Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling ZAFFIER 2022

Artikel 1 De voorzitter

• 1.

  De voorzitter leidt de vergadering, handhaaft de orde, zorgt voor naleving van dit Reglement en doet wat de wet, de gemeenschappelijke regeling of andere regelgeving hem verder nog opdraagt.

• 2.

  Hij verleent het woord, omschrijft de door het algemeen bestuur te nemen besluiten en waar aan de orde, deelt hij de uitslag van een stemming mee.

• 3.

  Hij is bevoegd tot schorsing van de vergadering, ingeval van verstoring van de orde, voor een door hem te bepalen tijd. In de overige gevallen kan hij dit doen in overleg met het algemeen bestuur.

• 4.

  Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter of de secretaris in het bestuur worden deze vervangen door de vicevoorzitter, respectievelijk de plaatsvervangend secretaris. Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter, de (plaatsvervangend) secretaris en de vicevoorzitter wijst het Algemeen Bestuur één van zijn leden aan die de voorzitter vervangt

Artikel 2 De leden

• 1.

  Een vergadering van het Algemeen Bestuur wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Indien dit niet het geval is, wordt door de voorzitter een nieuwe vergadering uitgeschreven binnen veertien dagen te houden tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping c.q. de oproeping per e‐mail is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, als bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het Algemeen Bestuur kan echter alleen over andere zaken dan die waarvoor de eerste vergadering was belegd beraadslagen en besluiten indien blijkens de presentielijst meer dan helft van de zitting hebbende leden aanwezig is.

• 4.

  De leden van het Algemeen Bestuur zijn, wanneer belangen van personen en/of private onderdelen van ZAFFIER daardoor kunnen worden geschaad, tegenover derden, waaronder niet worden begrepen de colleges, tot geheimhouding verplicht van al hetgeen hen in de uitoefening van hun functie bekend wordt.

Artikel 3 De vergaderingen

• 1.

  Het Algemeen Bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en verder zo dikwijls de voorzitter of het Dagelijks Bestuur dit nodig oordeelt of indien dit door tenminste twee leden van het Algemeen Bestuur schriftelijk en onder opgave van redenen wordt gevraagd. In het laatste geval wordt de vergadering binnen drie weken gehouden.

• 2.

  De voorzitter belegt de vergaderingen en bepaalt de plaats en het tijdstip van de vergadering.

• 3.

  Uiterlijk tien dagen vóór een vergadering van het Algemeen Bestuur worden, plaats en agenda bekend gemaakt door publicatie op de website van ZAFFIER. De agenda en de stukken, behalve die waarop geheimhouding rust, worden tegelijkertijd ter inzage gelegd bij het ZAFFIER.

• 4.

  De leden en adviseurs worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste acht dagen tevoren, met gelijktijdige toezending van de agenda, schriftelijk ter vergadering opgeroepen.

Artikel 4 Openbaarheid vergaderingen

• 1.

  Het Algemeen Bestuur vergadert in het openbaar. De vergaderingen worden, zo mogelijk op een zodanig tijdstip en plaats gehouden dat belangstellenden deze kunnen bijwonen.

• 2.

  De deuren worden gesloten wanneer tenminste één vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of als de voorzitter dat nodig oordeelt. Het Algemeen Bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. Omtrent de geheimhouding is het bepaalde in artikel 23 Wgr van toepassing. Alleen de leden van het Algemeen Bestuur zijn gerechtigd een besloten vergadering bij te wonen, tenzij door het Algemeen Bestuur in besloten vergadering anders wordt beslist. Van een besloten vergadering worden afzonderlijke notulen opgesteld.

• 3.

  Artikel 24 van de Gemeentewet is op het houden van een besloten vergadering van overeenkomstige toepassing.

Artikel 5 Notulen

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur.

• 2.

  Van elke vergadering worden notulen gemaakt die het volgende bevatten:

  • -

    de namen van de voorzitter, van de aanwezige en niet aanwezige leden en van de directeur;

  • -

    De vermelding van de ingekomen stukken, mededelingen en de voorstellen met hetgeen daarover is besloten;

  • -

    De uitkomst van stemmingen en, voor zover het mondelinge hoofdelijke stemmingen betreft, de namen van voor- en tegenstemmers;

  • -

    Een beknopte weergave van wat in de vergadering is gezegd.

• 3.

  De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld

Artikel 6 Interpellatie

• 1.

  Als een lid inlichtingen wenst van het dagelijks bestuur over een onderwerp dat niet aan de orde is, heeft hij voor het vragen van die inlichtingen de toestemming nodig van de vergadering. Het verzoek om toestemming wordt gedaan bij het vaststellen van de agenda.

• 2.

  De voorzitter beslist over het moment van behandeling in deze of een volgende vergadering.

Artikel 7 Schriftelijke vragen

Ieder lid kan, kort en duidelijk geformuleerd, schriftelijk vragen stellen aan het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur zendt een kopie daarvan aan het dagelijks bestuur.

Het dagelijks bestuur beantwoordt de vragen schriftelijk aan het betrokken lid en aan het algemeen bestuur, tenzij het bestuur overwegende bezwaren heeft tegen beantwoording. In dat geval geeft het daarvoor schriftelijk de redenen aan het betrokken lid en aan het algemeen bestuur.

Artikel 8 Initiatief voorstel

• 1.

  Ieder lid kan tenminste 48 uur vóór de vergadering schriftelijk dan wel per e-mail bij de voorzitter voorstellen indienen over een onderwerp dat niet op de agenda staat onder vermelding van zijn naam.

• 2.

  Bij het begin van de behandeling van het voorstel geeft de voorzitter het woord aan de voorsteller om zijn voorstel toe te lichten.

• 3.

  Als het voorstel na die toelichting door tenminste 1 ander lid wordt ondersteund, wordt het voorstel behandeld in die vergadering of in een volgende vergadering.

Artikel 9 Amendement

• 1.

  Ieder lid kan tijdens de beraadslaging wijzigingen voorstellen in een aan de orde zijnde voorstel.

• 2.

  Een dergelijk amendement wordt schriftelijk of per e-mail aan de voorzitter gezonden, tenzij deze oordeelt dat met het oog op de eenvoudige aard van de voorgestelde wijziging, met een mondelinge indiening genoegen kan worden genomen.

• 3.

  Het betrokken lid kan het amendement toelichten en wordt pas behandeld als ten minste 1 ander lid het ondersteunt.

Artikel 10 Handhaving van de orde

• 1.

  Als een lid zich beledigend dan wel onbehoorlijk uitdrukt, afwijkt van het onderwerp of op andere wijze de orde verstoort, roept de voorzitter hem tot de orde.

• 2.

  Als het betrokken lid daaraan geen gehoor geeft, kan de voorzitter hem het woord ontnemen. In dat geval neemt het lid niet langer deel aan de beraadslagingen over het betrokken onderwerp in de vergadering.

Artikel 11 Besluitvorming

• 1.

  Nadat de beraadslaging over een voorstel is afgerond, brengt de voorzitter het voorstel zonodig in stemming.

• 2.

  In de vergadering van het Algemeen Bestuur worden alle besluiten genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

• 3.

  De stemverhouding in het Algemeen Bestuur is als volgt:

  • a.

    elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal tot 20.000 inwoners heeft één stem;

  • b.

    elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal van 20.000 tot 40.000 heeft drie stemmen;

  • c.

    elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal van 40.000 of meer heeft vijf stemmen

• 4.

  Wanneer ten aanzien van zaken geen der leden stemming vraagt, wordt aangenomen dat conform het voorstel is besloten. Bij het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen dient steeds tot stemming te worden overgegaan, tenzij het Algemeen Bestuur unaniem besluit van stemming af te zien. Alsdan wordt, evenals ten aanzien van zaken, aangenomen dat conform het voorstel is besloten. Indien tot stemming wordt overgegaan, worden alle zaken mondeling en bij hoofdelijke oproeping gestemd, doch bij het doen van keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen, bij gesloten en ondertekende briefjes.

• Bij staking van stemmen over zaken wordt het nemen van een besluit tot de volgende vergadering uitgesteld. In deze vergadering wordt bij staking van stemmen het voorstel geacht niet te zijn aangenomen. Bij staking van stemmen over personen wordt een herstemming gehouden, indien de stemmen bij herstemming staken, beslist terstond het lot.

• 5.

  Ten aanzien van de deelname aan de stemming en de geldigheid zijn de artikelen 28 en 29 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 6.

  Het Algemeen Bestuur neemt geen besluiten, als bedoeld in het dertiende lid van de gemeenschappelijke regeling, dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten vooraf hun zienswijzen te kennen hebben gegeven..

• 7.

  Tot de besluiten als bedoeld in het voorgaande lid worden in ieder geval gerekend:

  • a.

    het oprichten van of deelnemen in een vereniging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, naamloze of besloten vennootschap, stichting, vennootschap onder firma of maatschap;

  • b.

    het liquidatieplan bij uittreding en opheffing;

  • c.

    majeure beleidsbeslissingen.

Artikel 12 Rondvraag

Aan het eind van de vergadering wordt een rondvraag gehouden. De beantwoording geschiedt terstond, dan wel in een volgende vergadering. Over de hier bedoelde vragen en antwoorden wordt niet beraadslaagd.

Artikel 13 Voorlichting door deskundigen

Het Algemeen bestuur kan – al dan niet op voorstel van de voorzitter – besluiten dat deskundigen ter vergadering over een bepaald onderwerp het woord voeren.

Artikel 14 Spreekrecht van toehoorders

• 1.

  Toehoorders bij een openbare vergadering van het algemeen bestuur hebben het recht om voorafgaande aan de vergadering over een van de geagendeerde onderwerpen het woord te voeren.

• 2.

  Als een toehoorder over een van de geagendeerde onderwerpen het woord wenst te voeren, meldt hij dat aan het begin van de vergadering aan de voorzitter.

Per persoon geldt een maximale spreektijd van 5 minuten per onderwerp.

Artikel 15 Uitleg reglement

Bij twijfel over de uitleg van dit reglement en in de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter in overleg met het algemeen bestuur.

Artikel 16 Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de vaststelling.

• 2.

  Het reglement en eventuele besluiten ter zake daarin aan te brengen wijzigingen, brengt het Algemeen Bestuur zo spoedig mogelijk ter kennis van de gemeentebesturen

• 3.

  Dit Reglement kan worden aangehaald als het Reglement van orde algemeen bestuur Zaffier