| Organisatie | Reimerswaal |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek vervanging Gemeente Reimerswaal 2022 |
| Citeertitel | Handboek vervanging Gemeente Reimerswaal 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Handboeken Vervanging 2016 en 2022.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-07-2022 | nieuwe regeling | 07-07-2022 | Z22.022093 / D22.213153 |
De overheid communiceert steeds meer digitaal met inwoners, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat is een logisch uitvloeisel van de huidige dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en de digitalisering van de samenleving als geheel. Sinds 2017 streeft het kabinet naar een volledig digitaal werkende overheid.
Bij een digitale overheid hoort digitale informatie. Vrijwel alle informatie die de overheid produceert en/of gebruikt, is digitaal. Hetzelfde geldt voor informatie die de overheid ontvangt. Niettemin komt er via het analoge kanaal nog steeds post binnen. Omdat de overheid niemand mag uitsluiten door haar manier van werken, blijven fysieke loketten en papieren documenten vooralsnog onvermijdelijk.
In het informatiebeheer wordt in een hoog tempo de digitale archiefvorming leidend. Anderzijds worden de papieren documenten, ook al zijn deze gescand, nu nog fysiek bewaard.
Om volledig digitaal te kunnen werken, kiezen steeds meer overheden voor het scannen van analoge documenten bij binnenkomst. Zo kunnen ook fysieke documenten worden opgenomen in het digitale werkproces. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk om papieren archiefbescheiden ook formeel te vervangen door digitale reproducties. Vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel vervangingsbesluit. Als gevolg van de Wet revitalisering generiek toezicht zijn overheden sinds 1 januari 2013 zelf volledig bevoegd en verantwoordelijk voor de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. De juridische grondslag daarvoor ligt in artikel 7 Archiefwet 1995 in combinatie met artikelen 2 en 6 Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3a van de Archiefregeling.
Dit handboek gaat over vervanging in de betekenis van het formeel en feitelijk plaatsmaken van papieren voor digitale archiefbescheiden. In de meeste gevallen gaat het om archieven die niet zijn overgebracht, maar vervanging kan ook worden toegepast op al overgebrachte archieven. Voor andere vormen van vervanging, bijvoorbeeld het uitprinten van digitale informatie of het verfilmen van papieren stukken, is dit instrument niet bedoeld.
Bij het opstellen van het handboek is rekening gehouden met de wet- en regelgeving en interne beleidsstukken.
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wet- en regelgeving die een rol speelt in het vervangingsproces en de wijze waarop de verantwoordelijkheid hiervoor georganiseerd is. Relevante wettelijke kaders met betrekking tot vervanging zijn:
De Archiefwet 1995, artikel 7, geeft zorgdragers (het college van B&W) de bevoegdheid om analoge originelen te vervangen door digitale reproducties. De reproducties worden dan archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet.
De Archiefwet 1995 wordt momenteel gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. De invoering van de nieuwe Archiefwet is al meerdere keren uitgesteld en wordt nu mogelijk begin 2024.
De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in bovenstaande melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.
Bij ministeriële regeling kunnen nadere regels worden gesteld over, van, voor de vervanging, bedoeld in bovenstaande.
Deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben formeel gezien alleen betrekking op de van vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook voor vernietig in aanmerking komende archiefbescheiden.
De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde of vervangen archiefbescheiden bevat en ook aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging of vervanging is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, als zij niet waren vernietigd of vervangen.
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
2.4 Interne kaders en verantwoordelijkheden
De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden (documentaire informatievoorziening) zijn beschreven in de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Reimerswaal 2017. Deze beheersregels zijn in 2017 voor het laatst geactualiseerd (My-Lex 17.013786) en op 21 november 2017 vastgesteld.
3 Reikwijdte van het vervangingsproces
De gemeente Reimerswaal wil volledig digitaal en zaakgericht werken. Vanaf 1 januari 2015 worden alle nieuw ontvangen en verzonden archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties. Als in dit handboek gesproken wordt over vervanging gaat het om alle te vernietigen en te bewaren archiefbescheiden, die door de organisatie in papieren vorm zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Daarnaast geldt het ook voor uitgaande en intern opgemaakte documenten behorende tot een, door, vanwege de selectielijst, te bewaren zaak of te vernietigen zaak en waarvoor een handtekening op papier gewenst of verplicht voorgeschreven is.
Wel zijn er uitzonderingen: documenten die een waarde hebben voor het cultureel erfgoed en dus blijvend te bewaren zijn, blijven wel in fysieke vorm bewaard en worden dus niet vervangen (zie ook hoofdstuk 3.1). De bepaling van de waarde van de archiefbescheiden is eerder beschreven in artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995.
