Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Brunssum 2022

Artikel 1.  

• 1.

  Over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende informatie, en deze na reproductie te vernietigen:

  • a.

    Alle inkomende, interne en uitgaande documenten

• 2.

  Met uitzondering van:

  • a.

    Personeelsdossiers

  • b.

    Burgerzaken en Burgerlijke Stand

  • c.

    Wet BIBOB

• 3.

  Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging (Handboek Vervanging gemeente Brunssum 2022 (definitief), Versienummer 1.0, 30 juni 2022, documentnummer: 202210560)

• 4.

  Gelet op het advies van de gemeentearchivaris d.d. 30 juni 2022 met kenmerk: 2021-T&A-093 en documentnummer: 202216845.

Artikel 2.  

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit op de website overheid.nl

Artikel 3.  

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Brunssum 2022.

Waarborging van belangen

• 1.

  Reproductie biedt voldoende waarborg voor het behoud van de in de informatie vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

  • -

    Archiefwet 1995 en verwante regelgeving.

  • -

    Handreiking vervanging archiefbescheiden (archief 2020), versie 2.0

• 2.

  Reproductie is noodzakelijk wegens het feit dat de overheid steeds meer digitaal communiceert met de burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk om papieren archiefbescheiden ook formeel te vervangen door digitale reproducties. De papieren originelen worden dan

• vernietigd. Steeds meer overheidsorganisaties gaan over op digitaal werken. Zo ook de gemeente Brunssum. Dat is een logisch uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en van nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en de digitalisering van de samenleving als geheel.

• 3.

  De belangen van de gemeente en de overige overheidsorganen zijn als volgt gewaarborgd:

• Vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Vervanging is een onomkeerbaar proces. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders van de Archiefwet 1995 en verwante regelgeving.

• 4.

  De belangen van recht- of bewijszoekende, historisch onderzoek en de waarde van de informatie als bestanddeel van het cultureel erfgoed zijn als volgt gewaarborgd:

• Bij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van het archiefbesluit 1995 ook rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als onderdeel van cultureel erfgoed (historisch onderzoek). De gemeente Brunssum maakt dus onderscheid tussen het erfgoedbelang van archieven en de bronfunctie. Het gaat er bij het erfgoedbelang vooral om of een archiefstuk als zodanig betekenis heeft voor een samenleving of een maatschappelijke groep. Die betekenis is sterk, zij het niet exclusief, verbonden aan het originele object en daarom moeilijk vervangbaar.