Inkoopbeleid gemeente Eindhoven 2021 - 2024

Inleiding

Inkoopbeleid

Het beleid biedt het kader waarbinnen de gemeente Eindhoven haar gemeentelijke gelden doelmatig en integer kan besteden, binnen de juridische kaders zoals onder meer vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012 (en andere aanverwante regelgeving, zoals bijvoorbeeld de Mededingingswet). De gemeente wil toegankelijk zijn voor alle (potentiële) leveranciers en hen gelijke kansen geven (level playing field). Daarom werken we zoveel mogelijk op een uniforme wijze bij het informeren, uitnodigen en kennis delen met (potentiële) leveranciers. Het beleid schetst de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Het document haakt daarnaast, zoveel als mogelijk, aan op de landelijke wet- en regelgeving rondom inkoop. Tenslotte draagt het inkoopbeleid bij aan een efficiënte inkoop, stimuleert het verbeteringen in de kwaliteit van opdrachten en geeft het ruimte aan innovatieve en efficiënte concepten. Hierbij geldt altijd als uitgangspunt: de hoogste maatschappelijke waarde voor het beschikbare budget.

Gemeentelijke inkoopfunctie

De gemeentelijke inkoopfunctie is in de afgelopen jaren uitgegroeid van een operationeel ondersteunende (bestel)functie tot een strategisch mede-beleidsbepalend instrument. Dit komt onder andere door:

1. de komst van de nationale Aanbestedingswet die grotendeels bepaalt aan welke regels en procedures decentrale overheden moeten voldoen om rechtmatig in te kopen;

2. ontwikkelingen op gebied van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen. Gemeentes dienen in hun aanbestedingen rekening te houden met deze nieuwe eisen;

3. de decentralisatie van 2015 waardoor ook het Sociaal Domein te maken heeft gekregen met inkopen en daardoor het inkoopvolume van de gemeente behoorlijk is toegenomen;

4. de lobby en druk van het MKB die (vaak terecht) sommige regels en procedures te ingewikkeld vinden en meer openheid en transparantie wensen;

5. onze eigen inkoopambities en doelstellingen.

Onder ‘inkoop’ verstaan wij de gehele functie die komt kijken bij het kopen van werken, leveringen, diensten en/of concessies. Inkoop is daarmee een breed begrip, bestaande uit strategische, tactische en operationele inkoopactiviteiten.

Inkooporganisatie

In 2017 is het vorige inkoopbeleid van de gemeente Eindhoven vastgesteld. Daarbij introduceerden we een nieuw inkoopmodel: het zogenoemde leadbuyer-systeem en de inrichting van een Chief Procurement Office. Het nieuwe model gaat uit van centrale sturing op inkoopvisie en strategie (‘hoe kopen we in’), clustering van inkoop in inkooppakketten, de inzet van leadbuyers per sector en de lijnverantwoordelijkheid van de integraal managers (‘wat kopen we in’). Doel van de nieuwe werkwijze was het vergroten van de doel- en rechtmatigheid en het ‘in control’ komen op het gebied van inkopen.

Inmiddels staat de nieuwe inkooporganisatie. Er is een Chief Procurement Officer benoemd en er zijn enkele ondersteunende functies. Samen vormen zij het CPO Office. Door de professionalisering van de inkoopfunctie zijn wij nóg beter in staat om bestuurlijke doelstellingen te realiseren. Immers: met onze inkopen leveren we een belangrijke bijdrage aan de doelen van inwoners en de kwaliteit van leven in de stad, denk daarbij aan zaken als:

- de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme of reële prijs

- stimuleren van innovatie;

- inzetten op verbinding en samenwerking (bijvoorbeeld met Brainport of in de regio);

- het stimuleren van de economie in de Brainport regio;

- het stimuleren van sociaal en duurzaam ondernemen door middel van maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI);

- het contracteren van leveranciers op een innovatieve en vernieuwende manier.

Dit nieuwe beleid is door het college van burgemeester en wethouders voor de komende vier jaar vastgesteld. Elk jaar voeren we een evaluatie uit. Zo kunnen we inspelen op de actualiteit. Wijzigingen in het beleid maken we bekend op onze website ‘www.eindhoven.nl’.

Het inkoopbeleid bestaat uit de volgende onderdelen:

- bestuurlijke doelstellingen

- organisatorisch kader: hoe is inkoop bij de gemeente georganiseerd

- gemeentelijk beleidskader: hoe geeft de gemeente invulling aan maatschappelijke, sociale, economische en ruimtelijke doelstellingen

- integriteit: hoe geeft de gemeente invulling aan rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid

Doelstellingen en kaders

Dit document heeft tot doel het inkoopbeleid transparant te maken. De gemeente wil toegankelijk zijn voor alle (potentiële) leveranciers en wil hen gelijke kansen geven (level playing field). Daarom werken we zoveel mogelijk op een uniforme wijze bij het informeren, uitnodigen en kennis delen met (potentiële) leveranciers.

Het inkoopbeleid van de gemeente Eindhoven is hoofdzakelijk geschreven voor de eigen organisatie, maar geeft ook (potentiële) leveranciers inzicht in hoe de gemeente kijkt naar inkoop en wat zij daarbij belangrijk vindt

Bestuurlijke doelstelling

Inkoopdoelen

De doelen van inkoop moeten bijdragen aan de bestuurlijke doelstellingen van de gemeente Eindhoven.

Samengevat:

“Gemeente Eindhoven waardeert en faciliteert initiatieven op het gebied van kennis, innovatie en ondernemerschap. Daarmee stimuleren wij de economie en zijn wij trots op Brainport. Als gemeente bouwen wij aan een duurzame en veilige woon- en werkomgeving. Wij bieden mensen perspectief en geven zorg waar nodig. In dit alles gaan wij uit van eigen kracht en kracht van de samenleving. Gemeente Eindhoven faciliteert en begeleidt hierin. Gemeente Eindhoven heeft inzicht en is in control op uitgaven en houdt daarmee haar begroting in balans.”

Om onze ambities mogelijk te maken zoekt de gemeente actief verbinding en samenwerking. Zowel met haar (gecontracteerde) partners als binnen haar eigen organisatie.

Uitgangspunten inkoopdoelen

professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap;

doelmatig, transparant, rechtmatig en doeltreffend;

integrale benadering, zowel intern tussen de verschillende gemeentelijke organisatieonderdelen als extern tussen en met de verschillende schakels in de (leveranciers)keten (supply chain);

continue verbetering, optimalisatie en innovatie;

de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme of reële prijs;

optimalisatie van ketenkosten en levenscycluskosten:

onderdeel van het professioneel opdrachtgeverschap is het optimaliseren van de ketenkosten die ontstaan door de aanbesteding en uitvoering van de opdracht. Het gaat om verder kijken dan het moment van aanbesteding en oog hebben voor de impact van de aankoop op het totale bedrijfsproces. Dit leidt uiteindelijk tot optimale kosten voor alle verschillende schakels in de (leveranciers)keten (de ‘supply chain’).

ook wil de gemeente waar mogelijk steeds meer de focus gaan leggen op de totale kosten van de levenscyclus of ingeschatte gebruiksperiode van de duurzame productiegoederen en (bouw)werken.

