Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Duiven

Protocol Geheimhouding gemeente Duiven 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Duiven
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Protocol Geheimhouding gemeente Duiven 2022
Citeertitel	Protocol Geheimhouding gemeente Duiven 2022
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Onbekend

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
14-07-2022			nieuwe regeling	05-07-2022 gmb-2022-319727

Tekst van de regeling

Intitulé

Protocol Geheimhouding gemeente Duiven 2022

Wat is het doel van dit protocol?

In dit protocol zijn vastgelegd de procedures en afspraken over het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, burgemeester, raadscommissies, fractieassistenten en de raad. Het protocol beoogt een helder en transparant kader te bieden.

Het gaat daarbij gedeeltelijk om uitleg van wettelijke regels en gedeeltelijk om de praktische uitwerking daarvan in de gemeente Duiven. Kortweg wordt het volgende geregeld in dit protocol:

1.
Algemene uitgangspunten en begrippen.
2.
Wettelijke kaders.
3.
Het opleggen van diverse vormen van geheimhouding.
4.
Het besloten vergaderen.
5.
De omgang met geheimhouding.
6.
Het opheffen van geheimhouding.
7.
Openbaar en besloten in andere gevallen.

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

Artikel 1 Begrippen

1.
Geheimhouding: het buiten de kring van geheimhouders niet mogen delen van informatie; het breken van dit verbod is een strafbaar feit;
2.
Vertrouwelijk: deze term wordt gebruikt voor het opleggen van vertrouwelijkheid waarbij niet de formele procedure van de Gemeentewet wordt gevolgd.
3.
Embargo: informatie waarvan wordt verzocht om die niet met derden te delen tot aan een bepaalde datum (moreel appel).
4.
Besloten vergadering: Vergadering waarbij geen publiek aanwezig mag zijn en waarvan geen opnames worden gemaakt. De inhoud van deze vergadering is alleen geheim als tijdens de vergadering tot geheimhouding van de informatie is besloten.
5.
Openbare vergadering: vergadering waarbij iedereen die wil aanwezig mag zijn.
6.
Niet-openbare informatie: informatie die (feitelijk) niet voor iedereen toegankelijk is. Of en hoe deze informatie openbaar gemaakt mag worden, is geregeld in de Wet open overheid, Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en Archiefwet.
7.
Openbare informatie: informatie die iedereen kan opvragen.
8.
Horizonbepaling: bepaling waarin wordt aangegeven een voorwaarde of een datum waarop de opgelegde geheimhouding eindigt.

Artikel 2 Geheimhouding als uitzondering

1.
In de informatievoorziening tussen het college, de burgemeester, raadscommissies, fractieassistenten en de raad en in de vergaderingen van de raad, hierbij doelend op de Raadsavond, de Politieke Avond en de Thema Avond, en de Agendacommissie is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering. Andere vergaderingen en raadscommissies zijn in beginsel niet openbaar.
2.
De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd. Voor vertrouwelijkheid geldt niet de vereisten zoals opgenomen in artikel 6, maar wordt per onderwerp afgesproken wat vertrouwelijk is en hoe daar mee omgegaan wordt. De motivatie wordt openbaar gemaakt, behalve als dit het doel van de geheimhouding zou schaden.
3.
Bij het opleggen van geheimhouding geldt als uitgangspunt dat geheimhouding op een zo klein mogelijk deel van de inhoud van de stukken wordt opgelegd en dat de oplegging van geheimhouding zo kort mogelijk duurt.

Artikel 3 Wettelijke kaders

1.
De Wet open overheid (Woo) geeft in artikel 5.1 de gevallen aan waarin geheimhouding kan worden opgelegd. Dit artikel is in bijlage 2 opgenomen.
2.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden.
3.
Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht.
4.
De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding, en in artikel 86 de regels voor besloten commissievergaderingen.
5.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat collegevergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden, bepaalt in artikel 55 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding over het in collegevergaderingen besprokene of over aan het college overgelegde stukken, en in artikel 60 de regels voor kennisgeving van beslissingen van het college aan de raad en het openbaar maken van besluitenlijsten van collegevergaderingen.
6.
De Gemeentewet bepaalt in artikel 81 de regels voor kennisgevingen van beslissingen van de burgemeester aan de raad.
7.
In het Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2021 worden de regels voor besloten vergaderingen en bijeenkomsten nader uitgewerkt.

