| Organisatie | Heeze-Leende |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Beleidsnota Evenementen Gemeente Heeze-Leende |
| Citeertitel | Beleidsnota evenementen Gemeente Heeze-Leende |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-08-2022 | nieuwe regeling | 01-01-2021 |
Het doel van deze nota behelst een toetsingskader te creëren, welke toegepast wordt door de gemeente, om evenementen veilig, beheersbaar en ordelijk te laten verlopen. Deze nota beoogt met dit wettelijk beleidskader tevens duidelijkheid en transparantie te bieden voor organisatoren, bezoekers en omwonenden. Tot slot dient de nota een duidelijk beleid weer te geven inzake de dienstverlenende en faciliterende rol van de gemeente in het kader van evenementen.
De burgemeester en/of het college van burgemeester en wethouders kunnen op basis van gewogen argumenten afwijken van de normen die in deze nota zijn opgenomen.
2. EVENEMENTEN: WANNEER EEN VERGUNNING?
De gemeente Heeze-Leende hanteert op grond van artikel 2.24 van de Algemene plaatselijke verordening de volgende definitie voor een evenement:
|
Valt de activiteit niet onder de definitie van een evenement zoals in bovenstaand artikel staat beschreven dan is er ook geen evenementenvergunning vereist. De mogelijkheid bestaat wel dat er een melding vereist is, op grond van artikel 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening.
2.2 Onderscheid in evenementen door gebruik van risicoscan
Evenementen zijn er in verschillende vormen en brengen dus ook verschillende risico’s met zich mee. Hierbij moet gedacht worden aan risico’s op het gebied van de openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, verkeer en vervoer en volksgezondheid. Grote evenementen (met een hoog risico) vragen dus om een andere aanpak dan een eenvoudige buurtbarbecue. Daarom wordt er, aan de hand van een risicoscan, een onderscheid gemaakt tussen evenementen.
Door middel van het invullen van de risicoscan wordt een evenement ingedeeld in een categorie. De risicoscan is bedoeld om vooraf al een idee te krijgen van welke risico’s er kunnen gaan spelen bij een evenement en welke partijen eventueel betrokken moeten worden. Met name wordt er bij de risicoscan gekeken naar de openbare orde, openbare veiligheid en de leefomgeving. De risicoscan is van invloed op het verdere afhandelproces voor het verlenen van de vergunning.
2.2.1 Meldingsplichtige evenementen (klasse A)
Komt uit de risicoscan naar voren dat het een klasse A evenement is dan moet daarnaast ook nog aan artikel 2.25 lid 2 APV worden getoetst. De voorwaarden van dit artikel zijn:
Is het een klasse A evenement en voldoet het aan de voorwaarden zoals gesteld in bovenstaand artikel dan is het een meldingsplichtig evenement en dient er slechts een melding te worden ingediend. Een melding van een evenement dat aan de hand van de risicoscan een klasse A evenement is, maar niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 2.25 lid 2 APV kan niet worden geaccepteerd als melding (de verdere procedure wordt in hoofdstuk 4 besproken).
2.2.2 Vergunningsplichtige evenementen (klasse B en C)
De vergunningsplichtige evenementen worden in een tweetal categorieën ingedeeld, klasse B of C. Komt uit de scan naar voren dat het een klasse B of C evenement is, dan is dus een evenementenvergunning nodig. Een evenement kan aan de hand van de scan als klasse B worden aangemerkt, maar de risico’s zijn dusdanig groot dat de maatregelen die moeten worden genomen beter bij een klasse C evenement passen. Mocht dit het geval zijn dan kan een evenement een klasse hoger worden ingeschaald en ook zo in de verdere procedure worden behandeld. In hoofdstuk 4 zullen deze procedures verder worden besproken.
Voor de verschillende evenementen worden verschillende meldings- of aanvraagtermijnen
Klasse A: melding 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement
Klasse B: aanvraag 8 weken voorafgaand aan het evenement
Klasse C: aanvraag 16 weken voorafgaand aan het evenement
Wordt een melding of aanvraag later ingediend dan de termijnen hierboven aangegeven dan kan de burgemeester besluiten de melding niet te accepteren of de vergunningsaanvraag niet te behandelen.
