REGELING GEBRUIK GEGEVENS VOERTUIGCOMMUNICATIESYSTEEM VEILIGHEIDSREGIO ROTTERDAM-RIJNMOND

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt mede verstaan onder:

• a.

  voertuigcommunicatiesysteem: een in het voertuig ingebouwd systeem dat gegevens van het voertuig elektronisch registreert en verzendt naar een server binnen de gemeente;

• b.

  gebeurtenissen: bewegingen en/of signalen van de in het voertuig geplaatste systemen en voorzieningen;

• c.

  concerndirecteur: de functionaris als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Regeling organisatie 2016;

• d.

  cluster: een door de gemeente beheerd cluster;

• e.

  betrokkenen: de medewerkers van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

Artikel 2 Verantwoordelijkheid en beheer

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Het college stelt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast.

• 2.

  De concerndirecteur heeft als beheerder de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens. Hij draagt er zorg voor dat de in deze regeling gestelde regels worden nageleefd.

• 3.

  Het feitelijk beheer van de gegevens is opgedragen aan de door de concerndirecteur geautoriseerde ambtenaren, behorend tot zijn organisatie.

Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens

• 1.

  Het doel van de verwerking is:

  • a.

    efficiënte en effectieve bedrijfsvoering bij de inzet van bedrijfsvoertuigen;

  • b.

    afhandeling van bekeuringen en klachten en meldingen van burgers;

  • c.

    het voorkómen van onrechtmatig gebruik en het nemen van disciplinaire maatregelen bij dergelijk gebruik;

  • d.

    voldoen aan de door de Belastingdienst gestelde eisen ten aanzien van rittenverantwoording.

• 2.

  De verwerking heeft voorts tot doel informatie te leveren ten behoeve van beleidsontwikkeling rond de inzet van dienstvoertuigen en milieubesparende maatregelen.

Artikel 4 Categorieën van betrokkenen

Er vindt verwerking van persoonsgegevens plaats van:

• a.

  chauffeurs van gemeentelijke dienstvoertuigen, uitgerust met een voertuigcommunicatiesysteem;

• b.

  door dienstvoertuigen vervoerde personen.

Artikel 5 Verwerkte gegevens

• 1.

  Via het voertuigcommunicatiesysteem worden de navolgende gegevens verwerkt:

  • a.

    gegevens betreffende positie, gebeurtenissen, snelheid, afstand en route van het voertuig;

  • b.

    ID key van de chauffeur;

  • c.

    datum- en tijdgegevens;

  • d.

    naam en functiegegevens van vervoerde personen.

• 2.

  De in het vorige lid, onder d, bedoelde gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van ondertekening van rittenstaten.

• 3.

  Bijzondere gegevens als bedoeld in artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens worden niet verwerkt.

Artikel 6 Herkomst van de gegevens

De gegevens zijn via een geautomatiseerd proces verkregen van het in het voertuig ingebouwde voertuigcommunicatiesysteem.

Artikel 7 (Categorieën van) ontvangers

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de in artikel 5, eerste lid, bedoelde gegevens hebben:

  • a.

    de functioneel en technisch beheerder;

  • b.

    de door de concerndirecteur geautoriseerde medewerkers, werkzaam binnen zijn cluster, voor zover dit noodzakelijk is voor de vervulling van hun taak.

• 2.

  De functioneel beheerder is bevoegd aan de volgende functionarissen of instanties gegevens te verstrekken:

  • a.

    de concerndirecteur ten behoeve van beleidsontwikkeling of verbetermaatregelen, voor zover de gegevens niet tot individuele personen herleidbaar zijn;

  • b.

    direct (of indirect) leidinggevenden van betrokken chauffeurs, voor zover de gegevens niet tot individuele personen herleidbaar zijn;

  • c.

    anderen, voor zover dat noodzakelijk is op basis van een wettelijk voorschrift of ten behoeve van een gerechtelijke procedure of bij vermoedens van ernstig plichtsverzuim waarbij gebruik is gemaakt van het dienstvoertuig;

  • d.

    de Belastingdienst.

Artikel 8 Beveiliging van persoonsgegevens

De concerndirecteur draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Artikel 9 Bewaartermijn

• 1.

  De via het voertuigcommunicatiesysteem verkregen persoonsgegevens worden verwijderd en daarna vernietigd:

  • a.

    uiterlijk één jaar nadat het dienstverband van de medewerker of de werkzaamheden ten behoeve van het cluster zijn beëindigd, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn voor de verdere afwikkeling hiervan of voor de Belastingdienst;

  • b.

    uiterlijk twee jaar na afloop van het kalenderjaar waarop de gegevens betrekking hebben, tenzij de gegevens, ingevolge een besluit van de concerndirecteur, nog noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking of voor de Belastingdienst.

• 2.

  De functioneel beheerder verwijdert jaarlijks de gegevens waarvan vaststaat dat zij niet meer nodig zijn voor het doel van de registratie.

• 3.

  Vernietiging van verwerkte persoonsgegevens vindt plaats met inachtneming van de Archiefwet.

Artikel 10 Rechten van betrokkenen

• 1.

  De concerndirecteur is als beheerder verantwoordelijk voor de informatie aan betrokkenen over de vastlegging van persoonsgegevens.

• 2.

  Een betrokkene heeft het recht om inzage te verzoeken in zijn gegevens en het gebruik daarvan door de gemeente.

• 3.

  De betrokkene kan verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, indien de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

• 4.

  De betrokkene heeft het recht in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden verzet aan te tekenen tegen verwerking van zijn gegevens.

• 5.

  Een verzoek als bedoeld in het tweede of derde lid van dit artikel, dan wel het verzet als bedoeld in het vierde lid, kan worden ingediend bij de concerndirecteur. Deze bericht binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede, derde of vierde lid genoemde verzoek of verzet schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet, dan wel of de verwerking wordt gestopt. Een afwijzing van het verzoek, dan wel een weigering te stoppen met de verwerking van de gegevens, is met redenen omkleed.

• 6.

  De concerndirecteur draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming of tot het stoppen van de verwerking zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2020.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling gebruik gegevens voertuigcommunicatiesysteem Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond.