Visie op inkoop gemeente Eindhoven 2021 - 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eindhoven maakt bekend dat de raad van de gemeente Eindhoven in zijn vergadering van 8 maart 2022 de volgende beleidsregels heeft vastgesteld:

Visie op inkoop gemeente Eindhoven 2021 - 2024

Inleiding

1

De gemeente Eindhoven koopt jaarlijks voor ruim 234.000 inwoners voor vele honderden miljoenen producten en diensten in. Om ervoor te zorgen dat we nóg beter in staat zijn om bestuurlijke doelstellingen te realiseren, maken we een professionaliseringsslag met de inkoopfunctie. In de inkoopvisie beschrijven we onze ambities voor de komende vier jaar.

De inkoopvisie vormt de basis voor het inkoopbeleid; het kader waarbinnen de gemeente Eindhoven haar gemeentelijke gelden rechtmatig, doelmatig en doeltreffend kan besteden.

De inkoopvisie is tot stand gekomen op basis van input uit de buitenwereld en uit de interne organisatie. Denk aan de toekomstvisie op de gemeentelijke organisatie ‘Richting Eindhoven’, ontwikkelingen in de inkoopwereld van de publieke sector, onze eigen inkoopambities en de wensen van het college en de directieraad.

Visie op inkoop 2021 - 2024

2

De gemeente Eindhoven wil een toonaangevende inkooporganisatie zijn in Nederland. We zorgen ervoor dat onze budgethouders in hun rol als professionele opdrachtgevers optimaal samen kunnen werken met ‘excellent presterende’ leveranciers. Leveranciers die écht het verschil maken. In de stad, maar ook binnen onze eigen organisatie. De Chief Procurement Officer (CPO) zorgt voor centrale coördinatie en aansturing van de professionalisering van de inkopen over de sectoren. We hebben gemeentebreed inzicht in onze leveranciers en kunnen één gezicht naar de markt tonen. Er komt meer ruimte voor innovatieve inkoop, innovatieve leveranciers en lokale start-ups (in samenwerking met Brainport Eindhoven) om verder te groeien. Voor het lokale MKB en regionale partijen willen we, binnen de juridische kaders, zorgen voor een zo optimaal mogelijke positie. De inkooporganisatie zelf zal een meer inclusief en divers karakter hebben, in lijn met de ontwikkeling van de hele organisatie. Daarmee zal onze inkooporganisatie een melting pot zijn van diverse leeftijden, culturen en kennisniveaus, waar men graag wil werken. Dit vanuit de overtuiging dat verschillende perspectieven leiden tot betere dienstverlening aan en oplossingen voor de complexe vraagstukken in onze stad

Randvoorwaarden voor het realiseren van visie op inkoop 2021 – 2024

3

Het realiseren van de visie vraagt veel van de inkooporganisatie. De afgelopen jaren is veel geïnvesteerd in de drie basisvoorwaarden onder de inkoopprofessionalisering: rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Het is gelukt om flinke stappen te zetten richting ‘operational excellence’, maar het op peil houden hiervan vergt evenveel energie als het bereiken hiervan. Daarom blijven we investeren in ook deze factoren die op orde moeten zijn en blijven, willen we onze visie en ambitie waar kunnen maken. Dit doen we in lijn met de organisatievisie Richting Eindhoven, die nadrukkelijk aandacht vraagt voor een bedrijfsvoering die moderniseert én de organisatie kan faciliteren bij het ontwikkelen naar een toekomstbestendige organisatie. Dit vraagt ook om duidelijk beschreven rollen en verantwoordelijkheden. Doel is dat we op die manier zo goed als mogelijk aansluiten bij de opgaven van de stad.

Speerpunten

4

Om onze ambitie te realiseren, hebben we voor de komende jaren vier speerpunten benoemd:

Ontwikkeling naar preferred customership

• 1.

  Inkoop als motor en verbinder van de stad en regio

• 2.

  Ontwikkeling naar waardevolle informatiemakelaar

• 3.

  Inkoop als mede-aanjager van een duurzame stad

• 4.

  Inkoop als initiator van leveranciers met een divers en inclusief personeelsbestand

1. Ontwikkeling preferredcustomership

We willen ons ontwikkelen naar een niveau dat leveranciers ons niet alleen zien als een reguliere klant, maar als een A-merk (een preferred customer). Dit willen we waarmaken door leveranciers de ruimte te bieden om samen te ontwikkelen. Eindhoven maakt daarbij nog explicieter gebruik van leverancierskennis, is continu uit op leren, samen ontwikkelen en delen van kennis. Daarbij werkt de gemeente met transparante en betrouwbare (betaal)processen. Eindhoven ziet graag dat dit alles ertoe leidt dat leveranciers bereid zijn om veel te investeren in de wederzijdse samenwerking.

2. Inkoop als motor en verbinder van de stad en regio

Met onze inkoop willen we de hoogste maatschappelijke waarde in de regio realiseren voor een reële prijs. De gemeente pakt daarvoor een rol als aanjager in de relatie met start-ups en het MKB in Eindhoven en de regio. We willen, daar waar mogelijk, zo eenvoudig en doeltreffend mogelijk aanbesteden. Het delen van kennis hierover gaan we faciliteren en stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan een MKB-Inkoopdag of sessies met een ondernemersvereniging om van ondernemers te horen op welke manier we hen kunnen stimuleren en ondersteunen om mee te doen aan aanbestedingen.

Met de samenwerking in de regio willen we niet alleen innovatie, maar ook maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) stimuleren. Zodat we stappen zetten in sociaal en duurzaam ondernemen. Door deze rol van de gemeente als motor en verbinder, willen we een positieve bijdrage leveren aan de economie in de Brainportregio.

3. Inkoop als waardevolle informatiemakelaar

We willen verder gaan kijken dan alleen naar individuele aanbestedingen. We kijken meer en beter vooruit met gemeentebrede aanbestedingskalenders, publiceren die op eindhoven.nl. We houden bij waar en op welke elementen (denk aan duurzaamheid, MKB-vriendelijkheid, Social Return on Investment en innovativiteit) we wel of niet maatschappelijk verantwoord inkopen en rapporteren daarover. Hiervoor besteden we meer aandacht aan bijvoorbeeld (trend)analyses van onze inkopen, marktverkenningen, analyses van mogelijkheden rondom digitalisering en technologische innovaties en monitoring van strategische leveranciers. Deze analyses helpen ons als gemeente om te anticiperen op ontwikkelingen in de markt.

4. Inkoop als mede-aanjager van een duurzame stad

Met ons inkoopvolume gaan we de leveranciersmarkt aanjagen en stimuleren om ons oplossingen, producten en diensten aan te bieden die voldoen aan onze ambities beschreven in beleidsstukken als het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, het Plan van Aanpak MVI, het Klimaatplan 2021-2025, SROI- en SO-beleid, het Uitvoeringsprogramma Diversiteit, de handreiking Duurzame Ambities GE, City Deals, Convenant TruStone (kinderarbeidvrije natuursteen) en diverse Green Deals. Voor het nieuw op te stellen MVI beleid 2022-2025, streven we ernaar om het meest duurzame product of dienst, wanneer dat voldoet aan de minimale eisen, een voorsprong te geven door middel van EMVI. Binnen de EMVI-criteria sluiten we zoveel mogelijk aan bij (inter)nationale -MVO- en MVI-richtlijnen als de Sustainable Development Goals, ISO 20400, ISO 14001, het MVI beleid van de Nederlandse Rijksoverheid en mondiale aandachtsgebieden als diversiteit en inclusie.

5. Inkoop als initiator van leveranciers met een divers en inclusief personeelsbestand

Dit laatste onderwerp willen we een impuls geven door een voorbeeldfunctie te willen vervullen binnen de gemeente Eindhoven in het aannamebeleid van nieuwe inkoopmedewerkers. Dit is mede ingegeven door het feit dat dit thema hoog op de bestuurlijke agenda staat. Zo heeft Eindhoven in 2019 de Charter Diversiteit ondertekend. We streven naar een inclusieve werkomgeving waarin iedereen dezelfde kansen en mogelijkheden heeft, ongeacht leeftijd, levensfase, geslacht, culturele achtergrond, arbeidsvermogen of seksuele voorkeur. Deze voorbeeldfunctie willen we daarna ook verder uitdragen, richting de markt en onze leveranciers. Daarbij willen we hen tijdens bijvoorbeeld een MKB-Inkoopdag inspireren om meer aandacht te besteden aan de diversiteit en inclusiviteit van hun personeelsbestand. Daarnaast gaan we in de komende beleidsperiode onderzoeken hoe we het thema diversiteit en inclusie kunnen integreren (bijvoorbeeld in de gunningscriteria) in onze inkopen en aanbestedingen en hoe we de resultaten kunnen monitoren. Tenslotte zal dit thema een volwaardig criterium worden bij de inhuur van medewerkers via onze inhuurdesk.

Samenvattend willen wij als inkopende organisatie met behulp van deze speerpunten in verbinding staan met stad, burgers en toeleveranciers en de performance van de gemeente naar een nog hoger niveau brengen.