| Organisatie | Waalwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Proces Hotspot-monitor gemeente Waalwijk |
| Citeertitel | Proces Hotspot-monitor gemeente Waalwijk |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | archief |
Geen
artikel 5, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 29-07-2022 | regeling | 23-10-2018 |
Bij het opstellen van deze procesbeschrijving is intensief gebruik gemaakt van de "Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden". De handreiking is uitgebracht in opdracht van Archief 2020 onder verantwoordelijkheid van het project Archiefinnovatie Decentrale overheden (AIDO) in samenwerking met het Nationaal Archief en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Om niet het wiel opnieuw uit te vinden is, daar waar mogelijk en van toepassing, één op één gebruik gemaakt van teksten uit de handreiking.
Archieven hebben verschillende functies, onder andere als bron voor (toekomstig) historisch onderzoek. Daar waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar intens raken, is het vanuit cultuur-historisch perspectief van belang om de neerslag van deze bijzondere gebeurtenissen veilig te stellen en te bewaren. Veel overheidsinformatie is in selectielijsten voor archiefbescheiden als te vernietigen gewaardeerd. Daarnaast wordt de neerslag van particuliere archiefvormers met betrekking tot deze gebeurtenissen in de regel niet verworven. Door regelmatig een lijst van "hotspots" vast te stellen wordt relevante cultuur-historische informatie veilig gesteld. Deze procesbeschrijving legt uit hoe dat binnen de gemeente Waalwijk werkt.
Voor wie is deze procesbeschrijving?
Deze procesbeschrijving is opgesteld om de gemeente Waalwijk te ondersteunen bij het invoeren en daarna toepassen van de periodieke hotspot-monitor. Het richt zich op de informatieprofessionals die daar werkzaam zijn: de beleidsmedewerkers informatiebeheer, de kwaliteitsmedewerkers, de digi-div-ers, de informatiemanager, en vanuit de gemeenschappelijke regeling: de streekarchivaris en de archiefinspecteur. Indirecte doelgroepen zijn de bestuurders en (team)managers die verantwoordelijkheid dragen voor waardering, selectie en vernietiging en verwerving van archiefbescheiden. Met hun draagvlak en daadwerkelijke steun zijn informatieadviseurs en archivarissen in staat invulling te geven aan de ambitie om te komen tot een archiefcollectie die het mogelijk maakt het verleden van overheid en samenleving beter te reconstrueren.
In hoofdstuk 2 worden het doel, de achtergrond en het wettelijk kader van de periodieke hotspotmonitor toegelicht. In hoofdstuk 3 volgt een praktische beschrijving van de te nemen stappen bij het uitvoeren van de hotspot-monitor. Bijlage 1 bevat een sjabloon voor het proces voor het jaarlijks inrichten van de monitor, bijlage 2 een sjabloon voor het noteren van de hotspots en bijlage 3 bevat een stroomdiagram van het proces voor het inrichten en uitvoeren van de periodieke hotspotmonitor.
2. De periodieke hotspot-monitor
De gekke koeienziekte in Sprang-Capelle, de overname van het RKC stadion, de komst van vluchtelingen naar Waalwijk, het innovatieve project Overdiepse Polder: het zijn gebeurtenissen of "hotspots" met een stevige impact op de direct betrokkenen en op de omgeving. Een hotspot is een opvallende of intensieve gebeurtenis of kwestie waardoor 'interactie' ontstaat tussen overheden, tussen overheid en samenleving of tussen burgers, bedrijven en instellingen onderling. De genoemde voorbeelden laten zien dat het zowel om positieve als om negatieve gebeurtenissen kan gaan. In dit hoofdstuk wordt de achtergrond en de ínhoud van de periodieke hotspot-monitor toegelicht.
Nieuwe waarderingssystematiek voor overheidsarchieven
In 2007 verscheen het visierapport Gewaardeerd verleden. In dit rapport formuleerde de commissie een nieuwe selectiedoelstelling. Deze nieuwe doelstelling werd door het Nationaal Archief uitgewerkt tot een nieuwe methode voor het waarderen en selecteren van archiefbescheiden, waarbij een uitgangspunt was dat de focus niet langer bij de overheid alleen ligt, maar bij de maatschappij als geheel en op de interactie tussen overheid en burger. In de handreiking Belangen in balans van het Nationaal Archief is het bij de nieuwe waarderingssystematiek behorende instrumentarium geschetst. Voor het opstellen van een selectielijst wordt een systeemanalyse en een risicoanalyse uitgevoerd. De systeemanalyse heeft tot doel de institutionele structuren en inhoudelijke taken in kaart te brengen waarvan informatie blijvend bewaard moet worden. De risicoanalyse is een instrument waarmee wordt beoordeeld hoe lang informatie bewaard moet worden op basis van de risico's vanuit de bedrijfsvoering.
