Klachtenregeling ongewenst gedrag

Klachtenregeling ongewenst gedrag  

1. Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

beschuldigde:

Een persoon, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van GR Cocensus en over wiens gedrag een melding is gemaakt.

melder:

1. de (ex-)werknemer, die een melding maakt van ongewenst gedrag;

2. Ook uitzendkrachten, ingeleende krachten, stagiaires en andere personen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht en behoeve van de werkgever kunnen een melding maken van ongewenst gedrag.

discriminatie:

het anders behandelen, achterstellen of uitsluiten van mensen zodat de waardigheid en/of lichamelijke integriteit wordt aangetast of dat dit zo wordt ervaren door de melder die ermee wordt geconfronteerd. Hiervan is in elk geval sprake bij het anders behandelen, achterstellen of uitsluiten op basis van godsdienst, levensovertuiging, politieke voorkeur, ras, geslacht, genderidentiteit- of expressie en nationaliteit.

melding:

een mondelinge of schriftelijke uiting van ongewenst gedrag bij de vertrouwenspersoon.

klachtencommissie:

de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid die met ingang van 1 januari 2007 is ingesteld.

ongewenst gedrag:

gedrag dat door een melder als ongewenst wordt ervaren. Dit kan onder meer seksuele intimidatie, discriminatie, pesterij, agressie en/of geweld zijn.

pesterij, agressie en geweld:

voorvallen waarbij een melder psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Hiervan is ook sprake als dit zo wordt ervaren door de melder die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.

seksuele intimidatie:

seksueel getinte aandacht binnen of in verband met de werksituatie. Dit komt tot uiting in verbaal, fysiek of ander non-verbaal gedrag. Dit gedrag is ongewenst of ongewild of de melder die hiermee geconfronteerd wordt, ervaart dit als zodanig.

vertrouwenspersoon:

De functionaris die als zodanig benoemd is door de werkgever.

werkgever:

Het Dagelijks Bestuur van Cocensus, vertegenwoordigd door de Directeur.

werknemer:

De werknemer van Cocensus.

2. Taken vertrouwenspersoon

1. De werkgever benoemt één of meer vertrouwenspersonen. In het beleidsplan gewenst gedrag staan de taken en werkwijze van de vertrouwenspersoon beschreven.

2. Tot de taken behoren in elk geval:

a. de eerste opvang van de melder;

b. het bijstaan, begeleiden en adviseren van de melder over de verschillende wegen die openstaan om het probleem op te lossen. Zo nodig verwijst de vertrouwenspersoon de melder door naar een professionele hulpverlener;

c. bemiddeling om tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen. De melder moet hiermee wel instemmen;

d. het ondersteunen van de melder bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Als het om een strafbaar feit gaat, kan hij de melder ondersteunen bij het doen van aangifte. De vertrouwenspersoon blijft betrokken bij het traject dat volgt, als de melder dat wil;

e. het verlenen van nazorg aan de melder als de melding afgerond is;

f. het registreren van meldingen (aard en omvang) en het jaarlijks geanonimiseerd rapporteren hierover aan de werkgever en de ondernemingsraad voor zover de geheimhoudingsplicht dit toelaat; en

g. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de werkgever of andere personen binnen de organisatie over preventie en bestrijding van ongewenst gedrag.

3. De vertrouwenspersoon verricht naar aanleiding van een melding geen handelingen zonder toestemming van de melder.

3. De klachtencommissie

1. De werkgever is aangesloten bij de Landelijke klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid (LKOG), Postbus 30435, 2500 GK Den Haag.

E-mailadres: klachtencommissie.ongewenstgedrag@vng.nl.

Website: www.vng.nl/lkog.

2. Voor de behandeling van klachten is de Regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid van toepassing. Deze regeling is als bijlage 1 bij deze klachtenregeling ongewenst gedrag gevoegd.

4. Taak klachtencommissie

De klachtencommissie heeft als taak de klacht te onderzoeken en de werkgever over de gegrondheid van de klacht te adviseren.

5. Het indienen van een klacht

1. De melder heeft het recht zich met een klacht direct tot de klachtencommissie te wenden.

2. Aan werknemers wordt verzocht zich in eerste instantie te wenden tot een vertrouwenspersoon om:

a. te voorkomen dat een klacht door de klachtencommissie niet in behandeling kan worden genomen. De reden kan zijn dat er sprake is van een klacht die door een andere instantie in behandeling moet worden genomen; en/of

b. te voorkomen dat er klachten worden ingediend, die intern ook opgelost hadden kunnen worden door inschakeling van de vertrouwenspersoon.

3. In de Regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid (zie bijlage 1) is de procedure voor het indienen van een klacht opgenomen.

6. De werkwijze en bevoegdheden van de klachtencommissie

1. In de Regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Decentrale Overheid (zie bijlage 1) zijn de werkwijze en bevoegdheden van de klachtencommissie opgenomen.

2. Als de klachtencommissie de melder en de beschuldigde wil horen, stelt de werkgever hen in de gelegenheid om te worden gehoord.

3. Als de klachtencommissie andere personen die werkzaam zijn bij de werkgever, wil horen, stelt de werkgever ook deze personen in de gelegenheid om te worden gehoord.

7. Besluitvorming door de werkgever

1. De werkgever kan voor de duur van het onderzoek naar de melding en/of voor de duur van de procedure bij de klachtencommissie tijdelijke maatregelen nemen.

