Doel
De Regeling budgetverantwoordelijkheid en informatievoorziening van de gemeente Rhenen heeft als doel de uitgangspunten omtrent bevoegdheden, rechten en plichten van hoofdbudgethouders, budgethouders en budgetbeheerders vast te leggen.
Artikel 1
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
Budget:een taakstelling tot uitdrukking komend in inkomsten respectievelijk uitgaven verbonden aan één of meer producten {intern/extern) in de begroting, dan wel aan een investering, reserve en/of voorziening.
- b.
hoofdbudget houder: het directielid/de gemeentesecretaris die door burgemeester en wethouders is aangewezen doelstellingen uit de productenbegroting te realiseren.
- c.
Budgethouder: de manager die door de hoofdbudgethouder is aangewezen namens deze de verbonden taakstelling te realiseren.
- d.
Budgetbeheerder: de ambtenaar die door de budgethouder is aangewezen namens deze de verbonden taakstelling te realiseren.
- e.
College: het college van burgemeester en wethouders van Rhenen.
- f.
Mandaatgever: degene die hem of haar toebehorende budgetten heeft gemandateerd.
- g.
Budgetverantwoordelijke: degene onder wiens verantwoordelijkheid een budget valt.
- h.
Perspectiefnota: kaderstellende document voor het opstellen van de programmabegroting
- i.
Programmabegroting: de begroting voor de raad.
- j.
Meerjarenraming: de raming van baten en lasten voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar
- k.
Productenbegroting: begroting van het college van burgemeester en wethouders.
- l.
deelproducten begroting: detailbegroting afgeleid van de productenbegroting
- m.
verplichting: het aangaan van overeenkomsten van goederen, aanneming van werk en/of diensten aan en/of door de gemeente Rhenen.
- n.
MT: het managementteam van de gemeente Rhenen.
- o.
DT: het directieteam van de gemeente Rhenen
Artikel 2
- a.
Op deze regeling is de mandaat-, volmacht- en machtigingenregeling gemeente Rhenen van het college van burgemeester en wethouders van toepassing.
- b.
Jaarlijks bij de vaststelling van de productenbegroting mandateert het college de hoofd budgethouder voor de uitvoering van de productenbegroting.
- c.
De hoofdbudgethouder kan mandaat verlenen aan een budgethouder. Een budgethouder kan mandaat verlenen aan een budgetbeheerder. Deze mandaten worden schriftelijk vastgelegd.
- d.
Het doormandateren van de budgetbevoegdheid aan budgetbeheerders kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de hiërarchisch hogere mandaatgever.
- e.
De mandaatgever kan een verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt schriftelijk vastgelegd en verstrekt aan het hiërarchisch hogere niveau.
Artikel 4
- a.
Jaarlijks biedt het DT via het team Advies, het college de programmabegroting en de productenbegroting van het volgende kalenderjaar en de 3 daarop volgende jaren aan, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Het team Advies houdt hierbij rekening met de kaders uit de perspectiefnota.
- b.
Een budget wordt vastgesteld conform de financiële verordening 212 gemeente Rhenen.
Artikel 5
- a.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgetverantwoordelijke heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is. De verplichting mag alleen worden aangegaan als het past binnen het doel waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- b.
De verplichtingen boven€ 5.000,- dienen verplicht schriftelijk en vervolgens direct geautomatiseerd te worden vastgelegd. Voor verplichtingen lager dan€ 5.000,- wordt aanbevolen deze schriftelijk en vervolgens direct geautomatiseerd vast te leggen.
- c.
De budgetbeheerder mag per budget verplichtingen inzake uitgaven boven de € 10.000,- slechts aangaan nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de budgethouder.
Artikel 6
- a.
Betalingsstukken worden voor betaalbaarstelling akkoord gefiatteerd door de budgetverantwoordelijke. Tevens wordt in het financieel systeem ten laste van welk budget de mutatie moet plaatsvinden.
- b.
Bij ontvangsten is de budgetverantwoordelijke verplicht het team Informatie tijdig over de ontvangst te informeren.
- c.
Bij betalingen die een bedrag van€ 10.000,-te boven gaan, dient de budgethouder mee te paraferen.
- d.
Bij afwezigheid van de budgetverantwoordelijke wordt voor de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden door de (hoofd)budgethouder een tijdelijk vervanger aangewezen.
- e.
Het team Informatie toetst, voordat tot betaling wordt overgegaan, of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten.
Artikel 7
- a.
De budgetverantwooroelijke is verantwoordelijk voor de vastlegging van zijn of haar betalingen/ontvangsten en verplichtingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven/gerealiseerde inkomsten en aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget te allen tijde zichtbaar is.
- b.
De budgetverantwoordelijke maakt daarbij gebruik van de diensten van team Informatie.
Budgetrealisatie en budgetsubstitutie
Artikel 8
- a.
De budgethouder is bevoegd per product, kostenplaats of hulpkostenplaats binnen zijn budget te schuiven, mits de taakstelling wordt gerealiseerd. Bij verschuivingen tot € 10.000 dient de budgethouder te worden geïnformeerd. Voor bedragen boven de € 10.000 geldt dat tevens de hoofdbudgethouder moet worden geïnformeerd.
- b.
Overschrijdingen dienen binnen het product te worden gecompenseerd. Hieronder vallen ook de zogenaamde "vergeten" posten. Bij onvoldoende compensatie in het lopende dienstjaar zal de overschrijding ten laste van de algemene middelen worden gebracht.
- c.
Onderschrijdingen van budgetten vloeien terug naar de algemene middelen en mogen niet zonder meer tot nieuwe bestedingen leiden. Wel zal de budgetverantwoordelijke hierop een eerste claim kunnen leggen, primair voor compensatie van tegenvallers. Hiervoor vindt in het lopende jaar overleg plaats tussen de betreffende budgetverantwoordelijke en een van de financieel adviseurs van het team Advies. Bij onderschrijdingen tot € 10.000 dient de budgethouder te worden geïnformeerd. Voor bedragen boven de € 10.000 geldt dat tevens de hoofdbudgethouder moet worden geïnformeerd.
- d.
Voor het compenseren van tegenvallers mogen de doorbelastingen vanuit de hulpkostenplaatsen/zelfstandige kostenplaatsen/hoofdkostenplaatsen, de stortingen/onttrekkingen in/uit de reserves en voorzieningen, de kapitaallasten, subsidies en de verplichte uitgaven niet worden meegenomen.
- e.
Uitgaafbudgetten mogen niet worden gecompenseerd met inkomstenbudgetten, tenzij tussen de betreffende uitgaaf en inkomst een direct-causaal verband bestaat.
- f.
Structurele uitgaven mogen niet worden gedekt met incidentele dekkingsmiddelen. Dit uitgangspunt wordt, in het kader van duurzaam financieel evenwicht (DFE), ook gehanteerd door de provincie
- g.
Indien onderschrijdingen ontstaan als gevolg van niet-beïnvloedbare omstandigheden uitgestelde (onderhouds)werken/diensten/activiteiten, dan kan de budgetverantwoordelijke een budgetverruiming aanvragen voor het volgende jaar. Het college dient hierover een besluit te nemen binnen 1 maand na afloop van het kalenderjaar.
Verantwoording en tussentijdse informatievoorziening
Artikel 9
- a.
Tijdens en na afloop van het kalenderjaar leggen de hoofdbudgethouders, conform de financiële verordening 212 gemeente Rhenen, verantwoording af over het gerealiseerde beleid en over de gerealiseerde prestaties en de daarvoor ingezette middelen. Dit doen zij minimaal 3x per jaar waarvan 1 keer in het voorjaar, 1 keer in het najaar en bij het opstellen van de jaarrekening.
- b.
De budgetbeheerder verstrekt, buiten de tussentijdse rapportage, zoals opgenomen in de financiële verordening 212 gemeente Rhenen, tijdig informatie aan de budgethouder en aan de hoofdbudgethouder omtrent gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende (deel)budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van uitgaven en/of inkomsten, afwijkingen in prestaties, kostendekkingspercentages en overige kerncijfers. Bij bedragen tot € 10.000 dient de budgethouder te worden geïnformeerd. Voor bedragen boven de € 10.000 geldt dat tevens de hoofdbudgethouder moet worden geïnformeerd.
- c.
Bij een verwachte budgetover- en onderschrijding van meer dan € 50.000,- zal het college van burgemeester en wethouders tijdig (doch uiterlijk binnen 2 weken) met een informatienota door de budgetverantwoordelijke te worden geïnformeerd.
Artikel 10
De budgetverantwoordelijkheid zoals verwoord in de artikelen 1 t/m 9 wordt toegepast met inachtneming van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rhenen.
De manager van het team Advies adviseert ten aanzien van onderwerpen en zaken waarin deze regeling niet voorziet. De besluitvorming hieromtrent geschiedt door het college.
Artikel 11
De regeling treedt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2010
Artikel 12
De regeling kan worden aangehaald als "Regeling budgetverantwoordelijkheid en informatievoorziening gemeente Rhenen".