Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van Helmond 2022

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en de vervanging bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester en de andere leden van het college.

• 2.

  De regeling inzake de verdeling en vervanging en eventuele wijzigingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad toegezonden en bekendgemaakt.

• 3.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, stelt de (uitvoerend) secretaris daar zo spoedig mogelijk van op de hoogte.

Artikel 2 Dag van de vergadering

• 1.

  Het college vergadert iedere dinsdag en in beginsel eenmaandelijks op de eerste vrijdag van die maand, voor zover deze dagen geen feestdag zijn. Tijdens het reces van de raad kan het college besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

• 2.

  In bijzondere gevallen kan op verzoek van één van de leden een extra vergadering plaatsvinden. De (uitvoerend) secretaris zorgt dat de leden zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren digitaal of op een andere geschikte wijze voor deze vergadering worden opgeroepen, onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.

Artikel 3 Agenda

• 1.

  De stukken die voor het college worden geagendeerd zullen uiterlijk op donderdag om 12.00 uur bij de (uitvoerend) secretaris worden aangeleverd.

• 2.

  Op verzoek van één van de leden van het college kunnen stukken die niet tijdig op grond van het eerste lid kunnen worden geagendeerd maar waarover de beraadslaging vanwege de spoedeisendheid niet kan worden uitgesteld, uiterlijk op vrijdag om 12.00 uur of bij hoge uitzondering uiterlijk op maandag om 12.00 uur bij de (uitvoerend) secretaris worden aangeleverd.

• 3.

  De (uitvoerend) secretaris zorgt ervoor dat de stukken de dag na aanlevering uiterlijk om 17.00 uur voor de leden van het college beschikbaar zijn.

• 4.

  De stukken die bij de (uitvoerend) secretaris worden aangeleverd moeten zijn voorzien van een finaal en integraal advies.

• 5.

  De secretaris bespreekt met een door hem aangewezen ambtenaar (i.c. uitvoerend secretaris), die met het beoordelen van de stukken, het opstellen van de besluitenlijst en het verslag is belast, de stukken die voor agendering in de vergadering van het college zijn aangeleverd en stelt aan de hand daarvan een voorlopige agenda vast.

• 6.

  Het college stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

• 7.

  Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 2, tweede lid, wordt naar bevind van zaken gehandeld.

Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en zorgt voor al hetgeen noodzakelijk is in het belang van een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

• 2.

  De secretaris kan vanuit zijn verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie voorstellen ter besluitvorming aan het college voorleggen.

• 3.

  Als de secretaris verhinderd is, wordt hij vervangen door een door het college benoemde vervanger.

• 4.

  De secretaris is eindverantwoordelijk voor de besluitenlijst en het verslag van de vergaderingen van het college. Bij de vergaderingen van het college is aanwezig een door hem aangewezen ambtenaar (i.c. uitvoerend secretaris) die met het opstellen van de besluitenlijst, het verslag en de afwikkeling daarvan is belast.

• 5.

  Bij de vergaderingen van het college is eveneens een strategisch communicatieadviseur aanwezig die, met inachtneming van de aanwijzingen van het college en voor zover het college dat wenselijk acht, de publiciteit rond de door het college genomen besluiten verzorgt.

Artikel 5 Beslotenheid vergaderingen en deelname derden

• 1.

  De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden.

• 2.

  Het college kan besluiten een bestuurder, ambtenaar of externe deskundige voor een vergadering uit te nodigen om een agendapunt toe te lichten of een mening te geven. De (uitvoerend) secretaris draagt zorgt voor de uitnodiging van die derde.

• 3.

  De derden die zijn uitgenodigd om een agendapunt toe te lichten of hun mening te geven, mogen geen mededelingen doen over hetgeen in het college besproken en besloten is.

Artikel 6 Quorum

• 1.

  In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten als ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is.

• 2.

  Als een kwartier na aanvang van de vergadering minder dan de helft van het aantal leden aanwezig is, belegt de burgemeester een nieuwe vergadering. Het eerste lid is op die vergadering niet van toepassing.

• 3.

  De leden van het college worden voor de nieuwe vergadering digitaal of op een andere geschikte wijze opgeroepen. Van deze oproep kan worden afgezien als het lid van het college aan de (uitvoerend) secretaris heeft laten weten verhinderd te zijn.

• 4.