HOOFDSTUK 2 Geheimhouding en vertrouwelijkheid van besluiten en stukken

Artikel 4 Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1.
In het verkeer tussen college, burgemeester, raadscommissies, fractieassistenten en raad wordt de term “geheim” gebruikt voor het opleggen van geheimhouding op grond van de Gemeentewet. Daarnaast wordt gehanteerd: “vertrouwelijkheid” of “vertrouwelijk”.
2.
Ten aanzien van informatie in het verkeer tussen college, burgemeester, raadscommissies, fractieassistenten en raad geldt dat zij in principe openbaar is, tenzij er een situatie is, zoals bedoeld in artikel 9, tweede lid van dit protocol.

Artikel 5 Openbaarmaking besluiten

1.
Het college en de raad maken een door hen genomen besluit actief openbaar, tenzij zij besluiten tot het opleggen van geheimhouding op dat besluit.
2.
Het besluit tot geheimhouding wordt opgenomen in de besluitenlijst van de besloten vergadering of in de notulen van het geheime gedeelte van de vergadering.

Artikel 6 Het opleggen van geheimhouding door college, burgemeester of raad

1.
Het college, de burgemeester of de raad legt enkel geheimhouding op grond van de Gemeentewet op, als een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
2.
Het college, de burgemeester of de raad legt in principe terughoudend geheimhouding op over een geheel document. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen of onleesbaar gemaakt. Iedere pagina van een geheim document wordt voorzien van de aanduiding “GEHEIM”
3.
Betreft de geheimhouding informatie die in enigerlei vorm aan de raad en fractieassistenten wordt overgelegd, dan wordt de geheimhouding door het college opgelegd met vermelding in het voorstel van:
- a.
  motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 Woo;
- b.
  consequentie als er geen geheimhouding wordt opgelegd;
- c.
  onder verwijzing naar artikel 25 Gemeentewet;
- d.
  de termijn (horizonbepaling);
- e.
  welke onderdelen van het voorstel geheim zijn;
- f.
  het gelijktijdige verzoek aan de raad de geheimhouding te bekrachtigen.
4.
Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
5.
Als het college of de burgemeester geheimhouding oplegt en zich niet tot de raad wendt dan vermeldt het college of de burgemeester de motivatie, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 Woo per voorstel of memo waarop geheimhouding is opgelegd en de termijn (horizonbepaling).
6.
Indien de burgemeester geheimhouding oplegt aan de raad en fractieassistenten dan legt de burgemeester een voorstel tot het opleggen van geheimhouding voor aan de raad.
7.
In bijlage 1 zijn een aantal model-formuleringen opgenomen voor college- en raadsbesluiten.

Artikel 7 Het bekrachtigen van de geheimhouding

1.
Een besluit tot bekrachtiging van de geheimhouding van een stuk dat het college, de burgemeester, een raadscommissie, een fractie, een fractieassistent of een raadslid onder geheimhouding aanbiedt aan de raad, dient op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet te worden genomen in de eerstvolgende raadsvergadering, die door meer dan de helft van de leden wordt bezocht, na de vergadering waarin het college, de burgemeester, een raadscommissie, een fractie, een fractieassistent of een raadslid geheimhouding heeft opgelegd.
2.
Als minder dan de helft van de raadsleden bij deze vergadering aanwezig is, wordt een besluit over al dan niet bekrachtigen aangehouden tot de eerstvolgende vergadering waarin wel het vereiste aantal raadsleden aanwezig is. Tot die tijd blijft de geheimhouding van kracht.
3.
Als de raad de geheimhouding bekrachtigt, geldt de geheimhoudingsplicht tot de raad deze opheft.
4.
Als de raad de geheimhouding niet bekrachtigt in de eerstvolgende vergadering waarin het vereiste aantal leden aanwezig is, is het stuk vanaf dat moment niet meer geheim.

Artikel 8 Publicatie geheime raadsstukken

1.
Raadsleden en fractieassistenten kunnen via een beveiligd digitaal systeem dan wel door inzage op het gemeentehuis kennis nemen van geheime raadsstukken.
2.
Uitgangspunt bij geheime raadsstukken is dat raadsleden en fractieassistenten toegang hebben tot geheime stukken.

HOOFDSTUK 3 BESLOTEN VERGADEREN

Paragraaf 1. Vergaderen door het college

Artikel 9 Collegevergaderingen

1.
Het college vergadert achter gesloten deuren.
2.
De besluiten die tijdens de collegevergadering worden genomen zijn openbaar, tenzij:
- a.
  geheimhouding is opgelegd conform artikel 25 en 55 Gemeentewet of artikel 87 en 88 Gemeentewet;
- b.
  vertrouwelijkheid wordt toegepast;
- c.
  de grond genoemd in artikel 60 lid 3 Gemeentewet van toepassing is (strijd met openbaar belang);
- d.
  er een uitzonderingsgrond op basis van de Woo van toepassing is.
- e.
  er een embargo geldt, of;
- f.
  een besluit wordt aangehouden.
3.
Geheimhouding en vertrouwelijkheid wordt tijdens de vergadering opgelegd.
4.
Het college kan besluiten tot een openbare vergadering of tot het uitnodigen van gasten. In het geval van een openbare vergadering maakt hij dit tijdig bekend via de website.
5.
De niet-openbare besluitenlijst van collegevergaderingen wordt op de griffie (digitaal) ter inzage gelegd voor raadsleden en fractieassistenten. Raadsleden en fractieassistenten respecteren de niet-openbaarheid en zullen geen mededelingen doen betreffende deze besluiten.
6.
Als een raadslid of fractieassistent inzage wenst in vertrouwelijke besluiten of vertrouwelijke documenten kan de gemeentesecretaris worden verzocht om vertrouwelijke inzage daarvan.
7.
Als een raadslid of fractieassistent meent dat bepaalde besluiten, documenten of gegevens ten onrechte als vertrouwelijk zijn aangemerkt, kan via de gemeentesecretaris worden verzocht om heroverweging.

Paragraaf 2 De raadscommissievergadering

Artikel 10 Raadscommissies

Op dit moment is de enige passief openbare raadscommissie, de Agenda Commissie. De openbaarheid of beslotenheid van overige raadscommissies, het seniorenconvent, werkgroepen en Informele Avonden wordt geregeld via het Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2021, zelfstandige verordeningen en raadsbesluiten. Datzelfde geldt ook voor de verslagen en besluitenlijsten van bijeenkomsten van commissies en werkgroepen.

Paragraaf 3 De Raadsvergadering

Artikel 11 Openbare aankondiging en opening

1.
Raadsavonden, Politieke Avonden, Thema Avonden, Informele Avonden en Raadscommissievergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend, tenzij de aard van het onderwerp zich daartegen verzet. Geen openbare aankondiging wordt gedaan van de vergadering waarin over de aanbeveling voor benoeming of herbenoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van begin tot einde besloten.
2.
Op de agenda wordt aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken.
3.
Raadsleden en fractieassistenten kunnen via een beveiligd digitaal systeem dan wel door inzage op het gemeentehuis kennis nemen van geheime stukken. Geheime stukken voor collegevergaderingen worden aan de collegeleden ter beschikking gesteld via het gemeentelijk vergadersysteem.

Artikel 12 Het sluiten van de deuren

1.
Op verzoek van tenminste één vijfde deel van het aantal leden dat de presentielijst heeft ondertekend dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.
2.
Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de raadsleden en fractieassistenten zelf en de betrokken leden van het college en de secretaris nog anderen aanwezig mogen zijn (bijv. betrokken ambtenaren).
3.
Als de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet.

Artikel 13 Vergaderen achter gesloten deuren

1.
Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raadsleden en fractieassistenten die aan de vergadertafel zitten in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2.
Als de raadsleden en fractieassistenten die aan de vergadertafel zitten besluit in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen.

Artikel 14 Opleggen van geheimhouding op dat wat is besproken in de raad

1.
Geheimhouding van het ter vergadering behandelde wordt door de raadsleden en fractieassistenten ter vergadering zelf opgelegd bij strikte meerderheid van stemmen op grond van artikel 25 lid 1 Gemeentewet. De voorzitter doet daartoe tijdens de vergadering een expliciet voorstel om geheimhouding op te leggen op hetgeen is besproken tijdens de vergadering.
2.
Het opleggen van geheimhouding op hetgeen achter gesloten deuren is verhandeld, gebeurt alleen als een van de gronden van artikel artikel 5.1 Woo van toepassing is en ingeroepen is.

Artikel 15 Verslag

1.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een afzonderlijk verslag gemaakt, die niet openbaar is, tenzij de raad anders beslist danwel besluit de verplichting tot geheimhouding op te heffen.
2.
Het verslag van een besloten vergadering dient in een besloten vergadering te worden vastgesteld. Het verslag blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.

HOOFDSTUK 4 Omgang geheimhouding

Artikel 16 Omgang geheimhouding

1.
De geheimhouding wordt in acht genomen door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. Deze verplichting duurt tot het moment waarop de geheimhouding wordt opgeheven.
2.
Het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd is bevoegd die informatie aan andere organen te verstrekken. Geheime informatie mag niet met anderen worden gedeeld, inhoudende dat de informatie niet mag worden verstrekt en evenmin mag worden besproken.
3.
In het geval het college, de burgemeester of een commissie stukken onder geheimhouding aan enkele leden van de raad hebben verstrekt, mag de informatie door deze raadsleden of fractieassistenten niet met andere raadsleden of fractieassistenten worden gedeeld.

HOOFDSTUK 5 Opheffen geheimhouding over stukken en vergaderingen

Artikel 17 Opheffen geheimhouding

Het orgaan dat geheimhouding oplegt, dan wel bekrachtigt, is bevoegd de geheimhouding op te heffen.

Artikel 18 Lijst geheime stukken en vergaderingen

1.
De secretaris houdt een lijst bij van alle stukken ten aanzien waarvan het college of de burgemeester, een raadscommissie, een fractie, een fractieassistent of een raadslid geheimhouding heeft opgelegd, die al dan niet door de raad is bekrachtigd.
2.
De lijst, zoals bedoeld in het vorige lid, is op verzoek inzichtelijk voor de raad(-sleden) en fractieassitenten.
3.
De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle stukken die tijdens besloten vergaderingen zijn overgelegd en waarover geheimhouding is opgelegd.
4.
Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de horizonbepaling of de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.

Artikel 19 Horizonbepalingen

1.
De secretaris bewaakt de horizonbepalingen met betrekking tot geheime collegestukken. De griffier doet hetzelfde voor besloten vergaderingen en raadsstukken.
2.
Indien noodzakelijk wordt aan het college opnieuw gevraagd voor een periode geheimhouding op te leggen.
3.
De secretaris controleert jaarlijks in maart de horizonbepaling en zorgt dat er een voorstel wordt voorgelegd aan het college, dan wel de raad indien zij deze heeft bekrachtigd, over het al dan niet handhaven van de geheimhouding. Het college of de burgemeester kan ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding over overgelegde of toegezonden stukken doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 20 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 9 lid 3 kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel tot opheffing van opgelegde en bekrachtigde geheimhouding doen. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 21 Publicatie openbaar geworden stukken

Zodra een voorstel tot opheffing van geheimhouding is aangenomen ontvangt de griffier zo spoedig mogelijk de openbare stukken van de auteur. De griffier plaatst vervolgens de desbetreffende stukken openbaar op het raadsinformatiesysteem, onder vermelding van genoemd besluit.

Bijlagen

Bijlage 1 Model-formuleringen

Bijlage 2 Artikel 5.1 Woo

Bijlage 3 Algemene toelichting

Bijlage 1:

Voorbeelden van mogelijke formuleringen zoals bedoeld in artikel 6, zevende lid van het Protocol geheimhouding gemeente Duiven 2022

Formulering collegebesluit, geen doorgeleiding naar raad

1.
Op grond van artikel 55 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
a………,

Indien doorgeleiding naar raad

1.
Op grond van artikel 25 lid 2 van de Gemeentewet juncto artikel 10, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, geheimhouding op te leggen tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten: a……..’
2.
De geheimhouding vanaf (datum collegevergadering) op te leggen tot …… 3. De raad te verzoeken de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen.

Formulering raadsbesluit

1.
De op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet juncto artikel 5.1, (lid en onderdeel invullen), van de Wet open overheid, opgelegde geheimhouding over het besluit tot (omschrijving besluit), het ter vergadering behandelde en alle hieraan ten grondslag liggende documenten OF op de volgende documenten:
a…….;

Bijlage 2 bij Protocol geheimhouding gemeente Duiven 2022

Wet open overheid

HOOFDSTUK 5. UITZONDERINGEN Artikel 5.1 Uitzonderingen

1.
Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
- a.
  de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
- b.
  de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
- c.
  bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
- d.
  persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;
- e.
  nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.
2.
Het openbaar maken van informatie blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
- a.
  de betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties;
- b.
  de economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieuinformatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter;
- c.
  de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
- d.
  de inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen;
- e.
  de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
- f.
  de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens;
- g.
  de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft;
- h.
  de beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage;
- i.
  het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.
3.
Indien een verzoek tot openbaarmaking op een van de in het tweede lid genoemde gronden wordt afgewezen, bevat het besluit hiervoor een uitdrukkelijke motivering.
4.
Openbaarmaking kan tijdelijk achterwege blijven, indien het belang van de geadresseerde van de informatie om als eerste kennis te nemen van de informatie dit kennelijk vereist. Het bestuursorgaan doet mededeling aan de verzoeker van de termijn waarbinnen de openbaarmaking alsnog zal geschieden.
5.
In uitzonderlijke gevallen kan openbaarmaking van andere informatie dan milieu-informatie voorts achterwege blijven indien openbaarmaking onevenredige benadeling toebrengt aan een ander belang dan genoemd in het eerste of tweede lid en het algemeen belang van openbaarheid niet tegen deze benadeling opweegt. Het bestuursorgaan baseert een beslissing tot achterwege laten van de openbaarmaking van enige informatie op deze grond ten aanzien van dezelfde informatie niet tevens op een van de in het eerste of tweede lid genoemde gronden.
6.
Het openbaar maken van informatie blijft in afwijking van het eerste lid, onderdeel c, in geval van milieu-informatie eveneens achterwege voor zover daardoor het in het eerste lid, onderdeel c, genoemde belang ernstig geschaad wordt en het algemeen belang van openbaarheid van informatie niet opweegt tegen deze schade.
7.
Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op milieu-informatie die betrekking heeft op emissies in het milieu.

Bijlage 3 bij Protocol geheimhouding gemeente Duiven 2022

Geheimhouding op grond van de huidige Gemeentewet

In de Gemeentewet is een regeling opgenomen voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht (artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet). Het gaat dan om geheimhouding van informatie die in de besloten vergadering van het college, een commissie of de raad aan bod komt, zowel wat betreft hetgeen wordt besproken als ten aanzien van de inhoud van stukken die daarbij aan de orde zijn.

Voor wie?

De geheimhoudingsplicht geldt voor iedereen die betrokken is. Dat zijn ambtenaren, collegeleden, commissieleden, fractieassistenten en raadsleden. Maar ook anderen die kennis dragen van de geheime informatie (bijv. geraadpleegde deskundigen). Degene die opzettelijk een geheim schendt waarvan de betrokkene weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat betrokkene dat geheim uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is te bewaren, pleegt een strafbaar feit. Dat is een misdrijf en de rechter kan daarvoor op grond van artikel 272 Wetboek van Strafecht gevangenisstraf, een taakstraf en/of geldboete opleggen. De geheimhoudingsverplichting ziet dus niet alleen op een geheim dat moet worden bewaard op grond van de betreffende bepalingen uit de Gemeentewet. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook bij vertrouwelijkheid, zoals bedoeld in de artikelen 4 en 9 tweede lid van het protocol wordt toegepast. Het feit dat een schending van een geheimhoudingsplicht een misdrijf is, maakt dat het belangrijk is dat voor iedereen duidelijk is door wie, wanneer en op welke wijze geheimhouding kan worden opgelegd en hoe deze verplichting kan worden opgeheven.