Voor de behandeling is een periode van 8 weken vastgesteld welke met 8 weken verlengd kan worden. Aanvullingen of wijzigingen in de aanvraag moeten tijdig voor aanvang van het evenement worden ingediend. Er zal een inschatting worden gemaakt of de overheidsdiensten nog tijdig kunnen adviseren en of de benodigde maatregelen tijdig kunnen worden getroffen. Lukt dat niet, dan kunnen de wijzigingen niet meer worden meegenomen in de vergunning omdat de openbare veiligheid dan niet gewaarborgd kan worden.
Bij meldingsplichtige evenementen en vergunningsplichtige evenementen wordt gebruik gemaakt van digitale formulieren. Door het invullen van deze formulieren via de website www.heeze-leende.nl wordt automatisch voldaan aan de indieningvereisten.
Is de aanvraag niet compleet dan wordt deze niet ontvankelijk verklaard en wordt de aanvrager op de hoogte gesteld ingevolge artikel 4:5 van de Algemene Wet Bestuursrecht. De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om alsnog de aanvraag compleet te maken. Maakt de aanvrager geen gebruik van deze gelegenheid dan wordt de aanvraag niet ontvankelijk verklaard en stopt de behandeling.
3.3 Weigering van de vergunning
Op grond van artikel 1.8 APV kan een evenementenvergunning door de burgemeester worden geweigerd in het belang van:1
Op grond van artikel 172 Gemeentewet is de burgemeester belast met de handhaving van de openbare orde. Daarnaast is op grond van artikel 174 Gemeentewet de burgemeester belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Is de kans aannemelijk dat de openbare orde verstoort gaat worden voor, tijdens of na een evenement dan kan de burgemeester beslissen om de aanvraag tot een evenementenvergunning te weigeren. Ook als de organisator te weinig maatregelen neemt om wanordelijkheden te voorkomen kan de vergunning worden geweigerd. Eveneens als er voorgaande jaren bij hetzelfde evenement al overtredingen zijn geconstateerd. Op advies van politie, brandweer, GHOR of een andere adviserende instantie kan de vergunning ook worden geweigerd.
Bij openbare veiligheid gaat het niet op het ordelijk verloop maar om feitelijke situaties die ontstaan. Een evenementenvergunning kan worden geweigerd indien de veiligheid van deelnemers, toeschouwers en andere betrokkenen in het gedrang is. De organisator moet de veiligheid van deze partijen kunnen garanderen. Is er in beginsel een grote kans dat de openbare veiligheid niet kan worden gewaarborgd, maar wordt er door de organisator voldoende maatregelen getroffen zodat de veiligheid wordt vergroot tot een aannemelijke hoogte, dan kan de vergunning alsnog worden verstrekt. Op advies van politie, brandweer, GHOR of een andere adviserende instantie kan de vergunning eveneens worden geweigerd.
Mocht er sprake zijn dat bij een evenement de gezondheid van deelnemers, toeschouwers of ander betrokkenen in gevaar komt dan kan de vergunning worden geweigerd. Bij volksgezondheid gaat het om bijvoorbeeld de eet- en drinkwaren die worden verkocht van slechte kwaliteit zijn, (het vermoeden dat) er stimulerende middelen gebruikt worden, de hygiëne in het algemeen slecht is en de sanitaire voorzieningen ontbreken of onhygiënisch zijn. Ook het weer kan een rol spelen bij de eventuele weigering van een vergunning. Bijvoorbeeld de kou die onderkoelingsverschijnselen kan veroorzaken of onweer tijdens buitenactiviteiten. Indien er voldoende maatregelen worden genomen om de volksgezondheid te waarborgen kan de vergunning alsnog worden verstrekt. Op advies van politie, brandweer, GHOR of een andere adviserende instantie kan de vergunning eveneens worden geweigerd.
Onder het begrip milieu vallen veel onderwerpen. De bescherming van mensen, dieren, planten, goederen, water, bodem en lucht valt onder de bescherming van het milieu. Alsmede het beheer van afvalstoffen en afvalwater valt er onder. Een evenement kan bijvoorbeeld worden geweigerd indien het broedseizoen wordt verstoort, (het vermoeden bestaat dat) de geluidsnormen worden overtreden of er veel stankoverlast wordt verwacht. De organisator van het evenement dient dan ook maatregelen te treffen om de bescherming van het milieu te waarborgen. Maar ook als het maximum aantal evenementen (op een bepaalde locatie) is bereikt kan de vergunning worden geweigerd i.v.m. de (geluids)hinder voor omwonenden. Op advies van politie, brandweer, GHOR of een andere adviserende instantie kan de vergunning eveneens worden geweigerd.
De vergunningsplichtige evenementen (klasse B en C) worden gepubliceerd in de evenementenkalender. De meldingsplichtige evenementen worden in het beginsel niet gepubliceerd.
De 21 gemeenten in de regio Zuid-Oost Brabant hanteren een digitale multidisciplinaire activiteitenkalender (digimak). Dit is een kalender waarop de verdeling van de verschillende activiteiten en evenementen over het jaar staan vermeld. Deze kalender wordt door de gemeente Heeze-Leende ingevuld voor middel en grote evenementen. Per evenement kunnen de hulpdiensten de benodigde gegevens en documenten raadplegen.
3.7 Voorwaarden en richtlijnen
Aan een vergunning worden voorwaarden meegegeven waaraan men zich moet houden. Dit kunnen voorwaarden zijn met betrekking tot milieu- en brandweereisen, alcohol- en druggebruik, het inzetten van verkeersregelaars, beveiligers en EHBO, het nemen van verkeersmaatregelen etc.
In het veiligheidsplan komen veel van deze onderwerpen terug. Soms is het verplicht om als organisator een veiligheidsplan op te stellen en ter goedkeuring aan de gemeente voor te leggen. In het veiligheidsplan worden onder andere een verkeer- en vervoersplan, calamiteitenplan en ontruimingsplan toegevoegd.
3.7.1 Openbare orde en veiligheid
Het bewaken van de orde en veiligheid op en rond het evenemententerrein is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de organisatie zelf. De organisator moet dus zelf zorgen voor voldoende verkeersregelaars, stewards en/of bewaking.
Crowdmanagement en crowdcontrol
Een te hoge publieksdichtheid bij een evenement brengt een verhoogde kans op incidenten met zich mee. Daarom wordt van de organisatie verwacht dat in de voorbereiding van het evenement een schatting maakt van het verwachte aantal bezoekers. Ook kan van de organisatie verlangd worden dat zij een publieksprofiel te maken, om de risico’s in te schatten.
Vluchtwegen en bereikbaarheid hulpdiensten
Bij de inrichting van het evenemententerrein moet de organisator ook zorgen dat het publiek tijdens een incident het terrein (zo) snel en veilig (mogelijk) kan verlaten. Daarom zijn voldoende en duidelijk gemarkeerde vluchtwegen vereist. Het aanwezige personeel moet bovendien goede instructies krijgen over de vluchtroutes.
Bij calamiteiten moet het evenemententerrein goed bereikbaar zijn voor hulpdiensten. Er kunnen nadere eisen worden gesteld. Bijvoorbeeld als het terrein in slechte staat is, kan er worden geëist dat er rijplaten worden gelegd. Aan de bereikbaarheid van diensten worden de volgende eisen gesteld:
Gebruik van tent, bouwwerk of andere objecten
Voor risicovol gebruik van een inrichting of bouwwerk is een gebruiksvergunning of melding vereist. en vergunning/melding voor een inrichting is op grond van de Brandbeveiligingsverordening en de vergunning voor een bouwwerk is op grond van het Gebruiksbesluit verplicht. Een inrichting moet worden gezien als: een voor mensen toegankelijke ruimtelijk begrensde plaats voor zover die geen bouwwerk is. Er wordt aan de hand van de aanvraag bekeken of er een evenementenvergunning of een gebruiksvergunning nodig is. Voor het gebruik van een tent is een gebruiksvergunning nodig indien er meer dan 50 personen in de tent kunnen zijn.