Naast het uitvoeren van deze analyses moet bij de waardering ook gelet worden op actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Daartoe moeten de 'hotspots' worden geïdentificeerd. Om hotspots te identificeren introduceerde Belangen in balans de 'periodieke hotspot-monitor'. Het instrument wordt als volgt omschreven: "De hotspot-monitor is gericht op het identificeren van gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die grote invloed hebben uitgeoefend op de activiteiten van de organisatie die de selectielijst opstelt. Het primaire object van waardering (...) zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving binnen het functionele werkingsgebied van de zorgdrager." De monitor uitvoeren is geen eenmalige actie, maar een terugkerend proces. Periodiek wordt beoordeeld of zich in de achterliggende periode nieuwe hotspots hebben voorgedaan. De hotspot monitor wordt achteraf toegepast: pas ná een gebeurtenis kan bepaald worden of er sprake is van een hotspot.
Het uitgangspunt van de periodieke hotspot-monitor is dat hotspots 'kort achteraf' in beeld worden gebracht. Daarvoor zijn twee redenen. Allereerst is het in een digitale omgeving van belang om bescheiden al bij creatie of kort daarna te waarderen. Digitale bestanden zijn kwetsbaarder dan papieren informatie: digitale documenten, tweets of berichten op online fora zijn vluchtig. Door de informatie over de hotspots kort na vorming veilig te stellen wordt de kans dat archiefbescheiden verloren gaan verminderd. Door gebeurtenissen kort na hun ontstaan in beeld te brengen en vast te leggen wordt de actualiteit direct meegenomen.
Op basis van artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995 bevat een selectielijst een opsomming van criteria op basis waarvan archiefbescheiden, die voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kunnen worden uitgezonderd. Dit artikel is onder meer de basis voor het uitzonderen van vernietiging van archiefbescheiden die betrekking hebben op een hotspot. Als men zich committeert aan het toepassen van de hotspot monitor (met de daarbij behorende criteria) wordt het instrument opgenomen bij de uitzonderingscriteria in de selectielijst, De hotspot-monitor fungeert dus als aanvullend instrument op de selectielijst. De op basis van de hotspot-monitor geïdentificeerde hotspots worden niet vastgesteld door de minister van OCW, maar door de betrokken zorgdrager. De zorgdrager publiceert vervolgens de lijst met vastgestelde hotspots.
Het instrument resulteert in een selectie van blijvend te bewaren archiefbescheiden van de overheid en eventueel van particuliere archiefvormers. Er is dus sprake van:
- Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit; en/of
- Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.
Voor het benoemen van hotspots bestaan criteria. Deze zijn gebaseerd op Belangen in balans en op basis van de resultaten van de decentrale pilots, aangepast voor gebruik door decentrale overheden. We spreken van een hotspot als deze voldoet aan een of meer van de volgende criteria:
- Er is sprake van een gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die veel maatschappelijke beroering veroorzaakt, van bijzondere betekenis is voor de bevolking en/of waarvoor veel aandacht bestaat in de media.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie binnen het verzorgingsgebied van de zorgdrager die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt en/of een debat dat over de kwestie veel emoties losmaakt.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de zorgdrager
- Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van het decentrale openbaar bestuur ernstig is bedreigd of juist wordt onderstreept.
- Zaken die onder andere geformuleerde uitzonderingscriteria vallen (zoals precedentwerking of archiefbescheiden met betrekking tot bijzondere personen) zijn dus geen hotspots. In hoofdstuk 3/periodieke uitvoering wordt onder stap 3 beschreven hoe met dit onderscheid moet worden omgegaan.
Gemeente en intergemeentelijke organen
De VNG heeft de nieuwe waarderingsmethode toegepast bij het opstellen van de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017. De VNG heeft dus een systeemanalyse, een trendanalyse en een risico analyse verricht. In de inleiding op de selectielijst is opgenomen dat de gemeente en/of het intergemeentelijke orgaan "aanvullend (...) aan de selectie" een nadere lokale inkleuring moet geven door het uitvoeren van een hotspot-monitor. De selectielijst is van toepassing op archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017 (NB. in Waalwijk vanaf 1 januari 2010, CORSA ), wat betekent dat gemeenten en intergemeentelijke organen vanaf 2017 aan de slag moeten met het uitvoeren van de hotspot-monitor.