Hoewel de praktijk dynamisch is en omstandigheden kunnen veranderen, bieden deze uitgangspunten een basis om een zekere uniformiteit in inkopen te bewaken, voor de gemeente en alle functionarissen die bij inkoop zijn betrokken.

Organisatorisch kader

Inkoopmodel

In het nieuwe inkoopbesturingsmodel van de gemeente Eindhoven vindt centrale regievoering plaats vanuit een Chief Procurement Officer (CPO), ondersteund door een kleine stafafdeling (het zogenoemde CPO-Office). Wat wordt ingekocht is en blijft de verantwoordelijkheid van de lijn binnen de veertien sectoren, conform mandaat- en budgethoudersregeling. Leadbuyers, gepositioneerd in de sectoren, zien toe en stimuleren dat deze inkopen rechtmatig en op integere wijze tot stand komen en bevorderen de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inkopen.

Met deze centraal gecoördineerde inkooporganisatie streeft de gemeente naar een meer uniforme en daarmee meer herkenbare benaderwijze naar de markt. In dit model is meer flexibiliteit en continuïteit gewaarborgd. Het biedt meer centrale regievoering vanuit de CPO en meer toetsing (of datgene wat wordt ingekocht in voldoende mate de inkoopbeleidsdoelen nastreeft) doordat het leadbuyer-concept het (interne) vierogen-principe toepast. Maar het belangrijkste is dat de gemeente op deze wijze de integraliteit van belangen beter kan waarborgen om zo de coalitiedoelen te realiseren.

Het centraal gecoördineerde besturingssysteem vraagt om duidelijke afbakeningen van taken en verantwoordelijkheden. Een aantal daarvan zijn hieronder weergegeven

CPO

De CPO is eindverantwoordelijk voor het proces van inkoop en aanbesteding binnen de gemeente. Dat wil zeggen dat hij op hoofdlijnen verantwoordelijk is voor de visie en de strategie en er voor zorgt dat deze worden vertaald naar een beleidskader. Hij is eindverantwoordelijk voor de bewaking van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de inkoop in de organisatie en zorgt doorlopend voor verdere professionalisering van het inkoopproces. Hij is proceseigenaar van het purchase to pay (P2P) proces. Hij is bevoegd om de inkooppakketten te verdelen, indien er sprake is van raakvlakken tussen de sectoren. Tevens stelt hij de generieke KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) vast (social return on investment (SROI) en maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)). De CPO rapporteert aan en legt verantwoording af aan de Directieraad (DR). Hij doet dit mede op basis van de rapportages van de leadbuyers. De CPO is voorzitter van het leadbuyersoverleg en het hoofden Inkoop overleg. In deze overleggen delen en toetsen de leadbuyers, de hoofden Inkoop en de CPO procesveranderingen en wisselen zij kennis en ervaring uit. Binnen de gemeente Eindhoven zoeken we op strategisch niveau de aansluiting tussen de inkoopfunctie en de strategie van de gemeente als geheel. De CPO staat daarom ook in directe verbinding met de wethouder die inkoop in zijn/haar portefeuille heeft.

Leadbuyer

De leadbuyer is van het inkoopproces en HOE we inkopen. De leadbuyer stelt kaders gericht op rechtmatig en doelmatig inkopen binnen een specifiek domein. De leadbuyer is verantwoordelijk voor het opstellen van een, overeenkomst overstijgende, strategie met betrekking tot de inkopen alsmede beoogde samenwerkingsrelaties binnen de inkooppakketten waarvoor hij/zij verantwoordelijk voor is.

Het hoofd Inkoop

Het hoofd Inkoop is voorwaardenscheppend (WAARMEE) zodat inkoopadviseurs en contractmanagers hun werk professioneel, zorgvuldig en kwalitatief goed kunnen uitvoeren. Een inkoophandboek, sjablonen en een uitgewerkt RASCI zijn voorbeelden van deze voorwaarden.

De sectoren

Met de tactische inkoop (het feitelijk verwerven en het uitvoeren van aanbestedingen) en het daarna uitvoeren van contractmanagement geven we invulling aan onze visie en inkoopstrategieën, maar komt ook feedback terug hoe we die inkoopvisie en strategie kunnen aanscherpen.

De Eindhovense organisatie onderscheidt op dit moment veertien sectoren waar in meer of mindere mate wordt ingekocht:

Programma- & Gebiedsmanagement

Ruimtelijke Expertise

Ruimtelijke Uitvoering

Sociaal Domein

Economie & Cultuur

Publiekscontacten

Communicatie

Personeel & Organisatie

Informatisering & Beheer

Facilitaire & Administratieve Ondersteuning

Strategie

Veiligheid en Bestuur

Control

Van Abbemuseum

Binnen het domein van Bedrijfsvoering is een inkoopafdeling gepositioneerd die vaak gemeentebreed inkoopt. Zij sluiten contracten af met leveranciers die ook binnen andere sectoren actief zijn. Te denken valt aan diensten als schoonmaak, catering, beveiliging en andere generieke ICT- en personeelgerelateerde diensten. Tenslotte verzorgt deze afdeling het contractmanagement van de leveranciers die gecontracteerd zijn door de inkoopafdeling.

Binnen het Sociaal Domein is een inkoopafdeling (als onderdeel van een bredere afdeling) die zorg draagt voor inkopen binnen het Sociaal Domein. Hierbij valt te denken aan: WMO, leerlingenvervoer, jeugdhulp, maatschappelijke opvang, e.d. Ook wordt hier na contractering het contract- en leveranciersmanagement uitgevoerd.

Binnen de ruimtelijke sectoren (Programma- & Gebiedsmanagement, Ruimtelijke Expertise en Ruimtelijke Uitvoering) is een aantal inkopers actief, maar wordt vooral ingekocht door projectleiders van grote en kleinere projecten. Te denken valt aan: aanleg en onderhoud van de openbare ruimte (bijvoorbeeld groen, wegen en rioleringen) en gebouwen zoals scholen, sportaccommodaties, bruggen, straatmeubilair en inrichting pleinen. De projectleiders voeren zelf het contractmanagement uit.

Binnen deze genoemde (3) afdelingen vindt de tactische inkoop, operationele inkoop en contractmanagement plaats.

Juridische uitgangspunten

Rechtspersoon gemeente Eindhoven

Gemeenten kunnen net als natuurlijke personen, overeenkomsten aangaan. Binnen de gemeente is het college van burgemeester en wethouders het orgaan dat bevoegd is te besluiten dat de (rechtspersoon) gemeente een overeenkomst wil aangaan. De burgemeester is het bevoegde orgaan voor het daadwerkelijk sluiten (ondertekenen) van de overeenkomst.

Het college van B&W van de gemeente Eindhoven heeft ervoor gekozen een groot deel van de bevoegdheden voor besluitvorming die nodig zijn voor de totstandkoming van overeenkomsten, over te dragen aan medewerkers van de gemeente, met inachtneming van het geldende mandaatbesluit.

Alle gemeentelijke organisatieonderdelen maken onderdeel uit van de rechtspersoon gemeente Eindhoven. Het enkele feit dat zij onderdeel uitmaken van de rechtspersoon gemeente Eindhoven, maakt dat zij een aanbesteding moeten verrichten.

Inkoopsamenwerking

Het uitgangspunt van Eindhoven bij inkoop is dat de leadbuyers inkooptrajecten mede organiseren namens de sectoren van de gemeente Eindhoven Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is in beginsel geen standaardtaak van de gemeente Eindhoven. Dit neemt niet weg dat Eindhoven een belang kan hebben bij die andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt, bijvoorbeeld als die organisatie belast is met het uitvoeren van een gemeentelijke taak. Ook kan het wenselijk zijn dat Eindhoven samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, provincies of regionale samenwerkingsverbanden. Bijvoorbeeld omdat partijen gezamenlijk uitvoering willen geven aan een opdracht of omdat zij daarmee een kostenbesparing of ander voordeel kunnen realiseren.

Contractuele voorwaarden

In de aanbestedingsdocumenten wordt een eenduidig contractueel kader vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een hulpmiddel. In beginsel worden daarvoor de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) van de gemeente Eindhoven gehanteerd. In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden, worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente in bepaalde gevallen afwijkingen toepassen maar dit dient wel afgewogen en gemotiveerd te gebeuren.

In het kader van het eenduidige contractuele kader worden leveringsvoorwaarden van aanbieders in beginsel afgewezen.

De volgende inkoopvoorwaarden worden in beginsel gehanteerd voor de opdrachten van de gemeente:

Algemene inkoopvoorwaarden 2020 gemeente Eindhoven (in beginsel voor alle Leveringen en Diensten);

GIBIT (voor ICT opdrachten versie 2020);

UAV 2012/UAV-GC 2005 (voor Werken);

Eindhovense Variant DNR 2019;

Op basis van ervaringen in de praktijk, vinden er periodiek aanpassingen op deze voorwaarden plaats. Mocht er gedurende de periode van dit beleid een nieuwere versie worden vastgesteld, dan zal die laatste versie gehanteerd worden. In de opdrachtverstrekking of het contract zal de versie worden vermeld die voor die opdracht van toepassing is

Geschilbeslechting

Als een bij een aanbesteding betrokken ondernemer c.q. inschrijver het niet eens is met de aanbesteding, de doorlopen procedure, inhoudelijke aspecten in de stukken of een afwijzing van de inschrijving, heeft die de mogelijkheid om het geschil voor te leggen aan de rechter. Voor deze geschillen is de civiele rechter bevoegd en de gemeente Eindhoven valt onder het arrondissement van de rechtbank Oost-Brabant, gevestigd in

’s-Hertogenbosch. Dit geldt overigens ook voor geschillen die ontstaan tijdens de contractuele fase.

Naast geschilbeslechting bij de rechtbank is het ook mogelijk om voor bepaalde aanbestedingen ervoor te kiezen om geschillen voor te leggen aan een arbitrage-instantie, zoals de Raad van Arbitrage. Deze instantie is dan bevoegd om te oordelen over de geschillen omtrent die betreffende aanbesteding

Klachtenregeling

Voor klachten kent Eindhoven ook een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend. Gegadigden kunnen naar aanleiding van de Aanbesteding een klacht indienen met inachtneming van het volgende:

Klager kan zijn klacht kenbaar maken bij het klachtenmeldpunt van de gemeente via het e-mailadres: aanbestedingen.meldingen@eindhoven.nl. De klacht wordt in behandeling genomen door een niet bij de betreffende aanbesteding betrokken medewerker, deze stelt klager per omgaande in kennis van wat de verwachte afhandeltermijn is. Op basis van de huidige regelgeving heeft een ingediende klacht geen opschortende werking voor de aanbestedingsprocedure.

De afdeling die verantwoordelijk is voor de aanbesteding wordt vervolgens geadviseerd omtrent de ingediende klacht en deze afdeling geeft vervolgens zo spoedig mogelijke een gemotiveerde reactie op de klacht (gegrond of niet gegrond).

Indien klager het niet eens is met de reactie op de ingediende klacht, kan deze zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts (zie art. 4.27 Aanbestedingswet 2012). Ook dit heeft geen opschortende werking voor de aanbestedingsprocedure. Zie voor meer informatie de website: www.commissievanaanbestedingsexperts.nl. Deze Commissie geeft zo spoedig mogelijk een advies omtrent de ingediende klacht. Er is geen sprake van een bindend advies. Echter indien het advies niet wordt opgevolgd door de aanbestedende dienst (de gemeente), dan kan dit advies een grondslag zijn voor de klager om bij de rechtbank alsnog een geschil aanhangig te maken.

Onlangs heeft de staatssecretaris van Economische Zaken en klimaat, middels een brief aan de Tweede Kamer, bericht dat de rechtsbescherming bij aanbestedingen moet worden verbeterd. Daartoe is een aantal verbetermaatregelen genoemd, die verder worden uitgewerkt. Een van de verbetermaatregelen betreft de aanpassing van de klachtenregeling. De klachtenbehandeling wordt als onvoldoende beoordeeld o.m. omdat niet iedere aanbestedende dienst een goede en objectieve klachtenregeling kent en voorts dat het indienen van een klacht geen schorsende werking heeft ten aanzien van de aanbestedingsprocedure.

Een en ander zal leiden tot aanpassing van de regelgeving, waarbij er een verplichting wordt opgenomen dat een klachtenregeling wordt opgesteld en voorts dat aan het indienen van een klacht schorsende werking zal worden toegekend. Deze wetswijziging zal ertoe leiden dat er een nieuwe klachtenregeling zal moeten worden opgesteld, waarin deze opschortende werking zal worden opgenomen.

Gemeentelijk beleidskader

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Dit hoofdstuk gaat over de wijze waarop de gemeente sociale, milieu- en economische aspecten integreert binnen haar beslissingen, strategie en de wijze waarop zij samenwerkt met de markt.

Hieronder beschrijven wij de bij MVO onderliggende beleidskaders, op gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen, social return, diversiteit en inclusie.

Op dit moment wordt het Plan van Aanpak over de vorige beleidsperiode (2016-2020) geëvalueerd en is bovendien de Rijksoverheid bezig een landelijk MVI-Actieplan voor de komende jaren op te stellen. Op basis van deze input zal voor de gemeente Eindhoven een nieuw en actueel MVI-Actieplan opgesteld worden. Dit zal meegenomen worden in de jaarlijkse evaluaties van dit beleid en hierover zal dan ook in- en extern worden gecommuniceerd.

Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI)

Op 8 december 2016 heeft de gemeente het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen ondertekend. Met het ondertekenen van het Manifest MVI 2016 - 2020 onderschrijft de gemeente dat zij:

duurzame innovaties en maatschappelijk verantwoord ondernemen door marktpartijen via ons inkoopbeleid en opdrachtgeverschap stimuleert;

de markt informeert dat MVI in toenemende mate leidend is in onze inkoopprocessen;

een voorbeeldrol als overheid vervult, als signaal aan de samenleving;

een signaal aan onze eigen organisatie afgeeft dat wij hen willen meenemen in een toekomstgerichte werkwijze en inkoopcultuur;

deze uitdaging als overheden gezamenlijk aangaan;

committeert aan deelname aan de rijksbrede benchmark MVI en daarbij tevens inzicht verkrijgt in de eigen prestaties en voortgang op beleid en uitvoering van MVI binnen de eigen organisatie;

jaarlijks voortgang en ontwikkelingen over MVI vastlegt, rapporteert en daar transparant over communiceert in begroting, jaarrekening, MVO-rapportage en duurzaamheidsjaarverslag.