  Het college kan tijdens de nieuwe vergadering alleen over aangelegenheden beraadslagen of besluiten die al op de agenda stonden, tenzij alsnog ten minste de helft van het aantal leden van het college aanwezig is en die ermee instemmen dat nieuwe agendapunten worden toegevoegd.

Artikel 7 Stemmingen

• 1.

  Als geen van de leden over een onderwerp wil stemmen, is het voorstel aangenomen.

• 2.

  Als één van de leden om een stemming verzoekt, dan wordt er mondeling gestemd. Alleen bij een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kán schriftelijk worden gestemd.

• 3.

  Wanneer de stemmen bij een mondelinge stemming staken, vindt een tweede stemming plaats. Als de stemmen dan opnieuw staken, beslist de stem van de voorzitter.

• 4.

  Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitenlijst

• 1.

  Van de vergaderingen van het college wordt een besluitenlijst opgesteld. Daarop wordt per agendapunt het besluit van het college weergegeven.

• 2.

  Indien maatwerk nodig is, kan het college hiervan afwijken maar de meest voorkomende besluiten en de betekenis daarvan is als volgt:

  • a.

    Goedgekeurd en vastgesteld (eventueel met inachtneming van wijzigingen): met dit besluit wordt de besluitenlijst goedgekeurd en vastgesteld.

  • b.

    Voor kennisgeving aangenomen: het college heeft kennis genomen van het agendapunt, er volgt geen besluit.

  • c.

    Conform voorstel: het college besluit conform het voorstel, er worden geen wijzigingen aangebracht en over het voorstel wordt, indien er geen geheimhouding is opgelegd, gecommuniceerd.

  • d.

    Conform voorstel, voorts wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het maken van tekstuele wijzigingen: het college besluit conform het voorstel en de portefeuillehouder wordt gemachtigd om tekstuele wijzigingen door te voeren en de afwikkeling hiervan voor zijn of haar rekening te nemen.

  • e.

    Conform voorstel, voorts wordt de portefeuillehouder gemachtigd tot het bepalen van het moment van openbaarmaking: het college besluit conform het voorstel, er worden geen wijzigingen meer aangebracht en over het voorstel vindt pas communicatie plaats na goedkeuring van de portefeuillehouder (embargo).

  • f.

    Aangehouden: het voorstel wordt gewijzigd en voor een volgende vergadering geagendeerd. Er is nog geen besluit genomen.

  • g.

    Teruggenomen: het voorstel wordt teruggenomen door de portefeuillehouder en komt niet terug in de vergadering. Er wordt geen besluit genomen. De voordracht kan opnieuw geagendeerd worden als nieuwe, en veelal gewijzigde, voordracht.

  • h.

    Contrair: het college besluit af te wijken van het ambtelijk advies. Het voorstel wordt aangepast en hierover wordt gecommuniceerd.

  • i.

    Niet akkoord: het college besluit niet akkoord te gaan met het voorstel. Deze uitslag wordt gebruikt als het college expliciet wil maken dat het niet akkoord gaat met een voorstel. Het voorstel wordt niet aangepast en (tenzij anders besloten) wordt er wel over gecommuniceerd.

• 3.

  De besluitenlijst wordt door het college aan de raad toegezonden en openbaar gemaakt voor zover er bij de behandeling van de onderwerpen geen geheimhouding is opgelegd.

Artikel 9 Verslaglegging

• 1.

  Van de vergaderingen van het college wordt een verslag gemaakt. Dit bevat in elk geval:

  • a.

    de namen van de aanwezige leden;

  • b.

    de namen van de verhinderde leden;

  • c.

    de aanvangstijd van de vergadering;

  • d.

    een eventuele korte weergave van de beraadslaging (‘B-notulen’);

  • e.

    een formulering van de door het college genomen besluit en de gemaakte afspraken;

  • f.

    een vermelding van de leden van het college die om aantekening hebben verzocht dat zij niet instemmen met een bepaald besluit.

• 2.

  Op verzoek van één van de leden van het college kan aan het verslag daarnaast de stemverhoudingen bij een stemming worden weergegeven.

• 3.

  Het verslag is alleen bestemd voor de leden van het college en de functionarissen die volgens het verslag een afschrift ontvangen. Dit verslag wordt niet verder verspreid.

• 4.

  Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college zoals vastgesteld op 21 september 2004 wordt ingetrokken.

• 2.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3.

  Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van Helmond 2022.