Aanvullende bepaling: artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht

In artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht is een algemene verplichting opgenomen voor een ieder die als (onderdeel van een) bestuursorgaan of daarvoor werkzame persoon in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Het betreft een bepaling met een aanvullend karakter, die geldt als niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift (b.v. vanwege de geheimhouding op grond van de Gemeentewet) een geheimhoudingsplicht geldt.

Geheimhouding in de nieuwe Gemeentewet (wetsvoorstel)

Het wetsvoorstel “Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur” (2019-2020, 35546) leidt tot wijziging van de geheimhoudingsbepalingen in de Gemeentewet, thans de artikelen 25, 55 en 86. Er wordt één centraal geheimhoudingshoofdstuk voorgesteld.

De wijzigingen zouden vóór de gemeenteraadsverkiezingen in werking treden. Echter op 1 mei 2022 is het wetsvoorstel nog in behandeling bij de Tweede Kamer.

Dit zijn de belangrijkste zaken die over geheimhouding zijn geregeld in het wetsvoorstel:

1.
De artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet vervallen en in plaats daarvan komt één centrale regeling in hoofdstuk VA Geheimhouding.
2.
De bevoegdheid van een bestuursorgaan om informatie die bij hem berust geheim te verklaren wordt geregeld in het nieuwe artikel 87. Deze bevoegdheid komt toe aan de raad, het college, de burgemeester en de commissies.
3.
Het mondeling in een besloten vergadering behandelde is van rechtswege geheim en een belang genoemd in artikel 5.1 Woo voor het in een besloten vergadering mondeling verstrekken van geheime informatie is niet langer vereist (nieuw);
4.
Het verslag van de besloten vergadering is niet openbaar tenzij de raad de verplichting tot geheimhouding opheft; Zodra de geheimhouding is opgeheven, moeten het verslag en de besluitenlijst op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt worden; Zolang een verplichting tot geheimhouding bestaat, worden het verslag en de besluitenlijst niet openbaar gemaakt;
5.
Het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd blijft bevoegd de verplichting op te heffen; Nieuw is dat het orgaan dat een commissie heeft ingesteld de door die commissie opgelegde geheimhouding ook mag opheffen; Als de geheime informatie door een ander orgaan aan de raad is verstrekt, blijft de raad (exclusief) bevoegd de geheimhoudingsverplichting op te heffen. De huidige bekrachtigingsverplichting komt te vervallen;
6.
Geheime informatie moet altijd aan de gehele raad worden verstrekt (nieuw); Informatie kan in een besloten vergadering van een commissie mondeling nog wel onder geheimhouding alleen aan de betreffende commissieleden worden verstrekt;
7.
Als het college geheime informatie aan de raad verstrekt, de raad in beginsel als enige bevoegd is die informatie aan anderen te verstrekken (bijvoorbeeld een externe deskundige); Het college mag die informatie zelf pas aan een deskundige verstrekken als die informatie eerst aan de raad is verstrekt én de raad regels heeft vastgesteld op grond waarvan het college die informatie aan een ander mag verstrekken;
8.
De raad krijgt een nieuwe ordebevoegdheid: de raad mag een raads- of commissielid dat een geheim schendt voor ten hoogste drie maanden uitsluiten van het ontvangen van informatie waarop geheimhouding rust.

Gelet op het huidige wetsvoorstel zullen onder andere de volgende artikelen uit het protocol moeten worden gewijzigd dan wel aangevuld indien die wijzigingen van de Gemeentewet inwerkingtreden.

Ad Artikel 1 lid 3)

Als met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding over informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. Voor schriftelijke stukken is nog steeds een afzonderlijk besluit tot geheimhouding nodig.

Ad Artikel 3 lid 6)

De gewijzigde Gemeentewet bevat één centraal geheimhoudingshoofdstuk VA (nieuwe artikelen 87 t/m 89).

Ad Artikel 7)

De bekrachtigingsverplichting in dit artikel vervalt zodra de aangepaste Gemeentewet in werking treedt.

Ad Artikel 14)

Als met gesloten deuren wordt vergaderd, geldt van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in de vergadering ter kennis van de aanwezigen komt. De geheimhouding duurt voort totdat de raad haar opheft. Voor schriftelijke stukken is nog steeds een afzonderlijk besluit tot geheimhouding nodig.