Het Manifest MVI is een startpunt van een gezamenlijk proces en een lerend netwerk, met als doel de inbedding van MVI in de eigen organisatie. De gemeente staat voor een zware transitieopgave. Die opgave is vertaald in concrete beleidsdoelstellingen die de gemeente voor een belangrijk deel door middel van ‘outcome’-bepalende inkoopdoelen moet behalen. Dit houdt in dat MVI een zeer grote invloed heeft op de inkooppraktijk en de invulling van contractmanagement.

Het manifest is vertaald naar een plan van aanpak MVI. In het plan van aanpak MVI zet de gemeente zich behalve voor landelijke doelen, effectief in om een concrete bijdrage te leveren aan de realisatie van beleidsdoelen. Deze zijn onder andere vastgelegd in het Klimaatplan 2016-2020, het coalitieakkoord, programma duurzame ontwikkeling en de klimaatverordening. Verder is in het plan van aanpak de route bepaald waarlangs per inkooppakket de duurzaamheidsambities en -doelen van de gemeente kunnen worden vertaald in inkoopplannen en criteria voor aanbesteden. Bijzondere aandacht gaat ook uit naar het borgen van MVI binnen de organisatie. Voor een succesvolle toepassing van MVI binnen de eigen organisatie is het commitment van de betrokken bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en leadbuyer/inkoper en de verbinding tussen hen essentieel. Tenslotte geeft het plan van aanpak handen en voeten aan het meten en kenbaar maken van MVI-resultaten.

Green Deal GWW

De Green Deal Duurzaam GWW 2.0 is getekend in 2017 en heeft als doel dat vanaf 2020 in alle relevante GWW-projecten (grond- weg- en waterbouw) de ‘Aanpak Duurzaam GWW’ wordt toegepast in planvorming, aanleg, aanbesteding, beheer en onderhoud. Het potentieel hiervan is groot, onder meer vanwege de kennis en creativiteit van partijen waarmee de toenemende complexiteit van ruimtelijke vraagstukken het hoofd kan worden geboden.

Een transitie is nodig om de ambitie te kunnen realiseren. In deze Green Deal Duurzaam GWW 2.0 wordt de veranderopgave door partijen via de volgende vier transitielijnen uitgewerkt:

van kosten naar waarde;

van reactief naar proactief;

van uniek naar uniform;

van alleen naar samen.

In artikel 9 van de Green Deal Duurzaam GWW 2.0 ziet u de specifieke inzet en acties van gemeenten.

Social return

Social return of SROI (Social Return On Investment) bij inkopen en aanbestedingen is primair bedoeld om meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen. Op het moment dat de gemeente een opdracht verleent aan een leverancier, wordt er een tegenprestatie gevraagd in de vorm van het bieden van werkgelegenheid en/of opleiding voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Social return wordt in Eindhoven in beginsel toegepast op alle gemeentelijke opdrachten vanaf € 100.000,- behoudens het Sociaal Domein.

In Eindhoven hebben wij voor de GWW-sector een maatwerkaanpak ontwikkeld. Er is een gedragslijn met aangepaste SROI percentages opgesteld (zie bijlage IV). Het maatwerk zal op basis van ervaring en marktconsultatie zo nodig en in overleg met de coördinator SROI aangepast worden.

Vanaf januari 2018 is in alle veertien gemeenten in Zuidoost-Brabant een eenduidig beleid voor social return van toepassing. De gemeente haakt, zoveel als mogelijk, aan op het regionale beleid social return Zuidoost-Brabant.

Uitgangspunten van het regionale beleid zijn:

duurzame arbeidsinschakeling. Opdrachtnemers worden beloond voor het (aantoonbaar) structureel werk maken van sociaal ondernemen binnen de organisatie. Naast kwantiteit heeft ook kwaliteit de focus;

ketenstimulering. De Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO) is opgenomen als alternatieve wijze (voor het vinden van het individu wat bij de gemeente bekend is) waarop de social return-verplichting kan worden ingevuld. PSO is een certificering die prestaties op het vlak van sociaal ondernemen meetbaar maakt, waardeert en daarmee erkent. Het instrument heeft het effect dat niet enkel invloed wordt uitgeoefend op de partij die de opdracht gegund heeft gekregen en niet enkel tijdens de duur van de opdracht. Er wordt rekening gehouden met wat een organisatie al doet op het gebied van duurzame social return en sociaal ondernemen.

De gemeente geeft zelf als werkgever het goede voorbeeld door de certificering voor de PSO op trede 3. Voor nadere uitleg over PSO wordt verwezen naar: http://www.pso-nederland.nl

Momenteel vindt binnen de gemeente voorbereiding, onderzoek en ook afstemming met de regio plaats met betrekking tot mogelijke aanpassingen en doorontwikkeling van het social return beleid. Onderstaande punten worden op moment van opstelling van dit inkoopbeleid voorbereid, onderzocht en nader uitgewerkt in het social return beleid. Dit herijkte beleid zal naar verwachting begin 2021 bekend gemaakt worden en als een addendum toegevoegd worden op dit inkoopbeleid.

Nader onderzocht wordt:

De mate waarin maatschappelijke meerwaarde opgenomen kan worden binnen social return: maatschappelijk rendement van sociale investeringen van organisaties;

Criteria met betrekking tot opnemen van de social return verplichting;

Uitbreidingsmogelijkheden voor de toepassing van social return bij (grote) leveringen;

De wijze waarop sociaal ondernemen, breder dan de verplichting van social return, gestimuleerd kan worden bij organisaties.

Vragen over social return? Stuur een e-mail naar socialreturn@eindhoven.nl

Diversiteit en inclusie

Samenwerking tussen mensen met verschillende wereldbeelden, culturen, achtergronden en kennis draagt bij aan een mooiere stad. De gemeente Eindhoven heeft aandacht voor diversiteit en inclusie, ook in de samenwerking met derden (leveranciers). Binnen diversiteit en inclusie erkent de gemeente diverse onderwerpen, waaronder culturele diversiteit (migratie achtergronden van mensen), diversiteit in geaardheid en identiteit (LGBTI+) en diversiteit in mensen met een beperking.

Om het belang van diversiteit te onderschrijven heeft de gemeente Eindhoven de Charter Diversiteit ondertekend. Dit is een startpunt om de inbedding van diversiteit en inclusie in de eigen organisatie te borgen. De gemeente Eindhoven wil door inkoop en aanbestedingen haar opdrachtnemers stimuleren om hetzelfde te doen.

Bij de start van een inkooptraject of een aanbesteding wordt tijdens de strategiefase nagedacht over hoe aan de vier onderwerpen aandacht gegeven zou kunnen worden. Omdat dit thema mogelijk voor marktpartijen nog nieuw is, zal bij de voorbereiding onderzocht worden of de markt hier al klaar voor is. Dit kan via een marktverkenning. De onderwerpen kunnen verwerkt worden in het programma van eisen, in de wensen of in een gedragscode voor leveranciers. Hierbij valt te denken aan:

het verplicht stellen van het ondertekenen van gedragscodes zoals de Charter Diversiteit en/of discriminatie LGBTI- gemeenschap;

het behalen van een bepaalde trede op de PSO-ladder, zoals al eerder vernoemd in dit inkoopbeleid;

monitoring via managementrapportage; hierin kunnen de opdrachtnemers periodiek diverse overzichten aanleveren met betrekking tot de vier genoemde onderwerpen. Tijdens de overeenkomst kunnen eventueel afspraken gemaakt worden over het behalen van resultaten. Het monitoren van de gegevens en periodiek voeren van het gesprek hierover kan in eerste instantie al voldoende zijn.

Innovatief beleid

MKB; lokaal en regionaal

De gemeente wil zowel nieuwe partijen als bestaande relaties kansen bieden. Daarnaast wil de gemeente recht doen aan het belang van MKB -bedrijven en wil zij, voor de economie en vitaliteit van de stad, ook mogelijkheden bieden voor regionale bedrijven.

De richtlijn voor de inkoper is dat bij het vergeven van meervoudig onderhandse opdrachten twee MKB bedrijven en/of twee bedrijven uit de regio gemeente Eindhoven worden gevraagd (mits dat technisch kan en proportioneel is) een aanbieding te doen. De keuze van partijen en de hoeveelheid van partijen, rekening houdend met bovenstaande richtlijn, is ter beoordeling van en gebaseerd op de expertise van de inkoper. De motivatie van partijen die gevraagd worden mee te dingen naar een onderhandse opdracht wordt vastgelegd. Dit geldt ook als afgeweken moet worden van de richtlijn vanwege marktomstandigheden of andere redenen. Alle voorgaande motivaties, keuzes en afwijkingen worden ter accordering voorgelegd aan de leadbuyer.

Groslijstmethodiek

Het meewegen van goede prestaties wordt binnen de Ruimtelijke sectoren al geborgd door te werken met groslijsten. Kort samengevat komt de groslijstmethodiek erop neer dat de gemeente Eindhoven onderdrempelige opdrachten (dit zijn opdrachten met een opdrachtwaarde onder de grens van de Europese drempelbedragen) gunt aan opdrachtnemers die op basis van objectieve factoren op groslijsten zijn geplaatst. Op de groslijsten geplaatste opdrachtnemers die een betere past performance hebben geleverd, maken meer kans op inloting en daarmee meer kans op gunning bij toekomstige aanbiedingen voor onderdrempelige opdrachten.

De groslijstmethodiek:

garandeert door de loting dat niet steeds dezelfde opdrachtnemers in aanmerking komen voor de opdrachten en beloont tegelijkertijd goede opdrachtnemersrol;

garandeert dat voor alle meervoudig onderhandse opdrachten ten minste drie gegadigden in aanmerking komen;

beschikt over een objectieve methodiek voor verwijdering van en toetreding tot de groslijst en voorkomt daardoor marktafscherming;

is een objectief systeem (in de zin van artikel 1.4 Aanbestedingswet) op grond waarvan selectie plaatsvindt;

omvat een voldoende transparante en vooraf bekende scoremethodiek die de administratieve belasting bij de gemeente verlaagt (doelmatigheidscriterium), omdat niet voor iedere onderdrempelige opdracht objectieve criteria hoeven te worden vastgesteld op basis waarvan opdrachtnemers worden geselecteerd;

verlaagt de administratieve belasting bij opdrachtnemers, omdat zij door een combinatie van kwaliteit en gewogen loting in aanmerking komen voor onderdrempelige opdrachten;

waarborgt, waar mogelijk, de deelname van het regionale en lokale midden- en kleinbedrijf vanwege de voorselectie voor de groslijsten door de gemeente Eindhoven onder regionale en lokale (kleine en middelgrote) opdrachtnemers;

verhoogt de kwaliteit van de werkzaamheden doordat opdrachtnemers die in het verleden hun kwaliteit hebben aangetoond, meer kans maken op een opdracht (wat opdrachtnemers tevens zal prikkelen toekomstige opdrachten tegen goede kwaliteit op te leveren);

voorkomt dat de gemeente de op nationale (niet-)openbare procedures toepasselijke formele vereisten moet toepassen, bijvoorbeeld inzake termijnen (TenderNed) en rechtsbescherming.

Per groslijst bepaalt de gemeente Eindhoven minimumeisen voor plaatsing op de groslijst. Deze eisen worden per groslijst afgestemd op de door de gemeente Eindhoven gevraagde competenties.

Innovatiegericht en innovatief inkopen

Gemeente Eindhoven is een groot voorstander van innovatie en kan met haar inkoopbeleid flinke impact hebben op bestaande, opkomende en nieuw (te ontwikkelen) markten. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen.

Innovatiegericht inkopen gaat over de inkoop van verbeterde en vernieuwende producten ten behoeve van een betere dienstverlening door de gemeente. Innovatiegericht inkopen heeft soms tot doel een oplossing, product of dienst in te kopen die de gemeente nog niet kent, of die er nog niet is. In het laatste geval dient de gemeente de betreffende oplossing, het betreffende product of dienst samen met de markt te ontwikkelen.

Innovatief inkopen gaat over vernieuwing in het proces van aanbesteden. Een vernieuwing in het proces kan soms leiden tot een betere inkoop.

De gemeente wil innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen koppelen aan haar behoefte aan slimme oplossingen voor stedelijke uitdagingen, zoals mobiliteitsvraagstukken, de transitie naar een duurzame economie en vitalere stad. De gemeente wil dit bereiken door:

het in de markt zetten van vaak complexe, integrale maatschappelijke vraagstukken in plaats van het in de markt zetten van vooraf gedefinieerde oplossingen. We dagen de markt uit om samen met de gemeente tot oplossingen te komen. Deze manier van samenwerken vraagt om een andere benadering ten aanzien van de inkooprelatie. De gemeente zoekt de ruimte in haar aanbestedingen door oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op een open manier uit te vragen. Daarbij wordt, daar waar zinvol, gebruik gemaakt van de beschikbare innovatieve inkoopmethodes, zoals bijvoorbeeld – maar niet uitsluitend - het innovatiepartnerschap en de prijsvraagmethode, het gebruik maken van tweefasencontracten: een fase ontwerpen/ontwikkelen en prijsvorming en een fase uitvoering;

samen te werken met startende en sociale ondernemers. De gemeente werkt samen met (startende) ondernemers om vernieuwende oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken te ontwikkelen. Startups (waaronder sociale ondernemers) zijn vaak innovatieve ondernemers en dragen bij aan economische groei en werkgelegenheid. De gemeente wil in het bijzonder startups een kans geven door als overheid soms op te treden als (eerste) klant (launching customer) of investeerder in research & development. Sociale ondernemers streven nadrukkelijk een maatschappelijk doel na en willen een maatschappelijk probleem oplossen. Deze ondernemingen zijn economisch zelfstandig, maar niet gericht op winstmaximalisatie.