Naast de gebruiksvergunning worden ook brandveiligheidsvoorschriften gesteld in de evenementenvergunning zoals voorwaarden rondom gebruik van brandbare materialen.
Op het gebied van volksgezondheid kan advies worden gevraagd aan de Veiligheidsregio. De Veiligheidsregio heeft een checklist voor gemeenten ontwikkeld. Door de invulling van de checklist wordt duidelijk of advies van de Veiligheidsregio noodzakelijk is. De Veiligheidsregio adviseert bij een evenement over de volgende zaken:
De organisator is verantwoordelijk voor het regelen van voldoende toiletvoorzieningen. Het zorgen van toiletvoorzieningen kan zijn dat er een bepaald aantal toiletten door de organisator zelf worden geregeld. Dit kan ook zijn dan er afspraken worden gemaakt met bijvoorbeeld de horeca over het gebruik van hun toiletvoorzieningen.
Als richtlijn worden de volgende normen gehanteerd:
Bovenstaande richtlijnen worden rechtstreeks overgenomen als vergunningsvoorwaarde in de beschikking.
Indien tijdens het evenement etenswaren worden verkocht is de Warenwet van toepassing. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) kan tijdens evenementen (en daarbuiten) controleren of professionele en particuliere aanbieders van bederfelijke eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet.
Indien de gemeente onhygiënische zaken waarneemt op een evenement, kan deze de NVWA verzoeken tot controle en/of handhaving.
Schenken van alcoholhoudende drank
Voor het schenken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horecabedrijf is een ontheffing op grond van artikel 35 Alcoholwet vereist. Het schenken van zwaar alcoholhoudende dranken is verboden. De aanvraag voor een ontheffing kan worden aangevraagd via de website van de gemeente. Deze ontheffing kan zowel worden aangevraagd door rechtspersonen als natuurlijke personen. De burgemeester verleent deze ontheffing als aan een aantal voorwaarden is voldaan die genoemd zijn in de Alcoholwet.
Het schenken van drank in glas kan een gevaar opleveren voor de veiligheid. Om de veiligheid op dit gebied beter te waarborgen wordt er in een aantal gevallen het schenken van drank in glazen verboden. Het glas zal dan moeten worden vervangen door plastic glazen of glazen gemaakt van polycarbonaat of van veiligheidsglas.
Het schenken van drank in glas is verboden;
De organisator van een evenement is verantwoordelijk dat alle afval tijdens en na afloop van het evenement wordt opgeruimd. Slaagt de organisator er niet in om alles zelf op te ruimen dan doet de gemeente dit op kosten van de organisator.
Wordt een evenement op een plaats van openbaar groen gehouden waar de kans op schade aan het terrein door het houden van het evenement bestaat, dan kan de gemeente een voor- en naschouw van het terrein doen. Als schade wordt geconstateerd aan het terrein, die veroorzaakt is door het evenement, dan kan de gemeente de schade verhalen op de organisator van het evenement.
Organisatoren dienen rekening te houden met slechtweerscenario’s, zoals regen en storm. Dit maakt onderdeel uit van een calamiteitenplan.
Om de overlast van omwonenden te beperken en/of te voorkomen worden er begin- en eindtijden gesteld voor het houden van een evenement en het gebruik van geluidsapparatuur. Deze voorwaarden zijn in beginsel leidend, maar er kunnen uitzonderingen worden gemaakt op onderstaande tijden.
Begin- en eindtijd openlucht/tent
Klasse A evenementen: begin- en eindtijden voor evenementen in de open lucht of tent | ||
| ||
| 13.00 uur, met mogelijkheid tot een ontheffing op grond van artikel 3 of 4 Zondagswet | |
Klasse B en C evenementen: begin- en eindtijden voor evenementen in de open lucht of tent | ||
| 13.00 uur, met mogelijkheid tot een ontheffing op grond van artikel 3 of 4 Zondagswet | |
| ||
| ||
Klasse B en C evenementen: begin- en eindtijden voor evenementen in een gebouw | ||
| 13.00 uur, met mogelijkheid tot een ontheffing op grond van artikel 3 of 4 Zondagswet | |
| ||
| ||
Geluidshinder is in hoge mate, in combinatie met de eindtijden van een evenement verantwoordelijk voor de overlast die mensen ervaren tijdens evenementen. Om overlast te beperken en/of te voorkomen wordt er een maximum aantal decibellen aan het geluid tijdens een evenement gesteld. Net als bij de begin- en eindtijden geldt hier dat er sprake is van een maximum. In het belang van omwonenden bestaat de mogelijkheid om het maximaal aantal decibellen in de beschikking lager vast te stellen dan het maximum dat hieronder is weergegeven.
Verkeersmaatregelen en verkeersbesluiten
Bij evenementen worden veelal wegen afgesloten. Om het verkeer in goede banen te leiden zijn verkeersmaatregelen of verkeersbesluiten nodig. Verkeersmaatregelen stellen is een lichter middel dan een verkeersbesluit. Voor een verkeersbesluit is een advies van de politie nodig. Afsluiting van een weg kan in elk geval niet plaatsvinden, indien de verkeersveiligheid niet kan worden gewaarborgd en als er geen redelijk alternatief is voor het verkeer.
Het kan zijn dat er tijdens het evenement verkeersregelaars nodig zijn. In overleg met de politie kan er besloten worden om verkeersregelaars aan te stellen en hoeveel. De organisator is zelf belast om verkeersregelaars te werven en zal ook contact met de politie moeten opnemen. De verkeersregelaars worden per evenement door de burgemeester aangesteld, middels een aanstellingsbesluit. De burgemeester zal op basis van de instructieverklaring van de politie de aanstelling van de verkeersregelaar verzorgen. De verkeersregelaars oefenen hun taak uit onder direct toezicht van de politie.
De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid van bezoekers/deelnemers. Het aantal geschatte bezoekers zal bepalen hoeveel parkeergelegenheid er moet worden gecreëerd. De parkeerplaatsen dienen goed en duidelijk te worden aangegeven. Ook moeten hulpdiensten vrije doorgang hebben. De gemeente kan de organisatie vragen om een parkeerplan.
Communicatie omwonenden en bedrijven
De organisator is zelf verantwoordelijk om omwonenden en eventuele bedrijven op de hoogte te stellen van het evenement. Door middel van een brief/flyer/advertentie kunnen de bewoners op de hoogte worden gesteld. Dit dient uiterlijk één week voorafgaand aan het evenement te worden gedaan. De mededeling omvat in ieder geval:
Het komt regelmatig voor dat tijdens evenementen bijzondere activiteiten worden georganiseerd. De mogelijkheden voor deze activiteiten zijn uitputtend en niet allemaal te beschrijven. Bijzondere activiteiten zijn onder andere het oplaten van ballonnen, luchtshows, gebruik van lasers, vechtevenementen, gebruik van vuur en het gebruik van helikopters. Voor alle bijzondere activiteiten geldt steeds dat deze aangegeven moeten worden op de aanvraag voor een evenementenvergunning. Per geval moet beoordeeld worden of de activiteit doorgang kan vinden en of er andere vergunningen/ontheffingen van de gemeente of andere instanties noodzakelijk zijn.