De te vervangen documenten bestaan uit:
3.1 Bepaling van de waarde van archiefbescheiden
Ook als de informatiefunctie door het verstrijken van de tijd in belang is afgenomen, kunnen archiefbescheiden het bewaren waard blijven met het oog op historisch onderzoek. Bij een vervangingsbesluit moet de zorgdrager uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de in deze archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Digitale vervanging wordt niet toegepast voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
4 Instellingen van de apparatuur
De gemeente Reimerswaal heeft het technisch beheer (het in stand houden van de ICT-omgeving) ondergebracht bij GR de Bevelanden voor o.a. ICT-dienstverlening. Het technisch beheer omvat alle beheerstaken die nodig zijn voor het accepteren, installeren en operationeel maken en houden van informatiesystemen en de technische infrastructuur.
4.1 Technische inrichting JOIN
De gemeente Reimerswaal werkt sinds november 2019 met het JOIN zaaksysteem. Het zaaksysteem wordt gebruikt voor documentenregistratie, digitale opslag van documenten en dossier(zaken)beheer.
De gemeente Reimerswaal hanteert het uitgangspunt dat alle documenten die niet in een taakspecifieke applicatie worden gegenereerd, in JOIN worden geregistreerd. Ook is er een koppeling tussen JOIN en iWriter, waardoor er gestuurd wordt op het gebruik van briefsjablonen. Hiermee wordt zo veel als mogelijk geborgd dat documenten die aangemaakt worden voorzien worden van de juiste metadata, voldoen aan de huisstijl en een barcode bevatten die het mogelijk maakt om in het geval van een natte handtekening, het document direct weer in JOIN te scannen onder de juiste documentregistratie.
De documenten worden altijd dubbelzijdig in kleur gescand met een minimale resolutie van 300 PID1 1 . Op de gedigitaliseerde documenten wordt tekstherkenning toegepast door middel van (OCR)2 waardoor zij volledig doorzoek- en dus eenvoudiger vindbaar zijn.
4.2 Technische specificaties scanapparatuur
Gemeente Reimerswaal heeft vijf kleurenprinters van leverancier Ricoh verdeeld in het gebouw staan. In de reprokamer staat de printer met de meeste functies. Naast het standaard kopiëren, printen en scannen kan op deze printer ook een fax gestuurd of worden ontvangen. Deze printer bevat ook een booklet finisher, dat wil zeggen dat er van een stapel papier een boekje kan worden gemaakt door middel van de nietfunctie. De vier andere printers zijn ingesteld om te kopiëren, printen en scannen.
5 De wijze waarop de reproductie tot stand komt
Post die wordt verstuurd naar gemeente Reimerswaal wordt na fysieke ontvangst beoordeeld en gesorteerd. Er wordt gelijk onderscheid gemaakt in te registreren en overige documenten. Alle te registreren ingekomen documenten worden volledig gescand. Ingekomen stukken die niet gescand, geregistreerd en dus vervangen worden zijn:
Deze poststukken worden door de DIV-medewerker in de postvakken gelegd van de betreffende medewerker. Verkeerd bezorgde poststukken - niet geadresseerd aan de gemeente Reimerswaal, gaan eind van de dag met de te verzenden post weer terug naar de postbezorger.
Centraal bij DIV komen fysieke documenten op onderstaande manier binnen:
In sommige gevallen worden er documenten ter scanning/registratie aangeboden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet aan het team DIV zijn aangeboden. Op verzoek worden deze dan achteraf gescand en geregistreerd in JOIN.
Alle documenten krijgen bij de registratie een documentregistratienummer en worden toegevoegd aan een (al dan niet bestaande) zaak welke weer een zaakregistratienummer heeft.
Alle documenten die worden gescand en geregistreerd worden ontdaan van plastic, nietjes, kaften, paperclips e.d. Ook vindt er een controle op leesbaarheid plaats.
Wanneer een document van dusdanige lichte kwaliteit is (met lichte pen handgeschreven document), dat na het scannen de tekst niet tot nauwelijks leesbaar is, zal de volgende procedure worden gehanteerd:
5.2.2 Verschillende papierformaten in één rapport
Wanneer er een rapport analoog binnenkomt en deze niet digitaal opvraagbaar is, zal deze in zijn totaliteit gescand moeten worden. Wanneer bij het scan-gereed maken van het rapport blijkt dat de papierformaten niet scanbaar zijn in de reguliere scanapparatuur, wordt het complete rapport gescand op de plotter. De plotter is de scanner waar ook de A0 tekeningen gescand worden.
Het digitaliseren/scannen van de documenten wordt uitgevoerd door de DIV-medewerker. 's Morgens worden de inkomende documenten, die via de post aangeboden worden of fysiek zijn afgegeven aan de balie, d.m.v. scanning gedigitaliseerd.
Binnen het vervangingsproces zijn er 2 controlemomenten opgenomen, waarbij de DIV-medewerker de kwaliteit en het aantal pagina's van het gescande document controleert. Als alles klopt, registreert de DIV-medewerker vanaf het gescande document de zaak of voegt het stuk toe in een al bestaande zaak. De laatste controle vindt plaats door de vakambtenaar zelf.
De gedigitaliseerde en daarmee vervangen documenten zijn qua inhoud, structuur en vorm exacte kopieën van het fysieke origineel met uitzondering van de vorm:
5.3.1 Gegevensverlies - vormverandering
Wanneer een gescande pagina geen toegevoegde waarde heeft, wordt deze verwijderd om zo de leesbaarheid van de documenten efficiënt te houden. Enkele voorbeelden:
bedrukte achterkanten van briefpapier. Er zijn organisaties die op de achterzijde van hun briefpapier vaste bedrukkingen hebben. Deze achterzijde wordt, bij een document bestaande uit meerdere pagina's, enkel van het eerste exemplaar niet verwijderd, maar van de overige pagina's wel verwijderd. Het betreft hier brieven van o.a. advocaten, waarbij op de achterzijde hun
De ontvangen papieren documenten worden gedigitaliseerd en deze documenten zijn qua inhoud en structuur exacte kopieën van het origineel.
5.4.2 Intern opgemaakte documenten
Intern opgemaakte documenten die na creatie uitgeprint zijn, worden nadat het document is voorzien van een analoge handtekening, gescand op dezelfde wijze als de ontvangen documenten. Aan deze documentregistratie in JOIN wordt een nieuw bestand (in PDF) toegevoegd. Vervolgens wordt het document verstuurd via PostNL.
Met PostNL is een overeenkomst voor 2022 gesloten m.b.t. het ophalen en afleveren van de aan de gemeente gestuurde post. Dagelijks wordt de post om 8.30 uur opgehaald. Uitgaande post wordt dagelijks tussen 14.30 uur en 16.30 uur opgehaald. Op vrijdagmiddag, wanneer het gemeentehuis is gesloten, brengt de bode de post naar de dependance van PostNL bij bakkerij de Gangmaker.
5.6 Registratie van (meta) gegevens/Metadata
Als we het hebben over (meta)gegevens/metadata, denken we aan gegevens, die de navolgende zaken vastleggen:
Metadata hebben verschillende functies:
Registratie van inkomende documenten wordt uitgevoerd volgens onderstaand metadataschema:
Het proces rond digitaal werken en dossiervorming wordt zodanig ingericht, dat de opname van verantwoordingsdocumenten met hun context in de digitale dossiers gegarandeerd is. Daarnaast wordt de uitvoering van het proces getoetst door medewerkers van Documentaire Informatie Voorziening (DIV), het cluster dat belast is met archivering. De toetsing is gericht op het minimaliseren van fouten door menselijke handelingen en het controleren of op de voorgeschreven wijze gebruik wordt gemaakt van JOIN.
Vorming van dossiers vindt vooraf bij het aanmaken van de zaak in JOIN plaats. De volledigheid en juiste metadatering van de zaak wordt bij archiveren altijd getoetst. En bij onvolledigheid dient aanvulling (door medewerker DIV) plaats te vinden, anders vindt geen of onjuiste archivering plaats. Bij automatische archivering, zonder tussenkomst van DIV, dient het proces volledig te zijn. Periodieke auditing dient daarop plaats te vinden.
Vernietiging of bewaring van dossiers vindt plaats volgens de geldende selectielijst voor gemeenten.
5.8 Procedurewijziging vervangingsbesluit
We moeten het vervangingsbesluit vervangen door een nieuw besluit als (voorgenomen) wijzigingen zodanig van invloed zijn op dit handboek dat niet meer voldaan wordt aan de beschreven werkwijze.
Dit kan het gevolg zijn van bijvoorbeeld:
Als (voorgenomen) wijzigingen geen negatief effect hebben op de kwaliteit van het vervangingsproces wordt volstaan met het opnemen van de wijzigingen in dit handboek en/of de bijbehorende procedures. De wijzigingen nemen we ook op in een wijzigingenoverzicht. Zo kan altijd gereconstrueerd worden op welke wijze we invulling geven en hebben gegeven aan de vervanging. Voorafgaand aan elke (voorgenomen) wijziging vindt overleg plaats met de archivaris. Voordeel van deze werkwijze is dat niet voor elke wijziging een nieuw vervangingsbesluit genomen moet worden.
