe spoedig mogelijk overleg met de gemeentearchivaris.
Ten aanzien van beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt de gemeentearchivaris voorschriften op.
Archiefruimte: ruimten die zijn bedoeld voor de opslag van archiefdocumenten binnen de organisatie. Tot archiefruimten worden gerekend eventueel aanwezige depots voor de bewaring van archiefdocumenten op papier en verplaatsbare gegevensdragers (foto, film, Cd's, audio en video banden), maar ook de automatiserings- en serverruimten voor de bewaring van digitale documenten.
Authentiseren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk. De wijze van authenticatie dienst vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in artikel 3, derde lid onder d.
Informatie: in dit besluit wordt de term "informatie" gebruikt in plaats van het begrip "archiefbescheiden". Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De begrippen "archiefbescheiden" en "informatie" worden in het kader van dit besluit als synoniem gezien. In de wet is een uitgebreide definitie van het begrip "archiefbescheiden" opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.
Informatiebeheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de verzorging van informatie houdt op, op het moment dat deze wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats of volgens de geldende voorschriften wordt vernietigd. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel zoals bij het overdragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie in eigendom door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In dat laatste geval is sprake van vervreemding.
Met organisatieonderdeel wordt hier bedoeld: een gemeentelijke domein en/of team zoals bedoeld in het Organisatiebesluit Renkum, en de griffie. Met aangaan van een gemeenschappelijke regeling in 2016 op het gebied van ondersteunende diensten en producten is een deel van de uitvoerende taken en bevoegdheden op het gebied van informatiebeheer aan de Connectie overgedragen en zijn binnen de gemeente Renkum bedrijfsvoering afdelingen ontstaan die rechtstreeks onder de directie vallen.
Hoofdstuk 2 De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer
Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het informatiebeheer moet voldoen.
Artikel 3, eerste en tweede lid
De domein-/(team)managers, de griffier en de directeur van De Connectie zijn de functionarissen die zijn belast met de algehele dagelijkse leiding van het organisatieonderdeel of de organisatie. Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van informatie te benadrukken
Het gaat hier alleen om een beschrijving van de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf gebeurt in afzonderlijke besluiten.
Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamische en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.
Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen. Deze procedures kunnen onderdeel uitmaken van het kwaliteitssysteem.
Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-) systemen opgenomen waarmee en waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op basis van en met behulp van een vast te stellen metadataschema zoals wettelijk voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een documentair structuurplan of een zaaktypecatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.
Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 2 in die zin dat uit toetsing van de eisen blijkt hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke maatregelen getroffen moeten worden.
Deze bepaling heeft als doel te garanderen dat de archieven van de organisatieonderdelen binnen de gemeentelijke organisatie en de Connectie de authentieke dan wel geauthentiseerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthentiseerd is en deel uitmaakt van een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een nadere toelichting op het begrip "vervanging" de toelichting bij artikel 6 onder a.
Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit een formeel archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een document beschikbaar is.
Met "tijdig" wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.
Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- en software) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een records management applicatie (RMA).
Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel én de informatie nodig is voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de wet
Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een kopie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.
Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of een natuurlijk persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen dezelfde rechtspersoon (de gemeente) blijft.
Archiefruimten zijn ruimten die zijn bedoeld voor de opslag van archiefdocumenten binnen de organisatie. Tot archiefruimten worden gerekend eventueel aanwezige depots voor de bewaring van archiefdocumenten op papier en transportabele gegevensdragers (foto, film, Cd's, audio en video banden), maar ook de automatiserings- en serverruimten voor de bewaring van digitale documenten waar de blijvend te bewaren analoge en digitale informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in artikel 7 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie moet duurzaam, geordend en toegankelijk worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid gegarandeerd zijn conform de wettelijke eisen.
Vernietigen is het daadwerkelijk verwijderen van de authentieke of geauthentiseerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden. Van deze informatie wordt van te voren de bewaartermijn vastgelegd zoals bepaald in de voor de gemeente Renkum geldende selectielijst.
Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging samen voor te kunnen bereiden. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de informatie in principe voor een ieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het hoofd van het overbrengende organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de openbaarheid, na advies van de archivaris.
Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming in de archiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor een ieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het gebruik van de informatie, zoals een bezoekersreglement.