3. Opzet en periodieke uitvoering van de hotspot-monitor
Opzet hotspot-monitor en uitgangspunten
De periodieke uitvoering van de monitor vindt eens per jaar plaats, bij voorkeur aan het begin van het jaar. Per keer wordt het voorafgaande jaar 1-1 t/m 31-12 gemonitord. In bijlage 1 is een sjabloon opgenomen waarmee jaarlijks de (concrete) namen en de planning in beeld kan worden gebracht. Team Informatiebeheer en facilitaire zaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de jaarlijkse monitor. Daarvoor zoekt het team nauwe samenwerking met de (adjunct)streekarchivaris en/of de archiefinspecteur van de gemeenschappelijke regeling SALHA (Streekarchief Langstraat Heusden Altena).
Er worden interne experts uitgenodigd op elk van de volgende aandachtsgebieden:
- Ecologie, milieu en stedenbouw
De volgende externe experts worden uitgenodigd:
- Journalist Brabants Dagblad/Langstraat/Weekblad Waalwijk
- Vertegenwoordiger van streekarchief Langstraat Heusden Altena
Voor de brainstormsessie worden de interne en externe partijen gelijktijdig uitgenodigd.
Het formeel vaststellen van de lijst met hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de daadwerkelijke uitvoering van de selectie en de acquisitie. De advisering over de hotspot lijst vindt plaats op voordracht van TIBF in het Tactisch Informatie Overleg SALHA (TIOS). Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. Gemeente Waalwijk kiest ervoor haar voorgestelde hotspots in het TIOS te agenderen voor overleg zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er hotspots worden genoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende bescheiden bij alle archiefvormers uit te zonderen van vernietiging.
De hotspotlijst wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en wordt middels een bestuurdersbrief gecommuniceerd met de gemeenteraad.
De organisatie van de bijeenkomst wordt gedaan door gemeente Waalwijk in samenwerking met het SALHA. Ter voorbereiding op de bijeenkomsten met de experts, wordt er al nagedacht over mogelijke hotspots. Uit het geheugen van de organisatoren van de bijeenkomst zullen vast al een aantal mogelijke hotspots naar voren komen. Daarnaast dienen andere bronnen geraadpleegd te worden (kranten, jaaroverzichten, wie wat waar Waalwijk/intranet, knipselkranten). Ook kunnen gepubliceerde hotspotlijsten van aanpalende overheden bestudeerd worden. Het is van belang om de informatie goed op waarde te schatten. Aan de hand van het sjabloon (bijlage 2), kan een eerste provisorische beschrijving van mogelijke hotspots gemaakt worden. Deze lijst moet uiteraard de brainstormsessie met experts niet in de weg staan. Het resultaat van het vooronderzoek kan ook gebruikt worden om achteraf te controleren of de door de experts genoemde hotspots compleet zijn.
Er worden experts uitgenodigd voor het signaleren en benoemen van de hotspots. Deze experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. Het gaat hierbij om interne en externe experts. De interne experts maken deel uit van de ambtelijke organisatie gemeente Waalwijk en kunnen goed aangeven wat vanuit het perspectief van de overheid belangrijke hotspots zijn. De experts van buiten de organisatie dragen hotspots aan vanuit het perspectief van de samenleving (van buiten naar binnen). De projectleider stelt een lijst met profielen van mogelijke expertises en namen van daartoe behorende personen op en nodigt de beoogde experts uit. Deelnemers wordt gevraagd vooraf al schriftelijk inbreng te leveren.
Tijdens de bijeenkomst wordt aan de experts gevraagd terug te blikken op de gekozen tijdsperiode en de (belangrijkste) hotspots hieruit te benoemen. Hierbij vormen de criteria uit hoofdstuk 2 het uitgangspunt. De projectleider geeft uitleg over het doel van het project en de bijeenkomst. De projectleider fungeert als gespreksleider en noteert de genoemde hotspots en de gemaakte afwegingen mbv het sjabloon uit bijlage 2. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen de aandacht krijgen.
De signaalfunctie van experts blijft uiteraard niet beperkt tot de bijeenkomsten. Ook na afloop van een bijeenkomst kunnen zij input blijven leveren voor het actualiseren van de hotspot-monitor (stap 8)
Bij het noemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties voorbij komen. Dit zijn vaak zaken die al onder de andere uitzonderingscriteria van de selectielijst vallen, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn strikt genomen geen hotspots (zie ook de uitleg in hoofdstuk 2). Het is dus niet juist om deze zaken als hotspot te laten vaststellen. Toch is het wel raadzaam om de suggesties van de experts mee te nemen in de uiteindelijke selectie, door deze op te nemen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. In die tabel moet aangegeven worden op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van aan te geven welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college van BenW kan deze aparte tabel tegelijk met de hotspotlijst vaststellen.
Stap 4 voorbereiden besluitvorming
Na afloop van de bijeenkomst is duidelijk welke hotspots zijn benoemd. De volgende stap is dat de hotspots ook een officiële status krijgen door besluitvorming in het College op gezamenlijke voordracht van het SALHA en Team informatiebeheer. Ter voorbereiding van de besluitvorming controleert de projectleider de ingevulde hotspotlijst (bijlage 2) en schrijft een aanvullende oplegnotitie, waarin de resultaten van de bijeenkomsten staan beschreven, eventueel aangevuld met een belangenafweging. Daarbij worden een paar vragen beantwoord. Kan het relevante materiaal worden geacquireerd? Is het nodig om aan bepaalde hotspots prioriteit toe te kennen? Verder moet in het voorstel voor besluitvorming aandacht zijn voor de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen. Als dat aan de orde is, is het goed om direct te noteren dat bij het (op een later moment) overbrengen van de betreffende bescheiden naar de archiefbewaarplaats mogelijk beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld.
Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.
De vastgestelde hotspotlijst wordt vervolgens gepubliceerd op de website. Met de website wordt bedoeld de website van de gemeente Waalwijk en er zal een lijst worden opgenomen op de website van het SALHA. In overleg ook op de websites van de heemkundekringen. Burgers kunnen kennisnemen van de lijst en kunnen ook aanvullingen inzenden, er wordt een oproep geplaatst "als u informatie heeft over deze hotspot kunt u uw informatie aanleveren bij het SALHA ovv "hotspot". Daarnaast kunnen zorgdragers binnen hetzelfde verzorgingsgebied kennis nemen van de vastgestelde hotspots en nagaan of deze hotspots ook voor hen relevant zijn.
Tevens wordt de gemeentelijke publicatie gemeld aan het Nationaal Archief (contact(Snationaalarchief.nl) zodat er een verwijzing kan worden opgenomen op www.nationaalarchief.nl.
Stap 7 uitzonderen van vernietigen
Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de hotspotstatus op de archiefbescheiden worden toegepast. Oftewel: de daadwerkelijke selectie van de informatie. Daarbij is sprake van twee uitgangsposities:
- Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid (op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit; en/of
- Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.
De archiefbescheiden van de zorgdrager die zijn aangewezen als hotspot, moeten worden nagelopen. Als deze bescheiden ingevolge de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging, worden ze uitgezonderd van vernietiging. Dit vergt een handmatige actie op de fysieke of digitale bescheiden. In het Document management systeem zal iets worden ingericht waar de notatie "hotspot" aan de zaak kan worden meegegeven en waardoor dmv automatische archivering de zaak op "te bewaren" wordt gezet. Als de bescheiden ingevolge de selectielijst al moeten worden bewaard, wordt ervoor gezorgd dat de archiefbescheiden van deze hotspot integraal worden bewaard.
Archieven of archiefbescheiden van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard zijn vaak (nog) niet in het bezit van de zorgdrager die de hotspotlijst heeft vastgesteld en moeten dus worden geacquireerd (door het SALHA). De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van de archiefdienst. De archiefdienst van Waalwijk, het SALHA, stelt nog acquisitiebeleid op en zal in het beleid aandacht besteden aan acquisitie als gevolg van het benoemen van hotspots. Tevens zal het SALHA kijken naar mogelijkheden voor digitaal aanleveren zoals bij archief Eemland en archief Delft. Die werken met een portal waar burgers zelf bestanden kunnen uploaden.
Tussen de jaarlijkse bijeenkomsten door houden de experts hun signaalfunctie: als er een hotspot wordt gesignaleerd, kan deze direct worden vastgesteld. Deze hotspot kan ook geagendeerd worden voor de volgende bijeenkomst van het expertpanel.