Artikel 1 Definities
In deze subsidieregels worden de definities gehanteerd die in artikel 1 van de Algemene subsidieverordening Drimmelen 2021, hierna genoemd “ASV Drimmelen 2021”, worden omschreven.
In aanvulling hierop wordt verstaan onder:
- 1.
Aanvraag: Een schriftelijk verzoek van een aanvrager aan het college op aanspraak op financiële middelen.
- 2.
Rechtsperso(o)n(en): Een groep van personen of een organisatievorm, die ongeacht haar rechtsvorm of wijze van financiering volgens de wet bevoegd is om zelf rechtshandelingen te verrichten, zoals het sluiten van een contract.
- 3.
Programma van Eisen (PvE): Een document opgesteld door het college, waarin specifieke eisen en wensen worden opgenomen over de door de organisatie te leveren producten en/of diensten en bijkomende specifieke kosten ten behoeve van de te behalen beleidsdoelstellingen zoals zijn vastgelegd in het PvE.
- 4.
Werkplan: Een werkplan/offerte waarin de aanvrager beschrijft op welke wijze invulling wordt gegeven aan en welk(e) product(en) ingezet kunnen worden ten behoeve van de realisatie van de beleidsdoelstellingen die in het PvE zijn vastgelegd.
- 5.
Uitvoeringsovereenkomst: Een schriftelijke privaatrechtelijke overeenkomst op hoofdlijnen tussen subsidieverlener en aanvrager, met als doel een duurzame meerjarige relatie tot samenwerking aan te gaan en waarin ruimte wordt geboden om flexibel in de spelen op veranderingen die zich voordoen binnen het sociaal domein.
- 6.
Bestemmingsreserve: Bestanddeel uit eigen vermogen dat bestemd is om in de toekomst beoogde specifieke activiteiten te kunnen bekostigen.
- 7.
Subsidieverlening: De beschikking zoals bedoeld in artikel 4:29, 4:30 en 4:31 van de Awb, met een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend en waarin het subsidiebedrag wordt vermeld, dan wel de wijze wordt aangegeven waarop dit bedrag wordt bepaald, alsmede de aan de subsidieverlening verbonden voorwaarden en verplichtingen.
- 8.
Bevoorschotting: Een vooruitbetaling op basis van de beschikking subsidieverlening met als doel de organisatie direct kapitaal te bieden, teneinde beoogde activiteiten te kunnen bekostigen.
- 9.
Indexering: Aanpassing aan prijsstijgingen.
- 10.
Subsidievaststelling: De beschikking, zoals bedoeld in artikel 4:42 van de Awb, waarin definitief wordt beslist dat de aanvrager subsidie ontvangt ter hoogte van een bepaald bedrag en die aanspraak geeft op betaling van dat bedrag.
Artikel 2 Subsidiabele activiteiten / doelgroep
Het college kan subsidie verstrekken aan professionele instellingen voor het uitvoeren van activiteiten die bijdragen aan het gemeentelijk beleid op het gebied van welzijn en cultuur en die worden vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst waarin de resultaatverwachtingen worden beschreven.
Artikel 3 Programma van Eisen (PvE)
- 1.
Voor 1 april voorafgaand aan het jaar of de jaren waarin de activiteiten zullen plaatsvinden, legt het college de rechtspersonen/organisaties waarvan wordt verwacht dat die de subsidievragers zullen zijn, een Programma van Eisen voor, hierna genoemd PvE, waarin de te realiseren activiteiten en resultaatverwachtingen zijn omschreven als ook de beleidsdoelen waaraan de activiteiten bijdragen.
- 2.
Tevens deelt het college mee binnen welk financieel kader de activiteiten dienen te worden uitgevoerd.
- 3.
Het college kan een uitzondering maken op het bepaalde in lid 1, indien de resultaats-verwachtingen ten aanzien van de betreffende activiteiten naar haar oordeel op een andere, afdoende wijze kenbaar zijn gemaakt aan de rechtspersoon/organisatie.
Artikel 4 Werkplan
- 1.
De organisaties dienen voor 1 juni voorafgaand aan het jaar waarin de activiteiten starten een werkplan in waarin zij beschrijven op welke wijze invulling wordt gegeven aan het PvE.
- 2.
Genoemd werkplan gaat vergezeld van een subsidieaanvraag voor het komende jaar conform artikel 5 e.v. van deze beleidsregel.
Artikel 5 Uitvoeringsovereenkomst
- 1.
Ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening wordt een privaatrechtelijke uitvoerings-overeenkomst gesloten.
- 2.
Wanneer ter uitvoering van de beschikking tot subsidieverlening een overeenkomst wordt gesloten, wordt in de beschikking tot subsidieverlening bepaald dat deze genomen is onder de voorwaarde dat een overeenkomst tot stand komt.
- 3.
Tenzij de aard van de subsidie zich daar tegen verzet, kan in de overeenkomst worden bepaald dat de instelling verplicht is de activiteiten te verrichten waarvoor de subsidie is verleend. Dit volgens het gestelde in artikel 4:36 lid 2 van de Wet.
- 4.
In samenhang met de jaarlijkse subsidieverlening vindt jaarlijks evaluatie en eventueel bijstelling van het werkplan plaats.
Artikel 6 Evaluatie en bijstelling
- 1.
De organisatie dient voor 1 juni voorafgaand aan elk volgend jaar binnen de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst een subsidieaanvraag in conform de vereisten van artikel 5 e.v. van deze subsidieregels.
- 2.
Gemeente en organisatie evalueren de uitvoering van de overeenkomst / het werkplan en stellen eventueel doelen en middelen bij.
- 3.
De organisatie dient voor 1 oktober voorafgaand aan elk volgend jaar binnen de looptijd van de uitvoeringsovereenkomst een geactualiseerd werkplan in.
Aanvraag tot subsidieverlening
Artikel 7 Termijn aanvraag
- 1.
De op de vraag van het college geënte subsidieaanvraag dient uiterlijk 1 juni van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd te worden ingediend.
- 2.
In voorkomende gevallen kan het college uitstel verlenen van de termijn als bedoeld in lid 1.
Artikel 8 Inhoud van de aanvraag
- 1.
De aanvraag tot subsidie wordt schriftelijk, ondertekend, ingediend en bevat tenminste de naam en het adres van de aanvrager, de dagtekening en de aanduiding van de beschikking die wordt gevraagd.
- 2.
De subsidieaanvraag sluit aan op het PvE van het college (artikel 4, lid 1) en is voorzien van een begroting.
- 3.
De begroting is voorzien van een toelichting op de baten en lasten van de aanvrager.
- 4.
Indien de aanvrager beschikt over een egalisatiereserve als bedoeld in artikel 13, vermeldt de aanvraag de omvang daarvan.
- 5.
Tenzij voor de activiteiten waarop de aanvraag betrekking heeft nog niet eerder subsidie werd verstrekt, behelst de begroting een vergelijking met de begroting van het lopende boekjaar en de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het jaar voorafgaand aan het lopende boekjaar.
- 6.
Voor zover de aanvrager voor dezelfde activiteiten ook subsidie heeft aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken betrekking tot de beoordeling van die aanvraag/aanvragen.
- 7.
Voor zover de aanvrager voor dezelfde activiteiten een andere subsidie heeft aangevraagd bij de gemeente Drimmelen of een andere organisatie, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag. In het geval dat een aanvraag bij een andere organisatie is ingediend, wordt daarvan in de aanvraag melding gemaakt van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag/ aanvragen.
Artikel 9 Overleg
Het college treedt, voor zover noodzakelijk, met de aanvrager in overleg over de aanvraag van een BCF-subsidie ten aanzien van de activiteiten, de prestatie en de door het college voorgenomen aanvullende subsidievoorwaarden.
Beschikking tot subsidieverlening
Artikel 10 Beslistermijn
Het college beslist na vaststelling van de gemeentebegroting doch uiterlijk 31 december van het jaar waarin de subsidieaanvraag is ontvangen, op de subsidieaanvraag door middel van het afgeven van een beschikking.
