Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma-indeling
- 1.
Het algemeen bestuur stelt bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma indeling vast.
- 2.
De onderverdeling van de programma’s in de activiteiten staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.
Artikel 3. Begroting
- 1.
Het dagelijks bestuur stelt elk jaar een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van baten en lasten voor het komende boekjaar op, voorzien van de nodige toelichtingen en specificaties, in overeenstemming met de bepalingen van het BBV. De ontwerpbegroting bevat in ieder geval:
- a.
een overzicht van de te leveren producten en diensten uit hoofde van de wetten en regelingen die Rogplus uitvoert voor de betrokken deelnemers;
- b.
de te leveren prestaties;
- c.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt de (gewijzigde) begroting vast en daarmee de kaders voor het begrotingsjaar.
- 3.
Voor het opstellen en vaststellen van de begroting, en ook de financiële en beleidsmatige kaders gelden de in de Wgr, gemeenschappelijke regeling Rogplus en in het BBV genoemde bepalingen en termijnen.
- 4.
Bij de opstelling van de begroting wordt rekening gehouden met de bepalingen van deze regeling over de financiële positie.
Artikel 4. Uitvoering begroting
- 1.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Dit doet het algemeen bestuur door vaststelling van de begroting, waarin de financiële gevolgen van het gevoerde beleid uiteen zijn gezet.
- 2.
Het dagelijks bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de te leveren prestaties, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst.
- 4.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten en diensten van de begroting.
- 5.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de producten en diensten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.
Artikel 5. Tussentijdse rapportages
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur per kwartaal door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van Rogplus.
- 2.
De tussentijdse rapportages worden uiterlijk 6 weken na afloop van het kwartaal aan het algemeen bestuur aangeboden.
- 3.
Als de tussentijdse rapportage aanleiding geeft voor een begrotingswijziging wordt deze gelijktijdig met de tussentijdse rapportage aangeboden aan het algemeen bestuur ter vaststelling.
- 4.
De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting.
- 5.
De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen, voor wat betreft de baten en lasten, de investeringen en als daar aanleiding voor is de te leveren prestaties. In de rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
- a.
de ontvangen budgetten betreffende door Rogplus uit te voeren regelingen;
- b.
lasten die een direct gevolg hebben voor de bijdragen van de deelnemers.
Artikel 6. Informatieplicht
Het dagelijks bestuur besluit niet over nog niet in de begroting voorziene:
- a.
aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 200.000,-;
- b.
verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 200.000,-; of
- c.
verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat het algemeen bestuur en deelnemers zijn geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid zijn gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen.
Artikel 7. Jaarstukken
- 1.
Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken in het jaar volgend op het boekjaar vast, waarbij de in de Wgr, gemeenschappelijke regeling Rogplus en in het BBV genoemde termijnen worden gehanteerd.
- 2.
Bij het opstellen van de jaarstukken wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het BBV en de bepalingen van deze regeling over de financiële positie.
- 3.
De inrichting van de jaarstukken sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting.
- 4.
Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:
- a.
- b.
welke prestaties daarvoor zijn geleverd;
- c.
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
Hoofdstuk 3 Financieel beleid
Artikel 8. Financiële positie
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat het beleid waartoe door het algemeen bestuur is besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
- 2.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
- 3.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten. Dit doet het algemeen bestuur door vaststelling van de begroting, waarin de financiële gevolgen van het te voeren beleid uiteen zijn gezet.
Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa
- 1.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.
- 2.
Indien het actief eerder dan 5 jaar wordt vervreemd c.q. niet meer in gebruik wordt genomen, zullen de geactiveerde kosten vervroegd moeten worden afgeschreven.
- 3.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
- 4.
Materiële vaste activa met economisch nut zoals bedoeld in artikel 35 BBV, worden afgeschreven overeenkomstig bijlage 1 bij deze regeling.
- 5.
Het dagelijks bestuur is bevoegd wijzigingen in bijlage 1 van deze regeling vast te stellen.
- 6.
Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd.
Artikel 10. Reserves en voorzieningen
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt eens in de vier jaar ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota aan over het beleid voor reserves. De nota behandelt in elk geval:
- a.
de vorming en besteding van reserves, in overeenstemming met de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling Rogplus;
- b.
de toerekening en verwerking van rente over de reserves.
- 2.
De ratio van het weerstandsvermogen wordt jaarlijks bepaald door de omvang van de algemene reserve gedeeld door de gekwantificeerde omvang van de risico’s.
- 3.
Op de vaststelling van de nota over het beleid voor reserves is de zienswijzeprocedure van artikel 19 van de Gemeenschappelijke Regeling Rogplus van toepassing.
Artikel 11. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van de tarieven van Rogplus wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door Rogplus verleende producten en diensten.
- 2.
Bij de indirecte kosten worden de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa betrokken.
- 3.
De basis voor de omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het totaal van alle rentekosten en -baten en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.
Artikel 12. Financieringsfunctie
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor een aanvulling van de liquide middelen, als het verschil tussen de kosten en bijdragen van de cliënten hoger is dan de vastgestelde begroting. Is het verschil lager dan de vastgestelde begroting dan zal Rogplus het overschot aan liquide middelen terugstorten aan de deelnemers.
- 2.
De regels ter uitvoering van de taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling.
Hoofdstuk 4 Paragrafen in begroting en jaarstukken
Artikel 13. De paragrafen
De inhoud van de paragrafen bij de begroting en jaarstukken voldoen aan de verplichte onderdelen die door het BBV worden gesteld. Daarnaast neemt het dagelijks bestuur in ieder geval op in:
- a.
de paragraaf Weerstandsvermogen: de risico's van materieel belang, de risico’s kwantificeren en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen.
- b.
de paragraaf Financiering: de opbouw van de korte en lange schuldpositie, de liquiditeitenplanning, de financieringsbehoeften.
- c.
de paragraaf Bedrijfsvoering: actuele onderwerpen en nieuwe ontwikkelingen die aandacht behoeven, en ook de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten, de kosten van inhuur derden, de huisvestingskosten, de automatiseringskosten, het budget voor de accountant en het beleid voor waarderen en afschrijven, en reserves.
Hoofdstuk 5 Administratieve organisatie
Artikel 14. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van Rogplus;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, vorderingen, schulden en contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, en ook voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 15. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt vast:
- a.
een eenduidige indeling van de financiële organisatie van Rogplus en een eenduidige toewijzing van de taken;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de intern en extern verstrekte informatie is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten.
Artikel 16. Interne beheersing
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
De resultaten van alle toetsen en alle plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.
- 3.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en op de rechtmatigheid van beheers handelingen.
- 4.
Het dagelijks bestuur verstrekt jaarlijks een rechtmatigheidsverantwoording aan de raden van de deelnemers.
Artikel 17. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van Rogplus.
Artikel 18. Aanbesteding en inkoop
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota met inkoopbeleidsregels aan voor inkoop en aanbesteding. Wijzigingen die de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid raken of verstrekkende gevolgen hebben, geven aanleiding tot herziening van deze nota en daarmee een nieuw bestuursbesluit.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving.