Reglement van orde voor de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Artikel 2 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een van de wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van zijn verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 3 Dag en plaats van de collegevergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Indien een wethouder een extra collegevergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor de extra collegevergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren schriftelijk of per e-mail aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De collegevergaderingen worden als regel in het stadhuis gehouden. Indien de collegevergadering niet op het stadhuis plaats kan vinden, kan het college digitaal vergaderen. De leden worden hier uiterlijk 24 uur van tevoren per e-mail van op de hoogte gesteld.

Artikel 4 Soorten vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van het college zijn in de regel besloten.

• 2.

  Het college kan besluiten een openbare collegevergadering te houden. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare collegevergadering.

• 3.

  Aansluitend aan de besloten collegevergadering, kan een geheime collegevergadering worden gehouden. Over de stukken die daarin worden behandeld, alsmede over het verhandelde in die vergadering, wordt op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, geheimhouding opgelegd. Op de stukken wordt aangegeven tot welk tijdstip de geheimhouding geldt.

Artikel 5 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een collegevergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een collegevergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 6 Agenda

• 1.

  Voor elke collegevergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda toegezonden.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de collegevergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 3.

  Onderwerpen die niet op de agenda zijn vermeld, worden niet in behandeling genomen, tenzij voorzitter, secretaris en portefeuillehouder(s) van mening zijn dat er aanleiding is dit wel te doen.

• 4.

  Een voorstel wordt, behoudens het bepaalde in het volgende lid en in artikel 9, als bespreekstuk op de agenda van een collegevergadering geplaatst indien een of meer collegeleden en/of de secretaris bij de parafering van het stuk hebben aangegeven het stuk in het college te willen bespreken.

• 5.

  Een voorstel wordt geplaatst bij de hamerstukken, indien alle collegeleden en de secretaris van oordeel zijn dat dit geen afzonderlijke bespreking in het college behoeft. Elk lid van het college kan om bespreking van een of meerdere hamerstukken vragen.

• 6.

  De agenda vermeldt daarnaast de vaststelling van de notulen van de voorgaande collegevergadering(en) en een aantal vaste agendapunten.

Artikel 7 Deelneming derden aan de collegevergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een deel van de collegevergadering uit te nodigen om zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Het college kan betrokkene(n) verzoeken deel te nemen aan de beraadslagingen.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.
  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9 Besluitenlijst en notulen

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, de notulen en de besluitenlijst van de collegevergadering.

• 2.

  De notulen bevatten ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De notulen worden in de eerstvolgende collegevergadering vastgesteld.

• 5.

  Van het geheime deel van de collegevergadering worden aparte notulen vastgesteld, waarover het college geheimhouding oplegt.

• 6.

  Aan de hand van de notulen wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 Spoedcirculatiebesluit

• 1.

  Direct na het ontvangen van het laatste akkoord dateert de secretaris een spoedcirculatiebesluit.

• 2.

  Het spoedcirculatiebesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de secretaris.

• 3.

  Voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de spoedcirculatiebesluiten aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de spoedcirculatiebesluiten.

• 4.

  De in die periode genomen spoedcirculatiebesluiten worden in de eerstvolgende collegevergadering geagendeerd ter kennisgeving. De spoedcirculatiebesluiten worden opgenomen in de notulen en de besluitenlijst van de betreffende collegevergadering.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 14 juni 2022. Op dat moment vervalt het op 13 november 2014 vastgestelde reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer.