Archiefverordening gemeente Maashorst 2022

Artikel 1: Definities

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• 1.

  Archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c van de wet

• 2.

  Archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door het College van Burgemeester en Wethouders aangewezen archiefbewaarplaats

• 3.

  Archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging overeenkomstig artikel 1 onder e en ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet

• 4.

  Beheerder: De organisatie die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organisatie

• 5.

  Zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden;

• 6.

  Toezichthouder: belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden (BHIC)

• 7.

  De wet: Archiefwet 1995, laatste versie geldend vanaf 1-1-2020

• 8.

  Archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris (BHIC)

• 9.

  Informatiesysteem: samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd

• 10.

  Ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand

Artikel 2: Archiefbewaarplaats

Als archiefbewaarplaats (inclusief e-depot) wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Brabants Historisch Informatie Centrum | Zuid-Willemsvaart 2, 5211 NW ’s-Hertogenbosch

Artikel 3: Gemeentearchivaris

Als (gemeente)archivaris wordt aangewezen de archivaris van het Brabants Historisch Informatie Centrum

Taken van de gemeentearchivaris:

• 1.

  In afwijking van artikel 32, 2e lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van Burgemeester en Wethouders, de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden van gemeentelijke organen voor zover deze archiefbescheiden (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2.

  De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

• 3.

  De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan Burgemeester en Wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 4.

  Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentearchivaris (BHIC) indien gevraagd onderzoek in de door hem/haar beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeente Maashorst. Op verzoek worden gegevens alsook afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen beschikbaar gesteld. Dit kan analoog of digitaal zijn.

• 5.

  Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen niet verzetten, is de gemeentearchivaris (BHIC) bevoegd onderzoek ten behoeve van derden te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De gemeentearchivaris (BHIC) verstrekt daaruit aan een ieder die dat vraagt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem/haar worden geauthentiseerd.

• 6.

  De gemeentearchivaris kan nadere regels stellen over de raadpleging en het verstrekken van reproducties van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

• 7.

  De kosten voor het de in lid 6 beschreven diensten worden aan verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur van de archiefbewaarplaats (in deze het Brabants Historisch Informatie Centrum) bij verordening vastgesteld tarief. Voor de hierbedoelde diensten aanvangen, wordt verzoeker hiervan op de hoogte gesteld.

• 8.

  De gemeentearchivaris kan, met instemming van de rechthebbende, bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn voor de gemeente Maashorst of voormalige gemeenten.

Artikel 4: Zorgplicht en Verantwoording door Burgemeester en Wethouders

Zorgplicht

• 1.

  Het College van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor de beschikbaarheid van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm of status.

• 2.

  Het College van Burgemeester en Wethouders draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid inzake de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels (bijvoorbeeld het kwaliteitszorgsysteem) ten behoeve van het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Maashorst.

• 3.

  Het College van Burgemeester en Wethouders draagt er zorg voor dat de vervaardiging en bewaring van archiefbescheiden op een zodanige wijze plaatsvindt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende gewaarborgd is gedurende de in de geldende selectielijst voor (inter)gemeentelijke organen vastgestelde bewaartermijnen.

Verantwoording

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente Maashorst. Ze voegen daarbij in ieder geval:

• 1.

  Het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, tweede lid

• 2.

  Voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, derde lid

• 3.

  Het verslag Horizontale verantwoording aan Interbestuurlijk Toezicht (IBT – voorheen archiefinspectie) provincie Noord-Brabant

• 4.

  Het gemeentebestuur zorgt ervoor dat er jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten die aan de zorg voor archiefbescheiden verbonden zijn te kunnen voldoen.

De beheerder doet tijdig mededeling aan de gemeentearchivaris van tenminste het voornemen tot:

• •

  Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon.

• •

  Bouw, verbouw, inrichtingen of verandering van inrichting of ingebruikneming van ruimten als archiefruimte.

• •

  Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

• •

  Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem.

• •

  Voorbereiding, invoering of wijziging van een ordeningssysteem.

• •

  Vervanging door reproducties, teneinde de vervangen archiefbescheiden te vernietigen, zoals artikel 7 van de wet voorschrijft.

Artikel 5: Archiefruimten

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten voor analoge stukken en opslag van digitale archiefbescheiden volgens de archiefregeling en diverse NEN-ISO normeringen.

Artikel 6: Inwerkingtreden

Deze verordening treedt in werking op de eerst volgende dag na bekendmaking.

Artikel 7: Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Maashorst 2022”.