2. De werkgever neemt op basis van het advies van de klachtencommissie binnen twee weken na ontvangst van dit advies een besluit over de te nemen maatregelen. De werkgever kan deze termijn één keer verlengen met vier weken, als hij daarvoor gegronde redenen heeft.

3. De werkgever motiveert het besluit dat hij neemt.

4. De werkgever stelt de melder, de beschuldigde, de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie schriftelijk in kennis van zijn besluit.

8. Geheimhouding

Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van deze regeling en daarbij de beschikking heeft over de gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs vermoedt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Deze geheimhoudingsplicht eindigt niet bij uitdiensttreding.

9. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een bijzondere voorziening treffen.

10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze regeling wordt aangehaald als de "Klachtenregeling ongewenst gedrag"en treedt in werking met ingang van 1 juli 2022. Vanaf de inwerkingtreding van deze regeling vervalt de klachtenregeling ongewenst gedrag van januari 2020.

Ondertekening:

Het dagelijks bestuur van Cocensus,

Namens deze,

De directeur van Cocensus

G.G.J. Schipper

De adjunct-directeur van Cocensus

W.W. Bal

Bijlage 1

Regeling klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid

1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. aangeklaagde/beklaagde:

een persoon die werkzaam is of werkzaam is geweest bij een

organisatie die valt onder de decentrale overheid en over wiens gedrag geklaagd wordt;

b. bevoegd gezag:

Het orgaan dat in eerste instantie, dan wel daartoe gemandateerd, bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

c. college:

Het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze landelijke klachtencommissie heeft ingesteld;

d. commissie:

De Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

e. organisatie:

een organisatie behorende tot de decentrale overheid zijnde gemeenten,

provincies, waterschappen en veiligheidsregio’s, en andere organisaties die lid zijn van de VNG, de WSGO, het IPO, de VWVW en de WVSV en die de respectievelijke Cao Gemeenten, Cao SGO, Cao Provinciale sector, Cao Werken voor waterschappen of de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling van Veiligheidsregio’s verplicht toepassen. Deze klachtenregeling is bij de aansluiting bij deze commissie van toepassing verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

f. getuigen:

Andere dan onder a genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

g. informant:

degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

h. klacht:

een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven;

i. klager:

Een persoon, die werkzaam is of werkzaam is geweest bij een organisatie vallend onder sub e van dit artikel en een klacht over ongewenst gedrag indient.

j. ongewenst gedrag:

Gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 3 lid 2 jo artikel 1 lid 3 sub e en f Arbeidsomstandighedenwet.

1a. Klachten van en over politieke ambtsdragers onderling

In afwijking van hetgeen voortvloeit uit artikel 1, is de commissie niet bevoegd in het geval van klachten tussen politieke ambtsdragers onderling.

2. Instelling, taakstelling en samenstelling van de commissie

1. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

2. Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

3. Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

4. Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

5. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college.

6. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar. Zij komen voor herbenoeming in aanmerking voor een termijn van drie jaar.

7. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

3. Secretaris en administratie

1. De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een  secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan.

2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

4. Indienen van de klacht

1. De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.

2. De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

3. Indien de klacht in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.

4. Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

5. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend, bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

5. In behandeling nemen van de klacht

1. Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens waaronder de klachtenregeling van de decentrale overheid, de contact- en functiegegevens van de klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

2. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende decentrale overheid niet zijn doorlopen.

3. De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1.

4. De commissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien zij betrekking heeft op een gedraging:

a) die langer dan twee jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

b) waarover eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van artikel 4 en volgende is behandeld;

c) waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die klacht bestaat uit niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;

d) die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan wel een bestuursrechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of;

e) waarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van het feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

5. De commissie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien:

a) niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2;

b) het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging van de beklaagde kennelijk onvoldoende is.

6. Van het niet in behandeling nemen van de klacht brengt de commissie klager- en in geval artikel 4 lid 4 van toepassing is - klager en het bevoegd gezag zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte.

6. Onderzoek naar de klacht

1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht, stelt zij een onderzoek in.

2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

3. Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

4. Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

5. De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

6. De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

7. Horen

1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

4. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

5. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

6. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aanklager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

7. De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of de getuigen, kennis te nemen en daarop te reageren.

8. De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

9. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

8. Omgang met persoonsgegevens

1. De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

2. Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

3. Een ieder die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over al hetgeen hem in de klachtenprocedure bekend is geworden.

9. Advies over de klacht

1. De commissie brengt binnen twaalf weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

2. De commissie meldt binnen acht weken na ontvangst van de klacht aan het bevoegd gezag binnen welke termijn het advies naar verwachting wordt uitgebracht en verzoekt het bevoegd gezag de termijn op basis daarvan te verlengen.

3. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

10. Afdoening van de klacht

1. Het bevoegd gezag handelt de klacht af binnen de termijn bepaald op grond van artikel 9 lid 1 en lid 2.

2. Het bevoegd gezag neemt binnen de termijn bepaald op grond van artikel 9 lid 1 en 2 een besluit over het advies van de commissie en brengt klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

3. Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

11. Jaarverslag

1. Indien er sprake is van een klacht of klachten inzake ongewenst gedrag wordt er een verslag opgesteld.

2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

a. het aantal klachten dat is ontvangen;

b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

c. de aard van de klachten;

d. statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

e. de doorlooptijd van de adviezen;

f. aanbevelingen en tendensen.

12. Prevalentie

Bij verschillen tussen de bij de aangesloten organisatie geldende klachtenregeling en deze Landelijke Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid, past de commissie de laatstgenoemde regeling toe.