Wet- en regelgeving

Europese wet- en regelgeving

Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie

De aanbestedingsregels vinden hun grondslag in het 'Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU-Verdrag)' dat zogenaamde directe werking kent. In al haar handelen, dient de overheid, waaronder ook de gemeente Eindhoven, de bepalingen in het VWEU-Verdrag na te leven. Dit ongeacht de uitwerking van dit verdrag in Europese richtlijnen of nationale wetgeving.

De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht vinden hun grondslag in dit verdrag:

objectiviteit;

transparantie;

gelijke behandeling;

non-discriminatie.

Europese Aanbestedingsrichtlijnen

Door de Europese Commissie zijn de volgende richtlijnen uitgebracht:

2014/23 EG betreffende concessieopdrachten;

2014/24/EG betreffende de aanbestedingen klassieke sectoren2014/25/EG betreffende de aanbestedingen speciale sectoren.

Deze richtlijnen vormen mede een uitwerking van het EG-Verdrag en zijn verwerkt in de Aanbestedingswet en bijbehorende besluiten en regelingen.

Europese Rechtsbeschermingsrichtlijn

De bestaande Rechtsbeschermingsrichtlijnen (ook wel 'rechtsmiddelenrichtlijnen' genoemd) zijn:

rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG ter vervanging van 92/50/EEG (de Algemene Rechtsbeschermingsrichtlijn);

richtlijn 92/13/EEG (de Rechtsbeschermingsrichtlijn Nutssectoren).

De rechtsbeschermingsrichtlijnen zijn verwerkt in de Aanbestedingswet en bijbehorende besluiten en regelingen.

(On)geoorloofde staatssteun

Het VWEU-Verdrag voorziet in de artikelen 106 en 107 in regels aangaande het verlenen van steun aan ondernemingen. Artikel 106 van het VWEU-Verdrag verbiedt in beginsel steun van overheden aan ondernemingen die de mededinging kan vervalsen en het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig kan beïnvloeden. Op grond van artikel 107 van het VWEU-Verdrag moeten overheden steunmaatregelen melden bij de Europese Commissie. Zonder voorafgaande aanmelding en daaropvolgende goedkeuring door de Europese Commissie mag de steun niet worden verleend. Door het doen van een aanbesteding voor het verlenen van een opdracht wordt het risico geminimaliseerd dat Eindhoven via de opdracht ongeoorloofd staatssteun verleent.

Nationale wet- en regelgeving

Aanbestedingswet

De Europese wet- en regelgeving op het gebied van het aanbestedingsrecht is in Nederland geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. De Aanbestedingswet is op 1 juli 2016 gewijzigd naar aanleiding van de implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijnen per 18 april 2016.

Algemene maatregel van Bestuur

Een aantal zaken uit de wet (verplicht gebruik ARW en verplicht gebruik Gids Proportionaliteit) wordt in een Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) geregeld: het Aanbestedingsbesluit.

Het Aanbestedingsreglement Werken 2016

Het Aanbestedingsreglement Werken 2016 is een richtsnoer dat door aanbestedende diensten verplicht moet worden toegepast bij overheidsopdrachten voor werken onder de Europese drempelwaarde. Daarbij geldt, net als bij de Gids Proportionaliteit, het ‘pas toe of leg uit’ principe: afwijkingen dienen gemotiveerd te worden.

In de praktijk worden eigenlijk alle aanbestedingen (dus ook de Europese) voor werken volgens het ARW 2016 uitgevoerd. In beginsel gebeurt dit ook bij aan werken gerelateerde leveringen en diensten.

Gids Proportionaliteit

In de Aanbestedingswet is proportionaliteit als beginsel geïntroduceerd. Dit beginsel is uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit en heeft een directe relatie met de voorgenomen opdracht, de keuze voor een aanbestedingsprocedure en de contractvorm met inkoopvoorwaarden. De Gids Proportionaliteit geeft door middel van voorschriften een uitleg aan de bedoeling van de wetsartikelen, onder het motto: toepassen of gemotiveerd afwijken.

Besluit accountantscontrole decentrale overheden

De gemeentelijke accountant controleert bij de interim-controle in het najaar en bij de eindejaars controle, de rechtmatigheid van uitgaven. Hierbij wordt tegelijkertijd de naleving van regels voor aanbestedingen gecontroleerd. Deze controle betreft zowel aanbestedingen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden, als aanbestedingen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden.

Wet Bibob

Integriteit staat binnen Eindhoven hoog op de (bestuurlijke) agenda. Het gaat hierbij niet alleen om het eigen handelen, maar ook om het handelen van partijen waarmee de gemeente overeenkomsten aangaat of transacties verricht. Voorkomen moet worden dat de gemeente onnodig zaken doet of blijft doen met niet-integere partijen of deze anderszins faciliteert. Hierdoor kan immers de integriteit van de gemeente zelf geraakt worden. Om dit te ondervangen, kan de gemeente een partij screenen met wie zij zaken wil doen. In de Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten die het college heeft vastgesteld, is omschreven op welke wijze marktpartijen worden gescreend en wat de mogelijke gevolgen kunnen zijn van een screening. Het gaat daarbij niet alleen om integer zijn bij de aanvang van een aanbesteding, maar ook om integer blijven tijdens de uitvoering van de overeenkomsten. Onderdeel van de Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten is dat in elke overeenkomst een integriteitsclausule wordt opgenomen.

Bij het aanbesteden van zowel nationale als Europese opdrachten kan advies gevraagd worden aan het landelijke Bureau Bibob. Deze adviesvragen in het kader van aanbesteden worden binnen Eindhoven begeleid door het Coördinatiebureau Bibob.

Mededingingswet

Het opereren van marktpartijen wordt onder andere gereguleerd door de Mededingingswet. Bij de aanbesteding dient hiermee rekening te worden gehouden. Het spreekt voor zich dat de deelnemers aan de aanbesteding niet mogen handelen in strijd met de Mededingingswet. Verder is het wenselijk (in zekere mate) te bewaken dat de inschrijvingen niet buiten de kaders van de Mededingingswet tot stand komen.

Bij het opereren op de markt door (organisatieonderdelen) van de gemeente Eindhoven is de Mededingingswet eveneens relevant. In de Mededingingswet zijn zaken geregeld ter voorkoming van oneerlijke mededinging door overheidsdiensten. Voorbeelden zijn het voorkomen van kruissubsidiëring en financiële draagkracht.

Nederlands recht

Het aanbesteden zelf kan zowel binnen de kaders van het Nederlands recht geschieden als onder andere rechtstelsels. In beginsel dient het Nederlands recht op de aanbesteding van toepassing te worden verklaard.

Jurisprudentie

Zowel nationale als Europese jurisprudentie op het gebied van aanbestedingen dient gevolgd te worden omdat deze onderdeel uitmaken van het recht.

Commissie aanbestedingsexperts

De minister van Economische Zaken heeft een Commissie van Aanbestedingsexperts ingesteld die tot doel heeft onafhankelijk advies te geven over klachten met betrekking tot aanbestedingsprocedures of daarbij een bemiddelende rol te spelen. Het kader waarbinnen de Commissie van Aanbestedingsexperts een klacht behandelt, is neergelegd in het advies Klachtafhandeling bij aanbesteden. Uitspraken van de Commissie van Aanbestedingsexperts zijn niet bindend. Betrokken partijen hoeven het advies niet over te nemen en behouden te allen tijde het recht om het geschil aan de civiele rechter voor te leggen. Adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts kunnen bij een geschil voor de rechter meewegen.

Elektronisch factureren

De verplichting tot e-facturen is in Nederland ingegaan per 18 april 2019. Dat betekent dat de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken in Europees formaat.

Sinds 18 april 2019 kan de gemeente Eindhoven e-facturen ontvangen en verwerken. Een e-factuur is een 100% digitale factuur die aan een bepaalde standaard voldoet zodat deze volledig automatisch verwerkt kan worden. Binnen het inkoopondersteunend systeem (ProActis) zijn voorzieningen getroffen om e-facturen te kunnen verwerken. Daarmee wordt het mede mogelijk de betalingstermijn richting derden (leveranciers) te verkorten.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

De inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verscherpt de aandacht voor de randvoorwaarden bij het inkopen van diensten, leveringen en werken die de bescherming van persoonsgegevens raken. Het gaat om de beveiligingseisen die de gemeente wenst te nemen of door een leverancier uitgevoerd wenst te zien. Deze wet is qua strekking verwerkt in de algemene inkoopvoorwaarden. Waar nodig wordt er door middel van aanvullende bepalingen of criteria rekening mee gehouden in op te stellen aanbestedingsdocumenten. Daarom vindt bij start van een aanbesteding een toets plaats of, en zo ja, welke middelen moeten worden ingezet om privacygevoelige informatie te beschermen. Zo kan in het kader van de AVG besloten worden om een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de leverancier.

Integriteit

Integriteit en integer handelen door bestuur en ambtenaren staan hoog in het vaandel bij de gemeente. Uitgangspunt van het gemeentelijk integriteitsbeleid is dat de inrichting en de uitvoering ervan elke ambtenaar aangaat, dé reden waarom de verantwoordelijkheid ten aanzien van integer handelen binnen de sectoren en afdelingen is belegd. Centraal vastgestelde kaders zijn de (verplicht af te leggen) ambtseed, een integriteitsverklaring, de ‘Gedragscode Ambtenaren’ en de ‘Meldregeling integriteitschendingen, misstanden en ongewenste gedragingen gemeente Eindhoven’

Gedragscode ambtenaren

Inkopen en aanbesteden is een activiteit waarbij integer handelen buiten kijf moet staan. Bij het verstrekken van opdrachten en aanbestedingen houden medewerkers van de gemeente conform de ‘Gedragscode Ambtenaren’ tenminste de volgende doelen in het oog:

doelmatige besteding van publieke gelden: de middelen die door de medewerkers beheerd worden, worden zo optimaal mogelijk ingezet. Het leadbuyer-concept geeft een evenwicht tussen beslissingsbevoegdheid van de (gemandateerde) budgethouder/contracteigenaar voor de inkopen en de (mede)verantwoordelijkheid van de leadbuyer voor een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend inkoopproces;

non-discriminatie (bedrijven gelijke kansen bieden en gelijke behandeling geven): een langdurige relatie met een leverancier kan voordelen met zich meebrengen, maar men dient situaties te voorkomen waarbij op de langere termijn eerlijke concurrentie wordt belemmerd. Integer handelen is onpartijdig handelen. De gemeente streeft in dat verband naar een zo onpartijdig mogelijke omgang met onze leveranciers. De gemeente stelt het daarom niet op prijs als leveranciers geschenken aanbieden aan medewerkers van de gemeente of medewerkers anderszins fêteren;

integriteitsbewaking: zowel binnen als buiten de organisatie dient in zakenrelaties de integriteit gehandhaafd te worden. Periodiek wordt integriteit in het kader van inkopen en aanbesteden binnen de betrokken sectoren en afdelingen besproken om zo het onderwerp blijvend onder de aandacht te brengen en actueel te houden.

Integriteit bij aanbestedingen

In het kader van concrete aanbestedingen, wenst de gemeente alleen samen te werken met partijen waarvan de integriteit niet ter discussie staat. Dit wordt getoetst bij een aanbestedingsprocedure door het opleggen en toetsen van de uitsluitingsgronden die bij wet verplicht zijn en de facultatieve uitsluitingsgronden die de gemeente hanteert. Ook is bij gevoelige aanbestedingen een toets van de integriteit van een specifieke aanbieder op grond van de Wet Bibob mogelijk. Als blijkt dat de integriteit niet (langer) is gewaarborgd, dan treft de gemeente maatregelen, met als uiterste consequentie het stoppen van de samenwerkingsrelatie.

Procedurekeuze

Bij het vaststellen van de passende procedure voor het uitvoeren van een aanbesteding (door de leadbuyer hanteert de gemeente in beginsel drempelbedragen (exclusief btw) die in bijlage III zijn genoemd. Deze drempelbedragen kunnen op basis van wetswijzingen worden aangepast

Bepalen van de inkoopprocedure

Eindhoven hanteert als uitgangspunt dat alle opdrachten met optimale marktwerking worden aanbesteed.

De keuze voor de inkoopprocedure dient te worden gemaakt en gemotiveerd, onder andere via de inkoopstrategie, aan de hand van de beginselen van objectiviteit en proportionaliteit. De motivatie wordt door het organisatieonderdeel in het inkoopdossier gedocumenteerd en akkoord bevonden door de leadbuyer.

Bij de keuze voor een aanbestedingsprocedure spelen in ieder geval de volgende aspecten een rol:

de omvang van de opdracht;

het marktsegment;

transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijver;

aantal potentiële inschrijvers;

het gewenste eindresultaat;

de complexiteit van de opdracht;

het type opdracht en het karakter van de markt;

passende mate van openbaarheid;

het grensoverschrijdend belang van de opdracht;

andere bestuurlijke of inkooptechnische afwegingen;

samenhang met al verstrekte opdrachten;

duur van levertijden.

De leadbuyer maakt in alle gevallen een bewuste en zorgvuldige afweging om te komen tot een optimale, beargumenteerde aanbestedingsprocedure. Hierbij worden de beginselen van het aanbestedingsrecht in acht genomen.

Aanbestedingsreglementen

Voor de aanbesteding van werken of diensten en leveringen die gerelateerd zijn aan werken, wordt verplicht het Aanbestedingsreglement voor Werken 2012 (ARW 2012) gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.

Voor de aanbesteding van diensten en leveringen zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld. Daarvoor worden specifieke regelingen in de aanbestedingsdocumenten gehanteerd.

Afwijken van het inkoopbeleid

In voorkomende gevallen kan een procedure worden gevolgd die afwijkt van de gangbare procedure conform de tabel uit bijlage III. Een zeer recent voorbeeld waarbij is afgeweken van gangbare procedures is de coronacrisis, die veel leveranciers in de regio trof. Door middel van spoedprocedures zijn bepaalde aanbestedingen versneld op de markt gezet, om de GWW en MKB-sector werk te kunnen blijven garanderen.

Afwijken is alleen toegestaan met goedkeuring van de leadbuyer en daar waar nodig een advies van de aanbestedingsjurist. Zij zullen bij deze overweging in ieder geval de Gids Proportionaliteit in acht nemen. Daarnaast kan in voorkomende gevallen worden afgeweken van een set inkoopvoorwaarden. Wanneer men hiervan af wil wijken, dient ook dit te worden gemeld bij en goedgekeurd door de leadbuyer. Waar nodig adviseert de aanbestedingsjurist. Afwijkingen op procedures zoals vermeld in dit inkoopbeleid worden door de leadbuyer bijgehouden en besproken met de CPO.

Doeltreffendheid

De CPO en de leadbuyers zien naast de rechtmatigheid ook toe op de doeltreffendheid van inkopen en aanbestedingen binnen de gemeente. In dit kader wordt met doeltreffendheid bedoeld: ‘de mate waarin beoogde bestuurlijke- en organisatorische doelstellingen zijn gerealiseerd’. Hierbij kijken we naar specifieke doelstellingen van de betreffende aanbesteding, maar ook naar de doelstellingen uit dit inkoopbeleid

Doelmatigheid

Zoals eerder benoemd is het van belang dat de gemeente bij al haar inkopen de doelmatigheid in acht neemt. Hierbij kijken we naar de verhouding tussen het gewenste resultaat en de daarvoor benodigde inzet van middelen van zowel gemeente als leveranciers. We bevorderen concurrentie om de juiste prijs-kwaliteit verhouding te krijgen. Voeren professioneel leveranciers- en contractmanagement en voorkomen onnodige belemmeringen bij inschrijvers

Uitsluitingsgronden, geschiktheid- en selectiecriteria

Uitsluitingsgronden, geschiktheid- en /of selectiecriteria worden van opdracht tot opdracht bepaald. Geschiktheid- en/of selectiecriteria kunnen de realisatie van beleidsdoelstellingen ondersteunen, zoals duurzaam inkopen en social return.

Gunningscriteria

Gunning is, zowel volgens de Europese Richtlijnen als volgens het nationale recht, mogelijk op basis van het criterium 'economisch meest voordelige inschrijving' (EMVI).

EMVI is een overkoepelende term voor de drie gunningscriteria:

laagste prijs;

laagste kosten, op basis van kosteneffectiviteit (zoals levenscycluskosten);

beste prijs-/kwaliteitverhouding.

Het wettelijke uitgangspunt is dat wordt gegund op beste prijs-/ kwaliteitverhouding. Indien wordt gekozen voor een gunning op laagste prijs, dan dient dit te worden gemotiveerd en akkoord te worden bevonden door de leadbuyers.

Voor de gemeente Eindhoven is gunning op beste prijs-/kwaliteitverhouding het uitgangspunt. Los van wettelijke voorschriften, past dit ook bij de doelstelling van de gemeente om bij inkopen en aanbesteden te streven naar een optimale verhouding tussen van belang zijnde aspecten als prijs, kwaliteit en duurzaamheid. De gemeente Eindhoven heeft grote ambities op het gebied van duurzaamheid en milieu. In sommige gevallen kunnen deze onderwerpen aanleiding geven om te gunnen op laagste kosten.

Voorkomen belangenverstrengeling

Als professionele opdrachtgever vindt de gemeente Eindhoven het belangrijk een goede scheiding te maken tussen de verschillende (commerciële) belangen voorafgaand aan en gedurende een inkooptraject. Ter bevordering van de kwaliteit van de concurrentie, moet de inkoper alle schijn van belangenverstrengeling vermijden. Uitgangspunt is gelijke kansen voor alle geïnteresseerde inschrijvers op basis van een identiek informatieniveau.

In haar handelen hanteert de gemeente Eindhoven een gelijke werkwijze als andere overheidsinstanties. Zie als goed voorbeeld de nota Scheiding van belang van Rijkswaterstaat (versie 14 september 2007).

Externe inhuur

Het proces van externe inhuur is binnen onze gemeente de afgelopen jaren gecentraliseerd en geprofessionaliseerd. Doelstelling was om het inhuurproces te kanaliseren en de markt tegemoet te komen met een eenduidige wijze van contractvorming.

In dat kader is enkele jaren de dienstverlening van het extern inhuren van derden aanbesteed en zeer onlangs heraanbesteed. Op dit moment voert een commerciële partij de diensten voor ons uit. De gemeente ziet erop toe dat dit bureau haar contractuele verplichtingen na komt.

De volgende diensten vallen onder het contract van deze zogenaamde MSP (Managed Service Provider):

regelt alle inhuur: ZZP, detacheren, uitzenden en payroll;

adviseert, ondersteunt én ontzorgt bij inhuurvraagstukken;

gaat samen met de gemeente Eindhoven op zoek naar de juiste inhuurmedewerkers, tegen marktconforme tarieven;

verzorgt het administratieve proces rondom de inhuur;

zorgt ervoor dat de gemeente Eindhoven voldoet aan de geldende wet- en regelgeving en adviseert hierover.

Vragen kunnen gesteld worden over de inhuurprocedure via: inhuur@eindhoven.nl

Ongevraagde voorstellen

Indien marktpartijen, buiten een inkooptraject om, een voorstel aan Eindhoven willen doen, een zogenaamd 'unsolicited proposal', dan kan dit gezonden worden naar inkoop@eindhoven.nl. Een inhoudelijke reactie volgt afhankelijk van het voorstel.

Ook startup-ondernemingen kunnen zich hier melden. Inkoop zal dan de verbinding leggen met de Startup Officer van de gemeentelijke organisatie.

Verklaring rechtmatigheid/regelmatigheid aanbieding

Bij aanbesteding van werken, onder toepassing van het ARW 2012, dient de 'Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving (Model-K-Verklaring)' te worden gehanteerd. Dit moet door de aanbestedende dienst expliciet in de aanbestedingsdocumenten/contracten worden vermeld.

Vastleggen, prestatiemeten en evalueren van overeenkomsten

Na afronding van het inkooptraject leggen inkopers de overeenkomsten vast conform interne richtlijnen. Ook commerciële informatie van leveranciers wordt vastgelegd .

Om actief op het gebruik van overeenkomsten te sturen, hanteert de gemeente in een aantal overeenkomsten prestatiemeten (zie ook 5.2.2). Dit staat vermeld in de aanbestedingsstukken. Bij prestatiemeten wordt houding en gedrag en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer op een systematische manier gemonitord en vastgelegd.

Een aantal typen overeenkomsten wordt door de gemeente Eindhoven geëvalueerd. Het doel van de evaluatie is om ervaringen vast te leggen die zowel gedurende de looptijd als aan het einde van de overeenkomst zijn opgedaan. Dit maakt het mogelijk verbeteringen door te voeren en inzichten mee te nemen in een nieuw inkooptraject. Als er sprake is van evaluatie of prestatiemeten, wordt dit in de desbetreffende uitvraag vermeld. De (potentiële) leverancier gaat door ondertekening van zijn offerte of het Uniform Europees Aanbestedingsdocument akkoord met registratie en gebruik van deze gegevens