Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg

In deze verordening wordt verstaan onder:

A. Accountant: een door het Algemeen Bestuur benoemde:

1. registeraccountant of;

2. accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het tweede lid van artikel 36 Wet op –het accountantsberoep of;

3. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

B. Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant van:

1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

2. het beoordelen en testen van de uitkomsten volgend uit de door het Dagelijks Bestuur afgegeven rechtmatigheidsverantwoording, deel uitmakend van de te controleren jaarrekening;

3. het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks Bestuur opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

4. de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

C. Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen Bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier jaren met de mogelijkheid tot verlenging.

2. Het Dagelijks Bestuur bereidt in het jaar van afloop de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. Het Algemeen Bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen en de gunningscriteria vast.

4. Voorafgaand aan de accountantscontrole dient het Algemeen Bestuur een controleprotocol vast te stellen waarin de kaders van de door de accountant uit te voeren controle zijn vastgelegd.

5. Het Algemeen Bestuur kan in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen Bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vast stelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de producten en de organisatieonderdelen van de regeling, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden en welke controle- en rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

6. Overigens zijn voor de accountantscontrole de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties volgens Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten van toepassing.

1. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Het Dagelijks Bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 1 juli van het jaar, volgend op het boekjaar, ter vaststelling voor aan het Algemeen Bestuur.

5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen Bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur en de accountant gemeld.

6. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de door het Algemeen Bestuur vastgestelde jaarrekening binnen 14 dagen na vaststelling door het Algemeen Bestuur doch uiterlijk voor 15 juli van het jaar volgend op het boekjaar wordt aangeboden aan de raden van de deelnemende gemeenten, aan het regionaal college en aan Gedeputeerde Staten van Limburg.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg met het Dagelijks Bestuur plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit de gemeenschappelijke regeling.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

2. De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling werkzaamheden verrichten, mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van het openbaar lichaam zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de uitkomsten van de intern uitgevoerde testen ten aanzien van rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het Dagelijks Bestuur van de gemeenschappelijke regeling, mits daartoe gemandateerd, kan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks Bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg is.

3. Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks Bestuur bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het Algemeen Bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het Dagelijks Bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het Dagelijks Bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het Algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks Bestuur.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan het Dagelijks Bestuur en de directie veiligheidsregio dan wel andere daarvoor in aanmerking komende medewerkers van de gemeenschappelijke regeling.

3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen Bestuur door de accountant aan het Dagelijks Bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks Bestuur om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het Algemeen Bestuur het verslag van bevindingen met het Dagelijks Bestuur.

De Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg, welke is vastgesteld op 13 april 2012 wordt hiermee ingetrokken.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg.