Instructie taak en bevoegdheden van de raadsgriffier van de gemeente Veendam
luidende als volgt:
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. De griffier wordt daarbij ondersteund door ‘de griffie’ op een wijze zoals is vastgelegd in de notitie ‘De gemeentelijke griffie in Veendam’ van september 2003.
Artikel 2 Agendering
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Waar het de commissievergaderingen betreft kan de griffier deze taak mandatren aan een commissiegriffier.
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en voorzitters raadscommissies.
- 1.
De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
- 2.
De griffier staat de voorzitters van de raadscommissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies, waarbij wordt aangetekend, dat de griffier de uitvoering van deze taak kan mandateren aan een of meerdere commissiegriffiers.
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
- 1.
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies, met dien verstande dat hij deze taak kan mandateren aan commissiegriffiers.
- 3.
De griffier c.q. de commissiegriffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, de notulen en de overige stukken aan raadsleden en aan commissieleden.
Artikel 5 Ondersteuning presidium
- 1.
De griffier is aanwezig bij vergadering van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoel in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 8 Organisatie griffie
- 1.
De griffier geeft leiding aan de griffie.
- 2.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
- 3.
De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
- 4.
Taken, organisatie en activiteiten van de griffie zijn vastgelegd in de notitie ‘de gemeentelijke griffie in Veendam’ van september 2003.
- 5.
Jaarlijks zal door het raadspresidium op voorstel van de griffier een ‘jaarplan’ voor de griffie worden vastgesteld waarna dit jaarplan ter kennisname zal worden aangeboden aan de raadscommissie BEM.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
- 1.
Indien de griffier meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan, via de burgemeester, tijdig mededeling aan de raad.
- 2.
Bij afwezigheid van de griffier, wordt hij vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier.
Artikel 10 Slotbepaling
- 1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
- 2.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van Veendam op 15 december 2003.
De voorzitter,
De griffier,