Artikel 11 Inhoud beschikking
- 1.
De beschikking bevat een omschrijving van de activiteiten en/of prestatie waarvoor subsidie wordt verleend.
- 2.
De beschikking vermeldt het bedrag van de subsidie, dan wel de wijze waarop dit wordt bepaald, alsmede de eventueel te betalen voorschotten.
- 3.
Indien de beschikking het bedrag van de subsidie niet vermeld, vermeldt zij het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld.
- 4.
De beschikking vermeldt de termijn waarvoor de subsidie wordt afgegeven.
- 5.
Het college kan besluiten voorschriften aan de subsidie te verbinden die afwijken van de Subsidieregels BCF 2021 indien dat, naar oordeel van het college gelet op de aard van de subsidie of subsidiabele activiteit, nodig is
Artikel 12 Weigeringsgronden
Naast artikel 6 van de subsidieverordening gelden bij de budgetsubsidie de volgende aanvullende weigeringsgronden:
- 1.
De subsidie kan worden geweigerd indien de aanvrager geen rechtspersoon is.
- 2.
De subsidie kan worden geweigerd indien de subsidieaanvraag niet is geënt op de vraag van het college (artikel 8).
Artikel 13 Het vormen van reserves
- 1.
Bij verlening van een BCF subsidie kan worden bepaald dat de subsidieontvanger een egalisatiereserve vormt. In dergelijke gevallen wordt een controleprotocol toegevoegd aan de beschikking tot subsidieverlening.
- 2.
Het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend, komt ten gunste onderscheidenlijk ten laste van de egalisatiereserve.
- 3.
Deze egalisatiereserve mag ten hoogste 10% van de jaarlijkse gemeentelijke subsidie bedragen.
- 4.
De subsidieontvanger is ter zake van de egalisatiereserve tegenover de gemeente terugbetaling verplicht naar evenredigheid van de mate waarin de subsidie aan de egalisatiereserve heeft bijgedragen, indien:
- a.
De gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;
- b.
De subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidierelatie wordt beëindigd;
- c.
De rechtspersoon die de subsidie ontving, wordt ontbonden.
- 5.
Het college kan de gesubsidieerde rechtspersoon toestemming verlenen om bestemmings-reserves te vormen.
- 6.
Het college geeft instemming voor het vormen van een bestemmingsreserve, indien naar het oordeel van de het college de noodzaak hiertoe door de instelling is aangetoond.
- 7.
Gevormde bestemmingsreserves dienen binnen 4 jaar aangewend te worden behoudens die gevallen waarin het college, op specifieke gronden, anders besluit.
Artikel 14 Rechtstreeks geldende verplichtingen
- 1.
De subsidieontvanger voert een zodanig ingerichte administratie, dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen, alsmede de betalingen en de ontvangsten kunnen worden nagegaan.
- 2.
De administratie en de daartoe behorende bescheiden worden gedurende zeven jaren bewaard.
- 3.
Indien gedurende het boekjaar aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten, doet de subsidieontvanger daarvan onverwijld mededeling aan het college onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.
Artikel 15 Verplichting toestemming te vragen
- 1.
De subsidieontvanger vraagt vooraf toestemming aan het college voor:
- a.
Het oprichten van dan wel deelnemen in een rechtspersoon;
- b.
Het wijzigen van de statuten;
- c.
Het in eigendom verwerven, het vervreemden of het bezwaren van registergoederen, indien zij (mede) zijn verworven door middel van de subsidiegelden, dan wel de lasten daarvoor (mede) worden bekostigd uit de subsidiegelden;
- d.
Het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen of tot huur, verhuur of pacht daarvan, indien deze goederen geheel of gedeeltelijk zijn verworven door middel van de subsidie dan wel de uitgaven daarvoor mede zijn bekostigd uit de subsidie;
- e.
Het aangaan van kredietovereenkomsten en van overeenkomsten van geldlening;
- f.
Het aangaan van overeenkomsten waarbij de subsidieontvanger zich verbindt tot zekerheidstelling met inbegrip van zekerheidstelling voor schulden van derden of waarbij hij zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt of zich voor een derde sterk maakt;
- g.
