| Organisatie | Terschelling |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 |
| Citeertitel | Gedragscode privacy en persoonsgegevens gemeenteraad Terschelling 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-08-2022 | nieuwe regeling | 13-07-2022 |
Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden hiermee meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van besluitvorming of beleid is van belang, minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob).
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door de gemeenteraad van Terschelling normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en inwoners. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor de gemeenteraad een groot goed en wordt uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). De gemeenteraad is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.
De gemeenteraad heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door de gemeenteraad rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeente Terschelling en/of de website van de gemeenteraad Terschelling. Tevens valt hieronder de publicatie in het Raadsinformatiesysteem, waar het het openbaar toegankelijke gedeelte van dit systeem betreft. Documenten die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.
Artikel 2 Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die dit aangaan kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Deze verzoeken worden gehonoreerd.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met e geldt dat betrokkenen via de website en/of een ontvangstbevestiging geïnformeerd worden over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.
a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers; raadsleden, raadscommissieleden en collegeleden
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en dienen herkenbaar en aanspreekbaar te zijn voor inwoners.
De namen van politieke ambtsdragers komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda’s, besluitenlijsten, moties, amendementen en schriftelijke vragen.
Ten aanzien van de raadsleden geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat hun portretfoto’s en zakelijke emailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen optioneel, en met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.
b. Persoonsgegevens van ambtenaren
Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Het gaat hierin niet om de ambtenaar als individu, de ambtenaar functioneert als onderdeel van de organisatie. Het is derhalve niet noodzakelijk deze persoonsgegevens te vermelden.
Voor zover ambtenaren een rol spelen in de werkzaamheden van de raad en genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking niet relevant en bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot eventueel een vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waar zij werkzaam zijn.
c. Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien.
Voor wat betreft de ingekomen stukken afkomstig van inwoners moet openbaarmaking van de persoonsgegevens als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan doorgaans ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van deze brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt. Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen.
Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard doorgaans minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze informatie wordt niet als bovenmatig beschouwd.
Ingekomen brieven van inwoners die aan de raad zijn gezonden of overhandigd worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. Alle stukken uit deze categorie zijn inclusief persoonsgegevens beschikbaar voor raadsleden en raadscommissieleden, middels het besloten deel van het raadsinformatiesysteem.
In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken van inwoners door de raad zijn ontvangen, met uitsluitend vermelding van de woonplaats van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon die optreedt als afgevaardigde of representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve niet geanonimiseerd, andere gegevens worden wel geanonimiseerd. Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden met de naam van de vertegenwoordiger of afzender vermeld op de lijst van ingekomen stukken, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Het ingekomen stuk wordt op internet gepubliceerd, tenzij de afzender uitdrukkelijk aangeeft geen toestemming te geven voor publicatie van zijn of haar persoonsgegevens. In dat geval wordt het stuk behandeld als een stuk afkomstig van een inwoner, zoals hierboven vermeld.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, op de lijst ingekomen stukken wordt vermeld met de naam van de initiatiefnemer. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeente.
Inwoners kunnen een burgerinitiatief indienen, waarbij zij met een uitgewerkt voorstel de gemeenteraad vragen om dit te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de postcode van degene die het verzoek indient/ondersteunt. Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de naam/namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.
d. Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen
Personen die gebruik willen maken van inspreekrecht of deelnemen aan de beraadslaging in raadsvergaderingen en op politieke avonden, dienen zich ervan bewust te zijn dat zij zich mengen in het publieke debat en dat dus niet anoniem kunnen doen.
Insprekers worden van tevoren geïnformeerd dat als zij gebruik maken van hun inspreekrecht of deelnemen aan beraadslaging in raadsvergaderingen of op andere openbare politieke avonden, zij akkoord gaan met publicatie van hun bijdrage en hun naam op de website (zowel live als naderhand en zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst), alsmede dat het niet mogelijk is om hun bijdrage achteraf uit de gepubliceerde beeld- en geluidsmaterialen te verwijderen. Mocht een persoon hier niet akkoord mee willen gaan, dan wordt diegene gewezen op de mogelijkheid dat de inspreektekst als ingekomen stuk aan de raad aangeboden kan worden, waarna deze geanonimiseerd gepubliceerd wordt. Personen die in een participatieprocessen, bijvoorbeeld middels deelname in een klankbordgroep, een bijdrage leveren aan of betrokken zijn bij beleids- en besluitvorming van de raad dienen ook gewezen te worden op de openbaarheid van hun deelname.
Bezoekers van de raadzaal worden er bij de ingang op gewezen dat er in de raadzaal beeldregistraties van vergaderingen worden gemaakt die gepubliceerd worden, alsmede dat hun zichtbaarheid op deze beelden naderhand niet verwijderd kan worden. Hoewel het niet het doel is om publiek in beeld te brengen, kan het niet uitgesloten worden dat personen herkenbaar in beeld gebracht worden. Bezoekers die hier bezwaar tegen hebben worden gewezen op de mogelijkheid om de vergadering online te volgen.
e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader vanbesluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele inwoners. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, geanonimiseerd worden aangeleverd door het college. Bij zienswijzen op ruimtelijke onderwerpen worden de adresgegevens niet geanonimiseerd, omdat die van belang zijn voor het begrip. Andere persoonsgegevens worden voor publicatie op de website geanonimiseerd en handtekeningen worden verwijderd. Als een zienswijze wordt ingediend door een persoon die optreedt als afgevaardigde of representant van een individu of een organisatie, dan gebeurt dit vanuit een openbare functie. De hoedanigheid van de representant wordt derhalve niet geanonimiseerd, andere gegevens worden wel geanonimiseerd. Bedrijfsgegevens worden ook niet geanonimiseerd, dus als er bijvoorbeeld een persoonsnaam voorkomt in een bedrijfsnaam wordt dit niet geanonimiseerd.
f. Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
g. Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van ingekomen stukken aan de gemeenteraad wordt gepubliceerd op het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Het ingekomen stuk en de antwoordbrief zijn daarmee beschikbaar voor raadsleden en raadscommissieleden.
Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, worden persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 5 Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties
Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.
Artikel 6 Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden
Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven en stukken kunnen op verzoek aan derden worden toegezonden. De betreffende stukken worden in dat geval voorafgaand door de griffie geanonimiseerd.