4. EVENEMENTEN: KLASSE, PROCEDURE EN INHOUDELIJKE ASPECTEN
Is aan de hand van de risicoscan het evenement als klasse A-evenement beoordeeld dan is er sprake van een klein evenement dat weinig risico’s met zich meebrengt. Daarnaast is het van belang of het evenement ook voldoet aan de voorwaarden uit artikel 2.25 lid 2 APV. De informatie verkregen middels de aanvraag zal moeten worden getoetst aan dit artikel. De voorwaarden van artikel 2.25 lid 2 APV moeten als volgt worden geïnterpreteerd:
Met een straatfeest wordt bedoeld een activiteit door en voor bewoners van een bepaalde straat. In de meeste gevallen wordt er ook een barbecue georganiseerd. Wordt er een activiteit georganiseerd door en voor een andere kleinschalige groep personen dan valt dat ook onder de definitie van bovenstaande voorwaarde. Daarnaast moet de barbecue of straatfeest plaatsvinden in de open lucht, er mag dus geen gebruik worden gemaakt van een tent waarvoor een tijdelijke gebruiksvergunning nodig is.
4.1.1 Evenement voldoet niet aan artikel 2.25 lid 2 APV
Voldoet het evenement niet aan de voorwaarden van artikel 2.25 lid 2 APV dan kan de melding niet worden geaccepteerd en moet de aanvrager hiervan op de hoogte worden gesteld. De aanvrager kan opnieuw een aanvraag indienen alleen dan niet voor een meldingsplichtig evenement, maar voor een vergunningsplichtig evenement.
4.1.2. Evenement voldoet aan artikel 2.25 lid 2 APV
Voldoet een evenement aan de bovenstaande voorwaarden dan is er sprake van een klasse A evenement. Indien nodig kan er advies worden gevraagd aan de hulpdiensten en/of interne afdelingen. Worden zij ingeschakeld en geven zij een positief advies dan kan de melding worden geaccepteerd. Deze acceptatie gebeurt middels een brief waarbij de voorschriften voor meldingsplichtige evenementen worden bijgevoegd.
Is er sprake van een middelgroot evenement dan is een evenementenvergunning vereist. Daarnaast is er de mogelijkheid dat er uit een risicoscan een score naar voren komt die behoort tot de klasse A evenementen, maar niet aan de voorwaarden van artikel 2.25 lid 2 APV voldoet en dus een klasse B evenement wordt.
4.2.1 Procedurele en inhoudelijke aspecten
Bij de beoordeling van een aanvraag wordt er gekeken naar:
Artikel 3:2 van de Algemene Wet Bestuursrecht schrijft voor dat besluiten zorgvuldig genomen dienen te worden. Dit betekent dat:
Naast bovenstaande aspecten is ook het advies van interne afdelingen en de hulpdiensten van belang oor het nemen van een beslissing. De adviezen spelen een belangrijke rol bij de belangafweging. De hulpdiensten hebben zelf bepaalde criteria waarop zij advies uitbrengen. Op basis van het gegeven advies kunnen vergunningsvoorschriften gesteld waar de organisator zich aan dient te houden. Of het advies kan er zelfs toe leiden om de vergunning te weigeren.
Vergunningen voor klasse C evenementen zijn doorgaans niet volgens een vast proces te verlenen. Het traject is vaak gecompliceerd. Voor deze categorie evenementen wordt dan ook een projectgroep opgestart. De evenementencoördinator zal deze projectgroep opstarten. In deze projectgroep zijn in ieder geval gemeentelijke disciplines, politie en de organisatie van het evenement vertegenwoordigd.
Een klasse C evenement brengt veel risico’s met zich mee. Daarom is het verplicht voor de organisator om een veiligheidsplan op te stellen en deze met de aanvraag mee te sturen. Nadat het veiligheidsplan is ontvangen wordt het plan doorgestuurd naar de Veiligheidsregio. Zij zullen een advies uitbrengen. Indien nodig wordt het veiligheidsplan, aan de hand van de gegeven adviezen aangepast.
5. EVENEMENTEN: BETROKKEN PARTIJEN
Een aantal partijen speelt een rol bij het houden van een evenement. Natuurlijk de organisator die het proces start middels het (laten) doen van een aanvraag. Van begin tot eind worden verschillende afdelingen van de gemeente betrokken bij de besluitvorming. Daarnaast spelen ook de hulpdiensten een rol.
