| Organisatie | Rogplus |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van Rogplus |
| Citeertitel | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening van Rogplus |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-07-2022 | nieuwe regeling | 07-07-2022 |
De accountant voert jaarlijks een accountantscontrole, als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet uit. De accountant geeft bij de jaarrekeningcontrole niet alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar beoordeelt tevens de rechtmatigheid van de jaarrekening. Rogplus moet kunnen laten zien dat ze rechtmatig met de middelen om gaat.
Vanaf het verslagjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Met de inwerkingtreding van de rechtmatigheidsverantwoording wordt dan de verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur voor deze rechtmatigheid benadrukt, doordat het dagelijks bestuur een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant.
Conform de Controleregeling Rogplus dient ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole het algemeen bestuur nog een aantal zaken nader in te vullen. Dit wordt op hoofdlijnen vastgesteld in dit controleprotocol.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan het dagelijks bestuur over de te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de controle op de (rechtmatigheid) controles en de daarvoor geldende normstellingen. En heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, het daarvoor geldende normenkader en de daarbij behorende goedkeurings- en rapportagetoleranties voor de controle van de jaarrekening van Rogplus. Het algemeen bestuur kan de accountant nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. Het controleprotocol geldt in principe voor onbepaalde tijd. Indien in de toekomst aanpassing van het controleprotocol noodzakelijk of gewenst is, wordt het controleprotocol voor besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur.
De Gemeentewet (Gemw.), artikel 213 juncto artikel 21, eerste en tweede lid, Gemeenschappelijke regeling Rogplus schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 Gemw. bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat Rogplus inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is.
2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 Gemw. is voorgeschreven, zal de controle van de in artikel 197 Gemw. bedoelde jaarrekening uitgevoerd door het algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zijn de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemw. van toepassing. Het gaat hierbij om het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (BADO), alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV, de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV, en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants).
De controle van de rechtmatigheid is in 2022 nog de verantwoordelijkheid van de accountant. Dit controleprotocol is bedoeld voor de controleopdracht van de accountant.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde baten en lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming met de geldende wettelijke regelingen, waaronder de verordeningen van Rogplus.
De accountant stelt vast of alle handelingen conform de geldende wettelijke regelingen zijn verricht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening moeten worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen. Dit sluit in beginsel regels uit met betrekking tot handelingen en beslissingen van niet-financiële aard, bijvoorbeeld in relatie tot de arbeidsomstandighedenwet of de privacywetgeving. Hierop dienen echter twee belangrijke nuances te worden aangebracht:
handelingen en beslissingen van niet-financiële aard dienen wel in algemene zin te worden betrokken bij de inschatting van het algemene risicobeleid en -beheer van Rogplus. De ratio hiervan is dat niet-financiële handelingen wel kunnen leiden tot financiële risico’s waarvoor bijvoorbeeld een voorziening zou moeten worden gevormd. De accountant betrekt deze risico’s in zijn controle en weegt deze mee bij zijn oordeelsvorming over het getrouwe beeld.
Zo worden de paragrafen in het jaarverslag op rechtmatigheidsaspecten getoetst. Er wordt dus gekeken of het beeld dat in de paragrafen wordt gegeven niet botst met de jaarrekening. Als dat beeld strijdig is, dient de accountant dat te vermelden in zijn accountantsrapport.
De geldende wettelijke regelingen worden vastgelegd in een zogenaamd normenkader. Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat een inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving.
Het te hanteren normenkader is uitgewerkt in bijlage 1. Dit normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd.
De goedkeuringstoleranties geven het percentage aan van de som van fouten of onzekerheden die in de jaarrekening maximaal mogen voorkomen. Hoe om te gaan met deze goedkeuringstoleranties is vastgelegd in het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountants. Voor de volledigheid worden de goedkeuringstoleranties hieronder weergegeven:
In het verslag van bevindingen dient de accountant de fouten en onzekerheden in de jaarrekening te rapporteren aan het algemeen bestuur. Hoe hiermee om te gaan, is vastgelegd in het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountants. Als rapporteringstolerantie geldt een bedrag van € 35.000,-. Dit betekent dat de accountant dient te rapporteren over alle door hem geconstateerde fouten en onzekerheden in de jaarrekening die € 35.000,- of meer bedragen. Dit is in lijn met de rapportagegrens van vorig jaar.
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de toelichting op het Bado wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door het algemeen bestuur zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. In het kort weergegeven is de rapportering als volgt:
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter aan het dagelijks bestuur en in afschrift aan het algemeen bestuur. Er wordt gerapporteerd over mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtpunten betreffende processen en procedures en overige van belang zijnde onderwerpen.
Na de afsluiting van de controle van de jaarstukken wordt in overeenstemming met de Gemeentewet een verslag van bevindingen uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur. In het verslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.
6.3 Uitgangspunten van de rapportagevorm
Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begroting- , voorwaardencriterium e.d.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in paragraaf 2.4 van dit protocol overschrijden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door Rogplus gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor het algemeen bestuur, zodat deze de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Rogplus op 7 juli 2022.
De secretaris,
A.J.G.M. van Genabeek
De voorzitter,
C. Bronsveld-Snoep
In deze bijlage is een inventarisatie gegeven van de bij Rogplus relevante algemene wet- en regelgeving. Indien nodig zal Rogplus ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen regelingen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. Al deze regelingen zullen in het kader van de rechtmatigheid worden getoetst door de accountant voor zover deze een externe werking hebben. Conform de door het algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol legt het dagelijks bestuur een actueel normenkader voor aan het algemeen bestuur ter vaststelling.