Het vormen van fondsen of reserveringen;
- h.
Het ontbinden van de rechtspersoon;
- i.
Het doen van aangifte tot faillissement of het aanvragen van zijn/haar surséance van betaling.
- 2.
Het college beslist binnen vier weken na ontvangst van het verzoek om toestemming conform lid 1.
- 3.
De beslissing kan éénmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.
Artikel 16 Bevoorschotting
- 1.
Het college kan aan de subsidieontvanger bij de beschikking tot subsidieverlening een voorschot verlenen. Daarbij wordt de hoogte van het bedrag vermeld en wordt aangegeven wanneer en op welke wijze dit bedrag wordt betaald.
- 2.
Voorschotten als bedoeld in het eerste lid, worden verrekend bij de vaststelling van de subsidie.
Aanvraag tot subsidievaststelling
Artikel 17 Termijn verzoek
- 1.
De subsidieontvanger dient vóór 1 juni van het jaar volgend op het jaar waarin de activiteit is uitgevoerd en waarvoor subsidie is verleend, een door het bestuur vastgesteld financieel jaarverslag en een activiteitenverslag in. Het indienen van de financiële jaarverantwoording dient tevens als aanvraag tot subsidie-vaststelling.
- 2.
In voorkomende gevallen kan het college uitstel verlenen van de termijn als bedoeld in lid 1.
Artikel 18 Inhoud aanvraag vaststelling
- 1.
Het financiële jaarverslag bevat tenminste de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven van de activiteit(en) en de balans per 31 december van het jaar waarin de subsidie is genoten en waarin (indien van toepassing) de egalisatiereserve is opgenomen.
- 2.
Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en de gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen.
- 3.
Indien de budgetsubsidie meer dan € 125.000 bedraagt, wordt de aanvraag tot subsidie-vaststelling vergezeld van een accountantsverklaring.
- 4.
Indien de budgetsubsidie lager is dan € 125.000 maar uitgekeerd wordt aan een landelijk dan wel regionaal opererende organisatie, dient te allen tijde een accountantsverklaring te worden overlegd.
- 5.
Het college kan met betrekking tot het verzoek om vaststelling nadere richtlijnen vaststellen, alsmede modellen vaststellen voor de over te leggen bescheiden.
Beschikking tot subsidievaststelling
Artikel 19 Beslistermijn
Het college beschikt op de aanvraag tot subsidievaststelling uiterlijk op 31 december van het jaar waarin de aanvraag tot subsidievaststelling is ingediend.
Artikel 20 Inhoud beschikking
- 1.
De definitieve subsidievaststelling geschiedt op basis van hetgeen hierover in de beschikking tot subsidieverlening (conform artikel 11) is opgenomen.
- 2.
Het college vermeldt in de beschikking tot subsidievaststelling op welk bedrag de subsidie is vastgesteld.
Artikel 21 Betaling en terugvordering
Het subsidiebedrag wordt overeenkomstig de subsidievaststelling, onder verrekening van de eventueel betaalde voorschotten, betaald dan wel teruggevorderd.
Artikel 22 Indexering subsidies
- 1.
Indien de subsidie is bedoeld ter uitvoering van een meerjarige uitvoeringsovereenkomst wordt de subsidie jaarlijks bijgesteld ter compensatie van de kostenontwikkeling.
- 2.
De indexering wordt voor 80% gebaseerd op de Overheidsbijdrage in de Arbeidskosten-ontwikkeling (OVA) en voor 20% op de Consumenten Prijs Index (CPI). De index die wordt toegepast voor de tarieven van het komende jaar wordt daarbij gebaseerd op de definitieve indexcijfers van het lopende jaar. Indexering is onder voorbehoud van vaststelling van deze index door de raad van de gemeente Drimmelen.
- 3.
Van het Rijk ontvangen geoormerkte gelden kunnen in de BCF-subsidie worden opgenomen.
Artikel 23 Inwerkingtreding
Deze subsidieregel treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2021.