Reglement van Orde voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Zaffier

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der leden.

• 3.

  Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de (plaatsvervangend) voorzitter bij diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

• 5.

  Het reglement en eventueel daarin aan te brengen wijzigingen, brengt het Dagelijks Bestuur zo spoedig mogelijk ter kennis van het Algemeen Bestuur en van de gemeentebesturen.

Artikel 2 Vergaderingen

• 1.

  Het dagelijks bestuur vergadert in de regel eenmaal per maand op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee andere leden dit nodig oordelen.

• 2.

  Indien een lid een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De directeur zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren aan de leden van het dagelijks bestuur wordt gezonden.

• 3.

  De voorzitter bepaalt waar de vergaderingen worden gehouden op het kantoor van het openbaar lichaam als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de Gemeenschappelijke regeling Zaffier, op het stadskantoor te Alkmaar of digitaal.

• 4.

  De vergaderingen van het Dagelijks Bestuur zijn besloten. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden

Artikel 3 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de directeur.

• 2.

  Wanneer de directeur verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij/zij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de directeur vervangt.

Artikel 4 Quorum

• 1.

  In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

• 3.

  Het dagelijks bestuur kan alleen over andere zaken dan de in de eerste vergadering vermelde zaken beraadslagen en besluiten indien blijkens de presentielijst meer dan helft van de zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 5 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel een week van tevoren, door de directeur aan de leden van het dagelijks bestuur een agenda toegezonden, inclusief de daarbij behorende vergaderstukken.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de directeur.

Artikel 6 Verslag en besluitenlijst

• 1.

  De directeur draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Het verslag bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten (besluitenlijst);

  • d.

    een zakelijke samenvatting van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het dagelijks bestuur daarom vraagt.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  De besluitenlijst, zoals bedoeld in lid 2 onder c. wordt na vaststelling door het dagelijks bestuur gezonden aan de leden van het algemeen bestuur.

Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De directeur draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het dagelijks bestuur. Indien wenselijk geacht door de directeur kan uit de organisatie management of medewerkers voor hen relevante thema’s aansluiten op de vergaderingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn/haar mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Voorstellen en amendementen

• 1.

  Ieder lid van het dagelijks bestuur heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

Artikel 9 Stemmingen

• 1.

  In de vergadering van het Dagelijks Bestuur worden alle besluiten genomen bij meerderheid van uitgebrachte stemmen.

• 2.

  Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij sprake is van een stemming over personen en een lid van het dagelijks bestuur een schriftelijke stemming vraagt.

• 3.

  In geval van schriftelijke stemming is van toepassing:

  • a.

    Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Bij staking van stemmen wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 11 Geheimhouding

Op voorstel van de voorzitter of een der leden van het dagelijks bestuur kan expliciet worden besloten dat op grond van een belang als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur zich verzet tegen het openbaar maken van een in de vergadering genomen besluit of van de inhoud van de beraadslaging zoals die in de vergadering heeft plaatsgevonden. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat het dagelijks bestuur haar opheft.

Artikel 12 Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het dagelijks bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van Orde DB Zaffier.