7 Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Zowel de volgens de geldende selectielijst te bewaren fysieke documenten, evenals de op termijn te vernietigen fysieke documenten, worden daadwerkelijk vernietigd, tenzij de medewerker DIV bij het opstellen van de verklaring van vervanging constateert, dat bepaalde fysieke documenten langer dan de aangegeven termijn bewaard moeten blijven, dan wel toch in de originele analoge vorm voor permanente bewaring in aanmerking komen.
7.1 Frequentie van vernietiging
De analoge documenten die zijn vervangen door digitale originelen worden minimaal 6 maanden bewaard in de numerieke serie. Na de 6 maanden van analoge bewaring, worden de documenten die voor vervanging in aanmerking komen, uit de numerieke reeks gehaald. Hierna worden ze daadwerkelijk vernietigd. De frequentie van fysieke vernietiging is eenmaal per 6 maanden.
De analoge archiefstukken blijven archiefstukken tot het moment van vernietiging. De te vernietigen documenten worden aangeboden aan een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De afspraken met dit vernietigingsbedrijf over vernietiging zijn contractueel vastgelegd. Gemeente Reimerswaal heeft een overeenkomst (Contractnummer 18.00067 in Topdesk) afgesloten met Renewi Nederland B.V. ten behoeve van het inzamelen en afvoeren van gemeentelijk afval.
Deze overeenkomst loopt van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2023.
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt halfjaarlijks door de medewerker DIV een verklaring van vervanging opgesteld. De verklaring bevat een specificatie van de te vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. De verklaring wordt door de zorgdrager (afdelingshoofd Dienstverlening) ondertekend en vervolgens door DIV-medewerker opgeslagen in JOIN.
Deze verklaring is een overzicht vanuit JOIN. Hierin staat vermeld:
In theorie is het mogelijk dat een poststuk niet na 6 maanden voor substitutie in aanmerking komt of mag komen. Naar aanleiding van de lijst die bij de verklaring van vervanging aan college van B&W wordt voorgelegd is het mogelijk dat er een wijziging wordt voorgesteld. Dan wordt door DIV in het memoveld van het poststuk aangegeven waarom of wat de reden is dat dit poststuk niet gesubstitueerd mag worden. En ook worden de daarvoor bestemde velden leeggemaakt in het registratiescherm in JOIN. Hierdoor zal bij een volgende cyclus het document opnieuw in de zoekresultaten tevoorschijn komen en kan de aanbieding voor substitutie opnieuw plaatsvinden.
7.4 Invoering en veranderprocedure
Voor vervanging is een besluit van de zorgdrager nodig dat officieel bekend moet worden gemaakt. Het vervangingsbesluit is van toepassing op alle documenten die na de bekendmakingsdatum bij de gemeente binnenkomen of intern worden opgemaakt als gevolg van haar taakuitoefening, voor zover die niet vallen onder de uitzonderingsbepalingen.
Het formele beheer van het handboek en daarmee het initiatief tot wijziging/aanvulling van het handboek ligt bij het afdelingshoofd van de primair verantwoordelijk afdeling Dienstverlening. In het beheer van het handboek ligt ook de verantwoordelijkheid besloten om bij eventuele aanvullingen en/of wijzigingen de organisatie hierover te informeren en op het belang van de kwaliteit en duurzaamheid van het digitaal documentenbeheer te wijzen.
Jaarlijks wordt dit handboek door DIV doorlopen om te controleren of er nog op dezelfde wijze als vastgelegd gewerkt wordt. Alle procedurele wijzigingen, zoals genoemd in 5.8, worden gewijzigd in het handboek. Na de wijzigingen moet het handboek opnieuw worden vastgesteld door het college van B&W en moet het worden gepubliceerd. Het eerder gepubliceerde vastgestelde handboek moet dan worden ingetrokken.
De Archiefwet verplicht overheidsorganen archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. Om dat te kunnen waarborgen vinden er regelmatig kwaliteitscontroles plaats. Deze richten zich op de aspecten juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van documenten. Kwaliteitscontrole vindt plaats bij de volgende processen:
8.1 Controle tijdens het dagelijkse werk
De controle op het moment van registratie bestaat uit een controle direct na registratie door de medewerker DVL. Deze controle richt zich met name op het aspect terugvindbaarheid in brede zin. Dat komt erop neer dat gecontroleerd wordt of alle metadata op de juiste wijze zijn ingevuld, zodat registraties via de gebruikelijke zoekacties kunnen worden getoond en worden opgenomen in de gangbare rapportage.