Ad artikel 16)

3.
Informatie waar geheimhouding op rust moet altijd aan de gehele raad worden verstrekt
4.
Indien het college of de burgemeester informatie waarop geheimhouding rust verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, verstrekt het college of de burgemeester die informatie tevens aan de raad.
5.
Indien het college of de burgemeester informatie waarop geheimhouding rust verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.

Ad Artikel 17)

Na inwerkingtreding van de gewijzigde Gemeentewet kan een geheimhoudingsverplichting die door een commissie is opgelegd ook worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.

Algemene toelichting

Waarover geheimhouding?

Met het opleggen van geheimhouding wordt terughoudend omgegaan. Met name de volgende onderwerpen kunnen voor geheimhouding in aanmerking komen:

-
Niet-openbare financiële of economische berekeningen (bijvoorbeeld onderbouwingen van grondexploitaties), waar het relatieve belang van economische of financiële belangen van de gemeente geldt)
-
Civielrechtelijke overeenkomsten (voor zover die niet al - of nog niet - openbaar zijn)
-
Mondelinge inlichtingen van de burgemeester mbt openbare orde aangelegenheden in het seniorenconvent.
-
Niet-openbare of embargo informatie die wordt verstrekt tijdens een niet-openbare raadsbijeenkomst (bijvoorbeeld de informele avond)

Beslissingen tot het opleggen van geheimhouding op grond van artikel 25 en 55 van de Gemeentewet worden aangemerkt als een besluit in de zin van de Awb waartegen voor belanghebbenden bezwaar en beroep open staat.

In de praktijk bestaat behoefte aan vertrouwelijkheid, waarbij het volgen van de formele procedure van de Gemeentewet niet proportioneel wordt geacht. Dan kan het gaan om onderwerpen die nog uitwerking behoeven en waarvan nog niet kan worden vastgesteld of er sprake is van een weigeringsgrond van de Woo. Deze besluiten worden geplaatst op de niet-openbare besluitenlijst en worden op de griffie ter inzage gelegd voor raadsleden. Raadsleden hebben de mogelijkheid om via de gemeentesecretaris aan het college te verzoeken om het besluit te heroverwegen en/of om inzage te vragen. Het college kan vervolgens besluiten tot openbaarheid, inzagelegging of de formele procedure te volgen van de Gemeentewet.

Openbaar, tenzij …

In artikel 9 lid 2 zijn gevallen genoemd waarin de collegebesluiten niet openbaar zijn. Dit heeft betrekking op informatie die niet wordt verstrekt bij een Woo-verzoek. Pers en inwoners moeten een beroep doen op de Woo om kennis te nemen van de niet-openbare besluiten en de achterliggende stukken. Raadsleden hebben het recht om niet-openbare collegebesluiten met bijbehorende stukken in te zien, zij het onder geheimhouding. Slechts indien er naar het oordeel van het college sprake is van een openbaar belang zoals bedoeld in artikel 169, derde lid, Gemeentewet kan dat belang aan die informatieverstrekking aan de raad in de weg staan.

De niet-openbare besluiten betreffen onder meer de volgende aangelegenheden:

-
Besluiten waarover men eerst betrokkenen wil informeren (daarna worden deze besluiten op de openbare besluitenlijst geplaatst);
-
Besluiten over personele aangelegenheden voor zover zij individuele personen betreffen;
-
Besluiten die overigens privacygevoelig zijn (bijvoorbeeld bezwaarschriften van burgers betreffende inkomensvoorzieningen).
-
Het toekennen van een onderscheiding;
-
Stukken waarin een persoonlijke beleidsopvatting is neergelegd, dus voor intern beraad;
-
Een kort proces van enkele weken, waarbinnen draagvlak gecreëerd kan worden voor een besluit of een belanghebbende eerst geïnformeerd dient te worden.

Reglement van Orde gemeenteraad Duiven 2021

In het Reglement van Orde worden onder meer genoemd de politieke avond (verzameling van ronde- en debattafels), het seniorenconvent, de agendacommissie, thema avond/informele avond. Het reglement bevat bepalingen over de openbaarheid, vertrouwelijkheid en beslotenheid. Ook kan bij deze bijeenkomsten sprake zijn van het verstrekken van vertrouwelijke info.