5.1 Omwonenden/ondernemers en bezoekers
Diegene die rechtstreeks in zijn of haar belang (leefomgeving) wordt geraakt is een belanghebbende. Hierbij kan het gaan om (geluid)hinder, economisch nadeel of bereikbaarheid. De belangenhebbenden kunnen bezwaar maken tegen een evenementenvergunning. Uiteraard worden de belangen meegewogen in een beslissing op een evenementenaanvraag. Alle omwonenden en andere direct belanghebbenden moeten door de organisatie zelf tijdig (minimaal 2 weken voor aanvang van het evenement) geïnformeerd worden over de activiteiten en mogelijke overlast. Hierbij dient een telefoonnummer bekend te worden gemaakt waar belanghebbenden vooraf en tijdens het evenement met vragen of klachten terecht kunnen.
De organisator organiseert logischerwijs het evenement. Het kan voorkomen dat de vergunningaanvrager een bureau inhuurt om het evenement te organiseren of dat een exploitant van de locatie waar het evenement gehouden wordt de vergunning aanvraagt. De organisator is ‘degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt’. De organisator hoeft dus niet per se dezelfde persoon te zijn als aanvrager. Mocht er sprake zijn van een verschil in (rechts)persoon tussen aanvrager en organisator dan is het van belang dat in de vergunningsprocedure een onderscheid wordt gemaakt tussen deze twee partijen.
De burgemeester is belast met de handhaving van de openbare orde en het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Daarnaast verleent de burgemeester de evenementenvergunning. De verantwoordelijkheid voor de openbare orde kan natuurlijk niet geheel bij de burgemeester worden gelegd. Er is sprake van een overdrachtsmoment van deze verantwoordelijkheid aan de organisator. Er dienen goede afspraken te worden gemaakt over de openbare orde en veiligheid tijdens het evenement. Daarom is een goede samenwerking tussen de burgemeester en organisator erg belangrijk.
De politie geeft onder andere ondersteuning aan de burgemeester om de openbare orde te handhaven. In de voorbereiding van het evenement wordt de politie ook betrokken. Het gaat dan om advisering en overleg met de gemeente over bijvoorbeeld verkeersregelaars, verkeersmaatregelen en beveiliging tijdens het evenement. Tijdens het evenement voert de politie werkzaamheden uit met betrekking tot verkeersregeling, surveillance en ordehandhavingtaken. Daarnaast kan de politie controleren (onder gezag van de burgemeester) of de vergunningsvoorschriften worden nageleefd. Als voorschriften niet worden nageleefd heeft de politie de mogelijkheid in overleg met de gemeente om het evenement (deels) stil te leggen. Tot slot kan de politie een rol hebben in overlegstructuren met de gemeente en de organisatoren.
De brandweer geeft advies met betrekking tot de brandveiligheid en zijn bevoegd te controleren op de
voorschriften die worden gesteld aan onder andere (tijdelijke) bouwwerken, vluchtroutes, bereikbaarheid en brandveiligheid van evenementen.
De GHOR is een verzameling van verschillende geneeskundige hulpverleningsdiensten die samenwerken. Zij geven advies ten aanzien van evenementen. De checklist van de GHOR die landelijk gebruikt wordt geeft aan of een adviesaanvraag nodig is.
Inspectiediensten zijn de controle- en opsporingsdiensten van de overheid. Zij kunnen aangekondigd en onaangekondigd een inspectie uitvoeren tijdens een evenement. Ook advisering aan gemeenten behoort tot de taken van de rijksinspectiediensten. De belangrijkste inspectiediensten met betrekking tot evenementen zijn:
6. EVENEMENTEN: FACILITERING DOOR DE GEMEENTE
Naast het zoeken van sponsors, kan een evenement in sommige gevallen in aanmerking komen voor gemeentelijke subsidie. Verzoeken moeten wel voldoen aan de voorwaarden zoals deze zijn opgenomen in de Algemene Subsidieverordening. Een aanvraag voor een incidentele subsidie moet in ieder geval uiterlijk acht weken vóór aanvang van het evenement zijn ingediend bij het college van burgemeester en wethouders.
De mogelijkheid bestaat dat er geen leges worden geheven voor aanvragen van evenementen ten behoeve van culturele activiteiten die door instellingen worden georganiseerd die reeds door de gemeente Heeze-Leende worden gesubsidieerd. Op grond van de Legesverordening worden geen leges geheven voor:
evenementenvergunningen ten behoeve van culturele activiteiten die door instellingen worden georganiseerd die reeds door de gemeente Heeze-Leende worden gesubsidieerd.
Organisatoren kunnen bij het aanvragen van de evenementenvergunning op het formulier aangeven van welke diensten van de gemeente ze gebruik willen maken (bijvoorbeeld drankhekken, verkeersborden etc.). De levering van verkeersborden e.d. bij de te nemen verkeersmaatregelen worden geleverd door de gemeente. De gemeente levert de materialen op de plaats waar de verkeersmaatregel van toepassing is en de organisatie zet deze voor aanvang van het evenement op de juiste plaats. De organisatie ziet er tijdens het evenement zelf op toe dat deze borden en hekken op de juiste plaats blijven staan en na afloop ook weer worden verwijderd. Dranghekken e.d. worden bij de gemeente opgehaald nadat deze zijn betaald. Van de organisatie wordt verwacht dat zij ook de dranghekken e.d. terugbrengen.
Om er voor te zorgen dat alles verloopt zoals het zou moeten verlopen is het van belang dat de vergunningsvoorschriften worden nageleefd. Worden er op bepaalde gebieden (bijvoorbeeld alcohol- en drugsgebruik, tijden of geluid) voorschriften gesteld dan is het belangrijk dat deze voorschriften ook gecontroleerd worden. Het doel van het integrale toezicht en handhaving is ervoor te zorgen dat er evenementen kunnen plaatsvinden, maar ook dat het evenement veilig is en dat er zo min mogelijk overlast is voor de omgeving. Evenementen worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Iedere instantie is bevoegd om op een bepaald gebied toezicht te houden of te handhaven, maar de coördinatie ligt bij de gemeente.
De prioriteit ligt bij die onderwerpen waarbij de kans op negatieve effecten en de verwachting dat regels niet nageleefd worden het grootst zijn. Bij de afweging speelt bovendien mee of burgers in het dagelijkse leven van bepaalde zaken veel hinder ondervinden. De prioriteit tijdens het toezicht ligt op de volgende punten:
Het college en de burgemeester hebben de bevoegdheid tot het treffen van bestuursrechtelijke maatregelen: besluiten tot toepassen van bestuursdwang of het opleggen van een last onder dwangsom. Bestuursdwang houdt in dat de gemeente feitelijke handelingen verricht om een eind aan de overtreding te maken of om verdere overtreding te voorkomen. Met een last onder dwangsom wordt de overtreder gelast een eind aan de overtreding te maken en geen verdere overtreding meer te begaan. Wanneer hij aan de last geen gevolg geeft zal hij een dwangsom verbeuren. Vanwege praktische uitvoerbaarheid wordt vaak gekozen voor de last onder dwangsom. Dit kan het geval zijn bij geluidsoverlast. Middels een opgelegde dwangsom zal de overtreder bij het constateren van geluidsoverlast door de toezichthouder een dwangsom verbeuren.
Echter bij handhaving van festiviteiten en evenementen kan vanwege spoedeisendheid ook worden gekozen voor bestuursdwang. In een dergelijk geval beëindigt de gemeente de overtreding of zorgt zij ervoor dat maatregelen worden getroffen zodat de overtreding wordt voorkomen.
Naast deze twee instrumenten kan de vergunning op grond van artikel 1.6 APV ook nog worden ingetrokken. Dit zal alleen bij hogere uitzondering gebeuren.
Tegen het overtreden van bepaalde regels kan ook strafrechtelijk worden opgetreden.